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1、公司文書收發、處理及制作管理制度編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: 公司文書處理制度（一）總則第一條 范圍本公司文書處理均按本制度執行。在特殊情況下的應急處理，事后也須按本制度補齊有關手續。第二條 定義本制度所指文書，包括以下內容：1高層決策文書以及基層下達的文件。2部門會議文書與轉閱文件。3合同書、證券、證書和勞動協議書。4志愿書、違約收文、往來公文、專利證明和注冊登記文書。5收支預算與決算書、賬本票據、憑證、各種明細表、各種規定與計劃書。6往來書信、電報、任命書、意見書。7各種報告、各種統計表。其中“1”與“2”項2、文書的處理，原則上按會議決定處理。第三條 類別劃分上述文書按機密程度、可劃分為以下幾類：1機密文書（1）絕密。（2）秘密。（3）保密。2普通文書，即機密文書以外的文書。3其他文書，如公開發行的書籍、雜志、報紙，以及調查資料類的印刷品或復印謄寫物品的。第四條 適用原則（二）文書的收發第五條 收發到達本公司的文書，原則上由總務部或者另行規定的其他部門接受。所有文書按下列原則處置或送發：1普通文書全部由接受部門開啟或開封。啟封時，編上文書的收發編號，注明收發日期；在文書登記簿上作好登記；由接受部門的主管，或者由指定的文書保管員送交有關部門有關人員；文書當事人必須簽名蓋章領取文書。但是不涉及特別事項的3、文書，可以簡化登記手續。2絕密文書或親啟文書，必須直接送交當事者，由文書當事者開封與處置。第六條 制度時間外的處理1值班人員能夠判定為是緊急重要的文書，或者直接寫給公司高層領導的文書，應立即通知秘書室主任；其他次重要文書，只需通知收發室的主任，并按其指示處理。2所有到達的文書，值班人員都必須一一作好登記，于此后第一個工作日早晨轉交收發室。 第七條 收發決定所有文書的接受、轉交、登記與領取事宜，都必須由收發室主任做出決定與指示。第八條 設立信使在文書的接受與處理過程中，各部門間經常需要相互傳遞文書；因此，在文書檔案室設一名信使，來回傳遞各類文書。（三）文書的處理第九條 處理原則文書處理的基本原則4、是“準確”與“及時”，并且明確文書處理的責任者。第十條 成文原則凡重要的往來交涉，都必須形成“文書”或形成記錄，即使情況特殊，也必須事后追憶，形成“備忘錄”。第十一條 特例對那些并不重要的事項，或者通過電話、會面等簡單形式處理的事項，只需要事后將處理結果的要點記錄下來即可。第十二條 處理手續領取文書的部門，按下列規定及時予以處理。1凡重要事項，或者異常事項，應立即向所在部門主管做出報告，并逐級向上請示，必要情況下必須與其他部門取得聯系，等候并按照上級指示，處理文書中涉及的有關事項。2如果文書中涉及的事項，與其他部門有關，必須在與其他部門取得聯系后達成一致意見再行事。3在具體處理時，如果認為有必5、要請其他部門做出配合，并且其他部門提供配合需要一定的時間，在這種情況下，應事先征得對方的意見。4如果事情涉及兩個以上的部門，并且難以判斷由何部門出面主持時，應聽取其他部門的處理意見。第十三條 防止拖延文書檔案部門有責任督促有關部門處理文書指定的事項，以防止文書的處理延遲或停頓，如發生延遲或停頓現象，應立即交文書檔案部門處理。第十四條 重要文書的保管機要或絕密文書以及其他重要文件，必須存放在帶鎖的檔案文件柜中，予以嚴格保管。文件柜的存放，必須選擇在發生意外時，能夠安全、迅速轉移出去，放在容易發現的醒目位置。（四）文書的制作第十五條 用紙的規格制作文書的用紙，除特殊情況外，原則上采用規格。第十六條6、 字句文書應以簡單明了的文體記述，采用標準的簡體漢字，避免使用艱澀的詞句。第十七條 文體全部文書一律采用書面文體。第十八條 復印絕密文書未經主管認可不得擅自制作或復印副本，在特別有必要的情況下，必須注明包括正本在內共復印多少份，送往何部門等等。第十九條 署名在文書發送與轉交時必須按下列要求署名，特殊情況或有專項指示的情況除外。1代表公司名義締結的合同書、往來公文、公司公告及向政府機構提交的報告，全部署名“董事會代表”。2對外廣告及宣傳，采用公司名稱。3除此之外的文書，署上相關業務部門名稱，以及部門經理的職務與姓名。不重要的文書，只需署上經辦人姓名。 （五）文書整理第二十條 編寫符號各種文書都必7、須按整理的要求編寫符號，表示文書的類別，再按符號編輯數字符號，給各文書排序，以便于檢索。第二十一條 文書的符號與編號按下列規定使用：1表示部門名稱的符號，用部門名稱的第一個漢字，如制造部門、工藝室，用“制、工”表示。2文書類別直接用“絕密”、“密”等字樣表示。3各種文書，按先后順序用自然數排序編號。4同一文書或同一名稱的文書，追加一組自然數，用“-”隔開，如“制、工、密0015-001”。編號按年度更新。第二十二條 填寫文書登記簿所有文書的符號與編號都必須填寫在“文書登記簿”上。第二十三條 整理文書處理完結之后，按文書的符號與編號進行編輯整理。將大部分沒有必要查詢與翻閱的歸為一類進行；另一類需8、要經常查閱的文書，盡管文書處理已經結束，但文書的效用還沒有終結，仍需要單獨整理。第二十四條 保管文書整理后，大量不重要的文件直接送總務部門保管，其他少量的重要文書，在一定的期限內由責任部門妥善保管。（六）文書的送發與交接第二十五條 主管部門全部文書的發送與交接，由總務部負責。在特殊情況下，公司內文書的送發與交接，由相應的部門負責。第二十六條 絕密與親啟文書絕密與親啟文書必須加封，并在封面上加蓋“轉交”、“郵寄”與“面呈”字樣的印章。第二十七條 轉交郵寄予面呈送交的重要文書，必須在封面上加蓋“轉交”、“郵寄”與“面呈”字樣印章，分別表示“可以由專職傳遞員以外的人員轉交，或在書信接受者不在的情況下9、留下文書，囑咐由指定傳遞者當面呈交的文書”；“可以通過郵寄傳遞的文書”；“必須由指定傳遞者當面呈交的文書”。第二十八條 填寫送發登記簿所有送發文書，按“轉交”、“郵寄”與“面呈”，分別填寫送發登記簿。對于“面呈”文書，還必須在相應的備注欄目注明送交過程的要點，以及領取文書的當事人簽名蓋章。 （七）文書的存檔與廢除第二十九條 存檔由本公司總部的行政室，按文書的整理符號與編號進行編輯歸檔。第三十條 編輯行政室按年度把重要的、經各部門整理編號的文書，進行匯總，分編裝訂成冊，存入檔案。會計文書則按會計年度編輯成冊。一些不太重要的文書，不必按文書類別編輯，只需按年度匯集成冊。第三十一條 分編標準存檔文書按部門，以文書的符號獨立分編成冊。第三十二條 保存期限保存期限按下列規定確定：1永久保存。凡屬于規則、指令、決議、訴訟、重要契約、證書、統計及會計文書，以及員工人事勞資文書，都歸為“永久保存”文書。2保存十年，類似永久保存文件性質。沒有必要永久保存的文書，合議書、志愿書、違約書、往來公文、復命書、報告書和重要往來信函等等，可以保存十年。3保存五年。保存期從編輯日起算，次重要且沒必要保存十年的文書，可保存五年。第三十三條 廢除保存期滿或者在保存期內沒必要繼續保存的文書，應及時予以廢除或銷毀。廢除必須經有關部門合議，報總裁認可，由文秘室執行。如果對廢除沒有疑義，應即刻予以廢除或銷毀。