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1、投資發(fā)展有限公司工程部會(huì)議管理制度編 制： 審 核： 批 準(zhǔn)： 版 本 號(hào): ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準(zhǔn)： 版 本 號(hào): 工程部會(huì)議管理制度一、目的舉行會(huì)議是解決工程中各種問題的最高效最有效的措施之一，有利于匯集各方信息及觀點(diǎn)，迅速形成決議并解決問題。會(huì)議的最基本要素為1.決議 2.存檔及跟蹤。（見第二條5、6點(diǎn)內(nèi)容）二、會(huì)議要求：1. 會(huì)議要求：每個(gè)會(huì)議均由一名會(huì)議發(fā)起人（召集人），發(fā)起人需確定如下內(nèi)容a) 會(huì)議時(shí)間（起止時(shí)間均需要明確）及地點(diǎn)，項(xiàng)目秘書負(fù)責(zé)預(yù)定會(huì)議室并通知服務(wù)員作準(zhǔn)備。b) 會(huì)議主題（可有多個(gè)議題），會(huì)議需通報(bào)的事項(xiàng)或需解決的問題c) 參會(huì)單位、部門2、及人員名單d) 明確一名會(huì)議記錄人（可由工程經(jīng)理、工程師或秘書根據(jù)需要擔(dān)任），會(huì)議記錄人負(fù)責(zé)操作連接投影儀的電腦，展示會(huì)議提綱并形成會(huì)議紀(jì)要。2. 會(huì)議通知：會(huì)議舉行前一天，項(xiàng)目秘書向需參加會(huì)議的全體人員發(fā)出會(huì)議通知，通知發(fā)出后當(dāng)天下班前，秘書需確認(rèn)所有參會(huì)反饋，如被邀請(qǐng)人未反饋的，項(xiàng)目秘書負(fù)責(zé)電話通知到參會(huì)人。參會(huì)人如需請(qǐng)假或稍晚到達(dá)的，必須取得會(huì)議發(fā)起人的同意。如重要參會(huì)人無法出席會(huì)議的，秘書需立即通知會(huì)議發(fā)起人決定是否會(huì)議改期。3. 基本準(zhǔn)備：a) 會(huì)議簽到表（見會(huì)議簽到表模板）b) 錄音筆或攝像設(shè)備（涉及到重要的方案介紹、設(shè)計(jì)交底、重要事項(xiàng)匯報(bào)或需要留存聲像記錄的會(huì)議）c) 投影儀及會(huì)3、議記錄人操作的電腦設(shè)備d) 會(huì)議提綱。秘書根據(jù)參會(huì)人數(shù)打印后分發(fā)。e) 會(huì)議照相。秘書在所有參會(huì)人員落座后，拍攝全景照片并作為會(huì)議記錄的一部分，與會(huì)議簽到表、錄音記錄、會(huì)議紀(jì)要等一并編號(hào)存檔。f) 其他，如茶水、水果、會(huì)議布置、小黑板等。4. 會(huì)議紀(jì)律：所有參會(huì)人員應(yīng)當(dāng)在會(huì)議開始前10分鐘進(jìn)入會(huì)場(chǎng)，并主動(dòng)將手機(jī)調(diào)至振動(dòng)模式。會(huì)議舉行中，所有參會(huì)人員不得處理與會(huì)議無關(guān)的其他工作，不得私下交流，并不得在會(huì)議期間收發(fā)郵件、查看微博、微信等。以確保會(huì)議高效進(jìn)行。召集人在會(huì)議開始后應(yīng)宣讀會(huì)議紀(jì)律，違反者將按照公司規(guī)定進(jìn)行處理。5. 會(huì)議紀(jì)要：會(huì)議紀(jì)要由會(huì)議記錄人負(fù)責(zé)匯總及整理，并經(jīng)會(huì)議發(fā)起人確認(rèn)后由工程4、總監(jiān)簽發(fā)。紀(jì)要包含要素為：會(huì)議形成的一致意見，需要跟蹤及解決的事項(xiàng)及負(fù)責(zé)落實(shí)的部門/責(zé)任人、需解決的限定時(shí)間、需共同參與/配合的部門人員。會(huì)議紀(jì)要并非簡(jiǎn)單的會(huì)議記錄，需避免出現(xiàn)會(huì)議后沒有決議的現(xiàn)象。會(huì)議紀(jì)要需在會(huì)議結(jié)束后一個(gè)工作日內(nèi)完成發(fā)放，重要的會(huì)議紀(jì)要應(yīng)爭(zhēng)取在會(huì)議過程中形成，并在會(huì)議中當(dāng)場(chǎng)會(huì)簽并分發(fā)。如會(huì)議后第二天涉及非工作日的，會(huì)議記錄人及秘書應(yīng)確保在當(dāng)天下班前將會(huì)議紀(jì)要形成并分發(fā)。6. 決議跟蹤：例行會(huì)議形成的決議及跟蹤事項(xiàng)表，需落實(shí)跟蹤制度。事項(xiàng)完成后，責(zé)任人將完成情況通知與會(huì)人，并在秘書處進(jìn)行登記銷項(xiàng)。每次例會(huì)開始后，需先將上次例會(huì)的決議及待解決事項(xiàng)進(jìn)行回顧，仍未解決的事項(xiàng)繼續(xù)出現(xiàn)5、在本次會(huì)議紀(jì)要中進(jìn)行跟蹤。7. 紀(jì)要存檔要求（電子版）：a) 秘書在收到經(jīng)工程總監(jiān)簽發(fā)的會(huì)議紀(jì)要后，應(yīng)將其打印并加蓋流轉(zhuǎn)章，項(xiàng)目部全體人員閱后簽字表示已知曉會(huì)議內(nèi)容。會(huì)簽完成后秘書將此文檔掃描后存于部門服務(wù)器內(nèi)，作為唯一的執(zhí)行依據(jù)（word文檔不作為執(zhí)行依據(jù)），紀(jì)要的紙質(zhì)文件需放置在專門的文件柜內(nèi)，并按照要求設(shè)立檢索標(biāo)簽。b) 會(huì)議簽到表需存檔（紙質(zhì)、電子）c) 會(huì)議錄音、影響資料（如有）需存檔（電子）d) 會(huì)議中討論的各項(xiàng)計(jì)劃、技術(shù)方案等需存檔（電子）e) 會(huì)議紀(jì)要電子版（word格式）需存檔，并設(shè)置為只讀格式（可下載修改，不得直接在服務(wù)器更改。作為內(nèi)部文件，應(yīng)避免采用pdf格式。f) 例會(huì)6、形成的待解決事項(xiàng)跟蹤表，須由秘書進(jìn)行復(fù)制后，歸入專門的部門跟蹤表中進(jìn)行逐條銷項(xiàng)并備忘（格式見部門工作銷項(xiàng)表）。g) 所有的會(huì)議紀(jì)要需加設(shè)內(nèi)部編號(hào)進(jìn)行歸檔，如部門例會(huì)、監(jiān)理例會(huì)、承建商進(jìn)場(chǎng)啟動(dòng)會(huì)、技術(shù)交底會(huì)、設(shè)計(jì)交底會(huì)及其他臨時(shí)組織的會(huì)議等等。h) 秘書應(yīng)編制專門的會(huì)議目錄（excel格式），以便今后檢索。8. 臨時(shí)性會(huì)議：為解決突發(fā)事項(xiàng)而臨時(shí)舉行的小范圍會(huì)議可執(zhí)行簡(jiǎn)易模式，不受上述1-3條要求的限制，以達(dá)成快速解決問題的目的。會(huì)議完成并形成一致意見后，會(huì)議參加人員中確定一人發(fā)出會(huì)議紀(jì)要，并抄送相關(guān)人員并在秘書處備案存檔。9. 項(xiàng)目例會(huì)：項(xiàng)目啟動(dòng)后，由項(xiàng)目總監(jiān)、項(xiàng)目經(jīng)理召集各部門舉行每周例會(huì)（會(huì)7、議時(shí)間、地點(diǎn)及與會(huì)人員在第一次項(xiàng)目例會(huì)時(shí)確定并固定），以達(dá)到各部門信息互通、共同協(xié)作以快速解決問題的目的。需參會(huì)部門：項(xiàng)目部、設(shè)計(jì)部、開發(fā)部、成本部、采購(gòu)部，并視情況邀請(qǐng)租務(wù)、物業(yè)等其他部門列席會(huì)議。首次項(xiàng)目會(huì)議另需形成公司內(nèi)部的各部門參與人員名冊(cè)。a) 會(huì)議主持人原則為項(xiàng)目總監(jiān)。會(huì)議記錄人為項(xiàng)目經(jīng)理。各參會(huì)部門需明確本部門一名人員作為參與項(xiàng)目的負(fù)責(zé)人，該負(fù)責(zé)人需參加每一次項(xiàng)目例會(huì)并不得缺席，如需請(qǐng)假的，原則上需有該名人員的上級(jí)代為出席，以確保事項(xiàng)跟蹤的連續(xù)性。b) 會(huì)議要求及準(zhǔn)備要求參見第二條c) 會(huì)議流程為：i. 分析總控計(jì)劃執(zhí)行情況ii. 分析設(shè)計(jì)計(jì)劃執(zhí)行情況iii. 分析采招計(jì)劃執(zhí)行情8、況iv. 分析上周例會(huì)待解決事項(xiàng)跟蹤表v. 各部門輪流匯報(bào)本周工作安排及下周計(jì)劃vi. 各部門提出需其他部門協(xié)調(diào)解決事項(xiàng)vii. 項(xiàng)目總監(jiān)總結(jié)d) 按第二條5-7項(xiàng)要求進(jìn)行會(huì)議后續(xù)工作。秘書將項(xiàng)目總監(jiān)簽發(fā)后的會(huì)議紀(jì)要發(fā)送給項(xiàng)目花名冊(cè)中所有人員，并抄送公司管理層。10. 監(jiān)理例會(huì)：監(jiān)理例會(huì)由總監(jiān)理工程師主持并由各參建單位參加。會(huì)議需達(dá)到檢查工程進(jìn)度，通報(bào)工程質(zhì)量、安全文明檢查狀況，解決工程中各種問題，及時(shí)傳達(dá)業(yè)主方最新要求的目的。a) 會(huì)議準(zhǔn)備：i. 會(huì)議前一天，各參建單位將上周完成情況、下周工作安排、待協(xié)調(diào)問題匯總到總包處，總包整理后交至監(jiān)理處備案。ii. 總監(jiān)理工程師在會(huì)前就施工單位提交內(nèi)容9、與業(yè)主項(xiàng)目經(jīng)理進(jìn)行簡(jiǎn)要交流。iii. 各單位到會(huì)時(shí)需攜帶上周會(huì)議紀(jì)要、月度計(jì)劃到會(huì)。iv. 會(huì)議需準(zhǔn)備錄音筆、投影儀等設(shè)備。b) 參會(huì)人員：i. 總監(jiān)理工程師、專業(yè)監(jiān)理工程師、安全監(jiān)理工程師、監(jiān)理資料員ii. 施工單位項(xiàng)目經(jīng)理、技術(shù)負(fù)責(zé)人、生產(chǎn)經(jīng)理、安全負(fù)責(zé)人、質(zhì)量負(fù)責(zé)人、資料員（可根據(jù)人員情況調(diào)整）iii. 業(yè)主項(xiàng)目部全體iv. 顧問單位代表v. 監(jiān)測(cè)單位代表vi. 地鐵監(jiān)護(hù)代表及其他c) 會(huì)議流程：i. 總監(jiān)理工程師主持會(huì)議并宣布會(huì)議紀(jì)律。ii. 會(huì)議簽到iii. 核對(duì)總控計(jì)劃、月計(jì)劃節(jié)點(diǎn)iv. 總分包單位介紹周計(jì)劃及需協(xié)調(diào)解決的事項(xiàng)v. 監(jiān)理回顧上周安全檢查、質(zhì)量檢查情況，并提出整改要求10、或處罰決定。vi. 監(jiān)理回顧上周發(fā)出的監(jiān)理工作聯(lián)系單、監(jiān)理工程師通知單情況。vii. 業(yè)主提出要求并布置工作viii. 總監(jiān)理工程師回顧上周紀(jì)要中待解決事項(xiàng)，并形成本次紀(jì)要。ix. 會(huì)后監(jiān)理資料員負(fù)責(zé)形成書面會(huì)議紀(jì)要，交各參建單位簽認(rèn)后分發(fā)。項(xiàng)目部秘書收到后加蓋流轉(zhuǎn)章，交項(xiàng)目部全體簽字流轉(zhuǎn)。完成后將紀(jì)要掃描存檔。項(xiàng)目秘書另將紀(jì)要抄送公司設(shè)計(jì)、開發(fā)、成本、租務(wù)等協(xié)作部門對(duì)口人員。x. 每月最后一次例會(huì)時(shí)，總包需提交下個(gè)月度的進(jìn)度計(jì)劃、甲供材料到貨計(jì)劃、圖紙深化計(jì)劃、付款計(jì)劃等。11. 設(shè)計(jì)交底會(huì)議/圖紙會(huì)審會(huì)議：a) 參會(huì)人員：設(shè)計(jì)單位專業(yè)設(shè)計(jì)師、設(shè)計(jì)部專業(yè)工程師、項(xiàng)目部項(xiàng)目經(jīng)理及專業(yè)工程師、成11、本部預(yù)算經(jīng)理、施工單位項(xiàng)目經(jīng)理及技術(shù)負(fù)責(zé)人、監(jiān)理單位總監(jiān)理工程師及專業(yè)監(jiān)理工程師、顧問單位（設(shè)計(jì)、成本）代表。（根據(jù)公司架構(gòu)及管理模式調(diào)整）b) 會(huì)議準(zhǔn)備：投影儀、錄音筆、會(huì)議簽到表、攝像設(shè)備（按需）、小黑板。監(jiān)理單位及施工單位提交問題清單并提前一天交至業(yè)主及設(shè)計(jì)單位處。c) 會(huì)議流程：i. 設(shè)計(jì)單位專業(yè)工程師介紹設(shè)計(jì)理念、設(shè)計(jì)意圖、結(jié)構(gòu)特點(diǎn)、施工要求、技術(shù)措施、所選取設(shè)備及材料的特點(diǎn)和有關(guān)注意事項(xiàng)。ii. 就之前收到的設(shè)計(jì)提問單進(jìn)行逐條回復(fù)。iii. 各單位補(bǔ)充提問。iv. 明確需補(bǔ)充的圖紙、設(shè)計(jì)變更單的內(nèi)容以及提供時(shí)間。v. 就待定事項(xiàng)與業(yè)主設(shè)計(jì)部、項(xiàng)目部進(jìn)行協(xié)商，確定解決方案。vi. 所12、有討論事項(xiàng)需經(jīng)過成本部、成本顧問逐條審定，確認(rèn)對(duì)現(xiàn)有合同、成本指標(biāo)等不產(chǎn)生重大影響后方可簽發(fā)，否則需提交項(xiàng)目例會(huì)或公司管理會(huì)議專題討論。（具體見設(shè)計(jì)變更、設(shè)計(jì)深化成本控制辦法）12. 例行質(zhì)量檢查、安全檢查總結(jié)會(huì)：（詳見質(zhì)量管理辦法、安全文明管理辦法）a) 例行的質(zhì)量、安全巡查每周組織一次，檢查重點(diǎn)為對(duì)過去一周監(jiān)理、業(yè)主發(fā)出的工作聯(lián)系單、監(jiān)理通知單內(nèi)容進(jìn)行復(fù)查。同時(shí)對(duì)巡查中發(fā)現(xiàn)的新問題進(jìn)行記錄。b) 檢查參加人員為：業(yè)主項(xiàng)目部、監(jiān)理項(xiàng)目部、總分包單位負(fù)責(zé)質(zhì)量、安全的專業(yè)負(fù)責(zé)人。c) 檢查完成后，各方需回到會(huì)議室，將檢查過程中拍攝的照片、記錄的內(nèi)容進(jìn)行回放，并形成檢查總結(jié)會(huì)議紀(jì)要。d) 檢查紀(jì)要13、需進(jìn)行編號(hào)及存檔，對(duì)于施工單位未能在要求時(shí)間內(nèi)完成整改的行為，需按照合同要求發(fā)出處罰通知單。（處罰條款及質(zhì)量、安全標(biāo)準(zhǔn)需在合同技術(shù)標(biāo)中提前明確，以免發(fā)生爭(zhēng)議）13. 工程樣板總結(jié)會(huì)：（詳見樣板引路制度及樣板管理辦法）a) 根據(jù)樣板引路制度及合同附件的清單要求，在現(xiàn)場(chǎng)制作樣板（為防止施工單位提出費(fèi)用索賠或拒絕執(zhí)行，必須在招標(biāo)及合同中進(jìn)行明確，并要求施工單位申報(bào)包干費(fèi)用,且規(guī)定不執(zhí)行的處罰措施）b) 樣板施工前由總包組織介紹會(huì)，以PPT形式向業(yè)主、監(jiān)理進(jìn)行介紹，內(nèi)容為圖紙中施工節(jié)點(diǎn)做法、相關(guān)施工規(guī)范及圖集要求。c) 樣板完成后施工單位填寫申報(bào)單，召開樣板總結(jié)會(huì)，由業(yè)主、監(jiān)理、設(shè)計(jì)、顧問等各方組織會(huì)14、審。d) 會(huì)審?fù)ㄟ^后，各方對(duì)申報(bào)單進(jìn)行會(huì)簽。施工單位在樣板處掛牌并拍照留存，并向下屬班組進(jìn)行交底，并開始大面積施工。14. 施工方案介紹會(huì)、講圖會(huì)：a) 項(xiàng)目管理中，鼓勵(lì)施工單位向監(jiān)理、業(yè)主進(jìn)行講圖、介紹方案的做法，以提前規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)，找出可能存在的問題。同時(shí)，參與講圖會(huì)的業(yè)主人員應(yīng)重點(diǎn)關(guān)注跨專業(yè)協(xié)調(diào)及合同分工界面是否合理的問題。b) 招投標(biāo)進(jìn)行時(shí)，項(xiàng)目部應(yīng)要求各投標(biāo)單位申報(bào)需提交的施工方案清單。項(xiàng)目部匯總后，在合同中予以明確。c) 施工前，施工單位將即將開展施工的方案制要點(diǎn)作成PPT格式，舉行方案介紹會(huì)向業(yè)主、監(jiān)理進(jìn)行介紹。基坑圍護(hù)施工方案、地下室施工方案等需要向建交委科技委、申通地鐵進(jìn)行匯報(bào)的15、方案，必須先在內(nèi)部進(jìn)行介紹后，才可對(duì)外進(jìn)行匯報(bào)。d) 講圖重點(diǎn)： 執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范、圖集清理并落實(shí)各單位是否已經(jīng)齊備。 結(jié)構(gòu)體系、裝修、安裝系統(tǒng)講解，各專業(yè)重點(diǎn)質(zhì)量控制點(diǎn)及控制措施，優(yōu)化建議。e) 講圖及方案介紹會(huì)同時(shí)需關(guān)注：施工單位介紹人通常為技術(shù)負(fù)責(zé)人或項(xiàng)目經(jīng)理，通過介紹會(huì)可考察其對(duì)圖紙的熟悉程度以及對(duì)施工管理的前瞻性是否滿足項(xiàng)目要求，并及時(shí)提出更換人員。15. 政府檢查、驗(yàn)收會(huì)議等：a) 對(duì)于政府進(jìn)行的質(zhì)量、安全、經(jīng)營(yíng)行為抽查，務(wù)必高度重視，以免引起行政處罰。在合同中需對(duì)此類檢查進(jìn)行明確，向施工單位轉(zhuǎn)移風(fēng)險(xiǎn)及處罰責(zé)任。b) 針對(duì)此類檢查，項(xiàng)目秘書應(yīng)準(zhǔn)備專門的文件夾，存放項(xiàng)目前期審批材料、主16、要工程合同、勘察報(bào)告等以備隨時(shí)檢查。c) 項(xiàng)目秘書應(yīng)配合工程經(jīng)理準(zhǔn)備一份項(xiàng)目介紹PPT文件，并隨著工程進(jìn)展每月進(jìn)行更新。介紹文件應(yīng)具備：項(xiàng)目介紹、項(xiàng)目主要經(jīng)濟(jì)指標(biāo)、項(xiàng)目大事記、方案效果圖、工程施工圖片等，并結(jié)合施工單位的方案介紹內(nèi)容進(jìn)行補(bǔ)充。該文檔在項(xiàng)目啟動(dòng)前建立底稿，并需設(shè)計(jì)部、項(xiàng)目部工程師配合提供素材。d) 提前獲知且重要的驗(yàn)收會(huì)議如首監(jiān)會(huì)議、基礎(chǔ)分部驗(yàn)收、主體結(jié)構(gòu)驗(yàn)收、消防驗(yàn)收、竣工驗(yàn)收等，由項(xiàng)目秘書提前發(fā)出會(huì)議通知，知會(huì)相關(guān)設(shè)計(jì)院、勘察單位、公司領(lǐng)導(dǎo)等安排時(shí)間到會(huì)。項(xiàng)目經(jīng)理需安排秘書建立會(huì)議日程記錄表并制定專人對(duì)此類會(huì)議拍照留存。16. 總包、監(jiān)理向分包交底會(huì)：a) 在招標(biāo)及合同中明確：總包及監(jiān)理需在分包單位進(jìn)場(chǎng)時(shí)，向其做管理交底，以明確要求。b) 交底過程由總包、監(jiān)理、分包的主要管理人員參加，項(xiàng)目部由專業(yè)分管工程師參加。c) 交底記錄須由被交底方簽字確認(rèn)，并交各方存檔。d) 交底記錄可作為今后分包方違規(guī)行為的處罰依據(jù)，并在合同中提前明確，以作為合同條款的補(bǔ)充，規(guī)避合同風(fēng)險(xiǎn)。e) 分包方管理人員在被交底后，需向所屬班組、施工人員進(jìn)行二次交底，并形成交底記錄備查。附錄：會(huì)議簽到表會(huì)議名稱會(huì)議時(shí)間會(huì)議地點(diǎn)應(yīng)到人數(shù)實(shí)到人數(shù)序號(hào)單位/部門姓名聯(lián)系方式備注