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1、茶田有限公司檔案管理制度及人員職責編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: 梅州xx茶田有限公司檔案管理制度一、總 則第一條：為加強公司檔案工作，充分發揮檔案作用，全面提高檔案管理水平，有效地保護及利用檔案，為公司發展服務，特制定本制度。第二條：公司檔案，是指公司從事經營、管理以及其他各項活動直接形成的對公司有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。公司檔案分為普通、秘密、機密、絕密四個密級。第三條：公文承辦部門或承辦人員應保證經辦文件的系統完整(公文上的各種附件一律不準抽存)。結案后及時歸檔。工作變動或因故離職2、時應將經辦的文件材料向接辦人員交接清楚，不得擅自帶走或銷毀。 二、文件材料的收集管理第四條：公司指定專人對文件材料進行管理，各部門有關人員要積極配合。第五條：電子文檔必須根據檔案管理信息化解決方案，嚴格按照全宗內分類和編號規則利用檔案管理系統操作流程進行登記和管理。第六條：紙質文件必須按照國家檔案局DA/T22-2000批準規則進行裝訂、分類、排列、編號、編目、裝盒，實施整理和保管，檔案柜（箱）的編號規則與電子文檔編號規則相同。第七條：文件材料的收集由各部門或經辦人員負責整理，交總經辦審閱后歸檔。第八條：一項工作由幾個部門參與辦理的，在工作中形成的文件材料，由主辦部門或人員收集，交總經辦備案。3、會議文件由總經辦收集。三、歸檔范圍第九條：重要的會議材料，包括會議的通知、報告、決議、總結、典型發言、會議記錄等。第十條：本公司對外的正式發文與有關單位來往的文書。第十一條：本公司的各種工作計劃、總結、報告、請示、批復、會議記錄、統計報表及簡報。 第十二條：本公司與有關單位簽訂的合同、協議書等文件材料。第十三條：本公司職工勞動、工資、福利方面的文件材料。 第十四條：本公司的大事記及反映本公司重要活動的剪報、照片、錄音、錄像等。 四、歸檔要求第十五條：檔案質量總的要求是：遵循文件的形成規律和特點，保持文件之間的有機聯系，區別不同的價值，便于保管和利用。 第十六條：歸檔的文件材料種數、份數以及每份4、文件的頁數均應齊全完整。第十七條：在歸檔的文件材料中，應將每份文件的正件與附件、印件與定稿、請示與批復、轉發文件與原件，分別立在一起，不得分開，文電應合一歸檔。第十八條：不同年度的文件一般不得放在一起立卷；跨年度的總結放在針對的最后一年立卷；跨年度的會議文件放在會議開幕年。 第十九條：檔案文件材料應區別不同情況進行排列，密不可分的文件材料應依序排列在一起，即批復在前，請示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；其它文件材料依其形成規律或特點，應保持文件之間的密切聯系并進行系統的排列。 第二十條：案卷封面，應逐項按規定用鋼筆書寫，字跡要工整、清晰。五、檔案管理人員職責第二十一條：按照有關規5、定做好文件材料的收集、整理、分類、歸檔等工作。第二十二條：按照歸檔范圍、要求，將文件材料按時歸檔，電子文檔要及時做好備份。第二十三條：工作人員應當遵紀守法、忠于職守，努力維護公司檔案的完整與安全。六、檔案的利用第二十四條：公司檔案只有公司內部人員可以借閱，借閱者都要填寫檔案借閱單，報主管人員批準后，方可借閱，其中普通密級文檔的借閱要由部門經理簽字批準，密級為秘密、機密文檔的借閱要由副總或總監簽字批準，密級為絕密的文檔由總經理簽字批準。第二十五條：檔案借閱的最長期限為兩周；對借出檔案，檔案管理人員要定期催還，發現損壞、丟失或逾期未還，應寫出書面報告，報總經理處理。第二十六條：必須嚴格保密，不準泄露檔案材料內容，如發現遺失必須及時匯報，追求責任。第二十七條：不準拆卷及任意抽、換卷內文件或剪貼涂改其字句等；不得任意摘抄或復制案卷內容，如確有需要，必須經領導批準才能摘抄或復制。第二十八條：必須愛護檔案，保持整潔，不準在檔案材料中寫字、劃線或作記號等。第二十九條：借出檔案不準轉借，必須專人專用。用畢按時歸還，如需延長借閱時間，必須通知檔案管理人員另行辦理續借手續。第三十條：系統操作人員不得擅自泄露權限密碼，要嚴格管理閱文人員權限，并及時注銷閱文人員帳號。七、附 則第三十一條：本制度自公布之日起執行。附件：文檔分類及標識總表梅州xx茶田有限公司 二xx年十一月三十日