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1、公司技術(shù)部文件存檔制度附借閱調(diào)用登記表編 制： 審 核： 批 準(zhǔn)： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準(zhǔn)： 版 本 號: 技術(shù)部文件存檔制度 總則為保證本部門文件的完整，便于查找利用，做好收集、立卷、保管、等工作，維護(hù)文件檔案的完整和安全，特制定本制度。一、本部門員工必須切實做好文件檔案的收集、分類、整理、立卷、歸檔工作，保證文件檔案資料的齊全完整，使文件檔案管理工作達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)化、制度化、規(guī)范化的要求。二、凡是在工作中形成的文件和具有查考利用價值的各類資料、原始記錄、出版物、各種圖表薄冊、照片以及與本部門相關(guān)的上級事文等都要齊全完整地收集、整理、立卷、保管。三、文件資2、料檔案的保管、查閱。1、涉密文件必須由檔案室單獨存放。2、所有檔案必須科學(xué)排列，便于查找，避免暴露或捆扎堆放。3、文件柜要保持整潔衛(wèi)生，要定期檢查、經(jīng)常核對文件檔案資料，發(fā)現(xiàn)問題及時處理、報告并做好相關(guān)記錄，確保文件檔案資料的完整與安全。四、部門員工或其他部門部員工因工作需要查閱、復(fù)印檔案資料，須填寫文件借閱、調(diào)用登記表。五、對于部門機(jī)密文件及檔案的管理，要有專柜存放并單獨設(shè)鎖，非涉密人員不準(zhǔn)接觸，工作人員要嚴(yán)守機(jī)密。六、涉密技術(shù)檔案文件保存年限為5年。一、技術(shù)部的文件范圍1、行政文書。技術(shù)部會議紀(jì)要；工程技術(shù)部工作計劃、規(guī)劃和工作總結(jié)；公司下發(fā)文件等。2、技術(shù)部管理文件。包括技術(shù)部人員任命書3、及調(diào)動文件、管理文件等。3、技術(shù)文件。包括原始數(shù)據(jù)類（甲方提供或現(xiàn)場勘查的各種技術(shù)資料、現(xiàn)場圖紙、技術(shù)要求等）；方案類（提交甲方或加工方的加工方案、設(shè)備材料預(yù)算、圖紙及技術(shù)交底文件）；驗收文件類（包括驗收資料及驗收圖）；圖片、音像類（包括現(xiàn)場/產(chǎn)品照片、技術(shù)交流錄音）等。4、技術(shù)文件。包括技術(shù)科研報告、專利申請文件、各種部門內(nèi)部形成技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)/規(guī)范等。5、涉密文件。包括涉密公文、涉密技術(shù)文件等。6、電子版文檔。包括以上5條所述的電子版文檔。二、 技術(shù)部文件管理體制工程技術(shù)部不另設(shè)文件專職管理人員，當(dāng)完成技術(shù)階段性成果后或項目結(jié)束后經(jīng)經(jīng)辦人根據(jù)項目立檔；依據(jù)文件來源（項目名稱）、時間、內(nèi)容、形式、4、是否涉密分成若干層次和類別，編制文檔目錄，然后提交至辦公室負(fù)責(zé)統(tǒng)一管理。三、技術(shù)部文件歸檔制度1、文件的收集：收集工作是建立在歸檔制度上的。2、文件歸檔范圍：凡是本部門具有存檔價值的文件材料。包括工程管理文件、圖紙、驗收報告、往來文件及交接單、客戶的往來函件（含傳真、電子郵件等）、單據(jù)，以及工作總結(jié)、工作計劃、現(xiàn)場照片等各種形式、載體的文件。3、歸檔時間：辦理完畢的文件，按工作階段性進(jìn)行歸檔：（1）技術(shù)研發(fā)類文件，形成階段性成果后必須及時分類、歸檔。（2）凡是有機(jī)密性的文件，隨時形成，隨時歸檔。（3）項目文件，根據(jù)需求按進(jìn)度安排歸檔。4、歸檔要求（1）材料完整齊全。歸檔做移交記錄，填寫文件存檔5、檔登記表。辦公室在收到各部門需歸檔的文件后，進(jìn)行分類歸組，作進(jìn)一步的整理和局部調(diào)整等。（2） 系統(tǒng)、條理，凡是歸檔文件材料，均要按其不同類別，不同年份，歸檔文件分類準(zhǔn)確、歸類合理。編制歸檔項目，將辦理完畢的歸檔文件按相關(guān)項目歸檔。歸檔文件按時間順序排列，最近的在最上面，盡量保持歸檔文件易尋找。（3） 歸檔要求將文件的正件與附件，印件與定稿統(tǒng)一歸檔，不得分散。（4）歸檔時，要合理安排文件的先后秩序，按項目、時間先后排列，統(tǒng)一進(jìn)行歸檔。（5）在文件存檔辦理移交手續(xù)過程中，雙方需在移交登記表簽字。四、文件入檔流程1、經(jīng)手人移交辦公室存檔，填寫文件入檔登記表；2、辦公室填寫（入檔日期、文件名稱、存檔人6、份數(shù)等）；3、辦公室根據(jù)文件是否涉密分別進(jìn)行存檔（注明存檔位置）。 經(jīng)手人移交辦公室4、流程示意圖： 填寫文件入檔登記表；存 檔五、文件圖紙借閱、調(diào)用流程1、凡需借閱檔案，均須填寫文件借閱、調(diào)用登記表，依據(jù)借閱權(quán)限和檔案密級，經(jīng)各級領(lǐng)導(dǎo)簽批后方能借閱。文件借閱、調(diào)用登記表注明借用文件的借用時間、項目、文件名稱、用途、數(shù)量、借用人（還回時填寫返還時間）。2、保密文件的借閱人必須為涉密人員。3、文件借閱、調(diào)用方式有：借調(diào)文件原件；借調(diào)文件復(fù)印件；借調(diào)其它資料等。4、借閱及調(diào)用流程a、使用人填寫文件借閱、調(diào)用登記表；b、使用人簽字；c、部門經(jīng)理簽字； 4、流程示意圖填寫文件借閱、調(diào)用登記表不還部門7、經(jīng)理簽字借閱人簽字還回領(lǐng)取文件六、技術(shù)部涉密文件銷毀制度1、紙介質(zhì)涉密文件應(yīng)由檔案室統(tǒng)一銷毀，不得出售給廢品收購站和商販；2、廢棄的涉密光盤、軟盤、硬盤應(yīng)采取物理或化學(xué)方法徹底銷毀，不得給境外敵對分子和間諜搜集情報可乘之機(jī)。文件存檔登記表(技術(shù)部) 序號文件編號文件名稱份數(shù)移交人存檔人存檔日期備注12345678910111213141516171819202122232425 保密文件借閱、調(diào)用登記表(技術(shù)部) 序號文件編號文件名稱借閱人借閱日期歸還日期不歸還簽字備注12345678910111213141516171819202122232425保密文件存檔登記表(技術(shù)部) 序號文件編號文件名稱份數(shù)移交人存檔人存檔日期備注12345678910111213141516171819202122232425 保密文件借閱、調(diào)用登記表(技術(shù)部) 序號文件編號文件名稱借閱人借閱日期歸還日期領(lǐng)導(dǎo)簽字備注12345678910111213141516171819202122232425