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1、汽車技術(shù)開發(fā)公司部門及外來文件管理制度編 制： 審 核： 批 準(zhǔn)： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準(zhǔn)： 版 本 號: 1 目的為提高公司文件處理工作的效率和質(zhì)量，使之規(guī)范化、科學(xué)化、制度化，對 公司的文件格式、編制、編號、審批、發(fā)布、歸檔等文件管理的工作流程和作業(yè) 標(biāo)準(zhǔn)作出明確規(guī)定，實現(xiàn)公司文件管理的規(guī)范化、制度化、提高公司文件管理的 有效性和適應(yīng)性。結(jié)合公司實際工作情況，特制定本制度。2適用范圍適用于公司及各部門文件和外來文件的管理。3職責(zé)3.1公司綜合辦是公司文件管理的歸口部門，負(fù)責(zé)文件管理制度的制定、修訂的 起草及本制度的宣貫、發(fā)放、廢止工作，并負(fù)責(zé)在全公2、司范圍內(nèi)對本制度執(zhí)行的 指導(dǎo)及監(jiān)督。3.2綜合辦負(fù)責(zé)公司質(zhì)量管理體系、管理制度、行政性文件、法律法規(guī)文件、政 府相關(guān)外來文件的收錄、發(fā)放、歸檔、廢止的管理。3.3各部門產(chǎn)生的內(nèi)部使用的文件由部門負(fù)責(zé)人或者指定人員負(fù)責(zé)文件的收錄、 發(fā)放、歸檔、廢止的管理。3.4文件編制、審批、發(fā)布的權(quán)責(zé)3. 4.1綜合辦負(fù)責(zé)組織制定公司行政管理、人力資源管理及其他基礎(chǔ)性管理制度及 行政性發(fā)文（通知、通告）等文件。財務(wù)部負(fù)責(zé)制定公司財務(wù)、投融資管理制度文件。設(shè)計研發(fā)部負(fù)責(zé)制定公司技術(shù)管理規(guī)范、產(chǎn)品技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、產(chǎn)品設(shè)計開發(fā)輸岀 文件（設(shè)計圖樣、產(chǎn)品BOM、檢驗標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范測試）等文件。工廠制造部負(fù)責(zé)制定產(chǎn)品BOM.產(chǎn)品3、工藝文件、操作規(guī)程、生產(chǎn)作業(yè)指導(dǎo)書 等文件。3. 4.5公司及各部門文件制定由部門負(fù)責(zé)人或指定人員編制，公司副總或部門負(fù)責(zé) 人審核，總經(jīng)理批準(zhǔn)。公司及各部門文件分發(fā)布前，應(yīng)向綜合辦提交電子/紙張文件審核備案，并 獲得文件號。4. 定義4.1文件：公司文件是在公司管理過程中形成的具有執(zhí)行效力和規(guī)范體式的文書, 是公司各項工作開展和進(jìn)行相關(guān)活動的重要依據(jù)和工具。4.2受控文件：需要對文件的分發(fā)、更改、回收進(jìn)行控制。隨時保持最新有效版 本的文件，4.3非受控文件：不受更改/修訂的控制，其封而或正文頁而無“受控”標(biāo)識，文 件更改/修訂后不必通知文件持有人。4.4外來文件：指來源于公司之外的與公司各項工4、作開展和進(jìn)行相關(guān)活動有關(guān)的 文件。（法律、法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)、行業(yè)規(guī)范、客戶要求等）5. 工作程序5. 1文件的分類5.1.1文件屬性分類（1）質(zhì)量體系文件：質(zhì)量方針、質(zhì)量目標(biāo)、質(zhì)量手冊、質(zhì)量體系程序文件、質(zhì)量 計劃及質(zhì)量體系運行過程中形成的文件。（2）行政性文件：公司的公告、通知、通報、報告、申請、傳真等。（3）管理性文件：公司管理規(guī)章制度、工作流程、規(guī)范/規(guī)定等，如人力資源管 理制度、行政管理制度、產(chǎn)品設(shè)計開發(fā)流程等。（4）技術(shù)性文件：產(chǎn)品標(biāo)準(zhǔn)、設(shè)計圖樣、工藝文件、操作規(guī)程、檢驗規(guī)程等。（5）外來文件：國家有關(guān)法律、法規(guī)、國家/行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)、供應(yīng)商/客戶提供文件、 設(shè)備文檔等。5.1. 2文件階層分類5、（1）QM：公司章程、公司經(jīng)營規(guī)劃/計劃、質(zhì)量手冊。（2）QP：公司經(jīng)營管理活動開展所有過程控制的程序文件。（3）QR：管理制度、規(guī)范/規(guī)定、設(shè)計文件、技術(shù)規(guī)程、作業(yè)指導(dǎo)書等。（4）QL:各類計劃（5）QF：各記錄表單、報表等。（6）WL:外來文件5.1. 3文件密級分類（1）絕密文件：直接涉及到公司經(jīng)營決策并影響公司權(quán)益的核心文件，如公司經(jīng) 營方針、戰(zhàn)略與重大經(jīng)營舉措；公司內(nèi)部重大改革、重大研發(fā)項目資料；產(chǎn)品原 理圖、總圖、源代碼及關(guān)鍵技術(shù)資料；公司財務(wù)總體狀況資料。（2）機密文件：a、公司尚未付諸實施的中長期經(jīng)營規(guī)劃、經(jīng)營/產(chǎn)甜項日、經(jīng)營決策及經(jīng)營能力 配置。b、各階段的營銷政策及商務(wù)、服6、務(wù)策略。c、公司內(nèi)部掌握的合同書、協(xié)議書、意向書、招標(biāo)文件及可行性報告、重要會議 記錄。d、公司財務(wù)預(yù)、決算報告及內(nèi)部經(jīng)營指標(biāo)、各類經(jīng)營情況分析。e、研發(fā)輸出的產(chǎn)品標(biāo)準(zhǔn)、產(chǎn)品零部件圖紙、編譯后程序、技術(shù)論文、產(chǎn)品成本核 算資料。f、公司計算機網(wǎng)絡(luò)資料及所涉及公司經(jīng)營管理的重要資料。（3）秘密文件a、公司所掌握的尚未進(jìn)入市場或尚未公布的各類信息統(tǒng)計數(shù)據(jù)。b、公司員工人事檔案、人員統(tǒng)計資料及統(tǒng)計報表、薪資標(biāo)準(zhǔn)、調(diào)薪計劃、工資/ 勞務(wù)收入等有關(guān)資料。c、公司機構(gòu)設(shè)置和人員編制情況、尚未公開的人事安排、職務(wù)任免、人事考核、 任用、調(diào)動、獎懲信息。d、供應(yīng)商檔案、采購合同/價格協(xié)議、商務(wù)談判記錄等。e、7、客戶檔案、銷售合同/價格協(xié)議、商品需求及報價信息、商務(wù)談判記錄。f、產(chǎn)品材料明細(xì)表、技術(shù)規(guī)范、經(jīng)驗規(guī)程、各類工藝文件。g、各類印章（含印模）和重要證件。（4）無密級文件：公司公開發(fā)布的管理制度、工作流程、產(chǎn)品說明書、通知/通 告、一般性決定和決議等。5. 1.4文件可以呈任何媒體形式，如文本、照片、硬盤貝和電子媒體等。5. 2文件標(biāo)識與編號5. 2. 1文件標(biāo)識（1）受控的質(zhì)量體系、管理性文件，其封面和止文頁面均加蓋紅色“受控”文件 專用印章（正本原稿除外），并標(biāo)明分發(fā)號。（2）正式發(fā)布的行政性文件，應(yīng)加蓋紅色公司或部門印章。（3）質(zhì)量體系文件、管理性文件發(fā)布時，應(yīng)在文件封面及正文頁腳處標(biāo)明版8、木/ 修訂狀態(tài)標(biāo)識。版本狀態(tài)用A、B、C順延表示；修訂狀態(tài)用0、1、2、3順延表示。（4）技術(shù)類文件的受控標(biāo)識及版本/修訂狀態(tài)標(biāo)識，依技術(shù)文件管理制度的 相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。（5）有保密要求的文件在文件封面和正文頁右上角加蓋“絕密”、“機密”或“秘 密”標(biāo)識。（6）無紅色印章標(biāo)識的文件不得在公司內(nèi)作為正式的工作依據(jù)使用，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)， 予以沒收并按作廢文件的規(guī)定進(jìn)行處置。（7）失效或作廢文件需要留作參考時，文件持有人應(yīng)到原發(fā)文部門辦理作廢登記, 并在文件上加蓋紅色“作廢”印章和藍(lán)色“參考”印章。5. 2. 2文件編號規(guī)則（1）質(zhì)量手冊HY/QM-xxxx發(fā)布年代號 質(zhì)量管理手冊 公司代號“HY”（2）程9、序文件HY/QP xx-xx程序文件流水號 r量管理體系標(biāo)準(zhǔn)章節(jié)號質(zhì)量管理體系程序文件公司代號（3）質(zhì)量體系指導(dǎo)性文件（三階）HY/WI xx-xx文件流水號質(zhì)量管理體系標(biāo)準(zhǔn)章節(jié)號 指導(dǎo)性文件代號公司代號(4)管理性文件HY/QR xx (A)- xx xxxx x (00)*版本號（修正號） -發(fā)行年號文件流水號管理類別部門代碼管理性文件公司代號管理類別劃分及其代號規(guī)定:號 序號 代明 說業(yè)務(wù)類 亠T2B3st if 管 量 質(zhì)Q4理 管 產(chǎn) 生P50k 管 運D管理支持類67H8A9環(huán)境管理E10安全衛(wèi)生管理S11基礎(chǔ)設(shè)施管理I含投資12財務(wù)管理F13FI標(biāo)計劃管理0含實體績效管理、年度經(jīng)10、營計劃目標(biāo)14信息管理N15客戶關(guān)系管理C(5) 行政性文件編號規(guī)則為:HYYYYYMMDDxx編號釋義：HY為公司縮寫；YYYY為發(fā)文年份；為發(fā)文月份；xx為文件流 水號。公司及各部門發(fā)布的公告、通知、通告等行政性文件的編號有綜合辦統(tǒng)一 管理和發(fā)放。(6) 對外信函、傳真的編號各部門對外發(fā)送的信函、傳真的編號由部門自行制定編號規(guī)則。(7) 技術(shù)性文件如產(chǎn)品標(biāo)準(zhǔn)、技術(shù)圖紙、產(chǎn)品BOM.工藝規(guī)程、作業(yè)指導(dǎo)書等的 編號，由設(shè)計部制定相應(yīng)的技術(shù)文件管理制度進(jìn)行規(guī)定。(8) 外來文件由接口部門自行制定編號規(guī)則。(9) 公司采購、銷售合同編號依合同管理制度的規(guī)定執(zhí)行。5. 2. 3文件/記錄編號的管理(11、1) 各部門應(yīng)指定專人管理文件和記錄，并對部門歸口的文件/記錄進(jìn)行管理。(2) 文件/記錄編制完成后，文件/記錄編制部門應(yīng)向該文件歸口部門管理人員申 請文件/記錄編號。(3) 文件/記錄管理人員應(yīng)建立“文件/記錄控制清單”，清單應(yīng)能控制文件/記 錄編號、歸檔號、版本、修訂狀態(tài)、歸口部門、歸檔部門等信息。5.3文件編制、審核、批準(zhǔn)和發(fā)布5. 3.1體系文件的編寫和審批（1）質(zhì)量體系的質(zhì)量方針和質(zhì)量目標(biāo)，由管理者代表組織編制，各部門提出方針 和目標(biāo)草案，由質(zhì)量管理部負(fù)責(zé)收集、整理草案的編制，報管理者代表審核、總 經(jīng)理批準(zhǔn)。（2）質(zhì)量手冊由管理者代表負(fù)責(zé)編寫，由總經(jīng)理批準(zhǔn)。（3）程序文件由質(zhì)量管理部12、組織各部門編寫、各部門負(fù)責(zé)人審核，管理者代表批 準(zhǔn)。5. 3.2行政文件與管理性文件的編制與審批（1）公司級行政性文件：公司組織機構(gòu)設(shè)置、人事任免涉及公司經(jīng)營管理、技術(shù)、 生產(chǎn)、薪資福利、獎懲等重耍決定的通知/通告，由綜合辦負(fù)責(zé)編制，部門負(fù)責(zé)人 審核，總經(jīng)理批準(zhǔn)。（2）各部門行政性文件：各部門因部門管理及工作開展所需求發(fā)布的通知/通告, 由相關(guān)職能部門負(fù)責(zé)編制，部門負(fù)責(zé)人審核，報綜合辦復(fù)核，總經(jīng)理批準(zhǔn)。（3）公司級管理性文件：如人力資源管理制度、技術(shù)文件管理制度，由各部門依 本制度3. 4條的規(guī)定負(fù)責(zé)編制，部門負(fù)責(zé)人審核，綜合辦復(fù)核，總經(jīng)理批準(zhǔn)。必要時管理文件由綜合辦組織相關(guān)部門進(jìn)行評審。5.13、 3.3文件審批/評審時，文件編制部門應(yīng)到綜合辦填寫“文件評審表”，文件審 核、批準(zhǔn)人應(yīng)在“文件評審表”中填寫審批意見，必要吋可以由綜合辦或文件歸 口部門組織相關(guān)部門進(jìn)行文件評審，評審意見應(yīng)填入評審表，各評審人應(yīng)簽名。5. 3.4行政、管理文件均應(yīng)按上序流程通過審批，交綜合辦備案并獲得文件編號后 方可發(fā)布。5. 3.5技術(shù)文件的編制、審批和發(fā)布，由文件歸口部門按技術(shù)文件管理制度的規(guī)定 執(zhí)行。5. 4文件歸檔、發(fā)放、保管5. 4. 1文件歸檔（1）經(jīng)審批后的文件，由文件歸口部門文件管理人員負(fù)責(zé)填寫“文件/記錄目錄”, 并且將電子檔和紙張文件同時歸檔。（2）各部門收到的文件由部門負(fù)責(zé)人或指定人員保14、管，并按文件分類建立本部門 各類文件的“文件/記錄目錄”，文件/記錄目錄應(yīng)標(biāo)注文件受控狀態(tài)，對更改/作 廢/收回/替換的文件要做出標(biāo)識。（3）各部門的“文件/記錄目錄”應(yīng)定期予以更新，并將復(fù)印件交綜合辦編制/更 新公司“文件/記錄受控清單”。5. 4. 2文件發(fā)放（1）文件的發(fā)放實施分類控制，綜合辦負(fù)責(zé)組織編制“文件分發(fā)控制表”，規(guī)定 文件發(fā)放的范圍及相應(yīng)的分發(fā)號，文件歸口部門按分發(fā)控制表執(zhí)行。（2）文件歸口部門編制“文件發(fā)放登記表”，確定文件發(fā)放范圍、份數(shù)，受控文 件須經(jīng)文件歸口部門負(fù)責(zé)人或公司主管負(fù)責(zé)人審批，非受控文件有文件發(fā)放部門 確定自行確定。（3）文件接收部門應(yīng)指定人員接收文件，收文15、者要在“文件發(fā)放登記表”中簽名。（4）文件接收部門需要對文件進(jìn)行二次發(fā)放時，如發(fā)放到使用現(xiàn)場或發(fā)放給客戶、 供應(yīng)商，應(yīng)向文件歸口部門申請增加文件發(fā)放數(shù)量，二次發(fā)放的文件如是復(fù)印件， 應(yīng)狹隘復(fù)印件加蓋紅色“受控”印章。5. 4. 3文件保管與借閱（1）文件保管：所有經(jīng)批準(zhǔn)發(fā)布的文件皆應(yīng)登記編目并歸檔保存于文件的歸口部 門，文件持有者使用有效版本，并確保文件清晰易于識別。a、質(zhì)量手冊及程序文件正本存放在綜合辦。b、行政性文件正本存放在綜合辦。c、公司級管理文件正木存放在綜合辦，部門級管理文件由部門文件管理人員保管。d、技術(shù)文件止本按文件歸口存放于文件產(chǎn)生的技術(shù)部門。c、外來文件正本依文件分類存放于16、綜合辦及相應(yīng)的文件接收部門。（2）各部門需要借閱文件時可向文件歸口部門辦理借閱手續(xù)，各部門文件管理人 員應(yīng)建立“文件借閱登記表”，管理文件的借出和歸還。（3）存放與硬盤和軟盤的文件應(yīng)有備份，并作出版本標(biāo)識，采用密碼進(jìn)行保護(hù)， 限定查閱及使用范圍，由授權(quán)使用的人員進(jìn)行操作。（4）文件的持有者若跨部門調(diào)動或離職，應(yīng)辦理文件交接、歸還手續(xù)。5. 4. 4文件復(fù)制受控文件未經(jīng)批準(zhǔn)不到復(fù)制，若有部門需要，應(yīng)由文件歸口部門批準(zhǔn)后方可 復(fù)制，并按照文件發(fā)放程序執(zhí)行。5. 5文件貫徹實施5. 5.1文件實施前，由文件歸口部門會同有關(guān)部門，做好實施準(zhǔn)備工作，包括培訓(xùn)、 組織、技術(shù)和資源四個方面準(zhǔn)備。5. 5.217、明確文件貫徹實施的管理人員的責(zé)任和義務(wù)，特別是領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任。5. 5.3明確文件實施的效力和范圍。5. 5.4文件歸口部門對文件的實施情況及結(jié)果進(jìn)行檢查，為違反文件規(guī)定者提出考 核意見，并對文件不適用部分提出更改意見，已消除實施過程中出現(xiàn)的問題。5.6文件的更改與回收作廢5. 6.1文件更改（1）當(dāng)文件不適應(yīng)需要更改時，由文件歸口部門提出，并實施具體更改工作，文 件更改必須符合統(tǒng)一性、協(xié)調(diào)性，必要時相關(guān)的文件應(yīng)進(jìn)行同步更改。（2）文件更改的起草、審核、批準(zhǔn)有原文件起草、審核、批準(zhǔn)部門/人員按文件 管理程序進(jìn)行，更改內(nèi)容應(yīng)由文件更改人填寫“文件更改通知單”，并由文件審 核人、批準(zhǔn)人審批簽字。若指定其18、他部門或人員審查、批準(zhǔn)時須獲得相關(guān)背景資料，否則不得擅自更改。（3）文件修改內(nèi)容較少時，可以采用劃改、換頁的方式進(jìn)行更改；單文件更改超 過三次或更改較大或公司組織結(jié)構(gòu)、管理體系發(fā)生重大變化或管理體系執(zhí)行的 標(biāo)準(zhǔn)發(fā)生變化時應(yīng)進(jìn)行換版。（4）文件更改內(nèi)容必須及時到達(dá)文件使用場所，對文件的宣貫、實施情況有文件 歸口部門進(jìn)行檢查，并確認(rèn)更改效果。（5）公司鼓勵各部門及人員在使用文件時及時發(fā)現(xiàn)文件的問題，提出文件更改意 見。5. 6. 2文件的作廢與銷毀（1）各部門使用中的文件己被更改且有新版文件發(fā)布時，原文件應(yīng)作廢收回，作 廢文件應(yīng)加蓋紅色“作廢”印章，隔離存放。（2）各部門存檔中的文件已經(jīng)被更改且有19、新版文件發(fā)布時，應(yīng)新發(fā)布文件存檔, 并將原文件加蓋紅色“作廢”印章和藍(lán)色“參考”印章，存于原檔案中。（3）失效文件盒記錄保存期滿后，有文件歸口部門鑒定文件是否已無保存價值, 填寫“文件/記錄銷毀審批記錄表”，經(jīng)綜合部門審核，公司總經(jīng)理或分管主管批 準(zhǔn)后，由文件保管部門銷毀。各類文件的保存期按檔案管理制度的規(guī)定執(zhí)行。（4）文件銷毀方式視文件的密級及所載內(nèi)容，可采用如：燒毀、碎紙機碎掉、變 賣等方式，文件銷毀是必須有人監(jiān)督，并在“文件銷毀審批記錄表”上做好銷毀 確認(rèn)的記錄。5. 7外來文件管理5. 7.1外來文件接收與歸口（1）國家法律、法規(guī)；國家、行業(yè)、地方標(biāo)準(zhǔn)；上級主管部門下發(fā)的管理辦法、 制20、度、規(guī)定；設(shè)備說明書、檔案等外來文件，交由綜合辦統(tǒng)一管理。（2）一般外來文件，如質(zhì)量體系文件、更加法律、法規(guī)；國家、行業(yè)、地方標(biāo)準(zhǔn)； 上級主管部門下發(fā)的管理辦法、制度、規(guī)定等外來文件由接收部門負(fù)責(zé)接收，交 綜合辦統(tǒng)一管理。（3）外來技術(shù)文件，如供貨圖樣等由接收部門歸口管理。5. 7.2外來的一般性通知、公告等需執(zhí)行的文件由公司總經(jīng)理審批后，交由相關(guān)部 門傳閱執(zhí)行，履行完畢后，由執(zhí)行部門記錄執(zhí)行情況，交綜合辦備檔。5. 8保密文件的管理5. 8. 1保密文件及保密信息在形成后、歸檔前以“誰形成誰負(fù)責(zé)”為原則進(jìn)行管理， 秘密信息以載體形式歸檔后，交由文件歸口部門負(fù)責(zé)管理。5.&2保密文件的發(fā)放、傳閱、披露應(yīng)遵守以下原則：文件密級發(fā)放、傳閱范圍絕密公司核心領(lǐng)導(dǎo)、絕對信息形成部門的負(fù)責(zé)人及公司領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為需要讓 其知悉的對象機密公司部門負(fù)責(zé)人（高級經(jīng)理）以上人員，機密信息形成部門的相關(guān) 人員及公司領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為需要讓其知悉的對象秘密公司部門主管級以上人員，秘密形成部門的相關(guān)人員及該部門認(rèn)為需要讓其知悉的對象6支持性文件技術(shù)文件管理制度合同管理制度檔案管理制度7記錄表形式附件一：文件/記錄控制清單附件二：文件評審表附件三：文件目錄附件四：文件分發(fā)控制表附件五：文件發(fā)放登記表附件六：文件借閱表附件七：文件更改通知單附件八：文件/記錄銷毀審批表