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1、公司費用公差預算、額度管理制度附報銷單編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: 費用（公差）管理制度總 則為加強公司費用管理、控制不合理費用開支，提高經濟效益，特制定本制度。本制度暫時用于株洲依純商貿有限綜合管理部及本地部門，公司設在外地的店鋪或部門皆適用于該制度。公司費用管理通過預算管理、額度管理和行政管理三種方法（相關解釋見第八章）。除公司特別規(guī)定的項目外，嚴禁先列支，后報銷。所有報銷的原始憑證不得涂改，如有涂改，在報銷時扣除該費用金額。本制度執(zhí)行基本原則，制度凡無明示則禁止，需申請批準后執(zhí)行。第一章 業(yè)務招待費第一條、2、 招待費是指招待客人而產生的的支出，包括餐費、禮品/金、娛樂活動、旅游景點門票等。職能部門的招待費采用預算管理和行政管理相結合的方法；經營業(yè)務部門的招待費實行預算管理和額度管理相結合的方法。第二條、 招待費用發(fā)生前，采用口頭或書面的形式填寫業(yè)務招待費用申請表（見附表一）向直接上級提出本次費用計劃（特殊情況可事后補辦，務必當時電話說明原委），單次費用金額100元必須采用書面申請，申請內容包括事由參加人數(shù)發(fā)生次數(shù)預計金額。第三條、招待費報銷須附業(yè)務招待費申請表，無此表財務作退回補辦相關手續(xù)處理，出差期間的招待費須與差旅費同時報銷。第四條、如有高一級別管理人員參加，須有最高一級管理人員作為報銷人。第3、二章 辦公費第四條、 辦公費是指公司內各部門的托運費、寄存費、辦公文具、辦公家具、辦公通訊器材、電器以及電腦配件、易耗材料等的購置費用。辦公費實行額度管理與預算管理。第五條、 公司辦公費用涉及物品由人事人事行政部（托運費、寄存費等由部門預算和管理）在預算額度內按需求購買、管理，辦公用品購置實行定點采購管理。第六條、 人事人事行政部由行政主管對辦公用品進行管理。辦公用品采購審批程序：各職能部門部門填寫采購申購單（見附表六）報人事人事行政部審核，并經執(zhí)行總經理/財務經理審批后進行采購。第七條、 人事行政部應按月將辦公用品領用及費用分配表報財務部，財務部將費用劃轉入各職能部門。第八條、 人事行政部建4、立領用大金額辦公物品登記薄，做好辦公用品的管理工作。第九條、 嚴禁公司內部各部門自行采購有關辦公用品，否則，由此發(fā)生的費用，將不予報銷。第三章 通訊費第十條、 通訊費（含網絡、郵寄費）是指公司內各部門和相關人員安裝、使用電話、寬帶所支出的費用（包括：電腦維護費用）。第四章 差旅費第十一條、 差旅費是指因公外出發(fā)生的各種交通費、住宿費、伙食費補助等。因公出差按出差地點分為：株洲市區(qū)、株洲地區(qū)、湖南省內出差。差旅費實行行政管理。第十二條、 員工國內臨時出差所發(fā)生差旅費按國內差旅費開支標準（見附表二）。1、長途交通費營銷總監(jiān)級以下人員未經執(zhí)行總經理/財務經理批準，擅自乘坐動車的費用，按其級別所對應的5、標準報銷，超額自理。2、原則上不允許乘坐軟臥、客輪、飛機商務、豪華倉，夜間連續(xù)行走超過8個小時方可乘坐硬臥。特殊情況下，經執(zhí)行總經理/財務經理書面批準，憑票據(jù)報銷80%，否則憑票據(jù)只能報銷50%費用。3、員工多人一起出差要安排二人間或三人間住宿，住宿費按原標準的70%執(zhí)行，出差人員中有異性的，可單獨按標準報銷。4、出差期間內報經授權營銷總監(jiān)或副總經理批準業(yè)務招待費開支或異地市內的士費支出報銷人員，該費用發(fā)生差旅區(qū)域內相應的所有伙食補貼或市內交通補貼，一概不予以報銷。5、公司委派的各種會議的費用開支，憑會議通知上注明的相關費用報銷；已包食宿的，相關住宿費、伙食補貼不予以報銷。6、公司派出接受培訓6、人員的費用和補貼標準依據(jù)舉辦部門通知和培訓合約確定。7、公司因外延發(fā)展需要派駐外地長期工作的人員的差旅費及補貼標準由公司另行規(guī)定，不適用本辦法。8、出差人員按標準內憑票據(jù)實報銷伙食補貼、住宿費等。第十三條、 省內臨時出差實行事先申報制度。經理（含）以下人員當日未往返地區(qū)出差實行事前申請制度，依據(jù)差旅費標準和預計出差時間填報出差申請表（見附表三），因特殊原因未能事前申請的，務必電話說明；并于回公司后一周內補辦申請審批手續(xù)。沒有經過批準的出差申請表，財務部不予借款和報銷。第十九條、 省內長期出差實參照公司規(guī)定差旅費開支標準范圍內申報長期出差人員的費用開支標準和管理辦法，報執(zhí)行總經理/財務經理審批后7、，報財務部備案。第十四條、 出差借款程序：1、各類出差人員需借款者，在填報出差申請表同時填報借款單（注明累計借款額及逾期借款額），參照審批權限報經核準后，轉財務部門復查并辦理借款。對借款額及逾期情況注明不符者，財務有權退回當事人更正，重新報批。2、出差后的各類發(fā)票、單據(jù)、收據(jù)，按業(yè)務招待費、差旅費（長途交通費、住宿費）分類填報。差旅費用報銷單附于費用報銷單，其中：業(yè)務招待費填寫業(yè)務招待費申請表，長途交通費、住宿費填寫差旅費報銷單，短途交通費、機場建設費、行李托運費、電話費等雜費匯總填寫在差旅費報銷單的其他欄中，并入差旅費報銷。差旅期間發(fā)生的共同費用報銷，報銷單需有同行人員簽名確認。3、嚴禁人為8、將同批次差旅開支項目拆零分次報銷，繞避監(jiān)管，一經發(fā)現(xiàn)，財務有權不予受理未報銷拆零部分，并在報銷單上標識核銷。4、新招聘的外地專業(yè)人員，原則上不報銷前來報到發(fā)生的各項費用，包括單程路費及行李托運費用。特殊情況需要報銷的，應由本人申請，報執(zhí)行總經理審批。第五章 交通費第十五條、 交通費是指用于車輛的燃油費、停車費、過路過橋費、等及市內發(fā)生的出租車費、公交車費等，發(fā)貨（取貨）運輸費歸為交通費，交通費實行預算管理、行政管理相結合的原則。第十六條、 車輛燃油費實行預購加油卡管理，未經執(zhí)行總經理簽批（附文字說明）的現(xiàn)金加油發(fā)票，財務不予以報銷受理。第十七條、 車輛管理、使用部門應于加油卡金額使用完畢時（再9、次購買前）報各部門使用情況及折算使用金額，財務部據(jù)此分攤費用。第十八條、 市內交通費按實報銷，原則上以公交車，無特殊情況不得乘坐出租車；若有特殊情況的，事先向營銷總監(jiān)提出申請，批準后方可乘坐。坐出租車的，在報銷車費時，須在出租車票空白處，寫明乘坐原因起訖地點，不寫明兩項內容的，在報銷時財務部門作退回處理。第七章 三項經費第十九條、 三項經費是指員工福利費、培訓經費、文娛活動經費。第二十條、 福利費，員工餐費按薪酬管理制度執(zhí)行，其它福利費按人事管理制度執(zhí)行。員工因本市區(qū)內出差未能返回公司，不分職務級別，本公司員工餐費標準：10元/人，憑發(fā)票或收據(jù)（必須蓋章）報銷。第二十一條、培訓經費，實行預算管10、理及行政管理。1、 按公司規(guī)定，為在職員工提供相應的學習和培訓機會；由此產生的相關費用，可據(jù)實報銷，如管理人員集中外委培訓，會計后續(xù)學習、進修等。2、 購買部門工作專用的法律、法規(guī)書籍、營銷理論和營銷基礎理論；購買網絡學習課程受用于本職崗位技能提升的培訓等其它事項，由部門申請，需經執(zhí)行總經理批準后報銷。第二十二條、 文娛活動經費，另作規(guī)定。第八章 費用管理方法及報銷程序第二十三條、 公司費用管理通過預算管理、額度管理和行政管理三種方法。1、預算管理是指:各職能部門、業(yè)務部門事先向財務部提出下期本部門所有費用的計劃（金額500元的大額財產購置、辦公設備維護和修理、店面裝修，需另單獨預算申請），財11、務部統(tǒng)一報執(zhí)行總經理或財務經理批準后，確定部門下期費用預算金額。實際費用報銷時，財務部門根據(jù)費用預算，準予報銷或另行處理。2、額度管理是指：費用在一定的額度范圍內控制使用，額度確定的依據(jù)是銷售額、工作職務、員工人數(shù)等。3、行政管理是指：費用報銷人在費用產生前，采用口頭或書面的形式向人事行政部提出本次費用計劃，經人事行政部同意后，產生的費用方能按費用報銷流程到財務部門報銷費用。管理方法：采用預算管理和額度管理相結合的費用項目有：辦公費、托運費、寄存費、所有部門的電話費。管理方法：采用預算管理和行政管理相結合的費用項目有：職能部門的招待費、所有部門的差旅費、其他相對變動費用。管理方法：除此之外的相12、對固定費用采用預算管理。4、其他變動費用其他變動費用項目是：交通費、車輛燃油費、會務費、裝修費、除電話費外的其他通訊費。5、相對固定費用除上述變動性費用項目外的所有費用均列入相對固定費用，采用預算管理方法。第二十四條、 具體實施按如下辦理：1、預算管理1）目前公司對所有費用按月預算，每月25日前，各職能、經營部門向財務部提交下月的費用預算表，審批核準后的預算在月底前發(fā)回各部門。2） 各職能部門、各經營部門未能在規(guī)定時間內提交費用預算表，則該部門的費用報支順延一個月。3）實際發(fā)生費用超過預算的，由各部門說明情況后報執(zhí)行總經理或財務經理批示。2、額度管理 根據(jù)銷售額確定額度的費用項目是招待費。招待13、費超額度本期內不予報銷。根據(jù)工作職務確定額度的費用項目是手機費。手機費超額度部分不予報銷。根據(jù)員工人數(shù)確定額度的費用項目是辦公費。辦公費超額度部分本期內不予報銷。3、 行政管理單項費用金額100元必須采用書面申請。無批準的書面申請，在報銷時財務部門作退回處理。申請報批程序：職員部門負責人執(zhí)行總經理/財務經理第二十五條、 費用內容及管理分類詳見附表五。第三十六條、 簽批權限及流程1、預算管理，經審批的行政費用預算，費用發(fā)生時，在預算范圍內由部門經理（主管）執(zhí)行。2、額度管理，按本條第一款執(zhí)行。3、行政管理，100元以下的費用，為提高工作效率，建議由各部門經理（主管）參照本制度執(zhí)行，100元以上的14、費用需報營銷總監(jiān)批準；200元以上的費用需報執(zhí)行總經理批準。4、 相關簽批權限及流程參考附表七。5、 本制度所規(guī)定的費用等款項支付最終簽批權限由執(zhí)行總經理或財務經理負責。第二十七條、 費用報銷單填列規(guī)范。1、費用報銷單必須用藍、黑水筆書寫，用膠水粘貼附件，不得使訂書針、大頭釘、回形針串別。不符合規(guī)定的，財務部門作退回處理。2、報銷的原始發(fā)票要求是正規(guī)發(fā)票，確實無法取得，可以采用付款憑單、收據(jù)（必須有蓋章和對方電話）代替，但需寫明原因，且金額不得超過100元。發(fā)票級次：增值稅發(fā)票-普通發(fā)票-正式收據(jù)。3、對其他部門委托辦理的事項，費用需由委托部門承擔的，報銷單應由經辦部門填寫，并經委托部門經理簽15、字確認,無委托部門經理簽字的,費用記入經辦部門賬。報銷單據(jù)1）報銷單使用說明1）報銷單使用說明單據(jù)名稱使用說明費用報銷單各種費用的報銷，按所列部門進行行政審批流程出差申請表為費用報銷單的附件，差旅費用報銷的必要條件差旅費報銷單費用報銷單的附件,詳細填列發(fā)生的各項費用業(yè)務招待費申請表費用報銷單的附件，超過100元招待費報銷的必要條件采購申請單申購物品簽批使用，報銷時費用報銷單的附件借款單用于借款、沖賬的時候為費用報銷單的附件2）費用報銷使用注意事項大于（含）1000元的行政費用、行政采購、項目施工采購請款必須附加相關的申購單、入庫單、發(fā)票或收據(jù)（必須有蓋章和對方電話）作為審核依據(jù)。報銷的大額日常16、費用、貨款（1,000元）支付，原則上以支票形式為主第三十六條、 費用報銷的步驟和流程。1、經辦人填寫費用報銷單并附相關附件，參照本制度并按費用報銷單上所列部門逐一進行審核簽批。2、執(zhí)行總經理/財務經理審批后，到財務部領款，完成報銷程序。第三十七條、 借支規(guī)定。1、公司不開放除差旅費外的其他各種個人借款。2、個人因公借款，需附批準后的出差申請單、業(yè)務招待費申請表、采購申請單、合同等。3、借款最高限額為借款金額以能夠完成需要或滿足業(yè)務周轉的最低量為限額第九章 責任及處罰規(guī)定第三十八條、 報銷人營私舞弊、弄虛作假，對違規(guī)違紀金額不予報銷，對已經報銷的，除退回違規(guī)報銷金額外，同時對報銷人予以違規(guī)報銷17、金額50%的罰款。第三十九條、部門經理（主管）在資料不全、原始憑證不充分、項目不真實的情況下簽名準予報銷的，對部門經理（主管）予以違規(guī)報銷金額30%的罰款。第四十條、 財務審核人員審核不嚴使公司造成損失的，或者未執(zhí)行本辦法規(guī)定處罰責任，擅用職權受理違規(guī)費用報銷者，對財務審核人員并處違規(guī)報銷金額20%的罰款。第四十一條、如果違反上述開支標準或手續(xù)不齊全，報帳時列入其他項目而隱瞞實際金額或超預算報銷，財務有權拒絕受理第四十二條、借款逾期滿三十天，當事人未能及時提供經營銷總監(jiān)以上管理人員核準的有效書面情況說明，并辦理延期手續(xù)者，財務有權在當事人借款逾期當月工資中扣回欠款。第四十三條、因審核過失造成費18、用借款人未有效報帳沖銷借款，或者無法從工資扣回逾期借款者，由經辦責任人（含：各級審批人）應承擔不低于流失款總額50%的經濟責任。按責任人基本工資比例分別承擔相應損失金額，并在壞帳當期應發(fā)工資中扣還。第四十四條、本期發(fā)生的費用，原則上應予費用產生當期報銷，差旅費報銷應予出差人員返回公司當月報銷，超過上述期限的票據(jù)金額，報銷人書面陳述原因經執(zhí)行總經理/財務經理批準后報銷。第十章 附則第四十五條、本制度由公司人事行政部/財務部、執(zhí)行總經理修正制定，經總經理核準簽發(fā)，自簽發(fā)即日起實施執(zhí)行，未盡事宜以財務部發(fā)文為準。第四十六條、本制度由人事行政部和財務部負責解釋。第四十七條、本制度是公司費用的普通規(guī)定，19、關于相關費用的特別規(guī)定從其規(guī)定，不適用本制度。附表1業(yè)務招待費用申請表部門： 申請日期： 年 月 日申請人部門職務被接待主要人員情況說明我司陪同人員姓 名職 務備注共 人接待事由說明：費用項目小計預計金額（元）執(zhí)行總經理： 經 理： 業(yè) 務 （授權人）： （主管）經 辦： 附表二 差旅費標準職務級別項目執(zhí)行總經理財務經理副總經營銷總監(jiān)部門經理店鋪負責人部門主管業(yè)務主管專員在途交通火車、汽車按實報銷按實報銷控制報銷軟臥硬臥出差補助長沙、省內市級城市50省內縣級城市30住宿費標準長沙、省內市級城市實 報15010080省內縣城市1006050餐費標準請客戶用餐請示同意后實報50元/人30元/人2020、元/人自用餐實 報50元/天30元/人25元/天附表三出 差 申 請 表出差人姓名部門職務費用預算（元）出差起止時間： 年 月 日至 年 月 日長途交通費陪同人員：住宿費地點與事由：業(yè)務招待費其他合 計擬定借款金額： 萬 仟 佰 拾 元 角 分長途交通工具：部門： 申請日期： 年 月 日總經理： 經 理： 業(yè) 務 （授權人）： （主管）經 辦： 附表四： 差旅費報銷單出差人姓名部門費用（元）出差起止時間： 年 月 日至 年 月 日長途交通費陪同人員簽字：在途交通費住宿費備注：業(yè)務招待費餐費其它借款金額：報銷金額： 合計：備注：在途交通費出租車費、保險費（事先匯報申請同意）等。附表五：費用內容及21、管理分類管理方法費用項目費用內容預算管理額度管理業(yè)務部門的招待費招待客人的餐費、禮品、娛樂活動、旅游景點門票等手機費因工作需要出差而實際已支付的手機費辦公費-其他辦公用品日常辦公支出，如購買紙筆、印制名片、托運費、寄存費等預算管理行政管理職能部門的招待費招待客人的餐費、禮品、娛樂活動等差旅費出差的在途車費、住宿費宿、市內交通費、出差生活補貼交通費市內出差、辦事所花費（如燃油費）車費裝修費辦公場地、倉庫、自營店鋪裝修、加盟商店鋪裝修支持等的裝修費用傭金支付的培訓費用其他通訊費除移動通訊費之外的其他通訊費預算管理除上述變動性費用項目外的所有費用項目均列入相對固定費用附表六：采購申請單編號： 部門： 序號申購數(shù)量部門品名（型號、規(guī)格、產地）項目名稱供應商報價采購金額1231234567報價供應商資料總額：（小寫） （大寫） 申報日期： 使用部門主管： 項目負責人： 財務部： 執(zhí)行總經理/財務經理：