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1、公司各種例會(huì)及專題會(huì)議管理制度編 制： 審 核： 批 準(zhǔn)： 版 本 號(hào): ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準(zhǔn)： 版 本 號(hào): 一、目的加強(qiáng)公司會(huì)議紀(jì)律，規(guī)范議事日程，進(jìn)一步提高會(huì)議的質(zhì)量和效率。二、適用范圍適用于公司各種例會(huì)及專題會(huì)議。三、職責(zé)1)部負(fù)責(zé)公司級(jí)例會(huì)或公司級(jí)專題會(huì)議的通知、組織安排及相關(guān)準(zhǔn)備工作。2)部負(fù)責(zé)公司例會(huì)的會(huì)議記錄、會(huì)議紀(jì)要的下發(fā)及管理保存。3)公司或相關(guān)部門負(fù)責(zé)專題會(huì)的組織并形成會(huì)議記錄或必要的會(huì)議紀(jì)要及下發(fā)4)各部門負(fù)責(zé)本部門例會(huì)的組織，必要時(shí)形成會(huì)議記錄。四、管理規(guī)定（一）會(huì)議分類1)公司例會(huì)：原則上每月第一周周五下午13:30召開，要求各部門主管2、及以上人員參加。2)部門例會(huì)：原則上每周一上午9:00召開（各部門可自行安排），要求部門全員參加。3)專題會(huì)議：由相關(guān)部門（或公司）組織的專項(xiàng)議題的會(huì)議，由召集方組織安排。（二）會(huì)議通知1)會(huì)議召集部門需在會(huì)議召開前一個(gè)工作日發(fā)郵件和電話通知各參會(huì)部門（人員）。2)公司例會(huì)時(shí)間原則上固定。如有變化調(diào)整，由部郵件或電話及時(shí)通知變更。3)會(huì)議通知需明確會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)、內(nèi)容和參會(huì)人員等。（三）會(huì)議準(zhǔn)備1)部負(fù)責(zé)公司例會(huì)或公司級(jí)專題會(huì)議的通知組織和會(huì)前10分鐘準(zhǔn)備完畢。2)召集部門負(fù)責(zé)專題會(huì)議的會(huì)場(chǎng)安排等相關(guān)準(zhǔn)備工作。（四）會(huì)議要求1)會(huì)議務(wù)求精簡(jiǎn)高效，若無特殊情況，會(huì)議時(shí)間盡量控制在90分鐘內(nèi)。2)3、與會(huì)人員發(fā)言要求盡量簡(jiǎn)明扼要，時(shí)間一般控制在5-10分鐘。3)公司例會(huì)各部門主管陳述匯報(bào)時(shí)應(yīng)著重介紹在工作中出現(xiàn)的問題、訴求及解決辦法。4)重要會(huì)議決議或記錄未正式公布前，與會(huì)者不得提前透露會(huì)議內(nèi)容。（五）會(huì)議紀(jì)律1)會(huì)議組織方負(fù)責(zé)會(huì)議紀(jì)律的維護(hù)，準(zhǔn)備必要的簽到表及組織參會(huì)人員簽到。2)參會(huì)人員應(yīng)提前5分鐘到達(dá)會(huì)場(chǎng)。必須簽到的會(huì)議，由組織人發(fā)放簽到表并在會(huì)后收回，同時(shí)在簽到表上標(biāo)注遲到（注明到會(huì)時(shí)間）和未到人員。3)參會(huì)人員如不能按時(shí)出席，需提前1個(gè)小時(shí)告知會(huì)議組織部門。公司例會(huì)需向公司領(lǐng)導(dǎo)請(qǐng)假并在會(huì)前及時(shí)告知部。4)公司例會(huì)須部門負(fù)責(zé)人參加，如部門負(fù)責(zé)人因故不能出席，需指派本部門人員參加，并4、提前通知部。5)無故缺席公司例會(huì)的，罰款100元/次；遲到5分鐘以上的，罰款50元/次。6會(huì)議期間手機(jī)須調(diào)為震動(dòng)或靜音狀態(tài)，如有重要電話，應(yīng)征得同意后到場(chǎng)外接聽。（六）會(huì)議記錄1)會(huì)議組織部門安排專人進(jìn)行會(huì)議記錄，有必要形成會(huì)議紀(jì)要的，須在會(huì)后兩個(gè)工作日內(nèi)發(fā)各參會(huì)部門（電子檔或復(fù)印件）；2)會(huì)議紀(jì)要原則上需參會(huì)主要人員簽字確認(rèn)。公司會(huì)議紀(jì)要原則上須經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)簽字后下發(fā)；專題會(huì)議紀(jì)要原則上需參會(huì)主要人員（或部門）簽字。3)會(huì)議紀(jì)要只記錄形成的決議不記錄討論過程，按公司統(tǒng)一模板記錄。五、附則1)例會(huì)如遇節(jié)假日，召開時(shí)間相應(yīng)順延或另行通知。2)本制度由公司部負(fù)責(zé)解釋及修訂。3)本制度自6年月日起實(shí)行。