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1、汽車貿(mào)易公司文件收發(fā)文、簽批管理制度編 制： 審 核： 批 準(zhǔn)： 版 本 號: xx汽車貿(mào)易公司收發(fā)文管理制度第一條適用范圉公司外來文件（包括傳真）、公司內(nèi)部文件（紅頭文件、通知、決定、通報）。第二條收文管理辦法1、簽收：收文統(tǒng)一由行政部內(nèi)勤簽收、拆封，急件應(yīng)注明簽收時間。2、登記：凡以本公司為收文對象的公文一律由行政部內(nèi)勤登記。登記內(nèi)容包括公文標(biāo) 題、字號、發(fā)文機關(guān)、收文日期、份數(shù)等，歷次收文按照收文順序登記。3、擬辦：行政部內(nèi)勤將收到的公文登記后全部交行政部經(jīng)理，行政部經(jīng)理提出處理 意見。緊急公文，擬辦意見中應(yīng)有明確的辦理時限。4、簽批：行政部內(nèi)勤按行政部經(jīng)理提出的處理意見分送相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)簽批2、。需要總經(jīng)理簽 批的文件交給秘書辦相關(guān)人員呈報給總經(jīng)理。5、分送：由行政部內(nèi)勤按照行政部經(jīng)理或有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的簽批意見分送其他有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和有 關(guān)部門。從簽收、登記、擬辦到分送，時間一般不得超過1個工作日。6、傳閱：（1）公司領(lǐng)導(dǎo)批示的文件由行政部內(nèi)勤送有關(guān)人員和部門閱知。閱文時間一般不超過 2個工作日，急件當(dāng)天閱批。各級領(lǐng)導(dǎo)閱、批公文應(yīng)仔細(xì)、認(rèn)真，閱畢應(yīng)簽上姓名，并注明 日期，不得圈閱；需要簽署具體意見的，要明確、具體。（2）公文傳閱應(yīng)做到準(zhǔn)確、及時，避免漏傳、誤傳。公文傳閱一般不橫傳。傳遞公文， 應(yīng)辦理簽收手續(xù)。收件人收到公文后應(yīng)簽署姓名；退回公文時行政部內(nèi)勤應(yīng)當(dāng)而注銷，避免 丟失。7、承辦：上級機3、關(guān)要求辦理、領(lǐng)導(dǎo)批示辦理及其他需要辦理的公文由有關(guān)部門承辦。 屬部門職責(zé)范圍內(nèi)的事項由該部門辦理。各有關(guān)部門收到公文后按規(guī)定期限及時辦理。涉及 兩個以上部門承辦的公文應(yīng)由主辦部門與相關(guān)部門協(xié)商辦理。需報請上級機關(guān)批準(zhǔn)的事項, 由承辦部門提出辦理意見并代擬文稿，交行政部送領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)上報。8、回傳抄告：承辦人員辦理公文完畢要回復(fù)來文單位。把辦理情況寫明在文件首頁或 文件辦理單上指定位置，將有領(lǐng)導(dǎo)簽批的文件首頁或文件辦理單復(fù)印回傳給簽批過此件的各 位同志和來文單位；同時把文件連同文件辦理單原件傳回行政部，承辦部門留存復(fù)印件。9、跟蹤督辦：已送領(lǐng)導(dǎo)傳閱批示或交有關(guān)部門辦理的公文，行政部專員、行政部經(jīng)理 4、或總經(jīng)辦相關(guān)人員要及時檢查催辦，以防漏辦或延誤。10、保密：閱辦公文，尤其是重要和機密文件，應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度和辦文規(guī)定，任何 人不得將文件隨意擱放，帶到公共場所或帶回家屮，以防泄密或丟失。11、文件丟失，應(yīng)及時報告行政部。對丟失文件造成后果的，按保密法有關(guān)規(guī)定處 理。12、管理：收文辦理完畢后應(yīng)交回行政部，由行政部內(nèi)勤統(tǒng)一管理，每年一月和六月上 旬移送檔案室歸檔。13、清退：凡需清退的文件，各部門應(yīng)在文件辦理完成后立即交行政部，F(xiàn)tl行政部內(nèi)勤 交行政部經(jīng)理做出存檔、銷毀或者其他處理決定。第三條發(fā)文管理辦法1、文件起草：公司各類文件的起草Ftl相關(guān)責(zé)任部門按要求起草、經(jīng)相關(guān)總監(jiān)審核批準(zhǔn) 后，5、進行打印、簽批。文件起草需遵守公司規(guī)定的公文格式，包扌舌主送單位、正文、附則等。 具體參考附件。（以下關(guān)于文件起草的格式要求適用于公司級重大事件性文件的格式要求， 包括但不限于：公司人事任免、組織架構(gòu)調(diào)整、機構(gòu)撤銷與合并、其他重大事件等；各中心 各部門下發(fā)的通知通報類按照后附模板格式執(zhí)行即可）（1）標(biāo)題：由發(fā)文部門名稱、文件主題和文種組成。標(biāo)題中的發(fā)文部門須用全稱。（2）附件：附件名稱寫在附件欄內(nèi)后面，應(yīng)與附件標(biāo)題一致。附件裝訂在文件之后。（3）主送：主要受理文件的部門。主送部門應(yīng)用全稱、規(guī)范簡稱或同類部門統(tǒng)稱，寫 在主送欄內(nèi)。上行文主送機關(guān)規(guī)范簡稱：公司各中心、各部門、分（子）公司。（4）抄6、送：主送機關(guān)以外需要告知文件內(nèi)容的上級、下級和不相隸屬的機關(guān)，抄送機 關(guān)按上級機關(guān)、平行機關(guān)、下級機關(guān)順序排列寫在擬文箋抄送欄內(nèi)。一般不抄送個人。（5）主題詞：填寫在主題詞欄內(nèi)。（6）份數(shù)：按印發(fā)份數(shù)填寫，規(guī)定需電子公文報送的，由行政部內(nèi)勤按程序報送后， 印2份存檔；其他情況視需要確定份數(shù)，留2份存檔。（7）正文：文件主體。耍求：觀點準(zhǔn)確，條理清晰，內(nèi)容充實，結(jié)構(gòu)嚴(yán)謹(jǐn)，表述準(zhǔn)確, 文字精練，用語貼切，篇幅簡短，標(biāo)點符號使用正確，文字規(guī)范。不能用彩色筆、圓珠筆、 鉛筆書寫或修改。（8）凡本公司發(fā)出的文件都應(yīng)注明聯(lián)系人和聯(lián)系電話，需要回復(fù)的要注明回復(fù)時間。 聯(lián)系人、聯(lián)系電話和回復(fù)時間寫在文件正文之7、后，成文日期之前，用小括號括起。（9）日期：位于落款Z后。文件日期為領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)日期，日期按要求書寫。2、簽批（1）簽批權(quán)限規(guī)定： 向政府有關(guān)部門報送的請示和報告，由總經(jīng)理審簽，法定代表人簽發(fā)； 以公司名義上報和下發(fā)的涉及全局性、重大經(jīng)營項目、重要工作部署的文件，由總經(jīng) 理審核，董事長簽發(fā)； 其他文件由總經(jīng)理簽發(fā)； 有嚴(yán)格時間要求的文件，若主要領(lǐng)導(dǎo)或相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)因故不在，其委托的其他領(lǐng)導(dǎo)可以代 簽。 以本公司為主的聯(lián)合發(fā)文，在領(lǐng)導(dǎo)簽字后由承辦部門送聯(lián)合發(fā)文的其它單位領(lǐng)導(dǎo)簽字, 所有聯(lián)合發(fā)文機關(guān)領(lǐng)導(dǎo)簽字完畢后印發(fā)。3、印發(fā)：（1）起草文件的部門將文件報至相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)簽字完畢后，將領(lǐng)導(dǎo)簽字的文件原件報行政 部統(tǒng)一卬發(fā),其他部門不得以任何形式發(fā)放通知、通告等文件。如文件格式與標(biāo)準(zhǔn)格式不符， 行政部退回該部門重新調(diào)整合格后卬發(fā)。（2）印發(fā)范圍：原則上以屮心為單位，由副總簽收，公司總經(jīng)理單發(fā)一份；如所下發(fā) 文件與相關(guān)部門聯(lián)系緊密可對該部門加發(fā)一份，其他部門不單發(fā)，由其中心副總負(fù)責(zé)傳達與 宣貫。對于傳達宣貫不到位的情況的處罰，各中心副總為第一責(zé)任人。行政管理中心為檢查 與處罰部門。第四條本制度由行政管理中心負(fù)責(zé)解釋、修訂。第五條 本制度自簽發(fā)之日起實施。