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1、投資控股集團公司財務(wù)部費用報銷規(guī)范制度編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: 費用報銷管理制度1. 目的1.1為規(guī)范公司費用審批流程和權(quán)限，合理規(guī)劃公司費用支出，杜絕費用報銷亂報、虛報現(xiàn)象，規(guī)避公司資金運營風險，特制訂本制度。2. 適用范圍2.1. 本制度全面適用于集團所有各部門及其下屬的全資子分公司、控股子公司3. 管理職責3.1 集團各部門、各子分公司及分支機構(gòu)負責按本規(guī)范執(zhí)行。3.2 財務(wù)管理部負責本規(guī)范執(zhí)行情況的監(jiān)督、控制和檢查。4. 費用報銷單據(jù)的分類4.1 費用報銷單適用于公司各項經(jīng)濟業(yè)務(wù)發(fā)生的費用報銷的憑證。2、4.2 費用報銷明細表：適用于多項經(jīng)濟業(yè)務(wù)發(fā)生的憑證，費用報銷單的附件，詳細記錄各項經(jīng)濟業(yè)務(wù)發(fā)生費用的明細表。4.3 報銷單據(jù)粘貼單：適用于粘貼各項經(jīng)濟業(yè)務(wù)產(chǎn)生費用的原始單據(jù)。粘貼原始單據(jù)的方法：按費用報銷明細清單從左到右到費用項目，按照經(jīng)濟業(yè)務(wù)發(fā)生的時間順序粘貼。5. 單據(jù)的填寫要求5.1 單據(jù)書寫要求：各種單據(jù)必須使用黑色簽字筆或鋼筆填寫，否則一律不得報銷，字跡必須清晰、不得涂改。5.2 填寫內(nèi)容要求：填寫報銷單事項的相關(guān)內(nèi)容，不得少填、漏填，內(nèi)容摘要必須具備時間、地點、人物、 事件等要素；報銷金額嚴格控制在預算費用或報銷標準范圍內(nèi)。5.3 數(shù)字大寫: 零、壹、貳、叁、肆、伍、陸、柒、捌、3、玖、拾、佰、仟、萬。5.4 各公司經(jīng)濟業(yè)務(wù)往來需要開發(fā)票報銷時，所開的發(fā)票抬頭必須是各公司的公司全稱。 6. 附單要求6.1. 各項報銷時必須附上完整、有效的原始憑證（如發(fā)票、收據(jù)及其他各種單據(jù)，原則上報銷需提供正式發(fā)票），否則財務(wù)管理部有權(quán)拒收報銷單據(jù)。 6.1.1 定額發(fā)票: 須蓋有填制單位的公章方為有效發(fā)票，財務(wù)管理部才能予以報銷。 6.1.2 非定額發(fā)票：須蓋有填制單位發(fā)票章，發(fā)票抬頭必須為集團或下屬公司全稱，可向上游廠申請費用的單位填制為上游廠方公司的單位全稱。 6.1.3 所有發(fā)票必須到國稅網(wǎng)或地稅網(wǎng)進行查驗，發(fā)現(xiàn)假票一律不得報銷。 6.1.4 不同類型的發(fā)票順序要一致，如住宿費的4、和住宿費用發(fā)票必須按順序粘貼一起。例：粘貼順序第一張為餐票第二張為住宿票第三張又是餐票為粘貼不合格。 6.1.5 收據(jù)與發(fā)票需要分開填寫報銷。如3月5日住宿為收據(jù)單據(jù)需單獨填寫報銷單據(jù)。 3月6日有發(fā)票的可填寫到一張報銷單據(jù)上。 6.1.6 車輛維修有發(fā)票且有維修清單和維修申請單必須在一張單上粘貼到一起。 6.1.7 所有的住宿發(fā)票需提供住宿明細清單，出差隨行人數(shù)及住宿天數(shù)，某某城市到某城市。 6.1.8 所有報銷出差交通費用，交通明細需在個人費用報銷明細清單填明起始地點、票據(jù)類型及票據(jù)金額,方便核對及統(tǒng)計。6.1.9 督辦餐費及部門聚餐餐費，需寫明具體參加人數(shù)，按照50元/人金額實報實銷。65、.2 經(jīng)濟業(yè)務(wù)所發(fā)生的費用對方不能提供正式發(fā)票時，報銷時用其他正式票據(jù)代替的，要求必須提供蓋有填制單位公章的收據(jù)，但該筆費用由受益人承擔10%的稅費。業(yè)務(wù)招待餐費、高鐵車票及飛機票報銷必須有正規(guī)發(fā)票，否則報銷人承擔10%的稅費。6.3 附單粘貼面大小必須與報銷單據(jù)一致（不得使用釘書釘及大頭針等金屬材料固定），頁面必須平整， 不得凹凸不平。6.4 所有小寫金額前面必須增加￥符號，大寫金額前面需.6.5 當業(yè)務(wù)事項或金額超出公司各項管理標準的，或者各項管理標準未涉及的，應(yīng)提供詳細書面報告。6.6 財務(wù)管理部在審核過程中發(fā)現(xiàn)不符合公司制度、虛假單據(jù)、不合法及超標的現(xiàn)象時，需告知該部門助理，由部門助理6、收到反饋信息及時與當事人溝通。7. 時間期限要求7.1 當月發(fā)生的費用在次月規(guī)定時間結(jié)算完畢，跨月不允許報銷。 7.1.1 報告類行政開支：關(guān)于行政部提交的賓館住宿、員工餐費、水電費、辦公用品申請等報告，實行每月一報，在當月12號前提交，17號財務(wù)管理部審核完畢。 7.1.2 員工車輛保險理賠款的確認，由財務(wù)部出納在每周五下班前將本周內(nèi)收到員工車輛保險理賠款的明細發(fā)至車輛管理科科長武俊，次周周一下班前行政管理部車輛科根據(jù)財務(wù)提供款項負責將返回員工或沖銷借支的憑證統(tǒng)一交到財務(wù)管理部審核。 7.1.3 集團車輛油卡與粵通卡,由武俊負責收集車輛使用責任人及費用的明細,在次月3日前提交到財務(wù)管理部進行7、費用分攤。集團固定電話及網(wǎng)絡(luò)費用,由 IT人員在當月15日提供使用部門及費用分攤明細至財務(wù)管理部進行費用分攤。 7.1.4 每月最后一天(節(jié)假日不順延)各公司車輛管理助理將集團所有權(quán)屬下銷售與服務(wù)車輛、 當月車輛駕駛負責人報備至行政管理部車輛管理科科長武俊及4008呼叫中心處。 7.1.5 員工個人費用：各公司各部門助理在每月12日前提交員工個人費用至財務(wù)管理部費用會計審核，節(jié)假日不順延，當遇節(jié)假日請各公司各部門助理與費用報銷人員提前做好溝通工作，跨月費用不予報銷。 7.1.6 采購入庫時，人力資源部在商帥系統(tǒng)開具一式三聯(lián)采購入庫單,采購與倉庫管理員簽字確認,備注工作聯(lián)系單的單號、供應(yīng)商送貨單8、號等采購相關(guān)信息；采購人簽字確認采購供應(yīng)商的名稱、商品規(guī)格、單價、數(shù)據(jù)與總金額等采購資料,倉庫管理員確認實物與采購資料是否相符； 若倉庫管理部初步檢査出質(zhì)量出現(xiàn)問題或?qū)嵨锱c采購資料不相符的情況, 收貨當天應(yīng)以書面說明原因向采購人員反饋,由人力資源部部長跟進,人力資源部、財務(wù)管理部、領(lǐng)用人各存一聯(lián)。 7.1.7 行政物資領(lǐng)用時，人力資源部在商帥系統(tǒng)開具一式三聯(lián)商帥銷售出庫單,領(lǐng)用人與倉庫管理員簽字確認,各注用途:辦公領(lǐng)用、促銷會議、招待禮品、工作聯(lián)系單單號等相關(guān)信息; 領(lǐng)用人簽字確認領(lǐng)用物料名稱、規(guī)格、數(shù)據(jù),人力資源部、財務(wù)管理部、領(lǐng)用人各存一聯(lián)。 7.1.8 人事費用分攤，當月集團各分公司社保9、公積金、個入所得稅及員工養(yǎng)老金,每月20日提交財務(wù)管理部審核, 22日財務(wù)部審核完畢。 7.1.9 促銷會議決算報告在會議結(jié)束一周內(nèi)提交財務(wù)管理部審核,財務(wù)管理部在兩天內(nèi)審核完7.2 特殊情況：因特殊情況不能按時報銷的，須提現(xiàn)詳細書面報告，經(jīng)子公司總經(jīng)理或管理副總裁同意方可執(zhí)行跨月報銷。7.3 其他的貨款費用結(jié)算按具體合同約定時間執(zhí)行。8. 費用報銷審批流程及流程節(jié)點管理8.1 經(jīng)辦人填寫費用報銷單，借款憑據(jù)中須明確填寫真實報銷理由等必備填寫的內(nèi)容，每月報銷一次。8.2 收單及審單時間 8.2.1 費用單據(jù)每月收一次。 8.2.2 駐外人員需在每月 7 日下班前將費用單據(jù)交由各事業(yè)部的部門費10、用助理，每月 12 日下班前部門 費用助理統(tǒng)一交由財務(wù)部審核。 8.2.3 費用審核時間若如遇節(jié)假日則往后順延。 8.2.4 費用單據(jù)審核時間：業(yè)務(wù)內(nèi)容部部門助理職能部門經(jīng)理/項目公司總監(jiān)/人力資源部財務(wù)管理部總經(jīng)理分管總裁/董事長財務(wù)出納培訓費、春節(jié)探親路費、意外保險費、特殊人才招聘費車輛費用、房租、水電費、購買日常辦公用品、回司住宿費用3個工作日2個工作日2個工作日2個工作日4個工作日差旅費、業(yè)務(wù)招待費、運費、郵遞費等其他費用具體時間每月8-10 日每月11-12 日每月13-17 日每月18-19 日每月20-21 日每月22-25 日9. 費用報銷審批權(quán)限9.1 權(quán)限審核人必須對報銷人11、的報銷事項及報銷費用的真實性、必要性予以負責，費用報銷金額在費用預算和標準權(quán)限范圍內(nèi)簽批。“誰簽批 誰承擔”的原則。9.2 審批的流程及權(quán)限見附件費用審批權(quán)限新（XX年修改）。9.3 因公發(fā)生的費用由經(jīng)辦人根據(jù)經(jīng)辦業(yè)務(wù)類型填寫費用報銷單。9.4 工作經(jīng)濟業(yè)務(wù)，需要發(fā)生招待業(yè)務(wù)費（含餐飲費、禮品等），另附業(yè)務(wù)招待費申請單。9.5 虛假報銷費用處罰：當事人處以樂捐虛報金額 8 倍的處罰，公司有權(quán)與其解除勞動合同關(guān)系；直接上司處以樂捐虛報金額 50%處罰；子公司的部長級處以樂捐虛報金額 30%處罰；子公司的總監(jiān)級處以樂捐虛報金額15%處罰；子公司的總經(jīng)理處以樂捐虛報金額 5%處罰。若虛報金額超過 512、00 元，則以侵占公司財產(chǎn)論處，觸犯十大天條，公司有權(quán)與其解除勞動合同關(guān)系。9.6 分公司申請的綜合管理費用，如房租、水電費、購買日常辦公用品及辦公設(shè)備等預算費用在每月 25 日下班前以書面/傳真件形式提交財務(wù)管理部分公司管理科，財務(wù)管理部在二個工作日內(nèi)完成預算總費用審核，管理副總裁一個工作日內(nèi)審批完畢，出納在一個工作日以補足額定借款額超出部份支付。9.7 部門費用助理、職能部門第一負責人/子公司總監(jiān)/總經(jīng)理必須對報銷人報銷事項的真實性以及報銷內(nèi) 容予以確認。9.8 費用會計初審，收到憑證內(nèi)三個工作日完成，審核報銷人是否違反公司財務(wù)制度（如報銷金額是否超標、是否違反相關(guān)協(xié)議及合同、取得的憑證是13、否合法等），當業(yè)務(wù)事項或金額超出公司各項管理規(guī)范標準的，應(yīng)及時與財務(wù)管理部部長協(xié)商處理，對各項管理規(guī)范未涉及的費用支付不予辦理。（特殊情況需出具書面報告，通過審批流程后方可辦理。）9.9 財務(wù)管理部部長復核，收到費用會計審核完畢報銷單據(jù) 2 個工作日內(nèi)完成報銷復核工作。 9.9.1 負責審核報銷人、部門負責人、會計主管是否有違反公司財務(wù)制度的情況，并進行及時反饋和協(xié)調(diào)解決。 9.9.2 判斷經(jīng)濟業(yè)務(wù)性質(zhì), 對業(yè)務(wù)的輕、重、緩、急進行分類，以便于對上呈報時進行有效的處理。 9.9.3 當報銷事項或金額超出公司各項管理標準的部分不予處理。9.10 副總裁復審，收到財務(wù)管理部部長已經(jīng)審核并簽署意見的14、憑證后 2 個工作日內(nèi)完成復審，簽批工作。 9.10.1對財務(wù)管理部呈報的報銷相關(guān)憑證進行復審，審核相關(guān)人員及部門負責人的簽批意見。 9.10.2對業(yè)務(wù)復審無誤的，且金額在權(quán)限審批額內(nèi)予以審批；當金額超過權(quán)限審批額外的呈上總裁/董事 長簽名審批。9.11 出納付款：對已簽名審批完畢的報銷單，在 4 個工作日內(nèi)準備資金并予以支付。9.12 財務(wù)管理部按照部門將費用報銷清單表發(fā)放至各部門助理處，部門助理在 2 個工作日內(nèi)根據(jù)財務(wù)管理部反饋費用差異情況與所屬部門的人員進行核對，若存在差異，費用報銷人可與財務(wù)管理部進行核對并明確最終的處理結(jié)果。如無及時反饋，當無異議處理。10. 本制度自簽發(fā)與已頒發(fā)制度相抵觸之處，以本制度為準。11. 本制度解釋權(quán)歸財務(wù)管理部，財務(wù)管理部負責制度的執(zhí)行和監(jiān)督過程管理。12.1 本制度自批準之日起批準審 核編制及解釋修改記錄修改人修改日期集團財務(wù)管理部 生效日期：XX年05月01日 發(fā)至：公司各部門、各子分公司