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1、藥業公司檔案管理制度附流程圖、借閱申請單編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: 檔案管理制度一、 總則公司的各項檔案資料是公司行政辦公和經營活動中不可缺少的要素。為規范公司檔案管理工作并保證檔案的完整性及保密性，理順工作程序，明確工作職責，杜絕資料流失，特制定本制度。 1、 凡公司各部門在工作活動中形成的，具有查考利用價值的文件材料，必須按規定定期遞交原件（或備份）至檔案室進行管理，而總經辦作為公司檔案管理的最高部門負責審核檔案資料的完整性、延續性、真實性。2、 綜合管理部作為檔案的主要管理部門，負責公司檔案管理、文書立卷2、的工作，并對各部門檔案管理工作進行監督、指導。各部門負責人應重視本單位文件資料的管理和文書立卷工作，配備專職或兼職人員負責此項工作。二、歸檔范圍1、凡是反映公司經營活動、具有查考利用價值的文件材料（公文、電報、傳真、圖表、電子版資料、書信、報刊、錄音、錄像等）均屬歸檔范圍。2、公司設立、變更的申請、審批、登記以及終止、解散后清算等方面的文件材料。3、公司股東會、董事會、監事會形成的文件材料；4、資金借貸、業務往來方面的文件材料（含合同、重要報表、函件等）5、政府、項目批文、合同；6、公司制度體系、會議紀要、內部發文（包含總經理批示后的各項工作流程、公司決定等）；7、 施工建筑設計施工圖；技術部3、門的專利研發資料、圖紙、方案；質管部門的中藥配方資料、質檢記錄，生產部門的工藝流程、生產過程記錄等。8、各部門及公司各部門年度工作計劃及資金計劃；9、公司簽定的各類合同（含買賣合同）；10、公司有效證照、證件、印章；11、具有法律效力及保存價值的文件；12、公司重要的會議材料，包括會議的通知、報告、決議、總結、領導人講話、典型發言、會議簡報、會議記錄等；13、員工電腦中與公司有關的電子版資料、文件等；14、公司、各部門獲得的社會榮譽資料；15、其他有必要歸檔管理的資料。包括聲像形式記錄下來的對公司經營活動產生作用的各種資料，上級領導、名人、友人、協作單位提供和贈送的題詞、書畫、文獻資料、有紀念4、意義的各種工藝制品等。三、立卷歸檔要求1、公司綜合管理部應即時做好檔案歸檔分類保管；原則上各部門應在每季度最后一天以前將上季度文檔辦理完畢、需歸檔的文件材料整理、立卷，各部門檔案須進行電子檔備份，密級檔案電子檔備份提交總經辦。特殊文件可提前申請歸檔。公司各部門應及時向管理部移交發生的檔案材料，如有些材料還需使用，也應先按立卷歸檔后再辦理借閱手續；各部門必須嚴格遵守歸檔制度，不得無故延期或不交應歸檔的備份文件材料。2、 歸檔案卷的總要求是：遵循文件材料的形成規律和特點，保持文件之間的有機聯系，區別不同價值，便于保管和利用。具體應做到下述幾點：（1）歸檔的文件材料種類、份數以及每份文件的頁數均應齊5、全完整。（2）在歸檔的文件材料中，應將每份文件的正件與附件、印件與定稿、請示與批復、轉發文件與原件、多種文字形成的同一文件立在一起，不得分開；文電應全在一立卷。（3） 卷內文件材料應區別不同情況進行排列，密不可分的文件材料應依序排列在一起，即批復在前，請示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；（4） 卷內文件材料應按排列順序依次編寫頁號或件號。裝訂的案卷，應統一在有文字的每頁材料正面的右上角、背面的左上角填寫頁號；不裝訂的案卷，應在卷內每份文件材料的右上方編號，圖表和聲像材料等也應在圖表上或聲像材料的背面編號。（5） 按各類檔案資料的保密級別、保存期限，案卷必須以規定的格式逐件填寫卷內6、文件目錄，對文件材料的題名不要隨意更改和簡化；沒有題名應擬寫題名，有的雖有題名無實質內容的也應重新擬寫：沒有責任者、年、月、日的文件材料要考證清楚，填入有關項內；卷內文件目錄放在卷目。（6）聲像材料應用文字標出攝像或錄音的對象、時間、地點、中心內容和責任者。四、 檔案保管期限 1、文書檔案的保管期限定為永久、長期和短期三種。長期為十六至五十年左右，短期為十五年以下，三年以上。 2、確定公司檔案保管期限的原則（1） 凡是反映公司主要職能活動和基本歷史面貌的，對本公司有長遠利用價值的檔案，列為永久保管。（2） 凡是反映公司一般活動，在較長期時間內對公司工作有查考利用價值的文件材料，列為長期保管。（7、3）凡是在較短時間內對公司有參考價值的文件材料，列為短期保管。五、檔案保密級別 1、檔案分一般檔案和有密級檔案兩類。有密檔案密級分為絕密、機密、秘密三級。檔案的密級由檔案提交人提議，由總經辦核定密級。 2、檔案級別及密級分類部門部門文檔歸類級別類目編號密級總經辦 戰略規劃 、高層決議書等保密文件 一級類目ZJB/A1-2015-xxx 秘密總經辦人事任命文件 二級類目ZJB/A2-2015-xxx無其他文件檔 三級類目ZJB/A3-2015-xxx無綜合管理部員工人事檔案、勞動合同一級類目ZH/A1-2015-xxx 無員工體檢單、會議紀要 二級類目ZH/A2-2015-xxx無其它文件 三級8、類目ZH/A2-2015-xxx無財務部 財務報表、銀行賬務往來憑證一級類目CW/A1-2015-xxx秘密員工工資表、物料采購報銷憑證二級類目CW/A2-2015-xxx無其它財務憑證類 三級類目CW/A3-2015-xxx無研發部 中藥配方顆粒工藝規程、質量標準、一級類目YF/A1-2015-xxx絕密研發項目記錄二級類目YF/A2-2015-xxx機密其它文檔三級類目YF/A3-2015-xxx無質量部工藝配方檢驗報告一級類目ZL/A1-2015-xxx機密車間質量報告來料檢測報告二級類目ZL/A2-2015-xxx無其它文檔三級類目ZL/A3-2015-xxx無生產部生產工藝流程一級類9、目SC/A1-2015-xxx秘密生產計劃、物料配置單、二級類目SC/A2-2015-xxx無其它文檔三級類目SC/A3-2015-xxx無采購部采購計劃、采購合同、一級類目CG/A1-2015-xxx無采購申請單、物料清單二級類目CG/A2-2015-xxx無其它文檔三級類目CG/A3-2015-xxx無六、檔案的借閱 1、公司建立檔案室，依據部門在檔案室設立檔案柜，密級檔案另設專柜；檔案室門鑰匙由綜合管理部保管，檔案柜鑰匙由本部門保管，密級檔案柜鑰匙由副總或公司授權專人保管。 2、密級檔案原則上只許在檔案室翻閱，限歸檔人使用，借閱時除借閱人外，須有一人同時在場；借閱時需經副總以上領導批準，10、憑“檔案借閱申請單”遞交至綜合管理部安排閱讀；絕密級檔案需外借或復制時，需經總經理以上領導批準方可。 3、對已到保密期限的檔案要請相關部門領導和總經辦鑒定解密，對解密檔案作一般檔案管理，及時提供利用。 4、各部門因工作需要，借閱本部門的一般檔案只需經本部門領導批準即可借閱。 5、公司各部門借閱非本部門的一般檔案須經檔案所屬部門同意。 6、借閱檔案必須履行登記手續，歸還的檔案要進行檢查、清點，并在登記薄上注銷。 7、借閱檔案的人員，不得泄密、涂改、折散、轉借復印和攜帶檔案外出，如有特殊情況需要轉借或攜帶檔案外出時，須經副總以上領導批準。 8、借閱的檔案用完后，應及時歸還，借用時間一般不得超過1011、天。 9、借閱人對檔案要妥善保管，不得遺失。七、檔案的鑒定與銷毀 1、公司總經辦定期對所保存的檔案進行鑒定，對于保存期限已滿的檔案材料，按規定進行銷毀。 2、檔案鑒定工作由公司總經理經理主持，有關部門參加，組成檔案鑒定小組，對被鑒定的檔案進行逐件審查，提出存毀意見。 3、檔案材料鑒定小組審定，并經公司總經理批準后，方可銷毀。 4、銷毀檔案材料，要由二人以上并在指定地點進行監銷，監銷人要在銷毀清冊上簽字。八、處罰措施 1、公司各部門凡違反本制度，無故延期或不交應歸檔的文件材料的，一經發現，限期上交，經催交仍拖延不交的,在公司內通報批評，并處罰部門責任人100元500元。 2、若擅自泄露一般檔案，12、公司視情節嚴重，給予當事人通報批評、警告、或記過。 3、若擅自泄露密級檔案，公司給予當事人處罰如下：（1） 泄露秘密檔案，給予通報批評、警告或記過，并罰款100-1000元/ 次。（2）泄露機密檔案，給予警告、記過或開除；并罰款2000-10000元/次；（3）泄露絕密檔案，開除當事人，報送司法機關，并追究10-100萬元間的經濟損失。2、 借閱人不按借閱期限及時歸還的，因告知檔案管理部門，辦理延期借閱手續，否則公司將責令當事人作出書面檢查。4、借閱人遺失檔案的，應立即報告，如因遺失檔案，造成密級檔案泄露，參照“處罰措施第3條”處理。5、若因部門負責人疏忽導致檔案泄密或遺失，公司視情節給予相應13、的紀律處分。5、檔案管理員人為因素丟失檔案或不按流程辦理借閱手續，未造成嚴重后果，公司視情節給予通報批評、警告處分；造成嚴重后果的，視情節給予罰款或辭退或開除等處理九、附則1、本制度自 年 月 日生效。2、本制度由綜合管理部負責解釋及修訂。3、各部門應根據本制度，制定具體的實施細則。主題詞：檔案 管理 發：各部門經理呈：總/副總經理 董事長 簽發人：浙江xx藥業有限公司辦公室 年 月 日印發 附件一： 檔案管理流程圖各部門按時向管理部所屬檔案室提交歸檔資料，密級檔案電子版報備總經辦。 文件檔案歸檔資料。 檔案調閱、復制使用后，應規定期限內歸檔各部門檔案管理員做好本部門檔 案柜的資料整理及維護。一般檔案借閱部門經理批準即可； 密級檔案借閱須副總以上人員批。準。秘密、機密級檔案外借或復制使用，須副總級人員批準；絕密級須總經理批準。檔案借閱、復制使用后，應在批準時 限內及時歸還。 附件二： 檔案借閱申請單借閱部門借 閱 人借閱時間歸還時間檔案編號借閱內容借閱用途部門意見管理部意見副總經理意見總經理意見備注：附件三： 檔案目錄 部 門： 管理員： 序號 檔案名 檔案號編制日期保管期限 密 級備 注