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1、企業(yè)車輛及物流成本核算統(tǒng)籌管理制度編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: 分公司車輛及物流成本核算統(tǒng)籌管理制度為規(guī)范各分公司物流成本管理，保證分公司物流費用在總部可控的范圍內(nèi)高效合理使用，特制定本制度。 第一條：本制度適用范圍本制度適用于普通服務各分公司、區(qū)域物流中心。第二條：權責物流部負責對列入物流規(guī)劃管理的車輛及運雜費進行統(tǒng)一管理，負責對相關發(fā)生費用的審核控制，財務部負責對相關發(fā)生費用進行復核。第三條：分公司車輛管理1、油費管理（1）報銷程序（附件二：車輛加油登記表）（2）注意事項（1）有條件的分公司，配送車輛加油最好2、是使用加油卡，必須對車輛的加油情況做好登記。（2）會計必須根據(jù)物流內(nèi)勤和分公司經(jīng)理審核確認簽字后的油票才予報銷，物流內(nèi)勤對于每次加油進行審核，并根據(jù)實際情況認真填寫“車輛加油登記表”。（3）物流內(nèi)勤應本著如實記賬原則將將填好的“車輛加油登記表”在月末一并發(fā)回總部物流部，由總部物流部對其登記審查。（4）物流部對分公司費用進行審核，并在審核后3個工作日內(nèi)上報財務部。2、過路過橋費管理（1）報銷程序（2）注意事項（1）物流內(nèi)勤要根據(jù)司機實際辦事情況，仔細核對司機提供的過路過橋票據(jù)，包括時間、地點是否與實際配送相符，并確認簽字。（2）會計必須根據(jù)物流內(nèi)勤和分公司經(jīng)理審核確認簽字后的過路過橋票據(jù)才予報銷3、，物流內(nèi)勤對于每張票據(jù)進行審核，并根據(jù)實際情況認真填寫“過路過橋費用登記表”。（3）物流內(nèi)勤應本著如實記賬原則將將填好的“過路過橋費用登記表”在月末一并發(fā)回總部物流部，由總部物流部對其登記審查。（附件三：過路過橋費用登記表）（4）物流部對分公司費用進行審核，并在審核后3個工作日內(nèi)上報財務部。2、車輛維護管理（1）分公司所有車輛由當?shù)胤止咀孕邪才哦ㄆ跈z修、保養(yǎng)，暫納入總部管理的車輛（浙A牌照）可由物流部來協(xié)助，參保項目及價格浮動范圍由總部明確指定，未經(jīng)允許駕駛員不得私自將車輛送到修廠修理，否則費用不予報銷；（2）分公司需要維修的車輛，由司機提出申請并填寫維修表格（附表四：維修/保養(yǎng)登申請單），4、在附表中詳細填寫維修和更換配件所需的費用，經(jīng)物流內(nèi)勤和分公司經(jīng)理批準后方可進行維修（附件五：分公司車輛維修(或大修)清單一覽表），此維修/保養(yǎng)申請單與維修/保養(yǎng)單據(jù)在月末前傳真至總部物流部進行登記審查；自行修復者，可報銷購買材料零件的費用，必須由分公司經(jīng)理、會計審核報銷憑證及原始發(fā)票；（3）分公司司機負責車輛維修、檢驗、清潔等工作，保證良好的出車狀態(tài)和外觀形象。（4）因駕駛?cè)耸褂貌划敾蚬芾碚呤栌诒ｐB(yǎng)，而致車輛損壞或機件故障時，所需修護費，應依情節(jié)輕重，由分公司與駕駛?cè)嘶蜍囕v管理人承擔。（5）必須建立車輛管理檔案，主要包括車輛證件等基礎資料、車輛維修、保養(yǎng)年審以及違章等記錄。3、車輛使用規(guī)定（15、）分公司車輛應用于分公司日常配送業(yè)務。原則上必須由司機駕駛，司機請假時，分公司經(jīng)理可在內(nèi)部自行安排（必須有駕照）。（2）嚴禁將車輛交給無證人員駕駛，駕駛?cè)藛T在無出車任務時，應隨時在分公司待崗，同時本著相互幫助的原則協(xié)助分公司物流部其他崗位的工作；車輛出行必須隨車攜帶相關證件；(3)車輛一般情況以商品運輸為主，公司遇到緊急或特殊情況，分公司經(jīng)理有權統(tǒng)一調(diào)度。(4)分公司車鑰匙統(tǒng)一由物流內(nèi)勤進行保管，車輛使用后必須停放在公司規(guī)定的位置，嚴禁司機擅自停放車輛，下班離車前對司機車輛停放做好安全檢查并將鑰匙歸還至物流內(nèi)勤處。（5）車輛原則上不允許外借，如確因業(yè)務需要，必須報物流部同意。（6）車輛將實行本6、地化管理，年檢費用、養(yǎng)路費、保險費、違章、事故等費用均在分公司支出，因違章、事故造成的刑事后果，由分公司自行承擔解決；年檢費、養(yǎng)路費、參保費用報銷必須書面報告財務部、物流部審核；暫納入總部管理的車輛（浙A牌照）可由物流部來協(xié)助。（7）司機每月末應將分公司物流車輛出行記錄表（附件一）上交至物流內(nèi)勤處。4、車輛的違規(guī)與事故處理 （1）在下列情形之一的情況下，違返交通規(guī)則或發(fā)生事故，由駕駛?cè)顺袚⒂枰杂涍^或免職處分：1.無照駕駛；2.未經(jīng)許可將車輛借于他人駛用。（2）違反交通規(guī)則，其罰款由駕駛?cè)顺袚唬?）各種車輛如在公務途中遇不可抗拒的事故，應當及時向附近警察機關報案，并立即通知分公司協(xié)助處理。7、 （4）意外事故造成車輛損壞，在扣除保險金額后再視實際情況由駕駛?cè)伺c分公司共同承擔。 （5）發(fā)生交通事故后，如需向受害當事人賠償損失，經(jīng)扣除保險金額后，其差額由駕駛?cè)伺c分公司共同承擔。第四條：外包物流費用管理1、運費管理（1）運費報銷程序（2）注意事項（1）運費主要針對的是在實際操作中發(fā)生的物流干線運輸、市內(nèi)配送發(fā)生的運雜費，分公司在選擇外包物流時，最好是進行多家考察，選擇最優(yōu)的物流公司進行發(fā)運，并簽訂協(xié)議。（2）會計必須根據(jù)物流內(nèi)勤和分公司經(jīng)理審核確認簽字后的運費單據(jù)才予報銷，物流內(nèi)勤對于每張貨運單據(jù)進行審核，并根據(jù)實際情況認真填寫“分公司貨運費用明細登記表”。貨運原始憑證原則上交由分公司會8、計保管，如因代收貨款，可向會計索取原件，備留復印件存檔。（3）所報銷的運輸發(fā)票必須合法，明確責任人，如因稅務檢查補稅，分公司及當事人各承擔50%的稅額；（4）物流內(nèi)勤應本著如實記賬原則將將填好的“分公司貨運費用明細登記表”在月末一并發(fā)回總部物流部，由總部物流部對其登記審查。（附件六：貨運費用明細登記表）。（5）物流部對分公司費用進行審核，并在審核后3個工作日內(nèi)上報財務部。2、人工裝卸費用管理（1）報銷程序（2）注意事項（1）根據(jù)實際業(yè)務情況，確實需請裝卸工作或裝卸設備時，應注明原因，需經(jīng)對方簽字確認，物流內(nèi)勤、分公司經(jīng)理（或物流主管）進行審核，會計進行報銷，發(fā)票與原始憑證粘帖在一起，以備查。（9、2）物流內(nèi)勤應本著如實記賬原則將將填好的“分公司裝卸費用登記表”在月末一并發(fā)回總部物流部，由總部物流部對其登記審查。（附件七：分公司裝卸費用登記表）。（3）物流部對分公司費用進行審核，并在審核后3個工作日內(nèi)上報財務部。第五條：罰則（1）無故超出用車時間范圍，影響分公司物流正常工作，且事后沒有向分公司經(jīng)理提交正當?shù)臅胬碛傻模瑢囕v使用人及司機處以50-100元罰款。（2）在無出車任務的情況下，司機擅自將車輛開出，發(fā)現(xiàn)一次對司機罰款50-100元。造成車輛丟失、損毀等重大損失的，責任由車輛使用人和司機承擔。（3）在車輛相關費用和物流費用報銷中，如發(fā)現(xiàn)有擅自虛報費用，經(jīng)核查屬實的，對當事人罰款5010、0-1000元，情節(jié)嚴重，予以開除。（4）物流內(nèi)勤要做好車輛使用、車輛加油登記、運費明細登記，每個月末及時匯總上報至總部物流部。工作沒用做好或不及時匯報的，給予50-100罰款。（5）會計在費用報銷中，如果沒有物流內(nèi)勤和分公司經(jīng)理簽字確認的給予報銷的，物流部將要求財務部對分公司會計給予相應處罰。附件一：分公司物流車輛出行記錄表（由司機填寫）日期出行時間使用人到達地點及辦理事由返回時間備 注 附件二： 分公司車輛加油登記表日期 加油金額（元）93# 單價容量（升）加油前里程數(shù)（KM）第二次加油里數(shù)（KM）行駛公里數(shù)（KM）油站名稱駕駛員簽字備 注附件三：分公司過路過橋費用登記表日期所辦事項票據(jù)張11、數(shù)總費用票據(jù)是否與實際辦事相符經(jīng)辦人簽字附件四： 分公司物流車輛維修保養(yǎng)申請單申請分公司車牌號申請時間上次保養(yǎng)或維修時間上次維修保養(yǎng)原因分析本次維修故障原因分析本次修理更換件本次維修費申請人物流內(nèi)勤審核分公司經(jīng)理審核備注 分公司物流車輛維修保養(yǎng)申請單申請分公司車牌號申請時間上次保養(yǎng)或維修時間上次維修保養(yǎng)原因分析本次維修故障原因分析本次修理更換件本次維修費申請人物流內(nèi)勤審核分公司經(jīng)理審核備注附件五： 分公司車輛維修(或大修)清單一覽表序號項目或配件名稱單位單價數(shù)量金額配件品牌備注如:大修公事費100011000如:四配套套4401400.合計總金額：承修單位:聯(lián)系電話:編制人:分公司經(jīng)理審批:附件六： 分公司 月份貨運費用明細表發(fā)送客戶或分公司日期物流公司貨運單號件數(shù)貨物名稱運費備注附件七：分公司裝卸費用登記表日期外請原因裝卸貨物及數(shù)量費用經(jīng)辦人簽字