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公司借款和費用報銷制度管理制度
公司借款和費用報銷制度管理制度.doc
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上傳人:職z****i 編號:1103251 2024-09-07 9頁 43.04KB

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1、公司借款和費用報銷制度管理制度編 制: 審 核: 批 準: 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制: 審 核: 批 準: 版 本 號: 第一章借款 一、借款申請 借款是指因公司業務需要的臨時借款,包括雜項費用、差旅費用及各種臨時性周轉需要。公司員工根據工作需要,向財務人事部申請,借款時須按要求填列借款單各欄,并按審批權限批準后,向財務人事部領取。 二、預付款申請 預付款是指在采購物品、設備和服務交付前,需要預先支付的款項(如預付服務外包費、合同預付款等)。支付此款項時,需由經辦人將收款方的付款單通知財務,并向財務人員出具經批準的采購單或采購合同復印件,完備審批手續后,方可付款。 三、備用2、金 對于經常出差或日常業務頻繁,需要一定量現金周轉的員工,可填寫借款單申請備用金。備用金額度須由部門經理及總經理批準,并于每財年結束前歸還(公司的財年與日歷年相同),逾期不還的一次或分次從工資中扣除。公司對已申請備用金的員工,將不再另行支付其預付差旅費(機票、車票款除外) 四、還款期限 1、出差借款的還款期限 出差費用報銷應在出差結束后一個月內報銷,否則所有暫借款將從出差員工次月稅后工資中扣除。 2、其它借款的還款期限 經辦人借款時須寫明還款期限,并應在到期一個月內憑有效原始票據報銷各項暫借及預付款項。過期不結賬者,財務人事部有權從經辦人次月稅后工資中扣除。 所有借款,必須在前賬結清之后方可再3、借付。確因業務需要而來不及結清前賬,必須向財務人事部講明原因,同時須經部門經理和總經理同意,方可再借款。 第二章日常費用報銷 以下所列可報銷的費用,都必須是為了公司的利益支出的費用,是受公司委派、辦理公務,公司未允許的花費,一律不準申請報銷。 一、無項目費用 1、辦公用品、勞保用品:金額超過10000元要附明細清單。 2、交通費:含本市出租車費、公交車費、過路費、停車費、汽油費、保養費。 3、招待費:要在發票背面注明參加人。 4、會議費:報銷時要附會議通知和會議議程。 5、培訓費:僅指公司及各公司批準參加并準予報銷費用的培訓。 6、維修費:要列示維修項目。 7、運雜費:要提供運送物品清單。 84、租賃費:要提供租賃物品清單。 9、其他費用:指與公司及各公司業務有關的未列明的費用。 二、項目費用 項目費用報銷:凡是為某個已立項的項目工作而產生的費用,包括采購設備費、配件費、差旅費、本市交通費、快遞費、運保費、業務招待費等,應在報銷時注明項目名稱和項目號,以利于成本歸集和項目核算。如果同時為幾個項目工作,應由幾個項目分擔費用。凡報銷人不填寫項目號和項目名稱的報銷單據,財務人員則將其記入非項目費用。 第三章、差旅費報銷 一、出差定義:出差是指經公司領導批準或委派離開本市進行的各項公務活動。 二、交通工具的選擇:出差人員應盡量按經濟和效率平衡的原則選擇出差乘坐的交通工具,如 汽車、火車、飛機5、等。如果時間允許,應盡量選乘高鐵或打折機票的飛機前往,以節省出差費用。如乘坐飛機,出票后盡可能不改變行程計劃,以免產生改簽費用。 三、出差參展:參加展示會的運雜費、門票等準予單獨憑票報銷;對于到外地參加會議、展 覽、及其他活動的人員食宿及其他費用由對方負擔的,不得在公司報銷費用。 四、出差期間的交際應酬費,部門經理以下人員出差期間的交際應酬費,須事先請示部門經 理特批。部門經理的交際應酬,應請示總經理批準。 五、陪同考察:凡受公司指派陪同賓客前往外地參觀者考察,其各項開支可不受上述規定限 制,但需要總經理特批。陪同賓客出差的人員,如果在食住行方面已享受公費者,不得回公司報銷費用。 六、受邀考察6、:凡受外公司和個人邀請赴外地考察參觀或業務跟單的人員,其食宿費已由對 方負擔的,公司均不再予以報銷。 七、外公司人員:為公司臨時辦事,其費用支出經總經理批準可實報實銷。 八、順路探家:趁出差或調動工作之便,回家探親或辦個人私事的,其相關費用均由個人自 理。其繞道和在家期間一律不予報銷住宿費和市內交通費。 九、出差控制:各部門人員出差,原則上要定任務、定時間、定地點、定人數。實際出差天 數超過原計劃天數的費用,需經項目經理、部門經理和總經理批準,否則,財務不予報銷。 十、及時報銷:員工出差到外地,可預借一定金額的差旅費。出差結束后需在一個月內填寫 差旅費報銷單并一次性申請報銷,逾期一個月不報銷者7、,財務可酌情從本人工資中扣除所借款項。特殊情況另行處理。 十一、注意事項 1、報銷差旅費時,應提供出差期間相應的票據(如住宿費、市內交通費、餐費等),以 便財務部門進行賬務處理。如無法提供相應票據,則不予報銷。 2、如無特殊情況,所有人員乘機一律選擇經濟艙。乘坐飛機出差報銷時應當提供登機 牌存根(無論是否是單獨支付機票費)。違反規定擅自乘坐飛機的,超支的費用由個 人自理。 3、往返機場、車站的市內交通費準予憑車票報銷;人少又沒有重物的情況下,應盡量乘 坐公共交通往返機場。 4、凡購買打折機票的(票面有不得簽轉更改字樣的),在報銷時必須按打折后的實際價 格填寫,如有弄虛作假,一經發現后將加倍扣還8、。 5、出差期間,個人或只有公司及各公司內部人員日常就餐的費用單據,不得報銷;業務 招待餐費在報銷時,要在發票背面列明作陪內部人員。 第四章有效報銷憑證(原始憑證) 一、對發票的要求 根據中華人民共和國財政部頒布的?中華人民共和國發票管理辦法?,全國統一發票聯上方有橢圓形稅務局章,標有“全國統一發票監制章”字樣,發票上蓋有收款公司發票專用章。國外出差收據是視同發票可報銷,匯率按報銷當日計算。 1、發票必須是計算機打印或復寫的(定額發票除外)。 2、對于行政、事業性公司開具的收據,必須有財政部(局)票據監制章。 二、發票、收據的內容及審查責任 1、發票內容須完整填列,并加蓋發票專用章,發票付款公9、司為公司全稱。凡付款公司為個人 以及空白、公司名稱不正確的,不予報銷。 2、發票審查:經辦人有責任在收到發票時審查發票是否合格。費用報銷發票的內容應包括日 期、商品名稱、單價、數量、金額并蓋有開具發票公司的發票專用章。經辦人必須要求開票公司如實填寫發票所有內容,大小寫金額不符、假發票以及未蓋有財政監制章的收據一律不予報銷;過期作廢的發票不予報銷。 3、發票報銷有效期:發票應及時報銷??缒甓鹊陌l票須在次年的2月28日前結清,逾期財 務人事部將不再受理。 4、票證丟失:飛機票或住宿發票丟失時,可憑飛機票或住宿發票存根拷貝件加蓋出票公司 財務專用章,并由本部門經理和總經理簽字方可報銷,其余票證丟失一10、律不予報銷。 第五章其它規定 一、報銷流程 經辦人填報財務出納審核部門經理審批財務主管審批總經理審批財務部門結算。 報銷如無借款或報銷金額大于借款金額,應由出納人員付款時,財務人事部將進行審核,支付應付金額。 報銷金額小于借款金額應由報銷人退款時,報銷人應由本人到財務人事部辦理退款手續。如果報銷人未能及時退款導致借款過期時,財務人事部將在月末通知人事部在該員工次月工資中抵扣該退款。 二、報銷申請單:報銷費用時必須填寫報銷憑證,所有單據要分類(如差旅費、招待費、 辦公費用)、分次、分頁粘貼填制;差旅費必須分次、按出差地點分開填列,并計算好出差天數,住宿、伙食補助和市內交通費在限額內填報。報銷人須11、將報銷單后所附單據的張數,寫在支出憑單的右下方。 三、報銷憑證粘貼要求:報銷人員須將報銷單后所附的所有有效報銷憑證(發票)分類用膠水 (禁用膠棒)貼在與報銷憑證相同大小的紙上。要求將同類發票貼在一起,粘貼單據的左側、金額部分留在右側、自右向左錯開粘貼,最右側留出書寫邊距,將每排的單據數量和小計金額標注在紙右側邊上,以便財務核對。粘貼要求整齊、美觀,單據不得豎向粘貼,不得超過紙面范圍,左側留裝訂邊距。 對于粘貼不合格者,財務審核人員有權要求其重貼,損失的發票責任人自負。 四、報銷時限:所有需報銷的各種原始單據,必須在單據日期的兩個月內報銷。一般情況 下,超過兩個月的費用單據不予報銷(特殊原因除外),請保管好個人經手的費用單據,及時申報。 五、費用報銷時間:一般情況下,財務部門每星期發放一次報銷款。 六、財務審查權:財務人員有權對一切報銷憑證和所發生經濟業務的合理性、合法性、真實 性進行審核,若違反本制度一律不予報銷。 七、未盡事宜,由總經理授權財務人事部門另行規定。 本制度經公司辦公會討論通過后執行。
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