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1、企業(yè)員工出差財務(wù)費用報銷管理制度編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: *公司費用管理制度目的為進一步規(guī)范并完善*公司對費用的管理，針對其中一些費用（包括移動電話費、差旅費、招待費等）特制訂本費用管理制度。適用范圍本費用管理制度適用于*公司及分公司。審批原則1、原則上各級分管負責人（或上級）具有對直屬下級人員標準內(nèi)費用的審批權(quán)。如直屬上級崗位空缺，可由更上一級領(lǐng)導審批。大額招待費一萬元（含）以上、傭金、超標費用（超出規(guī)定限額的費用等）由董事長審批。各級負責人應(yīng)承擔對直屬下級費用的審批責任。2、原則上上級人員參與到業(yè)務(wù)活動中2、所發(fā)生的任何費用應(yīng)由上級人員支付并報銷。不允許下級人員支付并報銷上級人員的一切費用。杜絕管理人員自己花費自己審批的現(xiàn)象。管理費用：1、移動電話費1.1適用范圍享受移動話費補貼的人員，在規(guī)定的報銷標準內(nèi)報銷 ；各類人員自聘用之日起按規(guī)定享受對應(yīng)標準；除本標準規(guī)定的能夠報銷個人話費的人員外，其他任何人員不得報銷個人話費。1.2 行政管理人員移動話費補貼標準序列適用職級月補貼限額1董事長、總經(jīng)理4002副總經(jīng)理、3003總監(jiān)、總工程師、總經(jīng)理助理2004部門經(jīng)理、副經(jīng)理1005主管、車間主任、806專員、值班長、司機501.3營銷、采購人員移動話費補貼標準序列適用職級月補貼限額1銷售、采購部經(jīng)理203、02銷售、采購部副經(jīng)理、主管1503銷售、采購專員1001.4話費報銷 1.4.1各級人員實行限額報銷制（不報銷住宅電話費），多不報，少不補。核報期限：按季度結(jié)報，當年全年話費必須在次年第一季度內(nèi)結(jié)清，過期不得報銷。1.4.2不實行話費定額報銷的員工出差期間的話費補助5元/天的通訊費，和其它差旅費一并結(jié)報。1.4.3個人移動話費報銷程序：季度末個人憑有效票據(jù)，并且其費用在規(guī)定范圍內(nèi)。經(jīng)上級主管審核后直接到公司財務(wù)部核報。2、差旅費2.1適用范圍本制度所規(guī)定的差旅費適用公司除司機以外的所有人員。2.2出差審批程序除公司司機以外的所有人員，出差前必須填寫“出差申請單”（見附件1），填制要求見出差申4、請單。原則上所有人員在申請單批準后方可出差，否則，財務(wù)部門不予領(lǐng)用備用金和報銷。如遇特殊情況的，于出差后立即補辦手續(xù)，并說明理由。出差申請單是報銷時必備單據(jù)之一，否則，財務(wù)不予報銷。2.2.2國內(nèi)出差申請單的審批： .1出差人員逐級上報審批最終報總經(jīng)理審批.2如遇緊急情況出差時，應(yīng)事先通過電話、手機短信或電子郵件通知上級，并得到確認，事后要在3個工作日內(nèi)補辦手續(xù)，否則不予報銷相關(guān)費用。 國內(nèi)出差原則上不予領(lǐng)用備用金。2.3國內(nèi)出差住宿費標準： 序列適用職級國內(nèi)住宿費控制標準（元）省會城市地級市及以下1董事長、總經(jīng)理5003002副總經(jīng)理、總監(jiān)、總工程師4003003總經(jīng)理助理、部門經(jīng)理、副經(jīng)理5、3002004主管、采購專員、銷售、行政人員、司機及其他人員260180說明：兩人以上一同出差應(yīng)本著合理、節(jié)約的原則安排房間，如果同住一個酒店人員的級別不同，則按較高級別人員的報銷標準報銷。公司辦公室應(yīng)盡早簽訂各區(qū)域的協(xié)議酒店，出差人員應(yīng)盡可能住在公司所簽訂的協(xié)議酒店。2.4 國內(nèi)出差交通工具的規(guī)定董事長、總經(jīng)理、副總經(jīng)理出差，可以乘坐飛機和軟臥；其他人員出差，若坐飛機、軟臥的，只能在不超過硬臥標準內(nèi)據(jù)實報銷。乘坐火車硬座超過8個小時的，補貼硬座票價的50%。特殊情況需要乘坐飛機的須事先經(jīng)總經(jīng)理批準。2.5國內(nèi)出差的報銷規(guī)定2.5.1出差天數(shù)的計算：出差時間超過8小時或白天超過半天的按一天計算6、。2.5.2出差途中因病或遇意外災害，或因工作實際需要延時的，必須電話聯(lián)系請示批準延時，返回后及時辦理延長出差手續(xù)，否則不予報銷差旅費，并依情節(jié)輕重進行處罰。2.5.3公司員工因公出差，伙食補貼30元/天。副總經(jīng)理以上人員，公司沒有安排車輛出差的，可以報銷打的費，其他人員在出差地點的市內(nèi)交通費用標準30元/天，憑票據(jù)實報銷。2.5.5每次出差結(jié)束后5個工作日內(nèi)辦理出差費用報銷手續(xù),須經(jīng)各級部門負責人及財務(wù)經(jīng)理審核后報公司總經(jīng)理批準，予以報銷。如領(lǐng)用出差備用金的，應(yīng)于報銷時一次性還清。雖因公出差，但不需要在外就餐或不需要個人承擔餐費的（如集體活動，會議統(tǒng)一安排，旅游、參觀、會議等），不得享受出差7、補貼；在外固定話費一律不予報銷。2.6海外出差的報銷規(guī)定適用于公司各單位任何海外出差人員（副總經(jīng)理以上人員除外），原則上提前一個月申報“萬陽能源科技海外出差申請單（見附件2）”，經(jīng)銷售副總、總經(jīng)理批準后方能出差。出差辦理業(yè)務(wù)完結(jié)返回后，應(yīng)在兩星期之內(nèi)辦理報銷手續(xù)（沒有附 “萬陽能源科技海外出差申請單”的，財務(wù)部門拒絕報銷）。并應(yīng)附有“萬陽能源科技出差報告”（見附件3）差旅費在正常規(guī)定標準內(nèi)的，實行實報實銷，由銷售副總、總經(jīng)理批準后方可報銷。旅館及飛機票應(yīng)盡量提前預定（一個月為佳），使費用盡可能降低。差旅費開支標準：地區(qū)住宿標準（每人/每晚）伙食、交通費、通訊（每人/每天）單人住雙人住報銷時所附8、票據(jù)都必須是合法、正規(guī)的；原則上飛機票應(yīng)是近期最低價票，火車票須是二等以下票據(jù)；話費報銷以skype形式，每次充值不高于10美元。Skype 的充值費以回復電郵為依據(jù)報銷。3、招待費3.1招待費用控制的原則 實行預算管理、總量控制的總原則，由辦公室集中管理。3.1.2公司年初確定2011年招待費的控制總額及比例，年終考核控制總額年度預算總額（實際完成銷售/年度預算銷售額）。各部門應(yīng)提出月度招待費預算。3.1.4各部門超過月度預算控制的招待費，不予報銷。3.2招待費用范圍招待費用范圍包括招待用餐、招待用煙、酒水、禮品及公關(guān)費用等。3.3招待用餐的管理3.3.1招待用餐應(yīng)本著節(jié)約的原則，嚴格控制在9、預算限度內(nèi)。對外來招待，原則上在公司指定餐廳就餐；并在辦公室進行登記，寫明招待對象及人數(shù)，不符合規(guī)定程序和手續(xù)的招待費用財務(wù)不予報銷。3.3.2用餐申請：所有招待用餐必須填寫用餐申請單（作為報銷必備憑據(jù)之一），由部門經(jīng)理提出辦公室審核，報總經(jīng)理審批（異地可以通過電子郵件形式報批）。3.3.3公司各部門內(nèi)部人員聚餐或部門之間相互請客費用（除總經(jīng)理特批的重大節(jié)日、活動，不得超過人均50元標準。）一律不予報銷。3.3.4公司辦公室主任應(yīng)對業(yè)務(wù)招待費進行嚴格審核，并每月定期向總經(jīng)理匯報業(yè)務(wù)招待費使用情況。3.3.5每次業(yè)務(wù)招待結(jié)束后辦理招待費報銷手續(xù),須經(jīng)各級部門負責人及財務(wù)經(jīng)理審核后報公司總經(jīng)理批準10、，予以報銷。3.3.6對于公司外部招待及出差期間發(fā)生的招待費用，須填寫“萬陽能源科技招待費使用說明表”（參見附件4），報上級領(lǐng)導及辦公室審批。財務(wù)經(jīng)理有責任審查每月招待費用的總預算額度，如超出當月總預算額度須報送總經(jīng)理審批。報銷要求：招待費用發(fā)票，應(yīng)以：*公司為抬頭，禁止報銷“個人”抬頭的發(fā)票；同次發(fā)生的招待，發(fā)票的公司名稱應(yīng)一致，如以定額發(fā)票的方式，相同金額的定額發(fā)票號碼應(yīng)該連續(xù)。所有類型的招待發(fā)票應(yīng)附銀聯(lián)刷卡簽購單或消費明細清單，方能報銷。3.4招待用品的管理招待用品包括煙、酒、禮品、禮品卡（卷）等。招待用品的采購管理：由采購部根據(jù)辦公室的招待用品采購申請單采購要求及時安排采購，其它部門不11、得自行采購，否則取得的發(fā)票不得入賬，財務(wù)不得付款(董事長、總經(jīng)理指定的臨時招待用品除外)。招待用品由辦公室集中存放、專人管理。各部門領(lǐng)用招待用品前應(yīng)填寫招待用品申請單，交部門負責人、總經(jīng)理審核批準后到辦公室進行領(lǐng)用，保管員應(yīng)按規(guī)定在招待用品出庫單上注明實際領(lǐng)用的物品準確規(guī)格及數(shù)量，由領(lǐng)用人、保管員及辦公室負責人簽字。3.4.5若領(lǐng)用的招待用品未用完的，應(yīng)及時將未用部分退還辦公室，并辦理退庫手續(xù)。辦公室每月末對各部門的招待用品使用情況進行匯總，并交公司財務(wù)部門確認，財務(wù)部門根據(jù)領(lǐng)用清單，將相關(guān)費用核算到部門、人員。 *分公司招待用品不得可自行采購，需招待用品經(jīng)審批同意，辦公室確認價格數(shù)量后，經(jīng)總12、經(jīng)理批準后，可以授權(quán)*分公司自行采購，但單次招待用品價值超過1000元的由采購部采購。財務(wù)經(jīng)理有責任審查每月招待費用的預算額度，如超出當月預算額度須報送總經(jīng)理審批。3.5住房補貼公司為特聘人員提供住房，但租住房屋費用上限不超過1600每月（含稅），房屋其它費用由住房者自行承擔，房租由住房者每季度提供一次合法租房發(fā)票在財務(wù)報銷。3.6交通補貼*分公司工作人員交通補貼標準為200元/月/人。補貼以報銷方式按月度發(fā)放。報銷時必須提供合法的相應(yīng)金額的交通發(fā)票。吳江公司不享受交通補貼。3.7午餐補貼*公司全體人員正常上班均享受早中晚三餐標準2、5、5元用餐補貼（包括周六、日上班）標準為5元/人/工作日。13、用餐補貼不發(fā)放個人在后勤部登記用餐，公司統(tǒng)一結(jié)算。吳江公司操作工及上夜班人員工作滿8小時后，（公司同意加班人員）每上班滿一小時補貼1元/人/小時。（司機除外）*分公司午餐補貼標準為15元/人/工作日，無加班補貼。3.8附則享受補貼待遇的人員必須由部門負責人提報，人力資源部經(jīng)理審核、總經(jīng)理批準確認實施。住房補貼費，交通補貼費報銷時必須提供等額合法租房、交通發(fā)票憑證方可。超出標準之外的費用由員工自己承擔。此通知自頒布之日起執(zhí)行，原制度同時廢止；本標準由辦公室、人力資源部和財務(wù)部負責解釋。 附件1：*公司國內(nèi)出差申請單申請日期： 年 月 日以下各欄在出差前由出差人填制申請人 所屬部門職務(wù)出差人數(shù)目的14、地 交通工具差期自 年 月 日至 年 月 日 共計 天出差目的日程安排費用預算交通費用預算住宿費用預算特別費用預算招待費市內(nèi)交通及餐飲補助其他費用（請注明）合計實領(lǐng)備用金金額（大寫）萬 千 百元整部門經(jīng)理或直屬領(lǐng)導意見： 簽字： 日期：總經(jīng)理審批：以下各欄在出差回來后由出差人填制實際出差時間自 年 月 日至 年 月 日 共計 天實際發(fā)生費用超支部門負責人或直屬領(lǐng)導審核意見： 簽字： 日期：注：出差人請按照要求填寫此單，并作為報銷附件附件2：*公司海外出差申請單申請日期： 年 月 日申請人 所屬部門職務(wù)出差人數(shù)目的地（國家、城市） 交通工具差 期自 年 月 日至 年 月 日 共計 天出差事由及預15、期達到結(jié)果備用金內(nèi)容標準天數(shù)金 額（美元、歐元）機票費交通費住宿費伙食費雜費合計預計日程安排日 期接洽公司名稱接見人姓名預期結(jié)果部門經(jīng)理或直屬領(lǐng)導意見： 簽字： 日期：總經(jīng)理意見：簽字： 日期注：1、出差人請按照要求填寫此單，并作為領(lǐng)用備用金和報銷時的必備單據(jù)之一。2、出差事由應(yīng)詳細說明出差的原因以及要達到的結(jié)果。3、日程計劃安排應(yīng)詳細說明每天的工作安排，以每半天為單位，記錄工作內(nèi)容。附件3：*公司出差報告日期： 年 月 日報告人 所屬部門職 務(wù)出差人數(shù)目的地（國家、城市）交通工具實際差期自 年 月 日至 年 月 日 共計 天出差結(jié)果概述日程實際安排日 期接洽公司名稱接見人姓名實際會談情況是否16、達到預期結(jié)果實際發(fā)生的費用內(nèi)容公司標準天數(shù)標準金額實際發(fā)生額超支說明合計部門經(jīng)理或直屬領(lǐng)導意見： 簽字： 日期：總經(jīng)理意見：簽字： 日期注：1、出差人請按照要求填寫此單，與出差申請單一并作為報銷審批時的必備單據(jù)。2、出差結(jié)果概述應(yīng)簡要說明本次出差的結(jié)果，未達到預期結(jié)果的，請說明原因。若是專門進行海外市場考察、參加展銷會應(yīng)另附詳細的分析報告。3、日程安排應(yīng)詳細說明每天的工作安排，以每半天為單位，記錄工作內(nèi)容4、實際發(fā)生的費用與公司的相關(guān)的標準比較，若超支請說明情況。附件4：*公司招待費使用說明表費用申請部門申請人來訪單位（個人）來訪情況時間人數(shù)本部門上級參與人員名單本部門參與人員名單其他部門參與人員名單招待事宜申請金額招待類別就餐就餐標準就餐人數(shù)就餐日期就餐地點住宿人數(shù)起止日期金額（大寫）交通金額（大寫）禮品金額（大寫）其它金額（大寫）實際支出合計（大寫）超支說明辦公室審批（簽字） 日期：總經(jīng)理審批（簽字） 日期：說明：1、本說明表應(yīng)與票據(jù)一同作為報銷憑據(jù)，請報銷人員如實填寫。2、此表只適用于公司外部招待及出差期間發(fā)生的招待費用。