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1、電廠文書處理、印章信函、打字管理制度編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: 文印綜合管理制度第一章 總 則第一條 為加強我廠文印管理工作，根據國家行政機關公文處理暫行辦法及中華人民共和國保密法有關規定，特制定本制度。第二條 本制度規定了文印工作的要求、工作程序及責任。第二章 文書處理第三條 收文處理1、收文統一由文書人員簽收、拆封、登記編號，送主管領導閱批，按領導批示交有關部門或有關人員閱辦。凡寫明領導同志收的文件，應由領導親自或指定專人簽收和拆封。2、外出開會帶回的文件，一律交辦公室文書登記，統一管理，如需繼續使用時，另2、辦借閱手續。3、凡上級機關直接對業務科室發來的文件，各業務科室應統一交至廠辦公室，經文書登記后交主管領導閱批，按領導批示，再交有關部門承辦。辦理完畢，將文件交廠辦公室存檔立卷。4、文件的傳閱和批轉要及時。對幾個單位共同閱辦的文件，應由主承辦單位召集其它閱辦單位研究辦理，并將辦理情況由承辦單位填入承辦處理情況一欄，承辦人簽字。文件傳閱要嚴格履行登記、簽收、注銷手續，不得積壓，不得橫傳，閱辦完畢，要迅速交辦公室存檔，緊急文件隨到隨辦。5、通過辦公自動化系統抄收的上級文件，按其程序設置和有關規定辦理。6、搞好催辦和詢辦。凡領導批辦的文件，需要有關部門研究和處理的請示、報告，都要及時轉給有關部門承辦。3、承辦單位要批示要求，認真研究提出承辦意見，及時處理，文書人員要負責催辦和詢辦,防止積壓和漏辦。文件處理完畢后，必須注明處理結果，及時退回辦公室。第四條 發文處理1、發文擬稿要使用專用發文稿紙，寫明事由，標明密級，明確主送、抄報或抄送機關，不能多頭主送。要逐級上報，一般情況下不越級行文。要寫明附件名稱和份數。2、擬稿內容要真實，做到一文一事，觀點明確，文字簡練，條理清晰，正確使用標點符號，寫明發文份數和發文時間，并在擬稿欄上簽字。3、建立嚴格的發文審批、簽發制度。各部門需以廠名義發文時，需經部門負責人親自審查，簽字后，按廠領導分工范圍，分別呈送廠領導批閱簽發。文件內容涉及幾個部門的，擬稿單位要事4、先與有關部門協商會簽后再交辦公室核稿、編號、打字，經擬稿人校對后印刷發出。底稿和打字印刷文件一同交辦公室文書人員用和存檔。歸檔的打字印刷文件必須用印。4、文稿要用鋼筆書寫，禁用圓珠筆、鉛筆或色筆書寫。5、發出文件要封糊好，加注密級標記或掛號，寫清編號，登記注冊，以便查找和防止發錯，機要文件不得用平信或掛號信，要用機密發出。6、在辦公自動化系統上辦理廠發文，按有關程序規定執行。第五條 文件清繳，保管和借用。1、發出的各種文件，文書人員應定期清繳。領導和部門用后的文件要主動隨時退回廠辦公室文書人員。2、工作調動、離職學習人員，在離職前要徹底清理個人手中的文件，文書人員應主動督促，協助清理。3、文件5、統一由廠辦公室保管。其他部門或個人手中不得長期保存文件。保管文件的地方要安全可靠，要保護文件不要損壞，更不要亂翻亂印。需翻印的文件，經廠辦公室批準，方能復印。4、文書人員保管的文件，要經常清點檢查，發現損壞或丟失，應及時報告，并認真追查處理，年終要集中清理，搞好年終歸檔立卷。第六條 文書立卷、歸檔和銷毀1、作好平時歸檔立卷工作，根據每年能夠形成的文件、數量，參考上年立卷情況，編寫當年的案卷類目，抄寫在卷夾上。文件形成后，對號入座，年終組卷。2、立卷要遵循文件形成的規律和文件之間的歷史聯系。以本級文件為主，分門別類地裝訂成永久、長期、短期案卷齊全完整，并填寫案卷目錄、備考表等。3、歸檔。文書處理6、部門將整理好的案卷，定期移交檔案室集中保管。4、凡不需要立卷和超過保存期限的文件，要定期銷毀，不要長期積存，銷毀時要登記造冊，送領導審批，銷毀文件必須有二人以上負責監銷干凈，嚴禁向廢品收購部門出售部門出售文件和內部刊物。第三章 印章管理第七條 印章范圍1、具有對外業務聯系的二級機構可以申請刻制印章。2、刻制印章必須由單位提出申請，經廠領導批準后，方可到廠辦開取刻制印章介紹信。印章刻定后必須到廠辦登記留底備案方可使用。第八條 印章管理1、印章必須由專人保管、專人施用。2、廠印只能用于以廠名譽發出的文件、各種報表、協議及信函外。3、用廠印除信函留用存底的文件、信函外，其它用印一律登記備案。4、用廠7、印除信函外，一律需經廠領導批準。5、對不符合用印制度的現象要嚴加制止，并及時向領導匯報。6、廠屬各單位未經廠長書面授權，不得行使對外合同、協議以及對外經濟交往涉法業務活動的簽字權或蓋章權。第三章 信函管理第九條 信函一般只限于以廠名譽聯系工作使用。第十條 一般信函必須由二級機構領導提出書面申請，簽字，方可到廠辦公室開信。第十一條 凡出省聯系工作，一律由主管領導批準簽字，方可到廠辦開信，否則不準辦理。第十二條 信函原則上只用于工作，特殊情況，如職工探親、外出、結婚等，需要證明身份和聯系住宿的，不開正式介紹信，只開便函。第四章 打字管理第十三條 打字范圍1、以廠部或黨委名義上報下發的文件、報告、干8、部任免、獎懲通報等行文。2、以廠部名義與外單位簽訂的合同、協議。3、廠部或黨委半年或年度工作總結、計劃安排、工作部署。4、廠部或黨委總結上報的經驗、報告、表格等。5、廠統一辦的簡報。6、領導簽字的需要打字的其它文字材料。第十四條 文稿要求需打字的文稿，必須用方格稿紙一字一格，用鋼筆或毛筆填寫，字跡整潔清晰，標點符號明確，頁次標明。凡不符合此要求者，一律不予打字。第十五條 打字程序符合打字范圍及要求的文稿，需上報下發的文件，需到廠辦索取正式發文頭頁，按要求填寫，經部門主管及廠領導審閱簽字后，交廠辦或黨辦核稿，登記文號再送打字室打字。打字結束由撰寫人校對文稿，然后交打字室油印，材料裝訂工作由文稿起9、草部門負責。第五章 復印管理第十六條 復印機管理1、復印機由廠辦管理2、復印機必須由專人操作，無關人員不得動用。3、復印機室必須保持衛生清潔，空氣流通，防止臭氧停滯。第十七條 復印范圍1、必須影印的文稿證件。2、緊急需用的，來不及打字的文稿。3、需要照落實和執行，而份數較少的文件。4、能夠用蠟紙刻字、復寫、打字以及能由鉛印的各種表格、卡片、記錄紙及文稿材料等不能復印。5、能由曬圖機曬印的圖紙一般情況下不能復印。6、私人材料、信件、卡證等不能復印。第十八條 復印審批手續1、凡申請復印文件的單位，必須填寫復印文件申請單，填明復印文件名稱、頁數、復印量、申請單位（人）和單位領導簽字，經廠（黨）辦文書10、登記，廠辦主任（黨內文件由黨辦主任）審批后方能復印。復印后的文件由廠（黨）辦文書按文書管理制度發放，定期收回歸檔。第十九條 復印文件的保密要求1、復印有密級的文件時，必須經廠保密委員會主任審批同意后方可復印，復印后的機密文件由廠辦（黨辦）文書按正本文件一樣進行嚴格登記、送閱、立卷、歸檔或清退、銷毀。2、未經廠辦（黨辦）文書登記和廠保密委員會主任簽批的密級文件，復印員有權拒絕復印。3、絕密文件和中共負責同志的內部講話記錄，未經原發文機關批準，不得復印。4、嚴禁復印中共各種文稿和中央負責同志的內部講話。5、復印檔案室歷史檔案時，由需要單位提出申請，按上述第十八條辦理。6、復印證件時，必須取得有關發11、放、保管單位的簽字同意，方可按上述條款辦理復印。第六章 收發管理第二十條 收發室要求1、除收發室工作人員外，其它無關人員一律禁止進入收發室工作間。2、為防止郵件丟失，各單位專用柜格必須指定專人負責。鑰匙不得隨意托交他人。第二十一條 信函收發管理1、各單位委托收發室外發公函，收信者不準寫個人名，并應注明保密等級，是否掛號，以便按規定手續登記、郵寄。2、收發室發給各單位的保密信件、電報、個人掛號信、郵包等，收領人員必須辦理簽領手續。3、外發的公用電報由收發室負責發送，發來的公用和個人電報，由收發室及時通知收報單位及個人領取。第二十二條 報刊雜志的訂閱及收發管理。1、個人訂閱報刊雜志一律由各單位統一辦理，收發室不接收個人訂戶。2、由郵局轉來的個人訂報及刊物由收發室按單位歸口分發，不單獨分發。3、公用報刊雜志由廠辦預訂、分配、收發室按規定的數量分發，發放雜志時要履行簽領手續。第七章 附則第二十三條 本制度自發布之日起實施。第二十四條 本制度由廠辦公室負責解釋。