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1、公司集團會議時間地點與議程籌備管理制度編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: 第一章 確定與會者第一條 確定與會者的關鍵，不是看誰有資格參加，而是要弄清誰有必要參加。第二條 確定與會者時，應考慮以下因素：1.與會者是否對會議所要實現的目標負有主要或直接責任；2.與會者是否與會后的行動直接相關；3.與會者在中心議題方面是否具備專門的知識與經驗，能否有助于議題的深化；4.與會者是否有能力或有權力達成一項決議；5.與會者是否多余或可無可有；6.與會者是否能全身心投入會議；7.與會者是否會妨礙會議總體成效、是否會造成對他人的心理壓2、力，影響他人發言的質量或真實性；8.必須有效地控制與會者人數。一般來說，與會者人數越多(如超過二十人)，則與會者的參與意識越弱，會議的質量也就越差，甚至有負面效應。所以，人數太多時，就應該設法分組討論或設分會場。第二章 選擇開會時間第三條 在會前準備時，必須考慮開會時間的選擇，確保全體與會者能夠按時出席、安心開會。第四條 選擇開會時間要考慮下列因素：1.會前調查，把握全體與會者方便的時間段。2.選擇與會者中關鍵人物的最佳開會時間，確保關鍵人物集中精力開好會議。3.恰當安排會議時間，避免與企業最重要的經營活動沖突，避免會議打亂企業工作的正常運行秩序，同時保證生產經營活動中的關鍵人物能有充足的時間3、做出安排，不至于因出席會議而影響企業效益或效率。4.力求開短會。如果議程太長，連續開會時間超過半天，就應設法分兩個時間段開會。5.應該注意把握開會的時機，時效性很強的會議要盡早安排。需要醞釀和深思熟慮的會議，可以拖后召開。第三章 選擇開會地點第五條 開會地點最好選在員工不熟悉的地方，以激發其創造性思維，激發其熱情，去積極思考和討論問題。第六條 會址必須考慮距離的遠近以及路線、交通上的方便與否，便于與會者能按時到會。第七條 會場內外必須保持安靜，要有良好的通風和照明設施以及室溫調控裝置，以便與會者能夠長時間保持清醒頭腦，集中精力參與會議。第八條 會場的空間必須適宜，以平均每個與會者擁有2平方米為4、宜。第九條 外出留宿開會必須考慮通訊聯系的方便、費用開支、衣食起居的舒適，等等。第四章 擬訂議事日程第十條 應先了解會議或會議中心，以便有所準備和有所考慮，會務人員可以擬訂議事日程。第十一條 議事日程一般由會議主席擬訂。在擬訂議程時必須考慮下列要點：1.重要的或緊急的議案或事項，必須優先列在整個議事日程的前項。反之，靠后討論。2.必須合理分配各項議案或事項的時間。特別重要的事項，要留出足夠的時間，必要時標出各議案的時間分配，以便會議主席及與會者控制時間。3.每次會議議程不必太雜、內容不必太多，以提高會議的效率。必要時可以考慮分兩次會議或分階段討論同一個議案。4.為了提醒與會者注意、提前做好準備5、，議程應提前幾天交給每一位與會者。5.如果會議很重要或很復雜，在時間充足的情況下，可以事先要求與會者做相關準備，并指定時間提交與會者建議。歸納匯總的意見可以附在成文的議事日程上，送發全體與會者。6.提前送發與議程有關的會議資料，以減少會議討論的時間。7.會議持續兩個小時以上的，應考慮在會議中間安排休息時間。并注意在會議結束后，留出一定的社交時間。第五章 會前工作第十二條 會議召開之前需要根據工作需要和領導意圖擬定會議計劃并對其必要性、重要性、可行性進行論證。第十三條 例行性和日常工作會議，要將會議活動制成安排表，將會議時間、名稱、與會部門及人員、議題、主持者、地點等項填人表中，提前發給領導者和6、有關部門，以便早做準備和安排。第十四條 制定會議預案1.會議預案就是會議的籌備方案。在會議召開之前，必須周密、細致地制定會議預案，以保證會議的順利進行。2.會議預案中應明確下列內容：(1)會議名稱。即擬定會名，應根據會議的內容、主題和人數等來考慮，切忌名不副實。(2)會議主題。即召開會議的原因、目的和指導思想。(3)會期。即會議的起止日期，要根據會議的內容來確定。(4)出席人數。要依據會議的性質和內容來確定出席人員的范圍，既不過寬，也不過嚴。(5)會議工作班子及其職責分工。大中型會議應成立相應的會議籌備班子，明確職責分工，做到人有專職、事有專人，既分工負責，又協同配合；(6)選擇與布置會場。會7、場的選擇與布置應根據會議的人數、內容、會場容量等情況綜合考慮。(7)會議的其他活動。如表決、發獎、參觀、文娛活動等，也應列入會議預案。第十五條 會議機構設置在會議秘書長統籌下的會議工作機構通常有：1.秘書組，負責會議文字工作以及領導在會議期間交辦的事項。2.資料組，負責各種會議文件的印刷、保管、發放、回收以及會議文件的匯集、歸檔等。3.組織組，負責與會人員編組、簽到，以及代表選舉、代表資格審查等事宜。4.宣傳組，負責會議的宣傳報道以及文化娛樂、攝影、錄像等工作。5.后勤組，負責會議票證準備、會場布置、會間食宿、用車、生活用品供應、返程票購買等后勤保障工作。6.保衛組，負責重要會議的安全與保密工8、作。第十六條 準備會議文件1.規模較大、內容重要的會議，必須提前準備各種會議文件，包括開幕詞、閉幕詞、工作報告、交流材料、領導者講話、會議須知或會議手冊等。2.文件材料不宜過多、過長。通常應事先印發到與會者手中，重要文件要登記和回收。第十七條 發送會議通知1.會議召開之前都要發出通知，重要會議要發請柬或邀請書。2.無論是口頭通知還是書面通知，都要做到及時、準確、明晰、簡要，防止重發、錯發或漏發。3.會議通知要寫明為何開會、會名、會期、報到地點與時間、參加人員范圍、入場憑證、接站及行車路線、需攜帶的材料和其他要求等內容。第十八條 布置會場1.會場的選擇要根據各種相關因素綜合考慮，尤其要注意以下條9、件：(1)大小是否合適；(2)座位是否夠用；(3)光線是否充足；(4)照明是否清晰；(5)溫度是否適宜；(6)音響效果是否良好；(7)錄音、錄像設施是否完備等。2.會場布置包括主席臺布置、座位排列、會標及花卉陳設等，基本原則是樸素大方，能體現出會議的主題和氣氛。3.會場應視會議的類型、人數等情況具體布置。(1)會場空間安排。以便于與會者進出和流動為前提，并使整個會場格局緊湊、和諧。(2)會議座位安排應考慮會議的目的。第十九條 排列座次1.主席臺座次以人員的職務或社會地位、名望高低排列。最高者排在主席臺第一排的正中間，其余按高低順序，以正中間座位為起點，面向會場，依左為上、右為下的原則交叉排列。10、2.其他與會者的座次排列，按地理位置、行業系統等排列方法。3.以上座次安排需報領導者審定。第二十條 編組較大規模的會議，要對與會者進行編組，達到方便分組討論和會間活動的目的。編組的方法可按地區編組、按專業編組、按職務、按職稱層次編組等。第二十一條 制發名冊和證件1.名冊。名冊的內容應包括姓名、性別、年齡、工作單位、職務、電話號碼、通訊地址、房間號等項目。2.證件。大型、重要的會議，要印制有關證件，并且是用顏色區分不同身份的證件。證件的內容包括姓名、單位、職務、編號以及會議名稱、證件種類。第二十二條 編制會議手冊大型會議要編制會議手冊或會議須知，用以指導與會者活動。其項目包括大會各級工作機構、一般情況介紹、分組情況、大會日程表、各項活動時刻表、會場及分會場平面圖等。第二十三條 會前檢查會議正式開始之前，要對各項準備工作進行全面、認真、細致地檢查，重要會議還需要進行反復檢查。檢查重點包括會議文件、會場布置、安全保衛等。