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公司文件收發(fā)借閱及立卷管理規(guī)定
公司文件收發(fā)借閱及立卷管理規(guī)定.doc
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文件會(huì)議
上傳人:職z****i 編號(hào):1103363 2024-09-07 6頁(yè) 91.57KB

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1、公司文件收發(fā)、借閱及立卷管理規(guī)定編 制: 審 核: 批 準(zhǔn): 版 本 號(hào): ESZAQDGF001 編 制: 審 核: 批 準(zhǔn): 版 本 號(hào): 公司文件管理規(guī)定(一)總則第一條 為減少發(fā)文數(shù)量,提高辦文速度和發(fā)文質(zhì)量,充分發(fā)揮文件在各項(xiàng)工作中的指導(dǎo)作用,特制訂本制度。第二條 文件管理內(nèi)容主要包括:上級(jí)函、電、來(lái)文,同級(jí)函、電、來(lái)文,本廠上報(bào)下發(fā)的各種文件、資料。第三條 按照黨政分工的原則,全廠各類文件分別由黨委辦公室和廠部辦(以下簡(jiǎn)稱兩辦)歸口管理。表23-4 送發(fā)公文登記簿日 期文 號(hào)收文單位文 別事 由附 件附 本回涵內(nèi)容表23-5 表格檔案處理工作一覽表部門表格檔案名稱聯(lián)數(shù)負(fù)責(zé)職別表格性2、質(zhì)完成期限審核職別審核日期日?qǐng)?bào)月報(bào)記錄其他(二)收文的管理第四條 公文的簽收1凡來(lái)廠公啟文件(除廠領(lǐng)導(dǎo)訂啟的外)均由廠收發(fā)員登記簽收(由上級(jí)或郵電局機(jī)要通訊員直送機(jī)要室的機(jī)要文件除外)后分別交兩辦機(jī)要秘書拆封。在簽收和拆封時(shí),收發(fā)員和機(jī)要秘書均需注意檢查封口和郵戳。對(duì)開口和郵票撕毀函件應(yīng)查明原因,對(duì)密件開口和國(guó)外信函郵票被撕應(yīng)拒絕簽收。2對(duì)上級(jí)機(jī)要部門發(fā)來(lái)的文件,要進(jìn)行信封、文件、文號(hào)、機(jī)要編號(hào)的“四對(duì)口”核定,如果其中一項(xiàng)不對(duì)口,應(yīng)立即報(bào)告上級(jí)機(jī)要部門,并登記差錯(cuò)文件的文號(hào)。第五條 公文的編號(hào)保管1兩辦機(jī)要秘書對(duì)上級(jí)來(lái)文拆封后應(yīng)及時(shí)附上“文件處理傳閱單”,并分類登記編號(hào)、保管。須由工廠承辦或3、歸檔的廠領(lǐng)導(dǎo)親啟文件,廠領(lǐng)導(dǎo)啟封后,也應(yīng)分別交兩辦辦理正常手續(xù)。2本廠外出人員開會(huì)帶回的文件及資料應(yīng)及時(shí)分別送交兩辦機(jī)要秘書進(jìn)行登記編號(hào)保管,不得個(gè)人保存。第六條 公文的閱批與分轉(zhuǎn)1凡正式文件均需分別由兩辦主任(或副主任)根據(jù)文件內(nèi)容和性質(zhì)閱簽后,由機(jī)要秘書分送承辦部門閱辦,重要文件應(yīng)呈送廠領(lǐng)導(dǎo)(或分管領(lǐng)導(dǎo))親自閱批后分送承辦部門閱辦,為避免文件積壓誤事,一般應(yīng)在當(dāng)天閱簽完緊急文件要月即辦。2一般函、電、單據(jù)等,分別由兩辦機(jī)要秘書直接分轉(zhuǎn)處理。如涉及幾個(gè)單位會(huì)辦的文件,應(yīng)同主辦單位聯(lián)系后再分轉(zhuǎn)處理。3為加速文件運(yùn)轉(zhuǎn),機(jī)要秘書應(yīng)在當(dāng)天或第二天將文件送到廠領(lǐng)導(dǎo)和承辦部門如關(guān)系到兩個(gè)以上業(yè)務(wù)部門應(yīng)按4、批示次序依次傳閱最遲不得超過(guò)2天(特殊情況例外)。第七條 文件的傳閱與催辦1傳閱文件應(yīng)嚴(yán)格遵守傳閱范圍和保密規(guī)定,不得將有密級(jí)的文件帶回家、宿舍或公共場(chǎng)所,也不得將文件轉(zhuǎn)借其他人閱看對(duì)尚未傳達(dá)的文件不得向外泄露內(nèi)容。2閱讀文件應(yīng)抓緊時(shí)間,當(dāng)天閱完后應(yīng)在下班前將文件交機(jī)要室,閱批文件一般不得超過(guò)2天,閱后應(yīng)簽名以示負(fù)責(zé)。如有領(lǐng)導(dǎo)“批示”、“擬辦意見”,兩辦應(yīng)責(zé)成有關(guān)部門和人員按文件所提要求和領(lǐng)導(dǎo)批示辦理有關(guān)事宜。3閱文時(shí)不得抄錄全文,不得任意取走文件夾內(nèi)任何文件及附件,如確系工作需要,要辦理借閱手續(xù),以防止丟失泄密。4文件閱完后,應(yīng)送交兩辦機(jī)要秘書,切忌橫傳。5兩辦機(jī)要秘書對(duì)文件負(fù)有催辦檢查督促5、的責(zé)任,承辦部門接到文件、函電應(yīng)立即指定專人辦理。不得將文件壓放分散,如需備查,應(yīng)按照有關(guān)保密規(guī)定,并征得兩辦同意后,予以復(fù)印或摘抄,原件應(yīng)及時(shí)歸檔周轉(zhuǎn)。6按照閱文范圍,離、退休干部,一般由有關(guān)部門定期組織學(xué)習(xí)有關(guān)文件,或由兩辦機(jī)要室通知到機(jī)要室閱文。(三)發(fā)文的管理第八條 發(fā)文的規(guī)定1全廠上報(bào)下發(fā)正式文件的權(quán)力集中于廠部,各群眾團(tuán)體和部門一律不得自行向上、向下發(fā)送正式文件。2各群眾團(tuán)體、部門需要向上反映匯報(bào)重要情況或向下安排布置重要工作要求發(fā)文應(yīng)向廠部提出發(fā)文申請(qǐng),并將文件底稿交廠辦審核。廠部同意發(fā)文,則由廠辦按機(jī)構(gòu)設(shè)置與業(yè)務(wù)分工統(tǒng)一歸口以廠字發(fā)文。3對(duì)全廠影響較大,涉及兩個(gè)以上廠領(lǐng)導(dǎo)分管范6、圍的文件,須由廠長(zhǎng)批準(zhǔn)簽發(fā)。其余文件均由分管廠領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)簽發(fā)。第九條 發(fā)文的范圍1凡是以廠部名義發(fā)出的文件、通告、決定、決議、請(qǐng)示報(bào)告、編寫的會(huì)議紀(jì)要和會(huì)議簡(jiǎn)報(bào),均屬發(fā)文范圍。2廠部下發(fā)文件主要用于:(1)公布全廠規(guī)章制度;(2)轉(zhuǎn)發(fā)上級(jí)文件或根據(jù)上級(jí)文件精神制訂的工廠文件;(3)公布工廠體制機(jī)構(gòu)變動(dòng)或干部任免事項(xiàng);(4)公布全廠性的重大生產(chǎn)、技術(shù)、經(jīng)營(yíng)管理、政治工作、生活福利等工作的決定;(5)發(fā)布有關(guān)獎(jiǎng)懲決定和通報(bào);(6)其他有關(guān)全廠的重大事項(xiàng)。3廠部上行文、外發(fā)文主要用于:(1)對(duì)上級(jí)機(jī)關(guān)呈報(bào)工作計(jì)劃、請(qǐng)示報(bào)告、處理決定;(2)同兄弟單位聯(lián)系有關(guān)工廠重大生產(chǎn)、技術(shù)、人事勞資、物資供應(yīng)、科研7、基建、經(jīng)營(yíng)管理等事宜。4在工廠日常生產(chǎn)、技術(shù)、經(jīng)營(yíng)管理中,有關(guān)圖紙、技術(shù)文件、工藝修改、審批工作、安排部、署傳達(dá)上級(jí)指示等事項(xiàng),應(yīng)按有關(guān)制度辦理,經(jīng)分管廠領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后,由主管業(yè)務(wù)科室書面或口頭通知執(zhí)行,一般不用廠部文件發(fā)布。5凡各業(yè)務(wù)科室如開專題會(huì)議所作的決定,一般都不應(yīng)發(fā)文,不備查考,可以科室名義用工作簡(jiǎn)訊發(fā)會(huì)議紀(jì)要。6各業(yè)務(wù)科室與外單位發(fā)生的一般業(yè)務(wù)聯(lián)系,可用各科室的名義對(duì)外發(fā)函(應(yīng)各自編號(hào)備查),不用廠部名義發(fā)文。(四)發(fā)文程序與要求第十條 發(fā)文程序規(guī)定1各單位需要發(fā)文,應(yīng)事先向廠部提出申請(qǐng);2廠部同意發(fā)文時(shí),主辦單位應(yīng)以國(guó)家法令、上級(jí)指示或工作實(shí)際需要草擬文件初稿;表23-6表格管理登8、記表申請(qǐng)單位申請(qǐng)年月日表格名稱表格編號(hào)表格用途備 考3草擬文稿必須從全廠角度出發(fā),做到情況確實(shí)、觀點(diǎn)鮮明、條理清楚、層次分明、文字簡(jiǎn)練、標(biāo)點(diǎn)符號(hào)正確、書寫工整,嚴(yán)禁使用鉛筆、圓珠筆、紅墨水和彩筆書寫;4文稿擬就后,擬稿人應(yīng)填附發(fā)文稿紙首頁(yè),詳細(xì)寫明文件標(biāo)題、發(fā)送范圍、印刷份數(shù)、擬稿單位與擬稿人,并簽名、蓋章、標(biāo)定日期和密級(jí);5廠辦應(yīng)根據(jù)廠部的要求和上級(jí)有關(guān)指示精神、有關(guān)文件規(guī)定,對(duì)文稿進(jìn)行審查和修改。對(duì)涂改不清、文字錯(cuò)漏嚴(yán)重、內(nèi)容不妥、格式不符的文稿應(yīng)退回?cái)M稿單位重新擬稿;6經(jīng)廠辦審查修改后的文稿,送部門主管領(lǐng)導(dǎo)核稿(對(duì)文稿內(nèi)容、質(zhì)量負(fù)責(zé));7對(duì)審核時(shí)修改較多,有礙打印和存檔的文稿,應(yīng)由擬稿部9、門重新謄寫清楚; 8需經(jīng)會(huì)簽的文稿,應(yīng)在交付打印前送會(huì)簽部門會(huì)簽;9文稿審核會(huì)簽后,按批準(zhǔn)權(quán)限的規(guī)定呈送廠部領(lǐng)導(dǎo)審定批準(zhǔn)簽發(fā);10經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)簽發(fā)后的文稿交廠辦機(jī)要秘書統(tǒng)一編號(hào)送打字室打印;11文件打印清樣,應(yīng)由擬稿人校對(duì),校對(duì)人員應(yīng)在發(fā)文稿上簽名;12文件打字后,由廠辦派專人按數(shù)印刷,再由兩辦機(jī)要秘書分發(fā)并檢查落實(shí)情況,對(duì)印刷質(zhì)量不好的文件,機(jī)要秘書應(yīng)拒絕蓋印分發(fā)。(五)文件的借閱和清退第十一條 各部門有關(guān)工作人員因工作需要借閱一般文件,需經(jīng)本部門負(fù)責(zé)人簽寫便條,對(duì)有密級(jí)的文件須兩辦主任同意后方可借閱。第十二條 借閱文件應(yīng)嚴(yán)格履行借閱登記手續(xù),就地閱看,按時(shí)歸還。任何人不得將文件帶走或全文抄錄10、,不允許拆卷和在文件上勾畫等。第十三條 兩辦機(jī)要秘書對(duì)承辦的公文應(yīng)抓緊催辦,應(yīng)定期對(duì)事情已經(jīng)辦妥的本廠文件和上級(jí)要求限期清退的文件,進(jìn)行收繳清退工作。(一般為月底一小清,季末一中清,年終一總清)。如發(fā)現(xiàn)文件丟失,必須及時(shí)查明原因和責(zé)任者,并如實(shí)向領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告。第十四條 各部門應(yīng)指定一位責(zé)任心強(qiáng)的同志負(fù)責(zé)文件收交、保管、保密、催辦檢查工作。(六)文件的立卷與歸檔第十五條 文件的歸檔范圍1凡下列文件統(tǒng)一分別由兩辦負(fù)責(zé)歸檔:(1)上級(jí)機(jī)關(guān)來(lái)文,包括上級(jí)對(duì)工廠報(bào)告、申請(qǐng)的批復(fù);(2)廠部發(fā)出的報(bào)告、指示、決定、決議、通報(bào)、紀(jì)要、重要通知、工作總結(jié)、領(lǐng)導(dǎo)發(fā)言和生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)工作的各類計(jì)劃統(tǒng)計(jì)、季度、年度報(bào)表等;(11、3)廠長(zhǎng)辦公室、廠務(wù)會(huì)、工廠管理委員會(huì)、中層干部會(huì)以及各種專業(yè)例會(huì)記錄;(4)廠一級(jí)組織召開的代表大會(huì)所形成的報(bào)告、總結(jié)、決議、發(fā)言、簡(jiǎn)報(bào)、會(huì)議記錄等;(5)有保存價(jià)值的人民來(lái)信,來(lái)訪記錄及處理結(jié)果;(6)參加上級(jí)召開的各種會(huì)議帶回的文件、資料及本廠在會(huì)上匯報(bào)發(fā)言材料等;(7)上級(jí)機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)同志來(lái)廠檢查視察工作的報(bào)告、指示記錄,以及本廠向上級(jí)進(jìn)行匯報(bào)的提綱和材料;(8)反映本廠生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)活動(dòng)、先進(jìn)人物事跡及廠領(lǐng)導(dǎo)工作等的音像攝制品;(9)工廠日志和大事記;(10)工廠向上級(jí)請(qǐng)示批復(fù)的文件及上報(bào)的有關(guān)材料。2業(yè)務(wù)科室、各群眾團(tuán)體日常工作中形成的活動(dòng)資料,由各業(yè)務(wù)科室、群眾團(tuán)體負(fù)責(zé)立卷歸檔。第十六條12、 立卷要求1文件立卷應(yīng)按照內(nèi)容、名稱、作者、時(shí)間順序,分門別類地進(jìn)行整理歸檔。2立卷時(shí),要求把文件的批復(fù)、正本、底稿、主件、附件收集齊全,保持文件材料的完整性。3要堅(jiān)持平時(shí)立卷與年終立卷歸檔相結(jié)合的原則。重要工作、重要會(huì)議形成的文件材料,要及時(shí)立卷歸檔。4上年度形成的文件材料,要求在下年度5月份以前整理完。6月份正式向檔案館(室)移交,清單一式兩份(接交單位各留存一份備查)。(七)文件的銷毀第十七條 對(duì)于多余、重復(fù)、過(guò)時(shí)和無(wú)保存價(jià)值的文件,廠辦機(jī)要室應(yīng)定期清理造冊(cè),并按上級(jí)有關(guān)規(guī)定,辦理申請(qǐng)銷毀手續(xù)。第十八條 經(jīng)審核同意銷毀的文件,應(yīng)派專車分別由廠辦機(jī)要秘書和正(副)主任護(hù)送到上級(jí)機(jī)關(guān)指定的紙廠監(jiān)視銷毀。
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  19. 2023城鎮(zhèn)老舊小區(qū)改造項(xiàng)目可行性研究報(bào)告(122頁(yè)).pdf
  20. 田螺山河姆渡文化遺址生活館室內(nèi)設(shè)計(jì)方案(247頁(yè)).pdf
  21. 淮南礦業(yè)集團(tuán)棚戶區(qū)改造項(xiàng)目八公山新村、和平村室外變配電工程施工組織設(shè)計(jì)方案(92頁(yè)).doc
  22. 建筑工程公司資料員取證培訓(xùn)課件(307頁(yè)).ppt
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