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1、 機(jī)械制造公司技術(shù)文件資料管理制度編 制： 審 核： 批 準(zhǔn)： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準(zhǔn)： 版 本 號: 機(jī)械制造公司技術(shù)文件資料管理制度1.目的 為使公司的技術(shù)文件得到有效的控制,確保生產(chǎn)現(xiàn)場所用的技術(shù)文件為最新有效、最準(zhǔn)確版本，確保產(chǎn)品的質(zhì)量保證，制定本制度。2. 適用范圍 2.1本制度適用于本公司技術(shù)文件的管理工作。3. 職責(zé)3.1 技術(shù)質(zhì)量科，負(fù)責(zé)全公司技術(shù)文件的編制、審核、批準(zhǔn)、發(fā)放、使用、保管、更改和注銷，資料員負(fù)責(zé)技術(shù)文件的復(fù)制、發(fā)放和歸檔管理。3.2 各相關(guān)部門負(fù)責(zé)本部門所使用的技術(shù)文件和資料的管理。4. 定義本規(guī)定所述的技術(shù)文件包括產(chǎn)品2、總成圖、零件圖、包裝圖紙、工裝圖紙、檢具圖紙，工藝流程圖，PDF文件、其它電子文件等文件資料。5. 程序5.1 技術(shù)資料的類型產(chǎn)品圖樣、產(chǎn)品標(biāo)準(zhǔn)、工裝圖樣、作業(yè)指導(dǎo)書、工藝流程圖/過程圖、技術(shù)通知單以及根據(jù)設(shè)計(jì)要求編制的各類技術(shù)性文件；材料檢驗(yàn)標(biāo)準(zhǔn)、試驗(yàn)標(biāo)準(zhǔn)、技術(shù)規(guī)程等文件；顧客提供的技術(shù)圖樣、標(biāo)準(zhǔn)；外來資料（圖紙、電子文檔，國家標(biāo)準(zhǔn)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)）；與顧客之間的關(guān)于技術(shù)信息的郵件、傳真、信函等。5.2 技術(shù)文件資料的編號 凡正式技術(shù)文件都必須制定文件編號文件的編號首先冠以盛開-文件類型-文件序號，盛開和文件類型采用漢語或漢語拼音字頭，文件序號采用阿拉伯?dāng)?shù)字。5.3 試制階段圖紙文件的管理 試制階3、段圖紙文件底圖掌握在技術(shù)質(zhì)量科項(xiàng)目負(fù)責(zé)人手上，以便隨時修改和指導(dǎo)試制工作。 產(chǎn)品的第三階段結(jié)束，且產(chǎn)品合格率達(dá)到規(guī)定要求，經(jīng)評審?fù)ㄟ^后，由技術(shù)質(zhì)量科項(xiàng)目負(fù)責(zé)人將前幾階段的所有文件資料整理完畢后，移交技術(shù)文件資料員，同時下發(fā)生產(chǎn)用圖。各車間（部門）資料管理員在收到生產(chǎn)用圖時，必須將試制用圖收齊送交技術(shù)文件資料員，由技術(shù)文件資料員統(tǒng)一將試制用圖存檔。5.4 生產(chǎn)階段圖紙文件的管理5.4.1 各文件/圖紙使用部門有圖面污損，需要更換新圖或文件時，由相應(yīng)部門資料管理員填寫“文件增發(fā)/復(fù)制申請單”連同污損圖紙或文件一起到技術(shù)部門申請換發(fā)。經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)簽字批準(zhǔn)后，由技術(shù)文件資料員負(fù)責(zé)復(fù)印和發(fā)放。如在申請復(fù)印4、圖紙/文件時，沒有遞交污損圖紙/文件，技術(shù)質(zhì)量科資料員不予復(fù)印換發(fā)。 如圖紙/文件丟失，由車間資料管理員填寫“文件增發(fā)/復(fù)制申請單”，寫明原因和責(zé)任人，到技術(shù)質(zhì)量科門資料室申請復(fù)印。5.4.3外協(xié)加工需要圖紙時，由提出部門管理員填寫“文件增發(fā)/復(fù)制申請單”到技術(shù)質(zhì)量科資料室申請復(fù)印。外協(xié)加工的圖紙，須加蓋“外協(xié)”章。 “文件增發(fā)/復(fù)制申請單”由技術(shù)質(zhì)量科資料員統(tǒng)一保管，保存期一年后銷毀。 各車間部門必須建立圖紙文件收發(fā)臺帳，以便核對。5.5 技術(shù)類文件的更改技術(shù)文件更改權(quán)限屬技術(shù)質(zhì)量科。其它任何部門或個人都沒有更改技術(shù)文件的權(quán)力。5.5.1 技術(shù)文件需要更改時，應(yīng)由文件更改提出部門提出“技術(shù)文5、件更改建議”，交技術(shù)質(zhì)量科組織評審并在“反饋意見”欄中簽署意見，如技術(shù)質(zhì)量科同意，則由技術(shù)質(zhì)量科授權(quán)人實(shí)施更改，在規(guī)定時間內(nèi)將建議單反饋給更改提出部門并保存，如不同意，也在規(guī)定時間內(nèi)將建議單反饋給更改提出部門并保存。如技術(shù)質(zhì)量科自己提出文件更改，需填寫“技術(shù)文件更改通知單”，并同時更改相應(yīng)技術(shù)文件。5.5.3技術(shù)文件的更改要有技術(shù)質(zhì)量科負(fù)責(zé)人進(jìn)行審核、批準(zhǔn)。a)需曬藍(lán)圖的技術(shù)文件一律在底圖上更改，注明更改標(biāo)記和更改生效時間，更改人需簽字，版次用“A、B、C”表示，相應(yīng)的修改狀態(tài)用“a、b、c”表示。b)技術(shù)文件的多次更改（最多不允許超過5次）或文件需進(jìn)行大幅度修改時應(yīng)進(jìn)行換版。原版次文件作廢，6、換發(fā)新版本。 更改單編制者負(fù)責(zé)按更改單對底圖、原件及相關(guān)文件進(jìn)行更改。試制階段的技術(shù)類文件允許刮改，歸檔后的技術(shù)類文件則必須劃改，并在劃改處右上角作出與更改單一致的更改標(biāo)記，并填寫技術(shù)文件中更改欄內(nèi)容。 更改單的發(fā)放范圍及數(shù)量與原文件相同。 技術(shù)質(zhì)量科負(fù)責(zé)對底圖或原件之外的受控文件的更改，向相關(guān)部門發(fā)放更改通知單、調(diào)換更改頁、收回的資料上蓋“作廢”章并保存“技術(shù)文件申請單”或“技術(shù)文件更改通知單”，接收者在“受控文件發(fā)放/回收記錄 ”上簽收。技術(shù)質(zhì)量科編制“技術(shù)文件更改狀態(tài)記錄表”，以防止使用失效和/或作廢的文本。 更改文件審批后，主管部門按“技術(shù)文件發(fā)放/回收記錄 ”對該文件進(jìn)行換頁，并在“7、文件更改履歷表”上作好記錄。5.6圖紙資料的發(fā)放管理5.6.1 圖紙文件的收發(fā)必須履行規(guī)定的手續(xù)，并建立生產(chǎn)、試制圖紙文件發(fā)放記錄（記錄保存期一年，一年后銷毀）。圖紙文件的發(fā)放范圍和數(shù)量按規(guī)定。5.6.2 試制階段的圖紙文件必須加蓋“試制”章，寫明有效日期（有效日期最長不超過三個月）和發(fā)放編號后，由技術(shù)質(zhì)量科資料員發(fā)放到各有關(guān)車間資料管理員。5.6.3 批量生產(chǎn)階段圖紙文件發(fā)放，由技術(shù)質(zhì)量科資料員發(fā)放蓋有紅色“受控” 章（并作發(fā)放編號）的圖紙文件。5.6.4 換發(fā)圖紙文件時，同時收回相應(yīng)的舊圖，由技術(shù)文件資料員負(fù)責(zé)將換發(fā)下的圖紙文件的底圖蓋上“作廢”章及寫明作廢日期后存檔(存期為一年，一年后銷8、毀。) 5.6.5其它技術(shù)文件（三級文件）發(fā)放時，由技術(shù)文件資料員在文件每頁上加蓋紅色“受控”章和發(fā)放編號后，再發(fā)放到各有關(guān)車間（部門）。 外發(fā)圖紙除在技術(shù)部部長審核后，再經(jīng)總經(jīng)理或主管副總批準(zhǔn)后執(zhí)行。5.7 文件的換版 技術(shù)類文件的換版，由原編制者（或原部門）以技術(shù)文件更改的方法來實(shí)施。技術(shù)文件的封面和每頁頁面上均應(yīng)有適宜的版次號。5.8 技術(shù)類文件的回收、作廢、銷毀 試制階段的失效或作廢的文件由技術(shù)質(zhì)量科負(fù)責(zé)收回。底圖或原件按產(chǎn)品分類登記、存放，直至該產(chǎn)品文件歸檔后，方可銷毀。底圖或原件之外的受控文件收回后即可銷毀，嚴(yán)禁留在其它場所。 歸檔后的失效或作廢的文件由技術(shù)質(zhì)量科負(fù)責(zé)回收。底圖或原9、件分類集中存放并列出清單，清單上需注明作廢依據(jù)。底圖或原件之外的受控文件收回后即可銷毀，嚴(yán)禁留在其它場所。若因法律或積累資料而需保存的文件，由技術(shù)質(zhì)量科在文件的每頁頁面上做好標(biāo)記。5.9生產(chǎn)現(xiàn)場工藝文件管理規(guī)定車間工藝負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)本車間生產(chǎn)現(xiàn)場工藝文件的管理配置，并負(fù)責(zé)向操作者進(jìn)行技術(shù)交底，使操作者在生產(chǎn)前就熟悉有關(guān)質(zhì)量要求及操作要求，并對生產(chǎn)現(xiàn)場工藝文件的有效性負(fù)責(zé)。操作者應(yīng)掌握工藝文件及有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)要求，嚴(yán)格按工藝文件進(jìn)行操作，發(fā)現(xiàn)問題及時向班組長匯報(bào)，并負(fù)責(zé)保管好自己所用的工藝文件。車間班組長負(fù)責(zé)保管本班組所用的工藝文件，生產(chǎn)作業(yè)時將工藝文件放置在生產(chǎn)現(xiàn)場。應(yīng)保證工藝文件不丟失、不損壞、不亂涂10、亂畫，干凈整潔，發(fā)現(xiàn)問題及時向工藝工程師匯報(bào)。5.9.4生產(chǎn)現(xiàn)場的工藝文件的更改權(quán)屬技術(shù)質(zhì)量科，其它任何部門和個人均無權(quán)更改。操作者及車間有關(guān)人員應(yīng)保管、使用有效的工藝文件，不得使用復(fù)印文件或是未經(jīng)受控的文件。操作員領(lǐng)用文件時必須經(jīng)過車間文件管理人員認(rèn)可，并做好領(lǐng)用記錄，填寫“領(lǐng)用/歸還記錄”。車間換產(chǎn)品生產(chǎn)時，操作員換領(lǐng)相應(yīng)文件并必須將原來領(lǐng)用的文件歸還車間文件管理員，車間文件管理員接到歸還文件時做好記錄，填寫“車間文件領(lǐng)用記錄”。所有車間各工位在生產(chǎn)時必須懸掛相應(yīng)的文件圖紙，并且一個工位只可以有一種現(xiàn)行生產(chǎn)產(chǎn)品的相應(yīng)文件。5.10顧客提供的技術(shù)類文件和外來文件的管理顧客提供的工程圖樣、規(guī)范11、及其他更改文件及產(chǎn)品標(biāo)準(zhǔn)，行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)等，由技術(shù)質(zhì)量科進(jìn)行評審、確認(rèn)、歸檔。并建立“外來文件一覽表”實(shí)施動態(tài)管理。為使顧客和本公司利益不受侵犯，需強(qiáng)化技術(shù)文件的保密性管理。顧客提供的產(chǎn)品圖樣、技術(shù)規(guī)范、設(shè)計(jì)數(shù)據(jù)和本公司的有關(guān)技術(shù)工藝規(guī)范數(shù)據(jù)應(yīng)妥善保存，不得外傳，如遇特殊情況需供外來人員查閱的，則需經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)。5.11 文件的管理技術(shù)類文件在產(chǎn)品進(jìn)入批產(chǎn)時經(jīng)相關(guān)人員簽定后，目錄應(yīng)完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)地歸檔。 歸檔后的技術(shù)類文件由技術(shù)質(zhì)量科資料員將蓋“試制”章的受控文件調(diào)換為蓋“技術(shù)資料專用”章的文件,并按需要進(jìn)行發(fā)放。 技術(shù)類文件的原稿均由技術(shù)質(zhì)量科保存。各部門應(yīng)對保存期 限、存放規(guī)則、地點(diǎn)進(jìn)行檢查，并包括防火、防水、防潮、防霉措施，電子文件還應(yīng)采取防磁、防病毒措施。5.12 文件借閱有關(guān)部門因業(yè)務(wù)需要借閱已經(jīng)歸檔的文件或資料時，應(yīng)填寫“文件資料借閱記錄”以備查詢，文件借閱者需保持文件完整，并按期歸還，到期借閱經(jīng)辦人要催還并收回文件。5.13 技術(shù)文件的保密 技術(shù)類文件為本公司重要機(jī)密 ,非必要時，一律不對外發(fā)放。若需對外發(fā)放，需經(jīng)董事長批準(zhǔn)。 工作人員對自己所負(fù)責(zé)的紙質(zhì)文件、電腦資料等技術(shù)類文件不得進(jìn)行私自拷貝和復(fù)印，更不得進(jìn)行隨意刪減，對計(jì)算機(jī)里原有的文件要進(jìn)行有效保護(hù)。 不得將無關(guān)人員帶入技術(shù)部門。 不得向同行談及公司技術(shù)機(jī)密的話題或來往信函。