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1、有限公司監(jiān)理竣工文件編制及管理制度編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: 目 錄1.目的12.適用范圍13.職責14.編制及管理規(guī)定14.1 監(jiān)理資料歸檔要求14.2 歸檔資料內(nèi)容及卷冊劃分和編目24.3 竣工文件的組成84.4 竣工文件的質(zhì)量要求94.5檔案裝訂要求125.資料的收集和日常管理146.處罰147.其他151. 目的規(guī)范項目監(jiān)理站編制工程監(jiān)理竣工文件的內(nèi)容、方法，確保監(jiān)理竣工資料順利交接及歸檔，以滿足委托人的需求、公司監(jiān)理竣工文件的歸檔要求和積累監(jiān)理經(jīng)驗、提高監(jiān)理水平。2. 適用范圍適用于公司所監(jiān)理的工程項2、目。3. 職責3.l 公司監(jiān)理所負責本制度的編制、修改和歸口管理。3.2 綜合管理部負責監(jiān)理資料接收、建檔、保管。3.3 項目監(jiān)理站總監(jiān)理工程師負責監(jiān)理竣工文件編制的組織工作，并應指定專人負責日常的資料收集、保管工作。監(jiān)理站其他機構(gòu)及專業(yè)監(jiān)理工程師、監(jiān)理員參加編制。4. 編制及管理規(guī)定4.1 監(jiān)理資料歸檔要求 監(jiān)理竣工文件資料的收集、整理，建設單位有歸檔要求的，應按建設單位要求進行整理、歸檔，報公司監(jiān)理所備案；建設單位無要求的，應按照本制度及公司檔案管理制度執(zhí)行。 監(jiān)理資料分現(xiàn)場監(jiān)理站和分站（組）及現(xiàn)場兩級收集和歸檔。 現(xiàn)場項目監(jiān)理竣工文件資料編號為STJL-B-03.1 鐵路工程監(jiān)理項目 S3、TJL-B-03-(T)；.2 房建工程監(jiān)理項目 STJL-B-03-(J)；.3 市政工程監(jiān)理項目 STJL-B-03-(S)；.4 表示項目工程名稱的漢語拼音第一字母縮寫。4.2 歸檔資料內(nèi)容及卷冊劃分和編目檔案分類和涵蓋內(nèi)容科學技術檔案分類和涵蓋內(nèi)容匯總表類別序號案卷題名涵 蓋 內(nèi) 容總說明1檔案編制說明、案卷目錄及卷內(nèi)目錄1.檔案編制說明 2.案卷目錄 3.卷內(nèi)目錄監(jiān)理工作依據(jù)2投標文件1.招標文件 2.投標文件 3.中標通知書3合同文件1.施工監(jiān)理合同 2.施工監(jiān)理合同補充協(xié)議 3. 施工合同 4.合同變更文件等4監(jiān)理規(guī)劃1.業(yè)主對監(jiān)理規(guī)劃的審查意見 2.監(jiān)理規(guī)劃5監(jiān)理細則、監(jiān)理工作4、交底1.監(jiān)理實施細則 2.監(jiān)理實施細則補充材料 3.監(jiān)理工作交底（或監(jiān)理作業(yè)指導書） 4. 特殊結(jié)構(gòu)專項監(jiān)理措施6設計文件1.設計圖紙資料臺帳(為減少監(jiān)理單位存檔資料量，設計圖紙除線路平面、縱斷面、地質(zhì)及重要結(jié)構(gòu)設計圖外可不歸檔) 2.設計交底會議紀要 3.設計變更文件（按時間順序分施工標段編排）7上級指示和文件1.業(yè)主文件 2.質(zhì)檢站文件 3.其他上級文件（按照時間順序或分類編排）監(jiān)理管理8監(jiān)理站發(fā)文1.監(jiān)理站發(fā)文（按照時間順序或分類編排）9監(jiān)理培訓1.監(jiān)理站監(jiān)理人員質(zhì)量、安全等培訓資料 2.培訓記錄 3.培訓考核臺帳10監(jiān)理指令1.工程暫停/復工通知單 2.監(jiān)理工程師通知單及回復 3.監(jiān)理5、業(yè)務聯(lián)系單類別序號案卷題名涵 蓋 內(nèi) 容11監(jiān)理日志按照單位工程或站點以及時間先后順序編排12會議紀要1.例會紀要 2. 專題會議紀要13監(jiān)理月報1.施工監(jiān)理月報 2.安全監(jiān)理月報進度控制14工程開工報審表1工程開工、復工報審表15工程進度計劃1.工程施工進度（調(diào)整）計劃及進度報告16工程停工事件糾正方案及措施1.工程停工事件糾正方案及措施17工程延期報告與審批1.工程延期審批文件 2.工程延期申請報告質(zhì)量安全控制18施工組織設計（方案）報審表1.施工組織設計（方案）報審表19工程檢測試驗1.試驗室資質(zhì)證明（分施工單位及監(jiān)理單位） 2.平行檢測試驗資料 3. 見證檢測試驗資料20工程測量控制16、.標段測量貫通成果資料 2.標段竣工測量貫通成果資料21工程報驗單1.工程報驗單（按單位工程編排）22旁站監(jiān)理記錄1.旁站監(jiān)理記錄（按單位工程編排）23工程項目施工階段質(zhì)量評估報告1.工程項目施工階段質(zhì)量評估報告24監(jiān)理報告1.監(jiān)理專題報告25質(zhì)量、安全事故處理資料1.工程安全事故處理文件2.工程質(zhì)量缺陷與事故的處理文件造價控制26工程計量單和工程款支付證書按施工單位及時間先后順序編排27費用索賠報告和審批費用索賠審批表和索賠報告28工程竣工結(jié)算審核資料工程竣工結(jié)算申請和審核資料類別序號案卷題名涵 蓋 內(nèi) 容總結(jié)29工程質(zhì)量驗收資料1.分部、單位工程驗收評定資料 2. 初驗報驗單、初驗會議紀要7、 3. 工程質(zhì)量評估報告 4.竣工驗收證書30監(jiān)理工作總結(jié)1.工程竣工監(jiān)理工作總結(jié) 2.專題和階段性監(jiān)理工作總結(jié) 3.專題技術總結(jié) 4.監(jiān)理業(yè)務手冊31工程保修書、工程質(zhì)量保修責任中止證書1.工程保修書 2.工程質(zhì)量保修責任中止證書圖片資料32圖片資料按照單位工程和時間順序編排監(jiān)理機構(gòu)管理資料33監(jiān)理機構(gòu)管理資料1.機構(gòu)設置和變動情況 2.人員配備及變動情況 3.交通工具配備情況 4.外來文件有效版本清單5.檢測及試驗裝置 6.監(jiān)理機構(gòu)和人員獎懲情況 7.公司考核和內(nèi)審情況 8.大事記(各級領導檢查、指示、到會情況) 9.監(jiān)理資料移交清單 10.工程質(zhì)量保修期監(jiān)理資料 11.顧客回訪記錄等歸檔8、資料組卷細目及排列順序監(jiān)理檔案組卷細目及排列順序序號案 卷 題 名卷 內(nèi) 文 件 細 目 及 順 序日 期備 注1總說明檔案編制說明、案卷目錄1.卷內(nèi)目錄（本卷） 2.檔案編制說明 3.案卷目錄（全套） 4.備考表本卷文件起止時間日期不含備考表日期2監(jiān)理工作依據(jù)投標文件1.卷內(nèi)目錄 2.招標文件 3.投標文件 4.中標通知書 5.備考表同 上由公司計劃經(jīng)營部組卷3合同文件1.卷內(nèi)目錄 2.施工監(jiān)理合同 3.施工監(jiān)理合同補充協(xié)議 4.施工合同 5.合同變更文件 6.備考表同 上按合同全稱填寫4監(jiān)理規(guī)劃1.卷內(nèi)目錄 2.業(yè)主對監(jiān)理規(guī)劃的審核意見 3.監(jiān)理規(guī)劃 4.備考表同 上5監(jiān)理細則、監(jiān)理工作交9、底1.卷內(nèi)目錄 2.監(jiān)理實施細則 3.監(jiān)理實施細則補充材料 4.監(jiān)理工作交底 5.特殊結(jié)構(gòu)專項監(jiān)理措施 5.備考表同 上按細則題名寫6設計文件、設計變更文件1.卷內(nèi)目錄 2.設計圖紙資料臺帳3.設計交底會議紀要 4.設計變更文件 5.備考表同 上按施工標段分別收集整理7上級指示和文件1.卷內(nèi)目錄 2.業(yè)主文件 3.質(zhì)檢站文件 4.其他上級文件有關指示和文件 5.備考表同 上8監(jiān)理管理監(jiān)理站發(fā)文1.卷內(nèi)目錄 2.監(jiān)理站發(fā)文 3.備考表同 上9監(jiān)理站人員培訓1.卷內(nèi)目錄 2.監(jiān)理站質(zhì)量、安全培訓資料 3.人員培訓記錄 4.監(jiān)理人員培訓考核臺帳 5.備考表同 上10監(jiān)理指令.卷內(nèi)目錄 2. 工程暫停10、/復工通知單3.監(jiān)理工程師通知單及回復 4.監(jiān)理業(yè)務聯(lián)系單 5.備考表同 上按施工標段分別收集整理11監(jiān)理日志1.卷內(nèi)目錄 2.監(jiān)理日志 3.備考表同 上序號案 卷 題 名卷 內(nèi) 文 件 細 目 及 順 序日 期備 注12監(jiān)理管理例會會議紀要1.卷內(nèi)目錄 2.例會會議紀要 3.備考表本卷文件起始時間按施工標段分別收集整理第XX期13專題會會議紀要1.卷內(nèi)目錄 2.專題會會議紀要 3.備考表同 上按施工標段分別收集整理第XX期14施工監(jiān)理月報1.卷內(nèi)目錄 2.施工監(jiān)理月報 3.備考表同 上第XX期15安全監(jiān)理月報1.卷內(nèi)目錄 2.安全監(jiān)理月報 3.備考表同 上第XX期16進度控制工程開工報審1.11、卷內(nèi)目錄 2.工程開工報審表 3.工程復工報審表 4.備考表同 上按施工標段分別收集整理17工程進度計劃1.卷內(nèi)目錄 2.工程施工進度（調(diào)整）計劃及進度報告 3.備考表同 上按施工標段分別收集整理18工程停工事件糾正方案及措施1.卷內(nèi)目錄 2.工程停工事件糾正方案及措施 3.備考表同 上按施工標段分別收集整理19工程延期報告與審批1.卷內(nèi)目錄 2.工程延期報告及審批文件 3.備考表同 上按施工標段分別收集整理20質(zhì)量安全控制施工組織設計（方案）報審表1. 卷內(nèi)目錄 2.施工組織設計（方案）報審表 3.備考表同 上按施工標段和單位工程順序分別收集整理21工程檢測試驗資料1.卷內(nèi)目錄 2.試驗室資12、質(zhì)證明 3.平行檢測試驗資料4. 見證檢測試驗資料（加寫工程名稱，包括臺帳） 4.備考表同 上試驗資料按單位工程和試驗項目分別整理22工程測量資料1.卷內(nèi)目錄 2.標段測量貫通復測成果資料 3.標段竣工測量貫通成果資料 4.施工標段間的交叉復測協(xié)議 5.備考表同 上測量資料按施工標段分別整理23工程報驗單1.卷內(nèi)目錄 2.工程報驗單（加寫單位工程名稱）3.備考表同 上按單位工程收集整理序號案 卷 題 名卷 內(nèi) 文 件 細 目 及 順 序日 期備 注24質(zhì)量安全控制旁站監(jiān)理記錄1.卷內(nèi)目錄 2.旁站監(jiān)理記錄（加寫工程名稱）3.旁站監(jiān)理臺帳 4.備考表本卷文件起始時間按單位工程收集整理25施工階段13、質(zhì)量評估報告1.卷內(nèi)目錄 2.工程項目施工階段質(zhì)量評估報告3.備考表同 上26監(jiān)理報告1.卷內(nèi)目錄 2.監(jiān)理專題報告 3.備考表同 上27質(zhì)量、安全事故處理資料1. 卷內(nèi)目錄 2.工程安全事故處理文件3.工程質(zhì)量缺陷與事故的處理文件 4.備考表同 上按施工標段分別收集整理28造價控制工程計量單和工程款支付證書1.卷內(nèi)目錄 2.工程計量申請單和工程款支付證書3.備考表同 上按施工標段分別收集整理29費用索賠報告和審批1.卷內(nèi)目錄 2.費用索賠審批表和索賠報告 3.備考表同 上按施工標段分別收集整理30工程竣工結(jié)算審核資料1.卷內(nèi)目錄 2.工程竣工結(jié)算審核資料 3.備考表同 上按施工標段分別收集整14、理31總結(jié)工程質(zhì)量驗收資料1.卷內(nèi)目錄 2.分部、單位工程驗收評定資料 3.竣工初驗申請單及初驗會議紀要 4.工程質(zhì)量評估報告 5.竣工驗收證書 6.備忘錄同 上按單位工程收集整理32監(jiān)理工作總結(jié)1.卷內(nèi)目錄 2.工程竣工監(jiān)理工作總結(jié) 3.專題和階段性監(jiān)理工作總結(jié) 4.專題技術總結(jié) 5.監(jiān)理業(yè)務手冊 6.備考表同 上33工程保修1.卷內(nèi)目錄 2工程保修書 3.工程質(zhì)量保修責任中止證書 4.備考表同 上33圖片資料圖片資料1.卷內(nèi)目錄 2.圖片組冊（電子版） 3.備考表同 上圖片注明工點工程名稱34監(jiān)理機構(gòu)管理資料監(jiān)理機構(gòu)管理資料1.卷內(nèi)目錄2.機構(gòu)設置和變動情況 3.人員配備及變動情況 4.交15、通工具配備情況 5.外來文件有效版本清單 6.檢測及試驗裝置 7.監(jiān)理機構(gòu)和人員獎懲情況 8.公司考核和內(nèi)審情況 9.大事記(各級領導檢查、指示、到會情況) 10.監(jiān)理資料移交清單 11.工程質(zhì)量保修期監(jiān)理資料 12.顧客回訪記錄 13.備考表同 上 監(jiān)理檔案資料交付建設單位或建設單位指定檔案館的，應將所有交付的檔案資料目錄填寫在總說明的案卷目錄內(nèi)，并在備注中注明交付的單位名稱及時間。 有條件的項目監(jiān)理站應積極收集監(jiān)理檔案資料的完整電子版，對于圖片資料應有電子版。4.3 竣工文件的組成 竣工文件按監(jiān)理項目為單位進行編制。竣工文件形成后，按文件材料形成的規(guī)律，保持文件之間有機聯(lián)系，合理的組成保管16、單位。一般要求是：.1 一般監(jiān)理項目按照竣工文件的內(nèi)容，根據(jù)案卷題名分別組成若干個保管單位（即檔案盒），一盒為一個保管單位。.2 大型監(jiān)理項目在組成保管單位時，先按內(nèi)容，然后區(qū)分專業(yè)或監(jiān)理分站（組），按標段或單位工程組成若干個保管單位（即檔案盒）。.3案卷厚度在不打亂類別的基礎上，按不大于2cm控制（1.5為宜），超過2cm厚的做分卷處理，分卷時注意控制同類和相關材料節(jié)點，方便今后查閱為原則。 竣工文件在組成保管單位時，應對文件進行裝訂，對圖紙進行折疊和裝訂，案卷要編號，填寫案卷封面、卷內(nèi)目錄、備考表。組卷要求按照鐵路建設項目竣工文件編制移交辦法的規(guī)定執(zhí)行。建設工程項目組卷要求按照建設工程文件17、歸檔整理規(guī)范(GB/T50328-2001)的規(guī)定執(zhí)行。4.4 竣工文件的質(zhì)量要求 竣工文件的內(nèi)容及其深度必須符合國家有關技術規(guī)范、標準和規(guī)程。竣工文件的內(nèi)容必須真實、準確，與過程實際相符。 工程文件應采用耐久性強的碳素、藍黑墨水書寫，不得使用易褪色的紅色、純藍墨水、圓珠筆、雙面藍色復寫紙、鉛筆等書寫。竣工文件應字跡清楚、圖樣清晰、圖表整潔、簽字蓋章手續(xù)完備。卷內(nèi)目錄放在每卷文件的首頁，在保持案卷內(nèi)文件類別相同的基礎上，以卷為單位編制目錄，卷內(nèi)目錄填寫要求如下：.1順序號：采用阿拉伯數(shù)字從1開始，按文件排列順序逐份登錄。.2文件編號：填寫文件的文號、報告編號、報檢單編號，沒有編號可不填。.3責18、任者：合同為甲、乙方。其它填寫文件出處，以公章為依據(jù)，工程報檢單寫有限公司或監(jiān)理工程師名字均可，取其一或按業(yè)主要求填寫。.4文件材料題名（也稱標題）：不得簡化，填寫文件標題全稱，一行填寫不下可回行，文件題名不能反映文件主題的，采用文件主題做案卷題名，例如；監(jiān)理通知的文件題名應填寫“關于XXX的通知。.5日期：填寫文件形成時間，如果一份文件發(fā)生兩個以上日期，填寫最后的日期，填寫格式為2012.02.06。.6頁次：填寫每份文件的首尾數(shù)。備考表放在每卷文件的最后，備考表填寫要求如下：.1文件中的插圖、照片算文字材料，頁碼尾數(shù)為總頁數(shù)，如有漏、加頁，將其與頁碼尾數(shù)相加、減即為總頁數(shù)，并在備考表中注明19、。.2備考表中的圖樣是指竣工圖，照片是指工程照片檔案。.3文字材料件數(shù)的確定，一般每份文件算一件。.4文件立卷人由監(jiān)理工程師和資料員簽字，審核人由監(jiān)理站主管總監(jiān)簽字，簽字人必須親自簽，不允許代簽或打印。立卷時間應是所有竣工資料全部組卷完成后的時間，檢查時間在立卷時間之后幾天即可。.5如在立卷中或在文件使用中，有什么需要說明的問題，可在備考表中填加說明。打頁碼要求.1打頁碼前，必須認真檢查文件排列順序是否正確，檢查文件有無雙面文字，有無不須打號的空白頁，檢查打號機是否好用，油墨是否上均勻，文件不齊或有待解決的問題不要急于打頁碼，以免出現(xiàn)錯打。.2 打頁碼采用阿拉伯數(shù)字從001開始一頁一號，文件自20、身的封面、目錄需編號，文件空白頁、卷內(nèi)目錄、備考表不編號。如卷內(nèi)只有一份文件且連續(xù)編號，可引用原文編號做頁碼。.3 頁碼打在正面書面的右下角，背面書面的左下角。橫版表格，表頭在訂口一邊，頁碼位置盡量打在同一個位置，但不能將文件字跡蓋住。打頁碼上墨時注意保持打號機非用鉛字的清潔，以免打號時出現(xiàn)多余印記。案卷封面填寫要求.1首先確定案卷封面來源和使用要求。案卷題名應準確反映案卷的內(nèi)容，案卷題名一般有兩道橫線位置供填寫，第一道橫線上填寫工程項目全稱，（有條件刻專用章統(tǒng)一加蓋），第二道線上填寫案卷主題題名，填寫前要仔細檢查題名是否準確，有無遺漏或不符，想好布局再下筆，要求用碳素墨筆填寫或打印機打印。.21、2立卷單位：有限公司監(jiān)理站。.3起止日期：本卷內(nèi)所含文件最早和最晚形成時間，例如：2012.03052012.112013.05，無特別要求，統(tǒng)計到月即可。.4在填寫脊背案卷題名時，橫向要注意字距均勻，豎向要垂直，如果按文件多少確定脊背厚度，脊背題名須在裝訂完成后填寫，封面正面內(nèi)容可在裝訂前填寫。在立卷時出現(xiàn)以下情況的處理辦法.1若有漏編頁號，不能用涂改液修改，可以在原編號后面加“甲”或“乙”予以標志；若有增加頁，可以在原編號前面加“甲”或“乙”， 漏頁、增頁均需在備考表中注明。.2 如原件有用非碳素墨筆形成的文件、在不能更換的情況下，需復印。復印件放在原件后面，頁碼相同，加“甲”、“乙”字樣22、區(qū)分，甲為原件，乙為復印件，并在備考表中注明。.3 如原件全部或部分是復印件，需在備考表中注明原件的出處，原件出處確認一般以公章為準，例如：試驗資料的出處應在各自檢測單位。.4竣工檔案使用的紙型原則上全部用A4紙型，如有小于A4紙型的，在裝訂邊上和文件上部裱糊成A4紙型大小，但需注意頁碼不得打在裱糊紙上；如有大于A4紙型的，按A4紙型大小折疊即可。4.5檔案裝訂要求裝訂前首先檢查卷內(nèi)文件頁碼是否正確，是否有卷內(nèi)目錄和備考表，訂書釘是否清除干凈，無遺缺后將資料整齊用大號夾子夾住待用。資料厚度確定案卷（封面和封底是紙殼的卷皮）脊背寬度，脊背寬度比資料厚度高1.01.5，先用鉛筆畫線，再用鈍器在畫線23、上劃出痕跡然后折疊，為了使案卷棱角分明，立體感強，用鎮(zhèn)子之類的東西在折線處熨一下，使折線呈筆直狀。卷皮（封面和封底）是兩分開的，為了避免在打孔時封底和封面錯位，打孔前用雙面膠條（通長）將封底和封面對齊粘貼在一起。封面和封底高度不一樣時，從上部找齊。資料和卷皮高度不一樣時，從下邊找齊，資料略進里面1.02.0，其它需要固定的部位也粘貼上雙面膠。料與卷皮固定好后，在距脊背10處順裝訂線居中打一個孔，而后往左右各移100分別打孔（共三個孔），穿蠟線裝訂，線接頭系在卷后。裝訂完成后，按案卷目錄順序排列在一起，用鉛筆在脊背下方標注流水號。4.6 竣工文件及檔案的管理 竣工文件編制工作由項目監(jiān)理站總監(jiān)理工24、程師負責組織，指定專人負責竣工文件的編制、檢查、指導工作，加強對竣工文件編制和交接的管理。 竣工文件的收集、整理、歸檔和移交，應與監(jiān)理項目同步進行。項目監(jiān)理站總監(jiān)理工程師和專業(yè)工程師要按照竣工文件編制的內(nèi)容，隨時做好資料收集、整理工作，以防竣工文件材料的散失和損壞。 工程竣工驗收后三個月內(nèi)，項目監(jiān)理站應備齊一份齊全、完整的竣工文件，經(jīng)監(jiān)理所審核驗收，向公司技術部辦理交接手續(xù)，填寫移交目錄，納入科技檔案統(tǒng)一管理。 委托人對監(jiān)理資料有特殊要求時，項目監(jiān)理站按合同要求組織編制。 委托人要求組卷歸檔的監(jiān)理資料應填寫工程監(jiān)理竣工文件一式兩份，交接雙方單位蓋章、交接人簽字。項目監(jiān)理站最后將交接單交公司技術25、部存檔。5. 資料的收集和日常管理5.1 監(jiān)理實施過程中，要按照竣工文件內(nèi)容的規(guī)定及時做好各類資料的收集、歸檔及管理工作；5.2 對各類資料及文件按照質(zhì)量手冊中有關文件控制的原則，及時做好標識工作。6. 處罰6.1 項目監(jiān)理竣工檔案資料由項目監(jiān)理站總監(jiān)理工程師負責，項目監(jiān)理站應分階段完成項目監(jiān)理竣工檔案資料的整理、歸檔。6.2項目完工后，未完成竣工檔案資料編制的、未向公司進行監(jiān)理竣工檔案資料交接的、按本制度要求經(jīng)公司監(jiān)理所審查不能滿足要求的，處罰項目總監(jiān)理工程師一個月崗位獎金；經(jīng)整改仍不能滿足要求的，處罰項目總監(jiān)理工程師二個月崗位獎金。7. 其他7.1 本制度由公司監(jiān)理所負責解釋。7.2 本制度自下發(fā)之日起執(zhí)行。