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1、 公司文件傳閱、收發及立卷管理制度編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: 公司文件收發管理制度 文件管理內容主要包括外部來函、電郵、資料和本公司內部上報下發的各種文件、資料。按照統一收發集中管理的原則自即日起本公司各類文件外來和內發統一由總經辦歸口管理 一、收文的管理與公文的簽收 1.公司所有文件(除董事長、總經理訂啟的外)均由總經辦專人登記簽收、拆封。在簽收和拆封時，需注意檢查封口，對開口和郵票撕毀函件應查明原因。 2.對政府部門發來的文件要進行文件、文號、機要編號的核定，如果其中一項不對口應立即報告上級部門并登記差錯文2、件的文號。 二、公文的編號保管 1. 文件拆封和簽收后應及時附上“文件處理傳閱單”作分類登記編號、保管。 2.本公司外出人員開會帶回的文件及資料應及時送交總經辦進行登記編號保管，不得個人保存，如職工工作需要借閱的可復印或借用。 三、 公文的閱批與分轉 1.凡正式文件均需由總經辦主任或行政主管根據文件內容和性質閱簽后由收發員分送領導和承辦部門閱辦，重要文件或急電應立刻呈送主管領導或分管領導閱批后分送承辦部門閱辦。為避免文件積壓誤事一般應在當天閱簽完。 2.一般性質的函、電郵、單據等可由總經辦直接分轉處理。如涉及幾個部門會辦的文件應同各部門聯系后再分轉處理。 3.為加速文件運轉收發員應在當天或第二3、天將文件送到領導和承辦部門如關系到兩個以上部門應按批示次序依次傳閱最遲不得超過兩天特殊情況例外。 四、 文件的傳閱與督辦。 1.傳閱文件應嚴格遵守傳閱范圍和保密規定，不得將有密級的文件帶回家、宿舍和公共場所，也不得將文件轉借其他人閱看。對尚未傳達的文件不得向外泄露內容。 2.閱讀文件應抓緊時間當天閱完后應在下班前將文件交收發員，閱批文件一般不得超過兩天閱后應簽名以示負責。如有領導“批示”、“擬辦意見”總經辦應責成有關部門和人員按文件所提要求和領導批示辦理有關事宜。 3.閱文時不得抄錄全文，不得任意取走文件夾內任何文件及附件如確系工作需要要辦理借閱手續以防止丟失泄密。 4.文件閱完后應交收發員切4、忌橫傳。 5.總經辦對文件負有催辦檢查督促的責任，承辦部門接到文件、函電應立即指定專人辦理。不得將文件壓放分散，如需備查，應按照有關保密規定，并征得總經辦同意后，予以復印或摘抄原件應及時歸檔保存。 6.按照閱文范圍。一線員工。一般由有關部門定期組織學習相關文件?；蛴煽偨涋k通知到單位閱文。 五、 發文的規定 1.公司上報下發正式文件的權力分別集中總經辦和行政辦公室。各分公司和部門一律不得自行向上、向下發送正式文件。 2.各下屬公司、部門需要向上反映匯報重要情況或向下安排布置重要工作要求發文應分別向總經辦、行政辦公室提出發文申請并將文件底稿分別交總經辦、行政辦公室審核?？偨涋k、行政辦公室同意發文方5、可按公司發文規定設置與業務分工統一歸口以密字、政字發文。各分公司團體文件由總經辦批轉。 3.對公司影響較大，涉及多個以上領導分管范圍的文件，須經公司領導班子研究決定后批準簽發。其余文件均由主要領導批準簽發。 六、 發文的范圍 1.凡是以公司名義、總經辦、行政辦公室名義發出的文件、通告、決定、決議、請示、報告、編寫的會議紀要和會議簡報，均屬發文范圍。 2.總經辦、行政辦公室下發文件主要用于：(1)公布公司規章制度 (2)轉發上級文件或根據上級文件精神制訂的文件 (3)公布公司體制機構變動或干部任免事項(4)公布單位重大建設、技術、管理、政治工作、生活福利等工作的決定 (5)發布相關獎懲決定和通報6、 (6)其他相關重大事項 3.總經辦、行政辦公室上行文、外發文主要用于：(1)對上級機關呈報、請示報告、處理決定 (2)同兄弟公司聯系有關重大生產、技術、人事勞資、物資供應、科研、基建、管理、黨群工作等事宜。4.日常工程、技術、管理、建設工作中有關圖紙、技術文件、工藝修改、審批工作、安排部署、傳達上級指示等事項，應按有關制度辦理，經分管領導批準后，由各部門書面或口頭自行通知執行一般不用發文。 5.各部門如會議所作的決定，一般都不應發文，不備查考，可以部門名義用工作簡訊發會議紀要。 七、 發文程序規定1.總經辦、行政辦公室同意發文后，主辦部門應以公司目前方針、政策和國家法令，上級指示或工作實際需7、要草擬文件初稿 2.草擬文稿必須從本公司角度出發，做到情況確實、觀點鮮明、條理清楚、層次分明、文字簡煉、標點符號正確、書寫工整。嚴禁使用鉛筆、圓珠筆、紅墨水和彩筆書寫 3.文稿擬就后，擬搞人應填附發文稿紙首頁，詳細寫明文件標題、發送范圍、印刷份數、擬稿部門與擬稿人，并簽名、蓋章、標定日期和密級 4.總經辦應根據董事長和總經理有關指示精神，相關文件規定，對文稿進行審查和修改。對涂改不清、文字錯漏嚴重、內容不妥、格式不符的文稿應退回擬稿部門重新擬稿 5.經總經辦審查修改后的文稿，送分管領導核稿對文稿內容、質量負責 6.對審核時修改較多，有礙打印和存檔的文稿，應由擬搞部門重新整理寫清楚 7.文稿審核8、總經辦簽署后，按批準權限的規定分別呈送董事長、總經理處審定批準簽發 8.經領導批準簽發后的文稿交總經辦收發員統一編號送打字室打印 9.文件打印清樣，應由擬稿人校對，校對人員應在發文稿上簽名10.文件打字后，由總經辦派專人按數印刷，再由收發員分發并檢查落實情況。 八、文件的借閱和清退 各部門有關工作人員因工作需要借閱一般文件，需經本部門負責人同意，對有密級的文件須分管領導或總經辦主任同意后方可借閱。 借閱文件應嚴格旅行借閱登記手續，就地閱看，按時歸還。任何人不得將文件帶走或全文抄錄，不允許拆卷和在文件上勾劃等。 總經辦收發員對承辦的公文應抓緊催辦，應定期對事情已經辦妥的本單位文件和上級要求限期清9、退的文件，進行收繳清退工作。一般為月底一小清季末一中清、年終一總清。如發現文件丟失，必須及時查明原因和責任者，并如實向領導報告。 文件的立卷與歸檔范圍 1. 凡下列文件統一分別由總經辦收發員負責歸檔 (1) 上級部門來文包括上級對本部門報告、申請的批復 (2) 總經辦、行政辦公室發出的報告、指示、決定、決議、通報、紀要、重要通知、領導發言和生產工作的各類計劃統計、季度、年度報表等 (3) 高層會議、行政辦公會議、中層干部會議、全體職工大會以及各種例會記錄 (4) 總經理辦公會議所形成的報告、總結、決議、發言、簡報、會議記錄等 (5) 有保存價值的人民來信來訪記錄及處理結果 (6) 參加上級召開10、的各種會議帶回的文件、資料及本單位在會上匯報表言材料等 (7) 上級機關領導同志來單位檢查視察工作的報告、指示記錄，以及本單位向上級進行匯報的提綱和材料 (8) 反映本單位生產活動、先進人物事跡及領導工作等的音、像攝制品 (9) 單位日志和大事記 (10)單位向上級請示批復的文件及上報的有關材料。 九、 立卷要求 1.文件立卷應按照內容、名稱、時間順序分門別類地進行整理歸檔。 2.立卷時要求把文件的批復、正本、底稿、主件、附件收集齊全保持文件、材料的完整性。 3.要堅持平時立卷與年終立卷歸檔相結合的原則。重要工作、重要會議形成的文件材料要及時立卷歸檔。 4.上年度形成的文件材料，要求在下年度7月份以前整理完。 十、文件的銷毀 1、 對于多余、重復、過時和無保存價值的文件，總經辦應定期清理造冊，并按上級有關規定辦理申請銷毀手續。 2、 經審核同意銷毀的文件，應在總經辦收發員文書和正副主任以及分管領導的共同監督下銷毀。