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1、公司文件策劃、編制及更改程序管理制度編 制： 審 核： 批 準(zhǔn)： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準(zhǔn)： 版 本 號: 目錄第一章 總則31.1 目的31.2 釋義31.3 文件分類及定義41.4 應(yīng)用范圍51.5 文件編制層級依據(jù)51.6 編制原則51.7 說明5第二章 文件的策劃、編制、審核、批準(zhǔn)程序72.1 策劃、審核、批準(zhǔn)原則72.2 董事會管理文件72.3 總經(jīng)理直管文件72.4 公司級管理文件82.5 部門管理文件82.6 說明92.7 文件命名、編號原則9第三章 文件更改程序123.1 文件更改形式123.2 文件更改處理123.3 文件更改程序12第2、四章 考核13第五章 附則14第一章 總則1.1 目的對公司各類文件的編制、更改等工作進(jìn)行控制，明確各類文件的編制、更改程序。確保各類文件的出處及內(nèi)容的規(guī)范。1.2 釋義本制度及公司其他管理制度中提及的業(yè)務(wù)支持部門，在現(xiàn)階段是指辦公室、財(cái)務(wù)/物料部、資源質(zhì)量管理部、工程服務(wù)中心、戰(zhàn)略發(fā)展部等部門。1.3 文件分類及定義根據(jù)公司目前的實(shí)際情況：將公司文件分類如下：見下圖：1.4 應(yīng)用范圍本制度僅對文檔結(jié)構(gòu)中“管理文件”部分的編制、更改程序及權(quán)限進(jìn)行規(guī)定。1.5 文件編制層級依據(jù)見下圖：1.6 編制原則各部門編制的文件原則上不能和公司相關(guān)文件的規(guī)定相沖突；部門內(nèi)部文件內(nèi)容及規(guī)定不能相互沖突。各類文3、件的編制應(yīng)遵循以公司“質(zhì)量管理系統(tǒng)文件”為核心的原則。1.7 說明各類文件的編號、保存、查詢、借閱、銷毀等程序詳見公司檔案資源管理制度及質(zhì)量手冊之相關(guān)規(guī)定。本制度編制時已充分考慮了與上述文件的相容性，與上述文件的規(guī)定互為補(bǔ)充，沒有沖突。第二章 文件的策劃、編制、審核、批準(zhǔn)程序2.1 策劃、審核、批準(zhǔn)原則1. 本制度所定義的文件發(fā)布前必須得到批準(zhǔn)，以保證文件的適宜性。2. 文件策劃時必須系統(tǒng)策劃文件類，即每類文件應(yīng)該包含的內(nèi)容。以保證每類文件有相同或相近的格式。3. 多個需審批的文檔組成一個系統(tǒng)文件時。可分單個文檔進(jìn)行審批，如需對系統(tǒng)文件進(jìn)行總體審批時，必須完整列出所需審批文檔的目錄，以確保系統(tǒng)4、文件是通過審批的。4. 文件有附件時，必須在審批頁完整列出附件目錄，以確保附件是通過審批的。2.2 董事會管理文件公司董事會文件由公司董事會策劃，公司CEO負(fù)責(zé)組織編制，董事會討論發(fā)布。2.3 總經(jīng)理直管文件4 企業(yè)戰(zhàn)略文件由CEO策劃，CEO組織編制，并提交董事會討論通過，董事會批準(zhǔn)發(fā)布。4 企業(yè)文化文件由CEO策劃，人力資源部組織編制，并提交經(jīng)理聯(lián)席會議討論通過，CEO發(fā)布。4 企業(yè)組織文件由CEO策劃，人力資源副總組織編制，并經(jīng)CEO批準(zhǔn)后發(fā)布。2.4 公司級管理文件4 人力資源管理體系文件人力資源管理體系類文件由CEO策劃、人力資源副總經(jīng)理組織編制，并經(jīng)CEO批準(zhǔn)后發(fā)布。4 財(cái)務(wù)管理體5、系文件財(cái)務(wù)管理體系類文件由CEO策劃，CFO組織編制，并經(jīng)CEO批準(zhǔn)后發(fā)布。4 行政管理體系文件行政管理體系類文件由CEO 策劃，辦公室組織編制，并經(jīng)CEO批準(zhǔn)后發(fā)布。4 質(zhì)量管理體系文件質(zhì)量管理手冊文件由公司CEO策劃，質(zhì)量管理部負(fù)責(zé)組織編制，管理者代表審核、經(jīng)CEO批準(zhǔn)后發(fā)布。2.5 部門管理文件4 各業(yè)務(wù)支持部門管理文件由各業(yè)務(wù)支持部門負(fù)責(zé)人組織策劃編制，分管副總經(jīng)理批準(zhǔn)后發(fā)布。4 各子公司或（籌備組）、事業(yè)部管理文件由各子公司、事業(yè)部總經(jīng)理負(fù)責(zé)策劃并組織編制，事業(yè)部總經(jīng)理批準(zhǔn)發(fā)布即可。由于各子公司、事業(yè)部的人事、財(cái)務(wù)均由總公司負(fù)責(zé)支持，因此，各子公司、事業(yè)部的相關(guān)管理制度類文件發(fā)布之后6、應(yīng)分別報(bào)公司人力資源部及財(cái)務(wù)部備案。2.6 說明公司制度類、演示模版類標(biāo)準(zhǔn)模版由公司辦公室組織編制，經(jīng)CEO批準(zhǔn)后發(fā)布；編制時應(yīng)定義封面、排版版式等基本內(nèi)容。質(zhì)量管理體系相關(guān)的模版按公司質(zhì)量手冊（二版）的相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。凡由CEO批準(zhǔn)發(fā)布的模版應(yīng)匯集成標(biāo)準(zhǔn)模版集，作為本制度的附件。部門內(nèi)部的作業(yè)規(guī)范文件編制時版式、封面等應(yīng)遵從公司的相應(yīng)模版規(guī)定。各部門制定的模版應(yīng)由專人管理并適時更新。2.7 文件命名、編號原則2.7.1 命名原則董事會管理文件、總經(jīng)理直管文件、公司級管理文件前必須冠以公司的名稱。即：重慶市xx科技有限公司文件/制度等。業(yè)務(wù)支持部門及事業(yè)部管理文件前必須依次冠以公司名稱、部門名稱7、。即：重慶市xx科技有限公司部文件/制度/規(guī)范等。各子公司管理文件前必須冠以個子公司的全稱。2.7.2 編號原則由于公司的文件體系是以ISO質(zhì)量體系為核心建立的，所以，相應(yīng)的文件編號原則應(yīng)該遵從公司質(zhì)量手冊之規(guī)定。為方便各子公司的管理，各子公司可參照本編號原則制定本部門的文件編號指南。在質(zhì)量手冊中，本制度所適用的管理文件定義為xx類；編號規(guī)則定義為：xx組織代號文件類別文件順序號年號u 組織代號xx公司： BNXXXX事業(yè)部: H1辦公室： BGSXXXXX事業(yè)部: H2資源/質(zhì)量管理部： ZGXXXXXX事業(yè)部: DZ財(cái)務(wù)/物料部: CWXXXXX事業(yè)部: DS工程服務(wù)部: GFXXXX事業(yè)8、部： QD戰(zhàn)略發(fā)展部： ZFu 文件類別在文件類別，本制度只涉及六大類別的文件。見下表：文件類別文件類別簡稱董事會文件董事會企業(yè)戰(zhàn)略文件戰(zhàn)略企業(yè)文化文件文化企業(yè)組織文件組織管理制度類文件制度作業(yè)規(guī)范類文件規(guī)范作業(yè)指南類文件指南為方便管理，各部門可根據(jù)實(shí)際需要在文件大類別后再細(xì)分類別。u 文件順序號文件順序號：原則上以組織結(jié)構(gòu)及年度為單位進(jìn)行確定。如：公司級管理文件在年度內(nèi)頒布的統(tǒng)一從001開始編號，其他亦同。u 年號年號必須寫全。比如：2004等第三章 文件更改程序3.1 文件更改形式文件更改可以是換版、換頁、局部修改、劃改和刮改等方式。3.2 文件更改處理本制度所定義文件的更改必須填寫“文件9、更改申請表”（詳見二版質(zhì)量記錄），并按與該制度編制的相應(yīng)的審核批準(zhǔn)權(quán)限獲得批準(zhǔn)后方可更改。3.3 文件更改程序原則上，遵循誰編制，誰提出申請并落實(shí)修改的原則。審核及批準(zhǔn)權(quán)限的歸屬也應(yīng)同編制權(quán)限的規(guī)定保持一致，所有被更改的紙質(zhì)原文件必須由編制部門收回，電子文檔由電子文檔管理部門從服務(wù)器或網(wǎng)絡(luò)上刪除，以確保有效文件的唯一性。第四章 考核各子公司、事業(yè)部、業(yè)務(wù)支持部門必須高度重視本單位的制度體系建設(shè)，根據(jù)公司管理制度和本部門的實(shí)際情況建立健全本部門的管理制度，公司定期對建立和執(zhí)行情況進(jìn)行組織評估，并將評估結(jié)果納入相關(guān)部門負(fù)責(zé)人的績效考核結(jié)果中，相關(guān)考核內(nèi)容詳見公司管理文件執(zhí)行評估制度的相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。第五章 附則本制度解釋權(quán)在CEO；本制度自發(fā)布之日起施行。附：“公司級文件”明細(xì)表附： “公司級文件”明細(xì)表文件類別文件名稱財(cái)務(wù)管理體系文件人力資源管理體系文件行政管理體系文件質(zhì)量管理體系文件