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1、紙廠合同審核審批及月報檔案管理制度編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: 合同管理制度為規范公司合同管理程序，加強合同管理，明確管理職責，界定管理層面，使合同的簽訂、管理有章可循，防范經營風險，提高管理效能，特制定本規定。一、機構與職責（一）為切實加強合同管理工作，公司成立合同管理領導小組組長：總經理副組長：副總經理 總工程師 總會計師成員：各部門、車間正職合同管理辦公室設在行政部。合同管理領導小組負責指導協調、監督公司合同管理工作，并定期組織召開會議，研究、布置、檢查合同管理工作的落實情況，確保合同管理工作依法合規有序運2、行。（二）合同管理部門的職責1、負責對公司的購物、銷售、借款、工程建設、運輸、承包、租賃、承攬、委托、保管、技術、勞動等各類合同進行規范化管理。2、配合公司法律顧問對合同的合法性、有效性、規范性進行審查，出具審查意見。3、監督、檢查合同履行情況，對履行中出現的問題進行分析，并及時提出處理意見。4、負責合同專用章及合同檔案及時歸檔的管理工作。（三）相關部門職責相關業務部門是指具體承辦合同業務的部門，這些部門在經辦需要上報審批的合同時，必須履行如下職責：1、合同談判告知職責。即合同談判前、應告知合同管理部門參與重大復雜合同的談判。2、合同送審職責。即合同呈送領導簽字前，應將合同文本送交合同管理部門3、做法律審查，并根據審查意見進一步完善合同文件、報有關領導簽字后加蓋合同專用章。3、合同履行告知職責。即合同一經簽訂，指定專門機構、人員具體負責合同履行事宜、履行過程中雙方往來的書面文件、函件、均送交原合同審批部門做法律審查并存檔，未經合同管理部門審查、不得擅自向合同對方出具書面函件；合同履行過程中出現爭議，應及時提交合同管理部門處理，并負責將合同履行有關資料交合同管理部門。（四）財務部門在合同管理中的職責1、對未經合同管理部門審查的合同，財務部門有權不予結算、報銷付款。2、對不按規定簽訂的合同，財務部門不予結算。3、我方先履行付款義務，有預付款或分批付款的合同，未見我方簽字、蓋章的書面合同原件4、及合同管理部門的審查意見，財務部門不予付款。4、對方需先履行義務，我方主要是付款義務的合同沒有充分證據表明對方已完全履行合同義務的，財務部門不予付款。二、審查范圍與內容合同管理部門對所管理的合同，應嚴格按照以下范圍和內容進行審查：1、合同主體資格審查：查看合同對方是否持有有效營業執照，合同內容是否在其經營范圍內，是否具有簽訂此類合同必須具備的資質證明；同時應注意審查我方是否具有簽訂此類合同的主體資格。2、合同雙方履約能力審查：我方明顯無能力履約的合同不予簽訂，同時注意審查對方履約能力、信譽狀況，嚴防合同欺詐。3、合同條款完備性審查；參考現行示范合同文本審查所簽訂合同條款是否完備。（合同管理部門5、必須有規范的合同文本備案）4、合同合法性審查：審查合同主體、合同內容等是否合法。5、合同語言規范性審查。6、我方合法權益最大限度維護審查。7、合同用章審查。8、合同所涉及專業技術條款的審查；合同內容涉及專業技術；送審單位未報相關專業主管部門審查的，應報主管領導批轉相關部門進行專業審查。三、審批權限與程序（一）1萬元以上20萬元以下的合同、簽字蓋章前必須提交合同管理部門審批。（二）1萬元以下合同，報合同管理部門備案。（三）以下合同必須報河南省建設投資總公司合同管理部門審批 1、處置不動產的合同； 2、承包經營、租賃經營者或整體處置企業的合同； 3、與投資行為相關的合同（標的額為50萬元以上的建筑6、合同、其它合同）四、公司合同具體要求（一）、合同簽訂人員必須對所簽的合同負責。（二）、合同內容。1、公司購銷合同應明確以下條款：（1）購銷品名。（2）單位、數量（重量）。（3）技術要求，即規格、型號、質量標準、各項指標。（4）雙方責任。（5）運輸方式及費用承擔。（6）合同履行地、交貨時間、地點及驗收方式。（7）單價及總價款。（8）開票要求。（9）付款辦法及結算方式。（10）合同生效起止時間和生效條件。（11）售后服務條款。（12）違約責任。（13）合同份數、簽訂日期及地點。（14）糾紛解決方式。（15）其他應說明的條款。2、技術、服務合同應確定以下條款。（1）服務（技術）標的。（2）服務內容。7、（3）質量要求，即應達到的目的。（4）服務期限。（5）雙方責任，即雙方應提供的工作條件和生活條件等。（6）驗收方式。（7）單價及總價款。（8）合同履行地。（9）付款辦法、結算方式、開票要求。（10）合同有效期限及生效條件。（11）違約責任。（12）糾紛解決方式。（13）合同份數、簽訂日期、簽訂地點。（14）其他應明確的條款。（三）、公司合同簽訂地點原則上在濮陽市，爭議解決的機構為濮陽市人民法院或濮陽市仲裁機構，簽訂地點在濮陽市以外必須由總經理簽字批準。五、合同的分類、談判與簽訂部門1、購銷合同由供銷部負責談判與簽訂。2、人事合同由企管部負責談判與簽訂。3、工程施工合同由項目部負責談判與簽訂。48、技術性合同由生產技術部或項目部談判與簽訂。5、其他合同由相關部門負責談判與簽訂。6、重要合同，總經理可委托合適的部門或人選談判與簽訂。7、所有合同簽訂部門對合同的談判、簽訂、履行、歸檔、爭議處理負全部責任。六、合同簽訂程序（一） 合同的起草合同的起草由合同的簽訂部門或委托代理人，根據實際需要和雙方共識意見編制。（二） 合同的審核與審批1、合同審批，應由經辦人先填寫合同審批單(見附表)，部門領導簽字、主管領導審核后，報總經理審批簽字。2、所有對外合同必須經公司法律顧問審查簽字后報總經理審批。3、總經理簽字同意后可與對方簽署合同，行政部加蓋印章生效。（三）加蓋印章1、合同審批后，交印章管理員加蓋9、合同專用章。2、原則上對方簽字蓋章后，我方再加蓋印章，蓋章地點在本公司。空白合同不準加章。特殊情況，經總經理審批，可按以下程序辦理：（1）必須由我方先蓋章。經辦部門寫出情況說明，包括原因、對方蓋章返回時間、合同份數、負責追回合同的責任人，報主管領導批準后，報總經理批準。印章管理員憑以上手續辦理蓋章，并將以上手續保存。（2）需急辦的合同簽訂。除按合同審批程序外，急辦合同可由傳真互相簽章傳送，原則上對方先蓋章傳回，我方蓋章后生效。正式紅章合同必須在十日內補辦完畢。辦理部門應書面說明并由主管領導、總經理審批。（3）攜帶空白合同。必須由總經理書面委托，委托范圍為副總，特殊情況可委托部門負責人。由被委托10、人出具委托書，注明原因、期限、合同（公務）內容等報總經理批準后，將委托書交印章管理員，印章管理員在空白合同上編號登記后交被委托人。業務結束，辦理注銷登記。3、加蓋印章前，印章管理員必須認真審查把關，檢查有無經辦人、主管領導、公司法律顧問、總經理簽字，缺少以上人員簽字的合同一律不得加蓋印章。七、合同月報與檔案管理公司規定每月月底前各部門如實上報合同簽訂情況、合同履行情況。合同檔案要求：1、合同文本；2、合同對方營業執照復印件、資質證明復印件；3、合同對方資信調查記錄；4、合同對方主體對其經辦人、簽字人的授權委托證明；5、合同查審批意見書；6、重大合同履行報告；7、所有合同，必須交檔案室統一管理。11、公司必須留存三份合同，財務部、經辦人、行政部檔案室各一份。五、其它有關規定及處罰1、合同專用章由行政部負責人負責保管，設立合同專用章使用情況臺帳。臺帳不健全，不規范，每發現一項罰行政部100元。2、合同管理部門應制定和建立崗位責任制，規范合同文本的相關制度。未建立相關制度，不按制度執行，每次罰100元。給公司造成損失的，按損失的5處罰。3、合同鑒定需經主管領導簽字后，才能加蓋印公章，并保存備案。違規加蓋印章，一經發現對當事人處于500-1000元罰款。4、合同管理部門、財務部門及相關業務部門不積極履行職責，造成合同重大損失的，對責任人處于100-1000元罰款。5、公司各部門無權以部門名義對外簽訂合同，否則對責任部門、責任人按照合同涉及金額，處于500-3000元以下罰款。6、合同簽訂部門在簽訂合同前，由經辦人填寫合同審批單（附后），并按審批程序進行審批；未使用統一的合同審批單對經辦人每次罰款50元。7、凡違反本規定簽訂的合同，除按員工獎勵處罰管理辦法對經辦人及有關責任人進行處罰外，并承擔因此給公司造成的損失，情節嚴重者，予以開除并移交司法機關處理。8、本制度未涉及到的條款，按合同法及河南省建設投資總公司相關規定執行。六、本制度自下發之日起執行。