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1、園林公司文件外收發文及內行文管理制度附表編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: 公司文件管理制度一、總則1、為規范公司文件的起草、審批、傳達、存檔工作，充分發揮文件在各項工作中的指導作用，結合公司的實際情況，特制訂本制度。2、文件管理內容主要包括：上級函、電、來文，公司上報下發的各種文件，同級相關方函、電、來文。其中工程系統與甲方的往來函件按檔案管理制度執行。3、公司文件由辦公室統一管理和存檔。一、 文件的分類1、 外收文：公司從外部接收的政府文件。2、 外發文：以公司名義向外部發送的文件。3、內行文：公司內部下發的文件，2、分為正式文件和臨時文件（指時效性較強的文件）。本制度的內行文所指的是正式文件。三、 內行文的管理1、 內行文的范圍：凡是以公司名義對內發布的制度、辦法、通知、決定、決議、會議紀要和會議簡報，均屬內行文范圍。2、 內行文的編號各部門發放文件之前，應交至辦公室統一編號并留存一份（見附件一編號規則）。3、格式要求（附件二）、每一頁頁眉右側注明公司名稱并用五號宋體加粗字體。、每一頁頁腳中心注明頁數和總頁數，其中總頁數用“（）”括起。、在首頁正文上方注明文件的編號、生效時間、修訂時間、總頁數、擬定部門，簽發人。、文件標題使用宋體小二號字居中。、正文使用小四或四號宋體，行間距1.5倍。、主題詞/抄報/抄送3、使用小四或四號宋體。、公司全稱：在落款、合同文本等情形必須用全稱。注：主題詞即文件內容的關鍵詞。抄報適用于需了解文件內容的公司管理層，抄送適用于需了解文件內容的相關單位、部門及同級部門。4、辦公室負責對各部門起草的文件格式進行審核，對不符合格式要求的，有權退回并按要求格式改正。5、內行文發文流程、起草人部門負責人（審核）辦公室（審核）分管領導（審核）總經理（簽發）辦公室（存檔發放）、說明a、 各部門如需發文，贏事先向辦公室申請編號并填寫內行文審批單（見附件三）。b、辦公室負責檢查文件格式和起草內容是否與現有制度相沖突等。c、文件由總經理簽發。d、文件由辦公室統一發放并在文件收發記錄上登記（見附4、件四）。e、辦公室負責流轉。f、辦公室負責督辦并定期組織評估和修訂。四、外收文的管理1、外發文的接收、凡郵寄公司的文件（領導親啟的除外）均由辦公室登記簽收。、公司上級主管部門發布的相關信息資料由辦公室統一整理并發布。、各部門接收的函件一律先交至辦公室編號并存檔。、公司外出人員開會帶回的文件應及時送交辦公室鑒別，對有價值的由辦公室編號并存檔。2、外收文的管理、辦公室根據文件內容和性質閱簽后，登記編號并填寫外收文流轉單（見附件五），分送承辦部門閱辦，重要文件應呈送公司領導親自閱批后分送承辦部門閱辦。如關系兩個以上業務部門，按批示次序依次傳閱。、一般函、電等，由辦公室直接分轉處理。、如有領導“批示”5、“擬辦意見”，辦公室負責督辦。3、 外收文的歸檔按檔案管理制度執行。四、 外發文的管理1、 外發文的范圍(1)、公司對外界公共媒體發布的信息。、向政府有關部門提交的說明、請示、報告等。2、外發文的程序、發文程序參照內行文的發文程序。、經總經理審批，辦公室加蓋公章存檔后方可對外移交。五、 附則本管理制度自發布之日起執行。附件一：文件編號規則一、 編號格式FHYL【XXXX】第XXX號。二、 格式說明1、FHYL： 表示xx園林公司2、【XXXX】： 表示年份3、第XXX號：表示發文順序號。附件二：文件編號： 生效時間： 修訂時間： 總頁數： 擬定部門： 簽 發： 標題（小二宋體加黑、居中）正文（小四或四號宋體）xx園林公司二零XX年X月X日主題詞： 抄報： 抄送： 附件三：內行文審批單起草部門起草人文件名稱日期編號文件發送范圍部門負責人：辦公室：分管領導：總經理：附件四：文件發放記錄單文件編號文件名稱起草人發放日期發放范圍備注附件五：外收文文件流轉單收文來源文件名稱接收人接收日期內容摘要：處理意見：領導意見：承辦部門：