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公司文件收發(fā)借閱及立卷管理規(guī)定
公司文件收發(fā)借閱及立卷管理規(guī)定.doc
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文件會議
上傳人:職z****i 編號:1103363 2024-09-07 6頁 91.57KB

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1、公司文件收發(fā)、借閱及立卷管理規(guī)定編 制: 審 核: 批 準: 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制: 審 核: 批 準: 版 本 號: 公司文件管理規(guī)定(一)總則第一條 為減少發(fā)文數(shù)量,提高辦文速度和發(fā)文質(zhì)量,充分發(fā)揮文件在各項工作中的指導(dǎo)作用,特制訂本制度。第二條 文件管理內(nèi)容主要包括:上級函、電、來文,同級函、電、來文,本廠上報下發(fā)的各種文件、資料。第三條 按照黨政分工的原則,全廠各類文件分別由黨委辦公室和廠部辦(以下簡稱兩辦)歸口管理。表23-4 送發(fā)公文登記簿日 期文 號收文單位文 別事 由附 件附 本回涵內(nèi)容表23-5 表格檔案處理工作一覽表部門表格檔案名稱聯(lián)數(shù)負責(zé)職別表格性2、質(zhì)完成期限審核職別審核日期日報月報記錄其他(二)收文的管理第四條 公文的簽收1凡來廠公啟文件(除廠領(lǐng)導(dǎo)訂啟的外)均由廠收發(fā)員登記簽收(由上級或郵電局機要通訊員直送機要室的機要文件除外)后分別交兩辦機要秘書拆封。在簽收和拆封時,收發(fā)員和機要秘書均需注意檢查封口和郵戳。對開口和郵票撕毀函件應(yīng)查明原因,對密件開口和國外信函郵票被撕應(yīng)拒絕簽收。2對上級機要部門發(fā)來的文件,要進行信封、文件、文號、機要編號的“四對口”核定,如果其中一項不對口,應(yīng)立即報告上級機要部門,并登記差錯文件的文號。第五條 公文的編號保管1兩辦機要秘書對上級來文拆封后應(yīng)及時附上“文件處理傳閱單”,并分類登記編號、保管。須由工廠承辦或3、歸檔的廠領(lǐng)導(dǎo)親啟文件,廠領(lǐng)導(dǎo)啟封后,也應(yīng)分別交兩辦辦理正常手續(xù)。2本廠外出人員開會帶回的文件及資料應(yīng)及時分別送交兩辦機要秘書進行登記編號保管,不得個人保存。第六條 公文的閱批與分轉(zhuǎn)1凡正式文件均需分別由兩辦主任(或副主任)根據(jù)文件內(nèi)容和性質(zhì)閱簽后,由機要秘書分送承辦部門閱辦,重要文件應(yīng)呈送廠領(lǐng)導(dǎo)(或分管領(lǐng)導(dǎo))親自閱批后分送承辦部門閱辦,為避免文件積壓誤事,一般應(yīng)在當天閱簽完緊急文件要月即辦。2一般函、電、單據(jù)等,分別由兩辦機要秘書直接分轉(zhuǎn)處理。如涉及幾個單位會辦的文件,應(yīng)同主辦單位聯(lián)系后再分轉(zhuǎn)處理。3為加速文件運轉(zhuǎn),機要秘書應(yīng)在當天或第二天將文件送到廠領(lǐng)導(dǎo)和承辦部門如關(guān)系到兩個以上業(yè)務(wù)部門應(yīng)按4、批示次序依次傳閱最遲不得超過2天(特殊情況例外)。第七條 文件的傳閱與催辦1傳閱文件應(yīng)嚴格遵守傳閱范圍和保密規(guī)定,不得將有密級的文件帶回家、宿舍或公共場所,也不得將文件轉(zhuǎn)借其他人閱看對尚未傳達的文件不得向外泄露內(nèi)容。2閱讀文件應(yīng)抓緊時間,當天閱完后應(yīng)在下班前將文件交機要室,閱批文件一般不得超過2天,閱后應(yīng)簽名以示負責(zé)。如有領(lǐng)導(dǎo)“批示”、“擬辦意見”,兩辦應(yīng)責(zé)成有關(guān)部門和人員按文件所提要求和領(lǐng)導(dǎo)批示辦理有關(guān)事宜。3閱文時不得抄錄全文,不得任意取走文件夾內(nèi)任何文件及附件,如確系工作需要,要辦理借閱手續(xù),以防止丟失泄密。4文件閱完后,應(yīng)送交兩辦機要秘書,切忌橫傳。5兩辦機要秘書對文件負有催辦檢查督促5、的責(zé)任,承辦部門接到文件、函電應(yīng)立即指定專人辦理。不得將文件壓放分散,如需備查,應(yīng)按照有關(guān)保密規(guī)定,并征得兩辦同意后,予以復(fù)印或摘抄,原件應(yīng)及時歸檔周轉(zhuǎn)。6按照閱文范圍,離、退休干部,一般由有關(guān)部門定期組織學(xué)習(xí)有關(guān)文件,或由兩辦機要室通知到機要室閱文。(三)發(fā)文的管理第八條 發(fā)文的規(guī)定1全廠上報下發(fā)正式文件的權(quán)力集中于廠部,各群眾團體和部門一律不得自行向上、向下發(fā)送正式文件。2各群眾團體、部門需要向上反映匯報重要情況或向下安排布置重要工作要求發(fā)文應(yīng)向廠部提出發(fā)文申請,并將文件底稿交廠辦審核。廠部同意發(fā)文,則由廠辦按機構(gòu)設(shè)置與業(yè)務(wù)分工統(tǒng)一歸口以廠字發(fā)文。3對全廠影響較大,涉及兩個以上廠領(lǐng)導(dǎo)分管范6、圍的文件,須由廠長批準簽發(fā)。其余文件均由分管廠領(lǐng)導(dǎo)批準簽發(fā)。第九條 發(fā)文的范圍1凡是以廠部名義發(fā)出的文件、通告、決定、決議、請示報告、編寫的會議紀要和會議簡報,均屬發(fā)文范圍。2廠部下發(fā)文件主要用于:(1)公布全廠規(guī)章制度;(2)轉(zhuǎn)發(fā)上級文件或根據(jù)上級文件精神制訂的工廠文件;(3)公布工廠體制機構(gòu)變動或干部任免事項;(4)公布全廠性的重大生產(chǎn)、技術(shù)、經(jīng)營管理、政治工作、生活福利等工作的決定;(5)發(fā)布有關(guān)獎懲決定和通報;(6)其他有關(guān)全廠的重大事項。3廠部上行文、外發(fā)文主要用于:(1)對上級機關(guān)呈報工作計劃、請示報告、處理決定;(2)同兄弟單位聯(lián)系有關(guān)工廠重大生產(chǎn)、技術(shù)、人事勞資、物資供應(yīng)、科研7、基建、經(jīng)營管理等事宜。4在工廠日常生產(chǎn)、技術(shù)、經(jīng)營管理中,有關(guān)圖紙、技術(shù)文件、工藝修改、審批工作、安排部、署傳達上級指示等事項,應(yīng)按有關(guān)制度辦理,經(jīng)分管廠領(lǐng)導(dǎo)批準后,由主管業(yè)務(wù)科室書面或口頭通知執(zhí)行,一般不用廠部文件發(fā)布。5凡各業(yè)務(wù)科室如開專題會議所作的決定,一般都不應(yīng)發(fā)文,不備查考,可以科室名義用工作簡訊發(fā)會議紀要。6各業(yè)務(wù)科室與外單位發(fā)生的一般業(yè)務(wù)聯(lián)系,可用各科室的名義對外發(fā)函(應(yīng)各自編號備查),不用廠部名義發(fā)文。(四)發(fā)文程序與要求第十條 發(fā)文程序規(guī)定1各單位需要發(fā)文,應(yīng)事先向廠部提出申請;2廠部同意發(fā)文時,主辦單位應(yīng)以國家法令、上級指示或工作實際需要草擬文件初稿;表23-6表格管理登8、記表申請單位申請年月日表格名稱表格編號表格用途備 考3草擬文稿必須從全廠角度出發(fā),做到情況確實、觀點鮮明、條理清楚、層次分明、文字簡練、標點符號正確、書寫工整,嚴禁使用鉛筆、圓珠筆、紅墨水和彩筆書寫;4文稿擬就后,擬稿人應(yīng)填附發(fā)文稿紙首頁,詳細寫明文件標題、發(fā)送范圍、印刷份數(shù)、擬稿單位與擬稿人,并簽名、蓋章、標定日期和密級;5廠辦應(yīng)根據(jù)廠部的要求和上級有關(guān)指示精神、有關(guān)文件規(guī)定,對文稿進行審查和修改。對涂改不清、文字錯漏嚴重、內(nèi)容不妥、格式不符的文稿應(yīng)退回擬稿單位重新擬稿;6經(jīng)廠辦審查修改后的文稿,送部門主管領(lǐng)導(dǎo)核稿(對文稿內(nèi)容、質(zhì)量負責(zé));7對審核時修改較多,有礙打印和存檔的文稿,應(yīng)由擬稿部9、門重新謄寫清楚; 8需經(jīng)會簽的文稿,應(yīng)在交付打印前送會簽部門會簽;9文稿審核會簽后,按批準權(quán)限的規(guī)定呈送廠部領(lǐng)導(dǎo)審定批準簽發(fā);10經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準簽發(fā)后的文稿交廠辦機要秘書統(tǒng)一編號送打字室打??;11文件打印清樣,應(yīng)由擬稿人校對,校對人員應(yīng)在發(fā)文稿上簽名;12文件打字后,由廠辦派專人按數(shù)印刷,再由兩辦機要秘書分發(fā)并檢查落實情況,對印刷質(zhì)量不好的文件,機要秘書應(yīng)拒絕蓋印分發(fā)。(五)文件的借閱和清退第十一條 各部門有關(guān)工作人員因工作需要借閱一般文件,需經(jīng)本部門負責(zé)人簽寫便條,對有密級的文件須兩辦主任同意后方可借閱。第十二條 借閱文件應(yīng)嚴格履行借閱登記手續(xù),就地閱看,按時歸還。任何人不得將文件帶走或全文抄錄10、,不允許拆卷和在文件上勾畫等。第十三條 兩辦機要秘書對承辦的公文應(yīng)抓緊催辦,應(yīng)定期對事情已經(jīng)辦妥的本廠文件和上級要求限期清退的文件,進行收繳清退工作。(一般為月底一小清,季末一中清,年終一總清)。如發(fā)現(xiàn)文件丟失,必須及時查明原因和責(zé)任者,并如實向領(lǐng)導(dǎo)報告。第十四條 各部門應(yīng)指定一位責(zé)任心強的同志負責(zé)文件收交、保管、保密、催辦檢查工作。(六)文件的立卷與歸檔第十五條 文件的歸檔范圍1凡下列文件統(tǒng)一分別由兩辦負責(zé)歸檔:(1)上級機關(guān)來文,包括上級對工廠報告、申請的批復(fù);(2)廠部發(fā)出的報告、指示、決定、決議、通報、紀要、重要通知、工作總結(jié)、領(lǐng)導(dǎo)發(fā)言和生產(chǎn)經(jīng)營工作的各類計劃統(tǒng)計、季度、年度報表等;(11、3)廠長辦公室、廠務(wù)會、工廠管理委員會、中層干部會以及各種專業(yè)例會記錄;(4)廠一級組織召開的代表大會所形成的報告、總結(jié)、決議、發(fā)言、簡報、會議記錄等;(5)有保存價值的人民來信,來訪記錄及處理結(jié)果;(6)參加上級召開的各種會議帶回的文件、資料及本廠在會上匯報發(fā)言材料等;(7)上級機關(guān)領(lǐng)導(dǎo)同志來廠檢查視察工作的報告、指示記錄,以及本廠向上級進行匯報的提綱和材料;(8)反映本廠生產(chǎn)、經(jīng)營活動、先進人物事跡及廠領(lǐng)導(dǎo)工作等的音像攝制品;(9)工廠日志和大事記;(10)工廠向上級請示批復(fù)的文件及上報的有關(guān)材料。2業(yè)務(wù)科室、各群眾團體日常工作中形成的活動資料,由各業(yè)務(wù)科室、群眾團體負責(zé)立卷歸檔。第十六條12、 立卷要求1文件立卷應(yīng)按照內(nèi)容、名稱、作者、時間順序,分門別類地進行整理歸檔。2立卷時,要求把文件的批復(fù)、正本、底稿、主件、附件收集齊全,保持文件材料的完整性。3要堅持平時立卷與年終立卷歸檔相結(jié)合的原則。重要工作、重要會議形成的文件材料,要及時立卷歸檔。4上年度形成的文件材料,要求在下年度5月份以前整理完。6月份正式向檔案館(室)移交,清單一式兩份(接交單位各留存一份備查)。(七)文件的銷毀第十七條 對于多余、重復(fù)、過時和無保存價值的文件,廠辦機要室應(yīng)定期清理造冊,并按上級有關(guān)規(guī)定,辦理申請銷毀手續(xù)。第十八條 經(jīng)審核同意銷毀的文件,應(yīng)派專車分別由廠辦機要秘書和正(副)主任護送到上級機關(guān)指定的紙廠監(jiān)視銷毀。
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