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1、公司辦公室及會(huì)議管理制度編 制： 審 核： 批 準(zhǔn)： 版 本 號(hào): ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準(zhǔn)： 版 本 號(hào): 辦公室管理?xiàng)l例 第一章總則 第一條為加強(qiáng)團(tuán)隊(duì)管理,維護(hù)團(tuán)隊(duì)良好形象,特制定本規(guī)范,明確要求,規(guī)范行為,創(chuàng)造良好的企業(yè)文化氛圍。 第二章細(xì)則 第二條服務(wù)規(guī)范: 1. 儀表:團(tuán)隊(duì)職員工應(yīng)儀表整潔、大方; 2. 微笑服務(wù):在接待團(tuán)隊(duì)內(nèi)外人員的垂詢、要求等任何場(chǎng)合,應(yīng)注釋對(duì)方,微笑應(yīng)答,切不可冒犯對(duì)方; 3. 用語:在任何場(chǎng)合應(yīng)用語規(guī)范,語氣溫和,音量適中,嚴(yán)禁大聲喧嘩; 4. 電話接聽:接聽電話應(yīng)及時(shí),一般鈴響不應(yīng)超過三聲,如受話人不能接聽,離之最近的職員應(yīng)主動(dòng)接聽2、,重要電話作好接聽記錄。 5. 現(xiàn)場(chǎng)接待:遇有客人進(jìn)入工作場(chǎng)地應(yīng)禮貌勸阻,上班時(shí)間(包括午餐時(shí)間)辦公室內(nèi)應(yīng)保證有人接待; 第三條辦公秩序 1.工作時(shí)間內(nèi)不應(yīng)無故離崗、串崗。 第三章值班管理 第四條值班管理?xiàng)l例 一.管理要點(diǎn)和內(nèi)容 (一).辦公室值日。 1.目的:維護(hù)團(tuán)隊(duì)日常工作秩序,及時(shí)聯(lián)絡(luò)、處理事務(wù); 2.一般以工作時(shí)間為責(zé)任時(shí)間; 3.值班要點(diǎn): 1). 電話記錄、處理、轉(zhuǎn)送; 2). .領(lǐng)導(dǎo)交辦任務(wù)。 二.值班規(guī)定 1.遵守值班紀(jì)律,按時(shí)交接班,有事須先請(qǐng)假,以便安排臨時(shí)代替人員; 2.值班時(shí)堅(jiān)守崗位; 三.接聽值班電話應(yīng)注意: 1.禮貌相待:不論打進(jìn)、接入,應(yīng)主動(dòng)通報(bào)團(tuán)隊(duì)名稱、職務(wù)、3、姓名,如對(duì)方未通報(bào),應(yīng)客氣詢問清楚; 2.使用語言文明,切忌粗聲粗氣; 3.對(duì)重要或較長(zhǎng)的電話內(nèi)容,可請(qǐng)對(duì)方復(fù)述一遍; 4.對(duì)要求打團(tuán)隊(duì)領(lǐng)導(dǎo)的電話,首先問清對(duì)方的單位名稱、職務(wù)、姓名,然后婉轉(zhuǎn)回答“請(qǐng)您稍等,我給您找一下”之類的話再處置; 5. 對(duì)打聽事情、咨詢類擔(dān)心條態(tài)度和藹、禮貌對(duì)待、恰到好處地回答; 6. 除緊爭(zhēng)情況隨時(shí)報(bào)告外,一般將若干電話內(nèi)容集中到一起,有條理地予以報(bào)告; 四. 附則 1.員工值日、部門主管值班為義務(wù)值班,必要時(shí)可予輪休。 第四章保密制度 第一條為保守團(tuán)隊(duì)秘密,維護(hù)團(tuán)隊(duì)權(quán)益,特制定本制度。 第二條團(tuán)隊(duì)秘密是關(guān)系團(tuán)隊(duì)權(quán)力和利益,依照特定程序確定,在一定時(shí)間內(nèi)只限一定范圍4、的人員知悉的事項(xiàng)。 第三條團(tuán)隊(duì)附屬組織和分支機(jī)構(gòu)以及職員都有保守團(tuán)隊(duì)秘密的義務(wù)。 第四條團(tuán)隊(duì)保密工作,實(shí)行既確保秘密又便利工作的方針。 保密范圍和密級(jí)確定 第五條團(tuán)隊(duì)秘密包括本制度第二條規(guī)定的下列秘密事項(xiàng): (一)團(tuán)隊(duì)重大決策中的秘密事項(xiàng)。 (二)團(tuán)隊(duì)尚未付諸實(shí)施的經(jīng)營(yíng)戰(zhàn)略、經(jīng)營(yíng)方向、經(jīng)營(yíng)規(guī)劃、經(jīng)營(yíng)項(xiàng)目及經(jīng)營(yíng)決策。 (三)團(tuán)隊(duì)內(nèi)部掌握的合同、協(xié)議、意見書及可行性報(bào)告、主要會(huì)議記錄。 (四)團(tuán)隊(duì)財(cái)務(wù)預(yù)決算報(bào)告及各類財(cái)務(wù)報(bào)表、統(tǒng)計(jì)報(bào)表。 (五)團(tuán)隊(duì)所掌握的尚未進(jìn)入市場(chǎng)或尚未公開的各類信息。 (六)團(tuán)隊(duì)職員人事檔案,工資性、勞務(wù)性收入及資料。 (七)其他經(jīng)團(tuán)隊(duì)確定應(yīng)當(dāng)保密的事項(xiàng)。 一般性決定、決議、5、通告、通知、行政管理資料等內(nèi)部文件不屬于保密范圍。 第六條團(tuán)隊(duì)秘密的密級(jí)分為“絕密”、“機(jī)密”、“秘密”三級(jí)。 絕密是最重要的團(tuán)隊(duì)秘密,泄露會(huì)使團(tuán)隊(duì)的權(quán)益和利益遭受特別嚴(yán)重的損害;機(jī)密是重要的團(tuán)隊(duì)秘密,泄露會(huì)使團(tuán)隊(duì)權(quán)益和利益遭受到嚴(yán)重的損害;秘密是一般的團(tuán)隊(duì)秘密,泄露會(huì)使團(tuán)隊(duì)的權(quán)力和利益遭受損害。 第七條團(tuán)隊(duì)秘級(jí)的確定: (一)團(tuán)隊(duì)經(jīng)營(yíng)發(fā)展中,直接影響團(tuán)隊(duì)權(quán)益和利益的重要決策文件資料為絕密級(jí); (二)團(tuán)隊(duì)的規(guī)劃、財(cái)務(wù)報(bào)表、統(tǒng)計(jì)資料、重要會(huì)議記錄、團(tuán)隊(duì)經(jīng)營(yíng)情況為機(jī)密級(jí); (三)團(tuán)隊(duì)人事檔案、合同、協(xié)議、職員工資性收入、尚未進(jìn)入市場(chǎng)或尚未公開的各類信息為秘書級(jí)。 保密措施 第八條具有屬于團(tuán)隊(duì)秘密內(nèi)6、容的會(huì)議和其他活動(dòng),主辦部門應(yīng)采取下列保密措施: (一)選擇具備保密條件的會(huì)議場(chǎng)所; (二)根據(jù)工作需要,限定參加會(huì)議人員的范圍,對(duì)參加涉及密級(jí)事項(xiàng)會(huì)議的人員予以指定; (三)依照保密規(guī)定使用會(huì)議設(shè)備和管理會(huì)議文件。 (四)確定會(huì)議內(nèi)容是否傳達(dá)及傳達(dá)范圍。 會(huì)議制度 第一條關(guān)于會(huì)議分類 項(xiàng)目會(huì)議活動(dòng)分為以下二類: (一)部門集體會(huì)議。 (二)各部門會(huì)議:部門(系)根據(jù)各自的工作分工,為落實(shí)上級(jí)主管部門工作部署,組織召開的屬于工作方面的各類會(huì)議。 第二條關(guān)于會(huì)議原則 (一)講求實(shí)效。各部門會(huì)議都要講求實(shí)效、議題明確、準(zhǔn)備充分。 決策性會(huì)議會(huì)前要認(rèn)真調(diào)研,充分溝通,會(huì)上以決策為主,不作過多討論; 7、傳達(dá)貫徹上級(jí)部門的會(huì)議或文件精神的會(huì)議,有材料的要按照材料傳達(dá),沒有材料的要盡量保持原貌,重點(diǎn)強(qiáng)調(diào)結(jié)合實(shí)際貫徹落實(shí)的意見和要求;工作部署性會(huì)議要圍繞中心,突出重點(diǎn),明確要求,注重務(wù)實(shí)。 (二)精簡(jiǎn)會(huì)議。要本著減少數(shù)量、控制規(guī)格、控制規(guī)模的原則,大力精簡(jiǎn)各類會(huì)議。 (三)壓縮時(shí)間。會(huì)議要明確時(shí)間。 (四)注重節(jié)約。會(huì)議一般電話通知。 (五)各部門需要提交上級(jí)研究的事項(xiàng),必須按照以下程序進(jìn)行,否則不予上會(huì)研究: 各部門填報(bào)議題申報(bào)單-提出議題- 辦公室匯總議題及相關(guān)材料-相關(guān)人員審定議題并確定上會(huì)日期-發(fā)辦會(huì)議通知-開會(huì)-辦公室整理、印發(fā)會(huì)議紀(jì)要-督促檢查決議事項(xiàng)執(zhí)行情況。 第三條關(guān)于會(huì)議準(zhǔn)備 (8、一)項(xiàng)目各部門集體會(huì)議準(zhǔn)備工作由辦公室負(fù)責(zé);相關(guān)部門配合。主要工作如下: 1.負(fù)責(zé)議題的收集、匯總。 2.準(zhǔn)備相關(guān)資料。 3.議題涉及兩個(gè)以上部門的,事先做好溝通、協(xié)調(diào)工作。 4.認(rèn)真做好會(huì)議記錄。 5.及時(shí)編寫會(huì)議紀(jì)要。 6.及時(shí)做好相關(guān)材料的整理和歸檔。 7.做好會(huì)務(wù)服務(wù)。 (二)各分管部門組織召開的會(huì)議的準(zhǔn)備工作,由相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)。主要工作如下: 1.負(fù)責(zé)準(zhǔn)備相關(guān)材料,事先送達(dá)與會(huì)有關(guān)部門。 2.需要兩個(gè)以上部門共同完成的工作,主要責(zé)任部門事先應(yīng)做好溝通、協(xié)調(diào),明確責(zé)任分工。 3.認(rèn)真做好相關(guān)工作記錄。 4.及時(shí)做好相關(guān)材料的整理和歸檔。 5.做好會(huì)務(wù)服務(wù)。 第四條關(guān)于會(huì)議紀(jì)律 (一)9、與會(huì)人員必須準(zhǔn)時(shí)出席會(huì)議,不得遲到、早退或缺席。因故不能出席會(huì)議的,會(huì)前要向主持會(huì)議的人員請(qǐng)假。會(huì)后,由會(huì)議主持人指派專人向缺席者傳達(dá)會(huì)議有關(guān)內(nèi)容。 (二)會(huì)議期間應(yīng)自覺關(guān)閉手機(jī)或調(diào)為振動(dòng)。 (三)要遵守會(huì)議紀(jì)律,保持良好會(huì)風(fēng)。 (四)嘉年華各部門集體會(huì)議由辦公室負(fù)責(zé)簽到;其它部門會(huì)議由相關(guān)承辦部門負(fù)責(zé)簽到。 (五)重要會(huì)議的與會(huì)者要嚴(yán)格遵守有關(guān)保密紀(jì)律。 第五條關(guān)于會(huì)議執(zhí)行 加強(qiáng)對(duì)會(huì)議落實(shí)情況的督促檢查,切實(shí)把會(huì)議精神落到實(shí)處,確保工作取得實(shí)效。 (一)嘉年華集體會(huì)議決定的事項(xiàng),由各分管部門領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)組織貫徹落實(shí);會(huì)議涉及的重大事項(xiàng)決議落實(shí)總負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)。 (二)各部門決定的事項(xiàng),由具體承辦部門負(fù)責(zé)執(zhí)行;各部門領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)調(diào)度、指揮、督促檢查。 (三)有關(guān)會(huì)議的執(zhí)行情況由各承辦部門以書面形式報(bào)辦公室備案。 (四)各部門的例會(huì)形成的紀(jì)要在每月最后一周的星期三報(bào)辦公室備案。