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1、 公司文件發(fā)文、立卷及歸檔管理制度編 制： 審 核： 批 準(zhǔn)： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準(zhǔn)： 版 本 號: 公司文件管理規(guī)定（一）總則第一條 為減少發(fā)文數(shù)量，提高辦文速度和發(fā)文質(zhì)量，充分發(fā)揮文件在各項(xiàng)工作中的指導(dǎo)作用，特制訂本制度。第二條 文件管理內(nèi)容主要包括：上級函、電、來文，同級函、電、來文，本廠上報(bào)下發(fā)的各種文件、資料。第三條 按照黨政分工的原則，全廠各類文件分別由黨委辦公室和廠部辦（以下簡稱兩辦）歸口管理。表23-4 送發(fā)公文登記簿日 期文 號收文單位文 別事 由附 件附 本回涵內(nèi)容表23-5 表格檔案處理工作一覽表部門表格檔案名稱聯(lián)數(shù)負(fù)責(zé)職別表格2、性質(zhì)完成期限審核職別審核日期日報(bào)月報(bào)記錄其他（二）收文的管理第四條 公文的簽收1凡來廠公啟文件（除廠領(lǐng)導(dǎo)訂啟的外）均由廠收發(fā)員登記簽收（由上級或郵電局機(jī)要通訊員直送機(jī)要室的機(jī)要文件除外）后分別交兩辦機(jī)要秘書拆封。在簽收和拆封時(shí)，收發(fā)員和機(jī)要秘書均需注意檢查封口和郵戳。對開口和郵票撕毀函件應(yīng)查明原因，對密件開口和國外信函郵票被撕應(yīng)拒絕簽收。2對上級機(jī)要部門發(fā)來的文件，要進(jìn)行信封、文件、文號、機(jī)要編號的“四對口”核定，如果其中一項(xiàng)不對口，應(yīng)立即報(bào)告上級機(jī)要部門，并登記差錯(cuò)文件的文號。第五條 公文的編號保管1兩辦機(jī)要秘書對上級來文拆封后應(yīng)及時(shí)附上“文件處理傳閱單”，并分類登記編號、保管。須由工廠承辦3、或歸檔的廠領(lǐng)導(dǎo)親啟文件，廠領(lǐng)導(dǎo)啟封后，也應(yīng)分別交兩辦辦理正常手續(xù)。2本廠外出人員開會帶回的文件及資料應(yīng)及時(shí)分別送交兩辦機(jī)要秘書進(jìn)行登記編號保管，不得個(gè)人保存。第六條 公文的閱批與分轉(zhuǎn)1凡正式文件均需分別由兩辦主任（或副主任）根據(jù)文件內(nèi)容和性質(zhì)閱簽后，由機(jī)要秘書分送承辦部門閱辦，重要文件應(yīng)呈送廠領(lǐng)導(dǎo)（或分管領(lǐng)導(dǎo)）親自閱批后分送承辦部門閱辦，為避免文件積壓誤事，一般應(yīng)在當(dāng)天閱簽完緊急文件要月即辦。2一般函、電、單據(jù)等，分別由兩辦機(jī)要秘書直接分轉(zhuǎn)處理。如涉及幾個(gè)單位會辦的文件，應(yīng)同主辦單位聯(lián)系后再分轉(zhuǎn)處理。3為加速文件運(yùn)轉(zhuǎn)，機(jī)要秘書應(yīng)在當(dāng)天或第二天將文件送到廠領(lǐng)導(dǎo)和承辦部門如關(guān)系到兩個(gè)以上業(yè)務(wù)部門應(yīng)4、按批示次序依次傳閱最遲不得超過2天（特殊情況例外）。第七條 文件的傳閱與催辦1傳閱文件應(yīng)嚴(yán)格遵守傳閱范圍和保密規(guī)定，不得將有密級的文件帶回家、宿舍或公共場所，也不得將文件轉(zhuǎn)借其他人閱看對尚未傳達(dá)的文件不得向外泄露內(nèi)容。2閱讀文件應(yīng)抓緊時(shí)間，當(dāng)天閱完后應(yīng)在下班前將文件交機(jī)要室，閱批文件一般不得超過2天，閱后應(yīng)簽名以示負(fù)責(zé)。如有領(lǐng)導(dǎo)“批示”、“擬辦意見”，兩辦應(yīng)責(zé)成有關(guān)部門和人員按文件所提要求和領(lǐng)導(dǎo)批示辦理有關(guān)事宜。3閱文時(shí)不得抄錄全文，不得任意取走文件夾內(nèi)任何文件及附件，如確系工作需要，要辦理借閱手續(xù)，以防止丟失泄密。4文件閱完后，應(yīng)送交兩辦機(jī)要秘書，切忌橫傳。5兩辦機(jī)要秘書對文件負(fù)有催辦檢查督5、促的責(zé)任，承辦部門接到文件、函電應(yīng)立即指定專人辦理。不得將文件壓放分散，如需備查，應(yīng)按照有關(guān)保密規(guī)定，并征得兩辦同意后，予以復(fù)印或摘抄，原件應(yīng)及時(shí)歸檔周轉(zhuǎn)。6按照閱文范圍，離、退休干部，一般由有關(guān)部門定期組織學(xué)習(xí)有關(guān)文件，或由兩辦機(jī)要室通知到機(jī)要室閱文。（三）發(fā)文的管理第八條 發(fā)文的規(guī)定1全廠上報(bào)下發(fā)正式文件的權(quán)力集中于廠部，各群眾團(tuán)體和部門一律不得自行向上、向下發(fā)送正式文件。2各群眾團(tuán)體、部門需要向上反映匯報(bào)重要情況或向下安排布置重要工作要求發(fā)文應(yīng)向廠部提出發(fā)文申請，并將文件底稿交廠辦審核。廠部同意發(fā)文，則由廠辦按機(jī)構(gòu)設(shè)置與業(yè)務(wù)分工統(tǒng)一歸口以廠字發(fā)文。3對全廠影響較大，涉及兩個(gè)以上廠領(lǐng)導(dǎo)分管6、范圍的文件，須由廠長批準(zhǔn)簽發(fā)。其余文件均由分管廠領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)簽發(fā)。第九條 發(fā)文的范圍1凡是以廠部名義發(fā)出的文件、通告、決定、決議、請示報(bào)告、編寫的會議紀(jì)要和會議簡報(bào)，均屬發(fā)文范圍。2廠部下發(fā)文件主要用于：（1）公布全廠規(guī)章制度；（2）轉(zhuǎn)發(fā)上級文件或根據(jù)上級文件精神制訂的工廠文件；（3）公布工廠體制機(jī)構(gòu)變動(dòng)或干部任免事項(xiàng)；（4）公布全廠性的重大生產(chǎn)、技術(shù)、經(jīng)營管理、政治工作、生活福利等工作的決定；（5）發(fā)布有關(guān)獎(jiǎng)懲決定和通報(bào)；（6）其他有關(guān)全廠的重大事項(xiàng)。3廠部上行文、外發(fā)文主要用于：（1）對上級機(jī)關(guān)呈報(bào)工作計(jì)劃、請示報(bào)告、處理決定；（2）同兄弟單位聯(lián)系有關(guān)工廠重大生產(chǎn)、技術(shù)、人事勞資、物資供應(yīng)、科7、研、基建、經(jīng)營管理等事宜。4在工廠日常生產(chǎn)、技術(shù)、經(jīng)營管理中，有關(guān)圖紙、技術(shù)文件、工藝修改、審批工作、安排部、署傳達(dá)上級指示等事項(xiàng)，應(yīng)按有關(guān)制度辦理，經(jīng)分管廠領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由主管業(yè)務(wù)科室書面或口頭通知執(zhí)行，一般不用廠部文件發(fā)布。5凡各業(yè)務(wù)科室如開專題會議所作的決定，一般都不應(yīng)發(fā)文，不備查考，可以科室名義用工作簡訊發(fā)會議紀(jì)要。6各業(yè)務(wù)科室與外單位發(fā)生的一般業(yè)務(wù)聯(lián)系，可用各科室的名義對外發(fā)函（應(yīng)各自編號備查），不用廠部名義發(fā)文。（四）發(fā)文程序與要求第十條 發(fā)文程序規(guī)定1各單位需要發(fā)文，應(yīng)事先向廠部提出申請；2廠部同意發(fā)文時(shí)，主辦單位應(yīng)以國家法令、上級指示或工作實(shí)際需要草擬文件初稿；表23-6表格管理8、登記表申請單位申請年月日表格名稱表格編號表格用途備 考3草擬文稿必須從全廠角度出發(fā)，做到情況確實(shí)、觀點(diǎn)鮮明、條理清楚、層次分明、文字簡練、標(biāo)點(diǎn)符號正確、書寫工整，嚴(yán)禁使用鉛筆、圓珠筆、紅墨水和彩筆書寫；4文稿擬就后，擬稿人應(yīng)填附發(fā)文稿紙首頁，詳細(xì)寫明文件標(biāo)題、發(fā)送范圍、印刷份數(shù)、擬稿單位與擬稿人，并簽名、蓋章、標(biāo)定日期和密級；5廠辦應(yīng)根據(jù)廠部的要求和上級有關(guān)指示精神、有關(guān)文件規(guī)定，對文稿進(jìn)行審查和修改。對涂改不清、文字錯(cuò)漏嚴(yán)重、內(nèi)容不妥、格式不符的文稿應(yīng)退回?cái)M稿單位重新擬稿；6經(jīng)廠辦審查修改后的文稿，送部門主管領(lǐng)導(dǎo)核稿（對文稿內(nèi)容、質(zhì)量負(fù)責(zé)）；7對審核時(shí)修改較多，有礙打印和存檔的文稿，應(yīng)由擬稿9、部門重新謄寫清楚； 8需經(jīng)會簽的文稿，應(yīng)在交付打印前送會簽部門會簽；9文稿審核會簽后，按批準(zhǔn)權(quán)限的規(guī)定呈送廠部領(lǐng)導(dǎo)審定批準(zhǔn)簽發(fā)；10經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)簽發(fā)后的文稿交廠辦機(jī)要秘書統(tǒng)一編號送打字室打印；11文件打印清樣，應(yīng)由擬稿人校對，校對人員應(yīng)在發(fā)文稿上簽名；12文件打字后，由廠辦派專人按數(shù)印刷，再由兩辦機(jī)要秘書分發(fā)并檢查落實(shí)情況，對印刷質(zhì)量不好的文件，機(jī)要秘書應(yīng)拒絕蓋印分發(fā)。（五）文件的借閱和清退第十一條 各部門有關(guān)工作人員因工作需要借閱一般文件，需經(jīng)本部門負(fù)責(zé)人簽寫便條，對有密級的文件須兩辦主任同意后方可借閱。第十二條 借閱文件應(yīng)嚴(yán)格履行借閱登記手續(xù)，就地閱看，按時(shí)歸還。任何人不得將文件帶走或全文抄10、錄，不允許拆卷和在文件上勾畫等。第十三條 兩辦機(jī)要秘書對承辦的公文應(yīng)抓緊催辦，應(yīng)定期對事情已經(jīng)辦妥的本廠文件和上級要求限期清退的文件，進(jìn)行收繳清退工作。（一般為月底一小清，季末一中清，年終一總清）。如發(fā)現(xiàn)文件丟失，必須及時(shí)查明原因和責(zé)任者，并如實(shí)向領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告。第十四條 各部門應(yīng)指定一位責(zé)任心強(qiáng)的同志負(fù)責(zé)文件收交、保管、保密、催辦檢查工作。（六）文件的立卷與歸檔第十五條 文件的歸檔范圍1凡下列文件統(tǒng)一分別由兩辦負(fù)責(zé)歸檔：（1）上級機(jī)關(guān)來文，包括上級對工廠報(bào)告、申請的批復(fù)；（2）廠部發(fā)出的報(bào)告、指示、決定、決議、通報(bào)、紀(jì)要、重要通知、工作總結(jié)、領(lǐng)導(dǎo)發(fā)言和生產(chǎn)經(jīng)營工作的各類計(jì)劃統(tǒng)計(jì)、季度、年度報(bào)表等；11、（3）廠長辦公室、廠務(wù)會、工廠管理委員會、中層干部會以及各種專業(yè)例會記錄；（4）廠一級組織召開的代表大會所形成的報(bào)告、總結(jié)、決議、發(fā)言、簡報(bào)、會議記錄等；（5）有保存價(jià)值的人民來信，來訪記錄及處理結(jié)果；（6）參加上級召開的各種會議帶回的文件、資料及本廠在會上匯報(bào)發(fā)言材料等；（7）上級機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)同志來廠檢查視察工作的報(bào)告、指示記錄，以及本廠向上級進(jìn)行匯報(bào)的提綱和材料；（8）反映本廠生產(chǎn)、經(jīng)營活動(dòng)、先進(jìn)人物事跡及廠領(lǐng)導(dǎo)工作等的音像攝制品；（9）工廠日志和大事記；（10）工廠向上級請示批復(fù)的文件及上報(bào)的有關(guān)材料。2業(yè)務(wù)科室、各群眾團(tuán)體日常工作中形成的活動(dòng)資料，由各業(yè)務(wù)科室、群眾團(tuán)體負(fù)責(zé)立卷歸檔。第十六12、條 立卷要求1文件立卷應(yīng)按照內(nèi)容、名稱、作者、時(shí)間順序，分門別類地進(jìn)行整理歸檔。2立卷時(shí)，要求把文件的批復(fù)、正本、底稿、主件、附件收集齊全，保持文件材料的完整性。3要堅(jiān)持平時(shí)立卷與年終立卷歸檔相結(jié)合的原則。重要工作、重要會議形成的文件材料，要及時(shí)立卷歸檔。4上年度形成的文件材料，要求在下年度5月份以前整理完。6月份正式向檔案館（室）移交，清單一式兩份（接交單位各留存一份備查）。（七）文件的銷毀第十七條 對于多余、重復(fù)、過時(shí)和無保存價(jià)值的文件，廠辦機(jī)要室應(yīng)定期清理造冊，并按上級有關(guān)規(guī)定，辦理申請銷毀手續(xù)。第十八條 經(jīng)審核同意銷毀的文件，應(yīng)派專車分別由廠辦機(jī)要秘書和正（副）主任護(hù)送到上級機(jī)關(guān)指定的紙廠監(jiān)視銷毀。