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1、肉品加工有限公司檔案管理制度編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: 一、 總則 本公司的各項檔案資料是行政辦公和經營活動中不可缺少的要素。為規范公司檔案管理工作并保證檔案的完整性及保密性，理順工作程序，明確工作職責，杜絕資料流失，充分發揮檔案作用，全面提高檔案管理水平，有效地保護及利用檔案，為公司發展服務，特制定本制度。 二、歸檔范圍1、凡是反映本公司工作活動、具有查考利用價值的文件材料（公文、傳真、圖表、電子版資料、書信、報刊、錄音、錄像等）均屬歸檔范圍；2、本公司設立、變更的申請、審批、登記以及終止、解散后清算等方面的2、文件材料；3、公司股東會、董事會、監事會形成的文件材料；4、本公司有關的資金借貸、業務往來方面的文件材料（含合同協議書、重要報表、銀企聯系函件等）；5、本公司對外的正式發文與有關單位來往的文書；本公司的請示與上級機關的批復；上級機關發來的與本公司有關的決定、決議、指示、命令、條例、規定、計劃等文件材料；政府、項目批文、合同；6、本公司制度體系、會議紀要、內部發文；7、本公司項目工程進度計劃控制文件（含各業務單位往來函件等）、工程初設、修改、竣工圖紙等；8、本公司各部門年度工作計劃及資金計劃；9、本公司簽定的各類合同以及協議等；10、本公司有效證照、證件、印章；11、本公司具有法律效力及保存價值3、的文件材料等；12、本公司重要的會議材料，包括會議的通知、報告、決議、總結、領導人講話、典型發言、會議簡報、會議記錄等；13、本公司員工電腦中與公司有關的電子版資料、文件等；14、本公司干部任免的文件材料以及關于職工獎勵、處分的文件材料、獲得的社會榮譽資料等；15、本公司職工勞動、工資、福利方面的文件材料；信訪工作材料；16、本公司其他有必要歸檔管理的資料：包括聲像形式記錄下來的對公司經營活動產生作用的各種資料，上級領導、名人、友人、協作單位提供和贈送的題詞、書畫、文獻資料、有紀念意義的各種工藝制品，本公司的歷史沿革、大事記及反映本公司重要活動的剪報、照片、錄音、錄像等。三、檔案立卷歸檔管理要4、求1、凡公司在工作活動中形成的，具有查考利用價值的文件材料，必須按規定定期向公司檔案管理部提交歸檔備份，從而保證公司檔案資料的完整性、延續性、真實性。2.、公文承辦部門或承辦人員應保證經辦文件的系統完整(公文上的各種附件一律不準抽存) 將辦理完畢或經領導人員批存的文件材料，收集齊全，加以整理，送交檔案管理部門人員歸卷。工作變動或因故離職時應將經辦的文件材料向接辦人員交接清楚，不得擅自帶走或銷毀。3、凡本公司繕印發出的公文(含定稿和兩份打印的正件與附件、批復請示、轉發文件含被轉發的原件)一律由辦公室檔案管理部統一收集管理。4、一項工作由幾個部門參與辦理，在工作活動中形成的會議文件材料，由辦公室檔5、案管理部負責人收集歸卷。5、公司工作人員外出學習、考察、調查研究、參加上級機關召開的會議等公務活動的相關人員必須將會議的主要文件資料向檔案管理部門辦理歸檔手續、檔案管理員簽字接收管理。6、檔案管理部應即時做好檔案歸檔分類保管；公司各部門應了解本部門的工作業務，掌握本部門文件材料的歸檔范圍，收集管理本部門的文件材料, 認真執行平時歸檔制度，對本部門承辦的文件材料及時收集歸卷，在每季度最后一天以前將上季度辦理完畢、需歸檔的文件材料整理、立卷，向檔案管理部人員提交備份簽收手續。7、公司各部門應及時向檔案管理部移交發生的檔案材料，如有些材料還需使用，也應先按立卷歸檔后再辦理借閱手續；各部門必須嚴格遵守6、歸檔制度，不得無故延期或不交應歸檔的備份文件材料。8、各部門向檔案管理部提交備份檔案時，要嚴格履行移交手續，按文件材料分類造冊，隨移交備份檔案提供兩聯清單，注明移交人，待檔案管理部專人簽收后各留存一聯清單備查。9、歸檔案卷的總要求是：遵循文件材料的形成規律和特點，保持文件之間的有機聯系，區別不同價值，便于保管和利用。具體應做到下述幾點：（1）案卷封面，應逐項按規定用毛筆或鋼筆書寫，字跡要工整、清晰；有關卷內文件材料的情況說明，都應逐項填寫在備考表內。若無情況可說明，也應將立卷入、檢查人的姓名和時期填上以示負責。備考表應置卷尾。（2）歸檔的文件材料種類、份數以及每份文件的頁數均應齊全完整。在歸檔7、的文件材料中，應將每份文件的正件與附件、印件與定稿、請示與批復、轉發文件與原件、多種文字形成的同一文件立在一起，不得分開；文電應全在一立卷。絕密文電單獨立卷，少數普通文電如果與絕密文有密切聯系，也可隨同絕密文電立卷。（3）卷內文件材料應區別不同情況進行排列，密不可分的文件材料應依序排列在一起，即批復在前，請示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；其它文件材料依其形成規律或特點，應保持文件之間的密切聯系并進行系統的排列。（4）卷內文件材料應按排列順序依次編寫頁號或件號。裝訂的案卷，應統一在有文字的每頁材料正面的右上角、背面的左上角填寫頁號；不裝訂的案卷，應在卷內每份文件材料的右上方編號，8、圖表和聲像材料等也應在圖表上或聲像材料的背面編號。（5）按各類檔案資料的保密級別、保存期限，案卷必須以規定的格式逐件填寫卷內文件目錄，對文件材料的題名不要隨意更改和簡化；沒有題名應擬寫題名，有的雖有題名無實質內容的也應重新擬寫：沒有責任者、年、月、日的文件材料要考證清楚，填入有關項內；卷內文件目錄放在卷目。（6）不同年度的文件一般不得放在一起立卷，但跨年度的請示與批復，放在復文年立卷；沒有復文的，放在請示年立卷；跨年度的規劃放在針對的第一年立卷；跨年度的總結放在針對的最后一年立卷；跨年度的會議文件放在會議開幕年，其它文件的立卷按照有關規定執行。（7）案卷裝訂前，卷內文件材料要去掉金屬物，對破壞9、的文件材料應按裱糊技術要求托裱，字跡已擴散的應復制并與原件一并立卷，案卷應用三孔一線封底打活結的方法裝訂。案卷各部分的排列格式：軟卷封面(含卷內文件目錄)一文件一封底(含備考表)，以案卷號排列次序裝入卷盒，置于檔案柜內保存。（8）檔案管理人員應及時將已歸卷的文件材料，按照案卷類目條款，放入平時保存文件卷夾內對號入座，并在收發文登記薄上注明。聲像材料應用文字標出攝像或錄音的對象、時間、地點、中心內容和責任者。四、 檔案保管期限1、文書檔案的保管期限定為永久、長期和短期三種。長期為十六至五十年左右，短期為十五年以下，三年以上。2、確定集團檔案保管期限的原則（1）凡是反映本公司主要職能活動和基本歷史10、面貌的，對本公司有長遠利用價值的檔案，列為永久保管。例如：(1)公司章程；(2)股東名簿；(3)組織規程及辦事細則；(4)董事會及 股東會紀 錄；(5)財務報表；(6)政府機關核準文件；(7)不動產所有權狀及其他債權憑證；(8)工程設 計圖；(9)其他經核定須永久保存的文書。（2）凡是反映本公司一般活動，在較長期時間內對公司工作有查考利用價值的文件材料，列為長期保管。（3）凡是在較短時間內對本公司有參考價值的文件材料，列為短期保管。例如：(1)預算、決算書類；(2)會計憑證；(3)事業計劃資料；(4)其他經核 定須保存10年的文書。3.5年保存：(1)期滿或解除之合約；(2)其他經核定保存5年11、的文書。五、檔案保密級別1、檔案分一般檔案和有密級檔案兩類。檔案密級分為絕密、機密二級。檔案的密級由檔案提交人提議， 檔案管理部門人員核定密級。2、有密級檔案只許在檔案室翻閱，不許帶離本室；有密級檔案復制時，需經辦公室主任及有關上級領導批準。3、有密級檔案只限歸檔人使用，其他人員使用需經辦公室主任及有關上級領導批準。4、對已到保密期限的檔案要請相關部門領導人員和辦公室主任鑒定解密，對解密檔案作一般檔案管理，及時提供利用。六、檔案的借閱1、公司檔案只有公司內部人員可以借閱，借閱者都要填寫借閱單，到檔案管理員處填寫檔案借閱登記簿，方可借閱。借閱檔案必須嚴格履行登記手續，歸還的檔案要進行檢查、清點，12、并在登記薄上注銷。2、借閱人對檔案要妥善保管愛護，保持檔案整潔，不得遺失、不準拆卷及任意抽、換卷內文件、不得泄密、涂改、折散、轉借復印和攜帶檔案外出，如有特殊情況需要轉借或攜帶檔案外出時，須經辦公室主任批準。 3、凡借閱的檔案、文件一律不得私自復印，如工作需要，應按公司有關保密規定辦理。有密級的檔案借閱、復制時均需辦公室主任及有關領導批準。4、借閱的檔案用完后，應及時歸還，檔案借閱的最長期限為兩周。如需延長借閱時間，必須通知檔案管理人員另行辦理續借手續。如有其他人員借閱同一檔案時，應做借閱變更登記，不得私自授受。對借出檔案，檔案管理人員要定期催還，發現損壞、丟失或逾期未還必須及時匯報，并寫出書13、面檢查報有關領導處理，追求其責任。七、電腦檔案的管理1、 所有員工使用的電腦必須指定專門的區域存放公司相關的文件、資料，在指定存放區域里設定工作人員專用文件夾，使用電腦工作人員將各類文件、資料在該文件夾中設定子文件夾分類存放。2、各分子公司辦公室主任即為電腦檔案管理責任人。公司所有員工須到電腦管理責任人處對存檔電腦區域、文件夾名稱進行如實登記；各電腦檔案管理責任人須定時對本單位的電腦按照登記存放區域進行檢查。八、檔案的鑒定與銷毀1、檔案管理部定期對所保存的檔案進行鑒定，對于保存期限已滿的檔案材料，按規定進行銷毀。2、檔案鑒定工作由辦公室主任主持，有關部門參加，組成檔案鑒定小組，對被鑒定的檔案進14、行逐件審查，提出存毀意見。 3、檔案材料鑒定小組審定，并經公司上層有關領導批準后，方可銷毀。4、銷毀檔案材料，要由二人以上并在指定地點進行監銷，監銷人要在銷毀清冊上簽字。九、罰則1、對于公司凡違反本制度，無故延期或不交應歸檔的備份文件材料的，一經發現，限期上交，經催交仍拖延不交的，除責令其寫出書面檢查外，并予以內部通報批評。2、公司員工凡違反制度第六條第2項，泄露公司檔案秘密的，涂改、拆散或未經辦公室主任批準轉借、復印或攜帶檔案外出的，視具體情況，對當事人處罰并予以通報批評；如造成惡劣后果者，視情況嚴重程度追究其法律責任。3、公司員工凡違反本制度第六條第4項，遺失檔案的，應立即報告，如因遺失檔案，泄露公司商業秘密，造成惡劣后果者，視情況嚴重程度追究其相關法律責任。4、檔案管理員丟失、規范檔案調閱流程或擅自提供泄漏檔案機密，應根據情節輕重，給予紀律處分及相應罰款，直至依法追究法律責任。5、公司所有員工凡違反本制度第7條，不按規定存放電腦檔案，不按規定接受檢查者給予相應的紀律處分及處罰。十、附則 1、本制度自20XX年 月 日生效。2、本制度由辦公室檔案管理部門負責解釋。3、以往的相關規定與本辦法不一致的，以本制度為準。