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1、公司費用預算及報銷流程管理制度編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: 公司費用管理制度第一條 目的為了強化和規范公司費用管理，特制定本辦法。第二條 費用管理原則1、 預算控制，目標管理。公司費用實行預算管理，各項費用均要編制和執行費用預算；各部門以費用預算為依據，自主管理本部門費用。2、 節約開支，增加收益。費用管理既要注意節約開支，杜絕無效費用；又要著眼于促進發展，增加長遠利益，充分保障有效支出。3、 實事求是，誠實信用。編制、審批、調整費用預算，辦理借款和報銷費用，報告、分析、控制費用，必須實事求是，奉行誠實信用，不得2、弄虛作假，歪曲、隱瞞真實情況，謊報、虛報信息。第三條 費用的預算管理1、費用預算按經常性費用和專項費用分別編制。經常性費用是指與日常工作有關、經常發生并具有一定規律性和可預見性的費用；專項費用是指與特定項目有關的費用，費用的發生時間、次數、規模具有一定的不確定性。 經常性費用按時間控制；專項費用按項目控制。2、每年由各個部門編制各種的費用預算，然后由財務部負責匯總公司總體費用預算報公司總辦會審批。公司總體費用預算經公司總辦會審批后執行。3、業務部門的年度費用預算總額與業務部門預算業績相掛鉤（存在一定的比例關系）。財務部在報銷業務部門費用時，既要控制各業務人員的個人報銷標準，也要控制業務部門的費3、用總額。業務部門的費用總額根據業務部門實際業績完成情況和預算時的比例關系確定。4、費用預算一經確定，原則上在年度內不做調整。如需調整預算，由各部門向公司總辦會提出申請，并詳細說明原因和調整數額。經公司總辦會審批后方可調整預算。5、各部門在費用預算執行中履行的職責：5.1嚴格遵守費用預算，杜絕發生預算外費用。如遇特殊情況須調整預算，應當按規定報批后提交財務部備案。5.2落實工作計劃，提高辦事效率，努力做到少花錢多辦事。5.3認真填寫和審核本部門借款申請和費用報銷申請，確保借款申請、費用報銷申請所載事項完整、真實、合理。6、財務部在執行費用預算中履行的職責：6.1記錄實際發生費用，定期向公司總辦會4、和各部門負責人報送部門費用預算執行情況報告，并隨時提供有關費用情況的查詢服務。6.2審核借款申請和費用報銷申請，確保所載事項符合會計制度規范及報銷規定標準。6.3按照費用預算監督控制費用支付情況，確保費用預算得到有效執行。第四條 借款及費用報銷流程及規定1、本制度所稱借款指因公現金借款。借款按用途可分為采購借款、差旅費借款、業務招待費借款、常用備用金借款及其他借款。2、日常業務活動中，應當盡量減少現金的使用，減少結算環節，進而減少借款量。能采用支票、匯票等結算方式直接向對方付款的，不得使用借出現金后向對方付款的方式。3、員工借款應當使用財務部統一購制的借款單，按照規定的借款審批流程辦理。4、借5、款及費用報銷流程經辦人填寫借款單/費用報銷單部門負責人審批會計審核財務部經理審核公司總經理審批出納付款或報銷。5、差旅費借款、業務招待費借款、常用備用金借款可隨時辦理，但一次性支取金額在5000元（含）以上的須提前一天通知出納人員。借款人借款后，借款用于的事項因故不再發生的，應立即歸還借款。6、當月費用原則上應在事項結束當月報銷，最遲應在事項結束后一個月內辦理報銷手續。借款人無故不按期報銷或歸還借款的，不得再次向財務部申請借款。超過規定時間未還款清賬的，財務部應從其工資中逐月扣回借款；直至扣完為止。7、借款的日常管理與控制7.1財務部負責借款的日常管理與控制。財務部對借款情況進行動態管理，隨時6、掌握借款情況，督促借款人及時還款。7.2財務部應當于每月初與每位借款人核對借款情況，保證帳實相符。7.3財務部每月向公司總經理上報借款情況表，向各部門負責人以表格形式通報其部門員工借款情況。7.4借款人因故調離公司，在辦理離職手續前應全額歸還借款。由于財務人員把關不嚴給公司造成損失的，相關財務人員應作出相應的賠償。第五條 差旅費報銷標準1、出差目的地劃分1.1出差城市劃分為三級：第一級：xx；第二級：xx；第三級：其他國內城市。1.2公司高管以下人員因公出差前需填寫出差申請單 (一式兩聯，第一聯會計核算聯，費用報銷時會計人員作為憑證附件使用；第二聯備查聯，行政人事部負責訂票人員據此聯辦理訂票業7、務后留存，結算票款時會計人員對訂票業務進行核對后在此聯次上加蓋注銷章。單據樣式見公司考勤管理制度附件二) 辦理出差審批手續。具體出差審批流程見公司考勤管理制度。1.3辦理差旅費借款時，經辦人員持經批準后的出差審批單和借款單到財務部辦理借款手續，手續不全者財務部不予辦理借款。1.4行政人事部負責訂票人員必須見到審批后的出差審批單方予辦理訂票業務。2、出差交通工具標準公司總辦會成員出差可選擇交通工具，如乘坐飛機只能乘坐經濟艙。其他人員交通工具的選擇標準按以下規定執行：2.1出差地點乘坐直達、特快火車在12小時內（含12小時）可以到達的，只可乘坐硬座/硬臥火車。部門負責人根據工作需要，本著節約費用的8、原則審核選定出差員工乘坐火車的級別。2.2出差地點乘坐直達、特快火車在12小時以上、20小時以內（含20小時）可以到達的，可單程乘坐飛機經濟艙。2.3出差地點乘坐直達、特快火車在20小時以上到達的，可乘坐飛機經濟艙。2.4出差地點乘坐直達、特快火車在12小時內（含12小時）可以到達，特殊情況需乘坐飛機的；或出差地點乘坐直達、特快火車在12小時以上、20小時以內（含20小時）可以到達，特殊情況需雙程乘坐飛機的，須事前提出申請并經公司總經理批準，未經批準擅自超標準乘坐飛機的，機票費用按火車硬臥標準報銷，差額自理（特價機票未超過特快硬臥票價的，不屬超標）。2.5低職級的人員隨同高職級人員出差時，視實9、際情形可按照同行高職級人員車級搭乘。2.6搭乘公司交通工具出差的，不予報銷交通費用。3、住宿費標準3.1公司總辦會成員：據實報銷。3.2部門負責人：第一級城市不超過400元，第二級城市不超過300元，第三級城市不超過250元。3.3其他員工：第一級城市不超過250元，第二級城市不超過200元，第三級城市不超過150元。3.4住宿天數按照“離開出差地日期 返回出差地日期”計算，即在出差地的天數算頭不算尾。如：某員工乘11月1日晚間的火車于11月2日上午到達某地，11月6日晚乘19點前的火車離開該地次日抵達，則住宿天數為4天（6日-2日）。住宿費報銷時，須同時提供酒店住宿費用清單。3.5部門負責人10、以下級別人員同性、偶數、同時、同地出差的，原則上應入住同一房間，雙人合計住宿費用按照單人住宿費用標準上浮不超過50。4、伙食補貼標準4.1公司總辦會成員：據實報銷。4.2部門負責人：給予第一級城市60元/人/天，其他城市50元/人/天的出差伙食補貼。4.3其他員工：給予第一級城市50元/人/天，其他城市40元/人/天的出差伙食補貼。4.4伙食補貼按照出差自然天數計算，出發日12時前離開出發地的，伙食補貼按全天計算，12時后離開出發地的，伙食補貼按半天計算；返回日12時前抵達出發地的，伙食補貼按半天計算，12時后抵達出發地的，伙食補貼按全天計算。如上例：某員工11月1日15時離開出發地，11月611、日15時返回出發地，則補貼天數為5.5天。4.5出差期間因業務需要發生招待費，報銷時扣減當天的伙食補貼。4.6因公參加學習、會議、培訓等，會議期間伙食由組織者統一安排并承擔的，不再享受伙食費補貼。5、出差市內交通費標準出差市內交通費標準，指在出差城市內因工作需要所發生交通費用的標準，包含往返機場（或火車站、碼頭）的交通費用。5.1公司總辦會成員：據實報銷。5.2部門負責人：第一級城市平均每天不超過60元，其他城市平均每天不超過50元。5.3其他員工：第一級城市平均每天不超過50元，其他城市平均每天不超過40元。5.4出差市內交通費的計算天數同伙食補貼的計算天數。5.5員工出差原則上乘坐公交車（12、包括機場專線）、地鐵，實行限額內憑有效單據實報實銷。特殊情況需乘坐出租車的，須事前提出申請并經部門負責人批準，未經批準擅自乘坐出租車的，交通費自理。第六條 移動通訊費報銷標準1、移動通訊費指使用手機而發生的費用，僅報銷月租費、占頻費、各種通話費、IP長途費、短消息等基本通訊費用，違約金、移動夢網等特殊費用不予報銷。2、移動通訊費用的報銷實行限額內憑有效單據實報實銷。如遇出差或特殊情況造成通訊費用超標的，使用者應提供通訊明細賬單，并書面說明情況后，經部門負責人審核、公司總經理領導審批后，據實報銷。3、凡給予報銷移動通訊費用的員工，手機必須24小時開機，特殊情況無法開機，須事前說明，一個月內連續三13、次呼叫不應，當月移動通訊費不予報銷。4、移動通訊費報銷的有效單據不能是定額發票單、預存話費單，只能是實際話費單。5、移動通訊費報銷標準職位/級別月度報銷標準限額內實報實銷能管理人 超額報銷比例（%）備 注公司總辦會成員70080%業務部門負責人50060%業務主管50050%高級業務員40040%中級業務員30030%初級業務員1500%職能部門負責人35060%專員1000%助理500%第七條 市內交通費報銷1、員工工作時間內外出辦理公務時，原則上乘坐公交車、地鐵，實行限額內憑有效單據實報實銷。特殊情況需乘坐出租車的，須事前提出申請并經部門負責人批準，未經批準擅自乘坐出租車的，交通費自理。214、工作日因工作原因晚于21:00離開公司，可報銷自公司返回住所的出租車費。周六、周日需到公司工作的可報銷往返車費。延長工作時間須經部門負責人確認。對于延長工作時間的人員，按10元/餐的標準給予餐費補助。3、市內交通費報銷時憑出租車票，填寫市內交通費發票清單，經部門負責人確認后辦理報銷手續。第八條 業務招待費報銷1、各部門因業務需要發生業務招待費用，由公司總辦會每年予以核定，并以部門費用預算形式下達，在核定限額內使用。2、業務招待費用包括業務招待餐費及開展業務的禮品費用等。業務招待費用為拓展業務而發生的費用，各使用者、核定人員須嚴格把關控制，嚴禁公費私用、越職、越限、越額度使用費用，否則一經查實15、，各會簽人員將連帶處罰。3、財務部會計人員應于每季度初公布上季度各部門（人）招待費用使用情況，并在各部門（人）當年預算限額達80%時進行預警，嚴禁發生超預算業務招待費用。第九條 費用報銷原始票據的取得、報銷及審核規定1、除支付工資和勞務費外，費用報銷票據必須是符合稅法及會計法規定的法定有效票據。稅法規定的發票基本內容包括：發票的名稱、全國統一發票監制章、字軌號碼、聯次及用途，客戶名稱，開戶銀行及賬號，商品名稱或經營項目，計量單位、數量、單價、大小寫金額、開票人、開票日期、開票單位（個人）名稱（章）等。不符合規定的發票是指開具或取得的發票是應經而未經稅務機關監制，或填寫項目不齊全、內容不真實、字16、跡不清楚，全部聯次未一次復寫、沒有加蓋財務印章或發票專用章、偽造、作廢以及其他非稅務機關監制的票據。2、費用報銷票據必須按規定取得。下列行為屬于未按規定取得發票的行為：2.1應取得而未取得發票；2.2取得作廢發票或取得不符合規定的發票；2.3取得發票時，要求開票方或自行變更品名、金額或增值稅稅額；2.4自行填開發票報銷；2.5單聯填開或上下聯金額、增值稅銷項稅額等內容不一致；2.6填寫項目不齊全；2.7涂改發票；2.8虛構經營業務活動，虛開發票；2.9取得票物不符發票；2.10取得或購買假發票；2.11以其他單據或白條代替發票；2.12其他未按規定取得發票的行為。3、財務部會計人員必須按規定對17、原始票據進行審核，對記載不準確、不完整的原始票據有權不予接受，并有權要求提供票據的責任人進行更正、補充。4、財務部會計人員應當對發票的合法性、真實性和有效性進行全面審核，對不真實、不合法的原始憑證及不符合規定的發票、假發票，不得作為財務報銷憑證。報銷人對其報銷使用的票據負責，使用虛假發票的除退回虛假發票金額外，還須承擔相應產生的稅款及稅務處罰損失。5、費用發票必須妥善保管。因個人原因丟失、損毀的發票，視為保管不當、無法定有效憑證而不能予以報銷；因被盜竊等原因造成的，必須出具失竊地公安機關簽發的相關證明，方可報銷。6、每年 4 月 1 日后，原則上不能再以上年度發票作為報銷憑據。第十條 附則1、本制度自下發之日起實施。2、本制度由公司財務部制訂并負責解釋。