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1、通信有限公司檔案文件資料歸檔、保管制度編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: 檔案管理制度1. 目的為貫徹落實國家有關檔案工作的法規、政策和規定，保障檔案的完整與安全規范公司檔案管理，有效服務業務經營。2. 范圍適用于公司總部及駐外機構在業務經營過程中產生的，具有參考利用價值的文字、圖表、聲像、證書等材料。 3. 責任公司辦公室負責本規范的推行與維護。4. 規范4.1. 檔案分類公司檔案共設13個一級類目，一級類目下設若干二級類目，部分檔案設三級類目；具體詳見檔案分類方案。4.2. 管理組織公司辦公室為公司檔案的職能管理部2、門，負責組織公司檔案管理體系的建設與檔案管理的統籌與協調，負責公司綜合檔案室的管理。4.3. 文件資料歸檔4.3.1. 部門兼職檔案員按照檔案分類方案規定的歸檔范圍，及時收集整理本部門各類文件材料，并按照檔案立卷歸檔制度的規定時間移交綜合檔案室歸檔。4.3.2. 移交歸檔的文件材料應符合以下要求：1. 歸檔的文件材料必須是辦理完畢的正式材料。2. 歸檔的文件材料必須字跡清楚，書寫工具和載體應能耐久保存；傳真紙材料及使用圓珠筆、鉛筆、純藍墨水等書寫的文件材料必須復印后保存。3. 歸檔的文件材料必須是原件，特殊情況使用復印件歸檔時必須注明理由。4. 歸檔的聲像資料應編寫簡潔、清晰的文字說明，包括事3、由、時間、地點、人物、背景等，準確、概括地反映聲像資料的全部信息。5. 歸檔的文件材料一般一式一份，重要或利用頻繁的可適當增加歸檔份數。4.4. 檔案保管4.4.1. 保管期限：按照檔案分類、歸檔范圍、保管期限表執行。4.4.2. 保管要求：1. 檔案保管必須使用專用柜架，專人保管，絕密檔案必須使用保密柜保管。2. 檔案員必須熟悉檔案情況，及時、準確地提供、利用檔案。3. 必須嚴格遵守公司的保密規定，保證檔案安全，不得擅自轉移、分散和銷毀檔案，不得擅自提供檔案或向他人泄露檔案內容。4. 檔案的接收、移出、外借、查閱必須嚴格履行登記手續。5. 做好檔案庫房管理工作，做好防火、防盜、防光、防高溫、4、防潮、防有害氣體、防塵、防蟲等“八防”工作。6. 每年1月，檔案員必須進行庫藏檔案進行清理核對，做到帳實相符，；對于破損或載體變質檔案應及時修補和復制，發生霉變或蟲害的檔案應及時采取消毒殺蟲措施。4.5. 檔案借閱按照檔案借閱利用制度執行。4.6. 檔案開發利用4.6.1. 開展檔案編研工作，根據公司工作需要和檔案庫存情況，編制各種專題資料。4.6.2. 開發檔案信息，提供利用服務，為公司經營管理工作提供優良服務。5. 相關文件5.1. 檔案分類方案5.2. 會計檔案管理制度5.3. 檔案統計制度5.4. 檔案立卷歸檔制度5.5. 檔案借閱利用制度5.6. 檔案鑒定與銷毀制度5.7. 檔案保密制度5.8. 檔案庫房管理制度5.9. 檔案管理員崗位責任制度5.10. 檔案工作三納入四參加制度5.11. 歸檔材料整理規則5.12. 案卷組卷規則5.13.