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1、電網有限責任公司檔案管理制度編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: xx電網有限責任公司檔案管理制度1 總則1.1為規范xx電網公司（以下簡稱公司）檔案管理，充分發揮檔案作用，更好地為公司各項工作服務，根據中華人民共和國檔案法、中華人民共和國檔案法實施辦法企業檔案管理規定和國家檔案局頒發的有關規定，結合公司實際情況，特制定本制度。1.2本制度適用于公司系統各單位，公司下屬單位可結合實際，制定本單位的檔案管理制度。1.3公司檔案工作實行統一管理、分級負責的原則。公司檔案室負責集中管理全公司各種類和載體的檔案，各部門負責本部門2、資料的歸檔和管理工作，人事部負責人事檔案的管理工作。1.4公司檔案工作應納入公司管理程序及各部門有關人員崗位責任制。各部門及有關人員按照其崗位職責，負責本崗位在工作中產生的各類載體材料的歸檔工作。 1.5部門文書負責對本部門形成的各載體材料進行收集、整理，填寫檔案移交清單后按要求向公司檔案室移交。1.6公司全體干部員工都有保護檔案的義務和維護檔案完整安全的職責，任何人不得拒絕歸檔，對私自損毀檔案和不按要求歸檔的,應當追究有關部門和責任人的責任。2 文件材料的歸檔2.1 歸檔范圍凡公司在各項工作活動（包括籌備、成立、經營、管理及產權變動等）中形成的具有保存價值的文字、圖表、聲像等各種載體材料應列3、入歸檔范圍，包括但不限于以下內容： 發文、收文(上下級單位和外單位的來文)。會議材料：由公司及各部門負責組織召開的各種重要的綜合、專業、專題會議材料，包括會議指南、會議講話、報告、會議交流或討論材料、會議記錄、錄音、錄像和照片等，以及外出參加會議帶回的與本單位有關的文件材料。 各類統計報表、統計資料，生產經營簡報、月 (周)報。 公司規劃、經營分析、財務分析等專題材料。 合同協議文本包括合同協議（正本）、合同審批（會簽）表、授權委托書、招投標文件、履行情況記載、糾紛或爭議的處理情況記載及有關材料。 調度運行材料包括調度運行報告、圖表等文件材料。 科研課題材料包括調研、申報立項研究、試驗總結、鑒4、定報獎、推廣應用等材料。基建項目材料包括公司基本建設項目前期材料、設計、施工、監理、竣工和驗收文件圖紙等材料，以及使用、維修、改建、擴建等材料。 會計檔案包括公司總部財務報表、賬簿、憑證、財務移交清單等。 上級視察、對外交流、工作組調研、黨政工團等各項業務管理與活動中產生的文件(交流)材料、報告、錄音錄像及照片等。 上級或其它單位頒發、贈與的獎狀、獎杯、獎牌、證書、錦旗，以及上級領導或名人的題詞、書畫、簽名留念冊等。 公司及各部門負責印制的對外宣傳材料、印刷品、音像制品等。依靠傳播媒體展現的、有保存價值的，以特殊載體或電子形式存在的有保存價值的網站文件、電子郵件、多媒體文件、程序文件、結構性文5、件等。 電力營銷過程中形成的具有保存價值的各種資料和記錄。2.2 歸檔文件材料來源 公司內部形成的文件材料。 公司所屬單位和派出機構（包括境外機構）應報公司的文件材料。 公司引進項目、外購設備等帶來的文件材料。 公司投資的全資、控股、參股企業應向公司提交的文件材料。 公司參與的合作項目，合作單位按要求應向公司提交的文件材料 公司執行、辦理、接收的外來文件材料及各種載體材料。公司在營銷工作中產生的各種與客戶有關的材料等。2.3 歸檔文件材料載體歸檔的文件材料載體主要包括紙質、光盤、磁帶、照片及底片、膠片、實物等各種載體形式。2.4 歸檔時間 管理性文件材料一般應在辦理完畢后的第二年上半年歸檔。科6、研課題、基建項目、信息化項目文件材料在其項目鑒定、竣工后或財務決算后三個月內歸檔，周期長的可分階段、單項歸檔。 外購設備儀器或引進項目的文件材料在開箱驗收或接收后即時登記，安裝調試后歸檔。 公司職工外出參加公務活動形成的文件材料應在活動結束后及時歸檔。 會計文件材料在會計年度終了后由會計部門整理歸檔，保管一年后向檔案室移交。審計(紀檢)檔案由審計和紀檢部門負責收集整理，在工作結束后的次年6月前向檔案室移交歸檔。合同(招投標)文件在合同辦理完畢后三個月內向檔案室移交歸檔。 磁帶、照片及底片、膠片、實物等形式的文件材料應在工作結束后及時歸檔。電子文件邏輯歸檔實時進行，物理歸檔與紙質文件歸檔時間一致7、。 下列文件材料應隨時歸檔.1 變更、修改、補充的文件材料。.2 公司內部機構變動和職工調動、離崗時留在部門或個人手中的文件材料。.3 公司產權變動過程中形成的文件材料。.4 其他臨時活動中形成的文件材料。2.5 歸檔要求 整理歸檔的文件材料應遵循文件材料形成規律，保持其有機聯系，并符合有關標準、規范要求。 歸檔的文件材料應為原件，因故無原件的可歸具有憑證作用的文件材料，文件材料歸檔后不得更改。 非紙質文件材料應與其文字說明一并歸檔。外文（或少數民族文字）材料若有漢譯文的應與漢譯文一并歸檔，無譯文的要譯出標題后歸檔。 具有永久、長期保存價值的電子文件，必須形成一份紙質文件歸檔。 歸檔文件材料的8、載體和字跡應符合耐久性要求。 歸檔的文件材料一般一式一份。重要的、利用頻繁的和有專門需要的可適當增加份數。反映同一內容而形式不同的文件材料應保持其一致性。 公司與其他單位合作完成的項目，公司作為主辦單位的保存全套文件材料，公司作為協辦單位的保存與承擔任務相關的正本文件。有合同、協議規定的，按其要求執行。 各部門文書人員應檢查本部門歸檔文件材料的齊全、完整與準確情況，整理完畢并編制移交清冊，由部門或項目負責人簽字核準后向檔案室移交。重要項目的文件材料移交時應編寫歸檔說明。檔案室接收時應全面檢查歸檔文件材料的質量。 交接雙方應認真核對移交清冊，并履行簽字手續，移交清冊各留一份以備查考。3 歸檔文件9、的分類和定義公司檔案分為：A文書檔案、B生產運行檔案、C會計檔案、D工程建設項目檔案、F審計檔案、G照片檔案、H合同檔案、K科研檔案、R榮譽、實物檔案、S傳媒電子檔案、X信息化項目檔案、Y營銷客戶檔案、Z招投標檔案。3.1文書檔案文書檔案是指企業在各項生產、經營、管理活動中直接形成的有保存價值的各種形式的歷史記錄。3.2生產運行檔案生產運行檔案是指企業在電力生產、調度運行中形成的有保存價值的歷史記錄。3.3會計檔案會計檔案是指會計憑證、會計賬簿和會計報告等會計核算專業材料，是記錄和反映單位經濟業務的重要史料和證據。3.4工程建設項目檔案工程建設項目檔案是指從建設準備階段到項目竣工驗收以及運行維10、護技術改造過程中形成的、具有保存價值的歷史記錄。3.5審計檔案審計檔案是指在各類審計活動中直接形成的，具有保存價值的以紙質、磁質、光盤和其它形式存在的歷史記錄。3.6照片檔案照片檔案是指企業在社會活動中直接形成的以靜態圖像為主的有保存價值的歷史記錄。3.7合同檔案合同檔案是指企業在各類活動中與自然人、法人或其它組織就設立、變更、終止民事權利義務關系而形成的合同、協議、意向書及其過程紀錄。3.8科研檔案科研檔案是指在科學技術研究與管理、知識產權管理活動中直接形成的，具有保存價值的文字、圖表及聲像等各種形式的歷史記錄。3.9榮譽、實物檔案榮譽、實物檔案是指企業在工作活動中形成的具有保存價值的榮譽、11、紀念品、印信類等實物形式存在的檔案。3.10傳媒電子檔案傳媒電子檔案是指企業或者個人在社會活動中形成的、依靠傳播媒體展現的、具有保存價值的，以特殊載體或電子形式存在的歷史記錄。3.11信息化項目檔案信息化項目檔案是指電力企業信息化項目建設過程中形成的具有保存價值的資料和文件。3.12營銷客戶檔案營銷客戶檔案是指在電力營銷過程中形成的具有保存價值的歷史記錄。3.13招投標檔案招投標檔案是指在企業招投標活動中直接形成的具有保存價值的各種文字、數字、符號、圖表、聲像等各種不同載體的歷史記錄。4 歸檔文件整理公司各種類檔案根據公司分類表進行分類,按照公司檔案基礎業務作業指導書進行整理。4.1 文書檔案12、的整理文書檔案由公司總文書和部門文書在每年的第一季度將次年的文件材料向檔案室移交。檔案室匯總后按照公司文書檔案分類規定進行分類，再按照歸檔文件整理規則DAT/22-2000的相關規定，以件為單位進行規范整理。4.2 生產運行、工程建設、科研、信息化項目檔案的整理生產運行、工程建設、科研、信息化項目檔案由各職能部門負責收集，保證齊全完整準確后向檔案室移交。生產運行、工程建設、科研、信息化項目檔案按照科學技術檔案案卷構成的一般要求和國家重大建設項目文件歸檔要求與檔案整理規范的有關規定進行整理。4.3 合同、招投標檔案的整理合同、招投標檔案由合同、招投標主管部門負責收集匯總后移交檔案室。合同、招投標13、檔案可歸入工程的,按照科技檔案進行整理。單獨歸檔的按照歸檔文件整理規則DAT/22-2000相關規定，以件為單位進行整理。4.4 會計檔案的整理會計檔案由財務部門按照財政部會計檔案管理辦法（財會字199832號）的規定整理，保管一年后，連同會計檔案移交清冊一并向檔案室移交。4.5照片檔案的整理照片檔案由各形成的職能部門（包括新聞中心）匯總后向檔案室移交，照片檔案參照照片檔案管理規范的相關規定進行整理。4.6榮譽、實物檔案的整理榮譽、實物檔案由有關部門或個人在接收到榮譽、實物檔案后向檔案室移交。榮譽、實物檔案按件為單位整理保管。4.7審計(紀檢)檔案由審計和紀檢部門負責收集匯總，在工作結束后的次14、年6月前向檔案室移交，審計(紀檢)檔案按歸檔文件整理規則和紀檢監察機關案件管理辦法的相關規定整理。4.8傳媒電子檔案由形成部門或個人匯總后統一向檔案室移交，按照分類不同分別編號進行整理。4.9營銷客戶檔案由形成的單位收集、整理、保管。5 檔案的保管及利用5.1 公司設立專門的檔案庫房作為檔案的保管場所，檔案庫房應符合有關規定，達到“八防”要求和溫濕度標準，并有專門人員管理，定期檢查。5.2檔案庫房建立統一的臺賬，做到賬物相符。檔案人員應熟悉庫藏檔案情況，根據利用者需要，通過各種手段積極開發檔案信息資源，開展如文件匯編、大事記、組織沿革、深層次編研等各種信息服務工作。5.3凡本公司的職工，均可在15、檔案室或公司網絡上查閱與本部門業務有關的檔案信息資料。5.4查閱機要檔案、重要檔案、重要會議記錄必須經部門領導批準，專人負責查閱。會計檔案需經財務部門領導批準由財務人員查閱。5.5 公司各種類檔案原則上只能在檔案室查閱使用，不得外借，如確因工作需要，需經部門領導批準。借出的檔案不準擅自復印，經批準同意借出或復印的檔案，不準轉借他人和擅自拆卷、私自摘抄，不得帶出公司外，更不得劃道、填字，涂改、損壞檔案。5.6 外單位人員查閱檔案，一律憑單位介紹信，經部門領導批準方可查閱。5.7 利用檔案的人員要填寫檔案利用效果登記表，主動提供檔案利用效果，及時反饋檔案利用信息。5.8 檔案管理納入辦公自動化系統16、，利用信息化系統和各種現代化手段，做好檔案信息資源的開發利用工作，努力實現檔案信息資源的共享，為公司各項工作提供高效與便捷的服務。6 檔案的鑒定和銷毀6.1 根據國家有關部門的規定，公司的各類檔案可分為永久、長期、短期三種。會計檔案分為3年、5年、10年、15年、20年、25年等。6.2 文件材料一經立卷歸檔后，未經批準和辦理正式手續，任何人不得擅自銷毀。6.3 對到期檔案的鑒定工作，應在公司分管檔案負責人的領導下，由檔案部門和有關業務部門的人員共同組成鑒定小組，對檔案進行鑒定，提出鑒定意見。6.4 經鑒定需要銷毀的檔案必須填寫銷毀檔案清冊，由公司領導審查批準后到指定場所由兩人以上進行監銷簽字。銷毀會計檔案，公司負責人要在會計檔案銷毀清冊上簽署意見。7 監督指導7.1制定公司檔案管理標準、制度和規定等。7.2對公司各部門文件材料的歸檔整理移交工作，進行業務指導。7.3 對公司所屬各單位的檔案管理工作進行業務指導和監督檢查，組織開展業務協作、交流活動。7.4組織公司所屬各單位的評估工作，促進公司系統檔案工作管理水平的提高。8 附則8.1本制度由公司行政部(辦公廳)負責解釋。8.2本制度自頒布之日起施行。