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1、投資有限公司會議安排紀要管理制度附準備清單編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: 修 正 履 歷修改次第修改頁修改條款修改說明編訂者審定者批準者生效日期0初次制訂管理部1. 目的為及時研討處理集團和各子公司經(jīng)營管理中存在的問題，明確工作方向和提高工作效率，協(xié)調集團和子公司、子公司之間以及公司部門之間的工作，保證集團公司和子公司的管理和經(jīng)營決策的貫徹到位，特制定本制度。2. 適用范圍適用于 投資有限公司及下屬各子公司的各類會議管理。3. 職責公司會議的準備、組織、安排和控制。4. 特殊說明無5. 具體條款5.1 總則會議的召2、開本著精簡、高效、注重效果的原則進行。5.2 公司會議的分類公司會議按性質分類，歸納為四類：a. 集團公司級會議：是指集團高管決策層會議，高管層召集或主持的和子公司高管層之間的會議，集團總部管理人員會議，以及集團全體員工會議等。主要包括：每月的集團總裁辦公會、年度工作總結計劃會議、重大經(jīng)營活動決策會議（不定期）、每周的集團總部管理會議、以及集團年度大會等。b. 公司級會議：是指子公司高管決策層會議，高管層召集或主持的會議和全公司管理人員會議等。主要包括：每周的總經(jīng)理辦公會、每月的經(jīng)營活動總結分析會議、年度工作總結計劃會議、以及和集團總部或其他子公司的業(yè)務協(xié)調會議（不定期）等。c. 專題會議：是3、指公司層級的對公司管理、業(yè)務等產(chǎn)生決策性指導的綜合會議，由主管部門負責組織。主要包括：具體業(yè)務總結分析會、管理技術研討會、投資項目評審會等。d. 部門工作會議：主要包括各職能部門單獨召開的工作會議。此類會議由各部門的負責人定期或不定期召集并主持，必要時，可邀請公司高管層領導參加或列席。主要包括：每周的部門經(jīng)理會議、部門日常工作會議、部門年度總結和計劃會議、以及部門協(xié)調會議（不定期）等。e. 公司業(yè)務會(如聯(lián)營洽談會，客戶座談會等)一律由人事行政部受理安排，有關業(yè)務對口部門配合。f. 其他會議。以上未包括的與公司相關的其他臨時性會議，一律由人事行政部統(tǒng)一安排。5.3 例會管理公司例會主要有: 集4、團、公司和部門的各類年度會議、月度會議和每周例會。5.3.1 集團全體員工大會由集團全體員工參加（暫定）的關于集團整體經(jīng)營狀況總結和對下年度集團目標宣導的年度會議。一般定于農(nóng)歷新年前召開（具體時間另定）。主要內容包括：本年度經(jīng)營狀況總結；下年度計劃安排；集團戰(zhàn)略策略的宣講；重要集團決策的發(fā)布等等。5.3.2 年度工作總結和計劃會議主要有集團年度工作總結和計劃會議，（子）公司年度工作和計劃會議和部門年度工作和計劃會議。主要是對全年的工作進行年度的回顧和總結性分析，以及對下年度的工作計劃的制定和具體工作的安排等。時間一般定于每年12月召開。主要內容包括：a 各子公司（部門）年度業(yè)務經(jīng)營狀況的匯報、5、分析和總結。b 各子公司（部門）經(jīng)營管理狀況的匯報。c 各子公司（部門）下年度工作計劃和預算的討論和商定。d 各子公司（部門）間下年度相關工作的協(xié)調的安排。e 集團（公司）重大事項的商討、決策。f 集團（公司）下年度重點工作的具體安排和推進控制計劃。年度公司總結和計劃會議需有序進行。子公司的會議內容必須在集團會議決策內容的指導下，而部門的會議內容也需在公司會議決策內容的指導之下。5.3.3 月度工作會議主要有每月集團總裁辦公會和子公司每月的經(jīng)營活動分析會議。集團總裁辦公會主要是對上月的各子公司的經(jīng)營狀況進行分析和總結，并對下月的重大經(jīng)營事項進行討論決策和做出布置安排。參加人員包括集團總部和各子6、公司的高管層人員。一般于每月的最后一個工作日召開。主要內容包括：a. 當月各子公司經(jīng)營狀況的匯報、分析和總結。b. 下月各公司重點工作的具體布置和安排。c. 集團公司重大業(yè)務、管理事項的討論和決策。d. 各子公司間業(yè)務關系和資源的協(xié)調和優(yōu)化配置。子公司每月的經(jīng)營活動分析會議主要是由公司總經(jīng)理主持的關于具體業(yè)務開展情況的分析和下月業(yè)務工作計劃安排的會議。參加人員包括公司的各部門經(jīng)理等高管層人員。一般于每月的最后一周召開（具體時間由總經(jīng)理決定）。主要內容包括：a. 當月業(yè)務經(jīng)營狀況匯報、分析和總結。b. 下月業(yè)務開展情況預期。c. 下月重點工作的具體安排。d. 重大業(yè)務經(jīng)營決策的發(fā)布。e. 部門間7、關系的協(xié)調和統(tǒng)合。5.3.4 每周例會主要有每周的集團總部管理會議、每周的公司總經(jīng)理辦公會議和每周部門經(jīng)理會議。每周的集團總部管理會議主要是由集團總裁主持的關于集團總部一周工作布置的會議。由集團總部各職能部門經(jīng)理參加。一般于每周的周一上午召開。主要內容包括：a. 上周工作回顧。對重點工作進展情況進行分析報告。b. 本周工作計劃和進度控制匯報。c. 重點工作的推進布置安排。d. 集團總部對子公司間，以及集團部門間的相關事宜的協(xié)調。e. 集團重大決策的發(fā)布。公司總經(jīng)理辦公會定于每周一上午召開，由公司總經(jīng)理主持，出席人員主要有各部門經(jīng)理和項目主要負責人，其它人可根據(jù)會議需要列席。主要內容包括：a.各8、部門業(yè)務匯報。分析上周的工作狀況，對工作重點和工作進展進行分析，并遞交相關的書面報告。b.各部門對本周工作的主要計劃和進度控制的匯報。c.對跨部門的事宜進行相關的協(xié)調。d.總經(jīng)理就相關業(yè)務情況進行通報和工作的具體布置。e.研討公司的重要決策和管理制度、政策等，并作出決議。每周部門經(jīng)理會議每周至少召開一次，具體時間自定，由部門負責人主持。會議的主要內容包括：a.部門業(yè)務總結。分析上周的工作狀況，對工作的具體內容和重要問題進行分析。b.部門員工對本周的工作的主要安排和計劃的匯報。c.對本部門重大問題的商討解決，提出具體方案。d.部門經(jīng)理就本部門工作進行通報和進一步工作的具體布置。5.4 其它會議59、.4.1 臨時性會議：主要是非例會性質的，為解決與公司具體運營相關的突發(fā)或重大事件而召開的會議。會議由相關的高管層領導或部門負責人召集。會前應通知相關與會人員，會議過程中應做好會議記錄，會議后應將相應的會議記錄或決策性文件發(fā)送到相關人員。主要包括：集團高管決策會議、集團和子公司高管層間的工作會議、重大經(jīng)營活動決策會議、子公司的業(yè)務協(xié)調會議、業(yè)務總結分析會、管理技術研討會、投資項目評審會等等。5.4.2 公司人員參加公司外各類會議。參加會議人員事前必須向上級主管申報，經(jīng)批準后才可參加。參加會議后應向主管匯報會議精神。會議匯報一般須用文字形式，重要會議須輔以詳細口頭匯報。5.5 會議的安排5.5.10、1 為避免會議過多或重復，公司正常性的會議一律納入例會制，原則上要按例行規(guī)定的時間、地點、內容、組織召開。5.5.2 各部門會期必須服從公司統(tǒng)一安排，各部門小會不應安排在公司例會同期召開 (與會人員不發(fā)生時間上的沖突除外)，應堅持小會服從大會，局部服從整體的原則。5.5.3 定期召開的集團（公司）級會議和專題會議不再下發(fā)通知，非定期會議由相關負責人通知人事行政部下發(fā)通知。部門工作會議由召集部門負責下發(fā)通知。5.5.4 會議通知包括：會議的名稱、議題、時間、地點、參加人、須帶資料以及通知方法和途徑。5.5.5 會議召開時間和地點如有變動，負責通知部門應提前通知與會人員。5.6 會議的準備5.6.11、1 所有會議主持人和召集單位與會人員都應分別作好有關準備工作(包括擬好會議議程、提案、主持人、記錄人、匯報總結提綱、發(fā)言要點、工作計劃草案、決議決定草案，落實會場，備好相關會議用品，通知與會人等)，并對會議進程做好預測和對策安排。會議準備清單參考附錄A。5.6.2 會議召集者就議題準備充分的資料、信息，擬就議程及時間分配，確定好主持人及會議記錄人。5.6.3 與會人員接到通知后，如需發(fā)言，就議題認真準備好言簡意賅的發(fā)言稿。5.6.4 會場安排由人事行政部統(tǒng)一安排，使用公司會議室則由人事行政部統(tǒng)一管理。5.6.5 會議的前期準備工作由相關的行政人員負責，包括會議場所的布置、所需儀器設備的準備和調12、試、會前資料的發(fā)放等等。5.7 會議議程5.7.1 會議議程由主持人于會議開始時向與會人員宣布，與會人員應嚴格遵守。5.7.2 會議主持人應緊緊圍繞議題按照議程主持會議，確保會議總時間不變。5.7.3 會議主持人要及時做出結論，及時制止干擾會議的任何情況，適時宣布散會。5.7.4 與會人員均應保持良好的會風，注意言談舉止，發(fā)言力求簡短、切題。5.8 會議紀要5.8.1 會議的記錄工作由會議召集人指定專人負責。會議記錄員要在會議進行期間認真記錄，對結論性發(fā)言做重點記錄。5.8.2 會議記錄員要在會議結束后24小時內整理好原始記錄，形成會議紀要，交由主持人簽發(fā)。5.8.3 會議紀要由記錄人按主持人13、的要求送達相關人員。并按公司檔案管理的相應要求編號歸檔。5.8.4 會議紀要的寫作格式參照附錄B。5.9 會議考勤5.9.1 會議考勤工作由記錄員負責，與會人員不得無故遲到、早退或缺席。如有特殊情況不能按時到會，應提前以書面形式請假，緊急情況可以事先口頭請假，事后必須補辦請假手續(xù)。5.9.2 與會人員不得中途退席，特殊情況經(jīng)主持人同意方可離席。5.10 保密事項5.10.1 會議召集者對會議內容的秘密事項的保密工作負總責。重要會議應事先通知做好保密防范措施。5.10.2 與會人員及記錄員對會議內容的秘密事項負有保密的義務。5.10.3 涉及到秘密事項的會議紀要，記錄員應在指定場所整理，并且嚴格14、按照主持人簽發(fā)的抄送人員發(fā)送。5.11 附則5.11.1 本制度自下達之日起實行。5.11.2 本制度的解釋權、修訂權歸管理部。6. 附錄附A: 會議準備清單附B: 會議紀要參考格式附A：會議準備清單會議準備清單資料準備人會議議題準備人審核人會前溝通人會議目標是否完成或不定會議議題檢查有關議題的通報、立項報告、可行性評估報告等是否完成或不定會議議程確定議題的先后次序，通知相關人員做好發(fā)言準備是否完成或不定會議決議草案準備好會議上要通過的決議是否完成或不定可能的反對意見收集各種意見，做好對策是否完成或不定可能的反對人員對反對人員先做好溝通是否完成或不定溝通辦法突然的激烈反對，要預置溝通辦法是否完15、成或不定可能的反對證據(jù)事先分析其合理性是否完成或不定說服方法和證據(jù)預先準備是否完成或不定會議參加和列席人員是否完成或不定可能形成的任務預先準備任務單是否完成或不定任務執(zhí)行的安排計劃預先準備工作計劃是否完成或不定其他預備資料清單是否完成或不定備注附B：會議紀要參考格式會議紀要編號： 會議名稱會議時間會議地點參會人員缺席人員及理由會議主持人會議記錄人會議議題（會議各議題相關發(fā)言人準備情況；觀點摘要）會議議程（會議進程描述；議題的先后次序；支持和反對的主要論據(jù)和觀點；通報經(jīng)營情況的要點等等）形成決議（支持決議的意見綜述；反對意見綜述；可能的風險和防范機制；退出機制和放棄任務的條件等等）未達成決議（未達成決議的原因；反對意見綜述；如何才可以達成決議等等）形成的任務（任務描述；目標；驗收標準；考核標準；預算；執(zhí)行人；督辦人；考核人；時間表；工作步驟；控制點等等）紀要起草人紀要審核人下發(fā)名單備注