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1、合資公司辦公性費用審核及報銷管理制度編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: a) 辦公性費用審核及報銷管理制度a) 1 范圍本標準規定了借款及費用報銷程序、要求及相應的實施細則。本標準適用于XX合資公司各職能部門和業務單位，各業務單位可按XX合資公司分權手冊自定審批程序及實施細則，但費用報銷標準必須控制在XX合資公司規定的標準內。b) 2 引用標準無b) 定義無c) 3 管理內容d) 3.1 基本原則e) 授權審批原則：借款、預付款及費用報銷等財務事項由XX合資公司分權手冊授權審批。f) 價格核定原則：辦公用品、信息耗材等2、物資采購（生產性材料除外）由營運管理部統一招標確定供應商、采購價格報財務管理部審批備案后集中采購。 g) 費用預算原則：費用支出前應有盡量詳細的預算和申請手續，嚴格控制預算外、申請額度外和超標準費用的費用開支。h) 3.2 費用開支標準i) 業務應酬費j) .1 業務應酬費標準具體規定參見附件一。k) .2 報銷業務應酬費時必須附上經批準的“業務應酬費申請表”，該表格式見附件三。l) .3 除公司統一組織活動外，禁止內部互相請客、送禮。m) .4 中午外單位來客原則上在食堂安排工作餐。n) .5 各單位業務應酬費按預算須重新核定，按時間進度進行控制，超預算不予以報銷。o) .6 預算外業務應酬3、費標準事先由經辦者申請，經審批后實施。p) 辦公費q) .1 辦公費包括各單位日常所必需的辦公文具、用品（如電話機）的購置費用，報刊雜志、專業書籍、資料訂閱費用，以及領用辦公設備配件（含維修費）、易耗材料（如紙張、色帶、墨盒等）的費用等。r) .2 辦公文具指辦公用的計算器、電池、筆（芯）、墨水、印油、訂書機、起釘器、打孔器、筆座、訂書針、回形針、文件袋、便箋、信封等，各單位在年度預算總額內控制開支。s) .3 各單位應指定專人負責辦公用品的領用和發放，并定期提交需求計劃由營運管理部（行政服務）統一組織招標采購，按月與供應商結算。營運管理部集中在財務管理部報賬，各單位根據領用的辦公用品承擔辦公4、費用。t) 郵電費u) .1 郵電費包括各部門日常業務運作需要所發生的電話通話費、電話初裝費和文件郵寄費。不包括互聯網上網費、服務器維護費和數據線路租金。v) .2 各職能部門所屬的直撥長途電話、分機、傳真機的安裝統一報營運管理部辦理和備案，直撥長途電話及傳真機應明確管理責任人。w) .3 電話費統一由營運管理部集中在財務管理部報賬，各單位根據實際發生情況承擔相應費用。x) .4 崗位電話費補貼方案另行制訂。y) 差旅費按出差地點分為國內出差和境外出差。z) .1 國內出差c) 符合開支標準的長途交通費用實報實銷，經理級（不含）以下人員因特殊情況乘坐飛機的，須經職能部總監或單位總經理事先書面批5、準，否則按乘機費用總額的60報銷；經理級（含）以上人員出差可乘坐飛機。d) 出差實行事前申請制度，申請時填寫“出差審批表”，經理級（含）以下人員國內出差審批人為主管單位負責人（指職能部總監或業務單位總經理，下同），主管單位負責人（含）以上人員出差審批人為副總裁或總裁，國外出差審批人為總裁。e) 出差人因特殊原因未能事前書面申請的，應通過電話、郵件等其他方式向主管單位負責人和單位財務負責人申請，并于回公司后三天內補辦書面出差審批手續。沒有經過批準的“出差審批表”，財務部門不予辦理借款和報銷。“出差審批表”格式見附件四，國內差旅費標準見附件二。f) 員工多人（同性）一同出差，應安排二人間或三人間住6、宿，住宿費按報銷標準的70執行。g) 公司委派參加國內各種會議、培訓的費用開支，憑會議通知及收費票據 報銷有關差旅費用。由會議或培訓方統一安排餐飲的，公司不再另外報銷伙食補貼。aa) .2 境外出差員工境外（含港、澳地區）出差所發生的差旅費報銷標準另行制定。bb) 汽車費汽車使用管理辦法另行制定。cc) 3.3 個人借款程序dd) 出差借款ee) .1 個人出差借款原則上控制在審定的出差費用預算總額90%以內， 出差借款填制“借款申請單”，附上經審批的“出差審批表”，按程序辦理借款：a)2萬元（含）以下出差借款審批程序：借款人申請所屬單位財務審核主管單位負責人審批借款b)2萬元以上5萬元（含）7、以下出差借款審批程序：借款人申請所屬單位財務審核主管單位負責人審核財務總監審批借款c)5萬元以上出差借款審批程序：借款人申請所屬單位財務審核主管單位負責人審核財務總監審核總裁審批借款ff) .2 還款時間要求：出差人必須于出差回來后7個工作日內（節假日順延）填單報銷沖賬，報銷單據不足以抵償借款的，差額必須用現金歸還。由于情況變化，業務被取消，所借款項必須立即歸還。gg) .3 不（遲）還款責任a)借款人不按時間要求報銷沖賬和歸還借款，從次月起所屬單位財務部門將書面通知人力資源部門從其工資中逐月扣回，并按每月尚欠借款余額從借款日開始計收利息；b)如由于借款人自動離職等原因形成壞賬，審批借款的職能8、經理和單位總監、總經理級負責人負連帶清償責任，并規定在事實確認后15個工作日內（節假日順延）清償。hh) 生活及特殊困難借款生活費借支原則上限額1000元，填制“借款申請單”并按程序辦理： 借款人申請 人力資源部審核 所屬單位財務審核 主管單位負責人審核 借款借支1000元以上（含）時應將學歷證件（畢業證原件）抵押到合資公司人力資源部，然后憑人力資源部開具的抵押收據到所在單位財務部門辦理借款。ii) 專項費用借款應提供經批準的書面申請及費用明細預算，費用預算要求清楚、合理。jj) 出國人員借款需附申請報告，報財務總監及總裁批準同意后辦理借款手續；若為外幣借款，應將經審批的申請報告報財務管理部，9、按其指引辦理借款或自購零星外幣。kk) 其他類型借款，參照上述程序審批。ll) 直接支付給外單位的勞務費、咨詢費、廣告費、材料費等一律不能以個人借款的形式支付，須由財務部門統一對外轉賬付款。mm) 3.4 申請付款程序nn) 申請付款時填制“付款申請單”，屬于應付款的附上各項原始單據，屬于預付款的應有經審批的書面申請：采購一般辦公用品：附采購計劃原件或購置呈報單、收料清單、發票。購買精密儀器、設備：附采購計劃，各單位投標、報價單復印件，采購合同及技術人員驗收單；認證、送檢費：經常合作的單位，附收款通知書、發票等；非經常合作單位，應附上經審批的書面付款申請報告，以及檢定完成后的驗收報告；工程、項10、目、大宗物料采購：按公司相關制度辦理，付款申請時必須附采購計劃、投資項目申報表、合同申報表、合同、法律審查意見、招標情況。分期付款的項目首次付款時帶合同原件及副本，以后每次付款時應有合同副本，最后一期款必須附有驗收報告。合資公司采購的原材料、外協外購件、促銷品等另行制定監控程序；其他需預付的情況：附上能足夠證明該預付款項合理、合法性的單據oo) 款項預付后，經手人應及時索取發票沖賬，超期1個月沖賬且無正當理由的，財務部門可對當事人處以1003000元罰款。pp) 3.5 報銷程序qq) 費用審批、報銷流程rr) .1 預算、標準內費用審批、報銷流程報銷人 部門負責人審核 所屬單位財務審核 所屬11、單位負責人審批 報銷ss) .2 超預算開支、專項費用必須先經申請預算，批準后才能報銷報銷人 部門負責人審核 所屬單位財務審核 所屬單位負責人審核 財務總監審批 報銷tt) 報銷時間的規定uu) .1 所有費用應于發生之日起七日內報銷（出差人員自返回公司之日起計算），每遲報一天按報銷金額的1%扣罰。vv) 差旅費報銷ww) .1 報銷差旅費時應附經審批的出差申請表，并填制“差旅費報銷單”。xx) .2 出差過程中發生的電話費、傳真費、保險費等雜費以及長途交通費、住宿費單據粘貼在“粘貼單”上。yy) .3 合肥市內出租車票原則上不予報銷，特殊情況須主管單位負責人審批。zz) .4 出差地點市內交12、通費在規定限額內據實報銷。若有公車出差，住宿費、伙食費在規定總限額內據實報銷。aaa) .5 出差過程中，如發生業務應酬費的，應附上經審批的“業務應酬費申請表”。bbb) .6 業務應酬費報銷：發生應酬費前應先填“業務應酬費申請表”，并逐級審批。ccc) .7 禮品、禮金報銷時要求有兩人或兩人以上人員同時經辦證明。ddd) 電話費、郵費報銷：必須以電信、聯通、郵電等部門開具的有效發票為報銷憑證，并據以填制“付款申請單”。eee) 辦公費報銷：fff) .1 采購辦公用品應付未付款，可參照4.4.1辦理，填制“付款申請單”。ggg) .2 采購辦公用品已付款報銷時，應有合法、真實的發票，采購計劃13、購置申請表或呈報單，收料清單。hhh) .3 各項辦公料件由合資公司下達文件中規定的部門統一采購，特殊情況下各單位自行采購的應征求歸口管理部門（合資公司營運管理部）確認、同意。iii) .4 電腦設備外出維修費報銷需附經審批的呈報單及設備使用部門、營運管理部（信息技術）簽名的驗收報告（驗收報告單格式可由信息技術部門自行擬定）。jjj) .5 各單位工作所需購買書刊、音像制品報銷時需附經審批的購買申請、書刊清單（用于培訓的資料費還應有被培訓者簽收的清單），由營運管理部備案確認后，財務審核報銷。行政服務部門應不定時抽查相關物品的保管情況。kkk) 汽車費報銷：lll) .1 汽車費用（油耗、修理14、保養、保險、年審、停車、養路等費用）應控制在各單位預算范圍內。mmm) .2 報銷時應附上經營運管理部審核的“付款申請單”。nnn) 幾項特殊的費用報銷：ooo) .1 品質認證、鑒定測試費報銷：應附上經批準的鑒定申請報告以及鑒定完成后相關部門的驗收報告、對方單位收款通知或發票。ppp) .2 會務費報銷：附會議邀請函副本（外地會議的還應有出差申請表）、會務費發票、收據等。qqq) .3 律師代理費報銷：原則上不準報銷律師代理等律師費用。特殊情況，須單獨審批。rrr) .4 短期培訓、經理級（含）以上干部委培、資格考試費報銷：附經人力資源部、所屬單位財務部門及分管副總裁審批的外出培訓申請表，15、畢（結）業證書副本及考試合格證件復印件。報銷額度可參照人力資源部相關文件。sss) .5 招聘費用報銷：附用人單位確認的招聘計劃，以及每次招聘效果專題匯報（含招聘的組織、效果、費用構成），填制“付款申請單”按規定的程序審批。ttt) .6 教師費：外聘教師費需附聘請報告及費用預算，事后專項報告培訓效果，外聘教師費用支出應由對方簽收；內部講師費按人力資源部相關培訓文件規定執行，并報人力資源部、財務管理部確認。uuu) .7 對外宣傳費：附詳細的宣傳實施報告和費用預算，事后就宣傳效果進行專題書面報告，有勞務費支出的需提供有效的支付憑證。vvv) 3.6 發票/單據的審核www) 發票、單據的基本要16、求所有發票應當清晰載明單位名稱（公司全稱）、金額、開票日期，發票要素填制規范、齊全，發票上必須有開票單位加蓋的財務專用章或發票專用章。如果是收據的，必須是行政事業性收費專用及其他行業專用的、稅務部門認可的收據。除增值稅發票外，所有發票的背面都要有經辦人的簽名和日期。xxx) 采購發票的要求發票應當清晰栽明單位全稱、貨物名稱、型號規格、單價、大小寫合計金額、開票人簽名，增值稅發票要保持票面清潔，要素填制規范齊全。yyy) 業務應酬費發票要求：zzz) .1 餐費發票正面必須有消費日期、單位名稱和金額，背面必須有經辦人簽名。發票上的時間與地點應與“業務應酬費申請表”的時間、地點吻合。aaaa) .17、2 對于定額的餐飲業發票，按規定的標準核實報銷。bbbb) .3 除以轉賬形式支付禮金之外，其他禮品發票正面必須載明禮品名稱、單價、總金額、采購地點，背面必須有兩個以上經辦人簽名，并附有采購之前已審批的申請表。cccc) 差旅費發票要求：dddd) .1 飛機、車船票：票面必須載明日期、終始地點、票面金額，界線正確（以劃界最明顯的大寫金額為核報金額），背面應有經辦人簽名。eeee) .2 住宿費發票正面必須有出票日期、入住和退房日期、住宿費用項目、單價、總金額等。ffff) .3 一次出差到多個目的地的，在“付款申請單”上要列示每個行程的明細路線（日期、起止地點、費用項目、合計金額等）。ggg18、g) 電話費單據要求：手工電話費單據需有電信、郵局或住宿旅館等加蓋的印章，日期、金額清楚；電腦發票上標明的日期、金額清楚。hhhh) 汽車費票據要求：票面金額，票面界線不正確的，以界線處最明顯的金額為報銷金額。當次用車費用單據應單獨整理，不按規定整理的單據視同非法單據拒絕受理。iiii) 3.7 費用報銷責任界定jjjj) 報銷人的責任kkkk) .1 報銷人對所報銷項目的真實性、準確性、及時性負責，單據及附件應合法、完整。llll) .2 各項報銷票證、資料必須齊全并按要求粘貼整齊（發票正面向上、在粘貼單界線內平均攤薄粘貼），否則財務部有權拒絕報銷。mmmm) 直接領導的責任nnnn) .119、 負責審查費用項目申請及批準手續，報銷金額是否控制在標準之內。oooo) .2 對所報銷項目的真實性、合理性負責。pppp) 財務審核人員的責任qqqq) .1 負責審查單據的合法性、真實性，報銷內容是否符合有關標準。rrrr) .2 審查報銷項目審批手續的完整性。ssss) 審批者的責任：審批者對報銷項目的真實性、必要性、費用總體的合理性負責。tttt) 3.8 處罰辦法uuuu) 報銷人營私舞弊、弄虛作假，不予報銷不真實不合理部分。對已經報銷的，除退回違規報銷金額外，同時對報銷人予以違規報銷金額20-100%但不低于100元的罰款。vvvv) 直接領導在資料不全、原始憑證不充分、項目不真實20、的情況下簽名準予報銷的，對其給予違規報銷金額10%-50%但不低于50元的罰款。wwww) 財務審核人員審核不嚴使公司造成損失的，對財務審核人員按違規報銷金額5%-15%的罰款。xxxx) 審批人對違規報銷或審核不嚴給公司造成的損失承擔連帶責任。yyyy) 4 附則5.1報銷費用時涉及外幣的，以外幣借款時的匯率換算成本位幣付款。5.2本規定自下發之日起執行，原榮合字2004014號文件合資公司日常費用報銷制度作廢。附件一：業務應酬費標準一覽表附件二：國內差旅費標準一覽表附件三：業務應酬費申請表附件四：出差審批表附件五：專項費用開支預算申報（請）表附件六：報銷單據規范指引附件一業務應酬費開支標準21、一覽表 單位：元/人陪同人員類別業務應酬標準備 注經理40陪餐人數原則上不超就餐人數的50%，且最多不超過四人部長50高層總監/總經理100副總裁預算內實報實銷總裁實報實銷說明：中午外單位來客一律在食堂安排工作餐；在外招待用餐需填寫業務招待申請表，單位負責人副職按單位負責人標準的80%執行。附件二國內差旅費標準一覽表一、 一、 乘坐交通工具標準職級飛機火車輪船總監/總經理（含）以上經濟倉軟席二等倉部長/經理級空中距離大于1000公里或乘坐火車超過12小時；其他情況下事先報總經理或主管單位負責人批準。在火車上當天晚上八點以后至次日早晨六點，連續乘車超過10小時者，可以乘坐硬席。三等倉其他員工在火22、車上當天晚上八點以后至次日早晨六點，連續乘車超過10小時者，可以乘坐硬席。三等倉及以下說 明：1、員工乘火車在可買臥鋪的范圍內不乘坐者，如乘坐直快、慢車硬座或特快硬座，可按硬座票價的60%給予補貼；2、原則上不予報銷車船、飛機票的訂票費用。如遇特殊情況確實需要發生的訂票費用，須提供所屬單位負責人簽名確認的書面說明方可報銷；3、凡公司派專車出差的員工，不予報銷交通費。二、 二、 住宿費、伙食費及市內交通費，在相應限額內據實報銷 單位：元/天 職 級地 區總監/總經理級部長/經理級其他員工特 區380300250直轄市、省會、沿海開放城市320260200其他地區300230180說 明：1、特區23、指：深圳、珠海、廈門、汕頭、海南、上海等城市；2、沿海開放城市指：大連、秦皇島、煙臺、青島、連云港、寧波、南通、溫州、湛江等城市；3、地區等級的計算，是以住宿發票開具的地點作為報銷等級，報賬時須提供實際出差天數及其當地住宿發票，住宿發票須注明人數、天數、單價等；4、出差回程日差旅費計算：返回車船票、機票所注時間或隨公司車出差返回時間在22：00以前，按對應地區半天計算；22：00以后，差旅費按對應地區全日計算。出差當日返回者，亦比照辦理。5、隨主管單位負責人等高層干部出差的一般員工，其出差費用可按經理/部長級標準報銷，但須經相應領導簽字批準；6、出差人員出差期間，除有關聯系業務的郵費、電話費、24、復印費等正常小額可以報銷外，其他開支的一切費用均個人自理，不予報銷；7、當日不能往返的出差按標準憑票報銷；當日往返的出差不誤餐的不可享受伙食費補助。有公車出差的不享受市內交通補助，只享受誤餐補助20元/天；8、以上標準不適用于長期駐外人員，長期駐外人員津貼另行制定；9、營運管理部法務人員（包括公司內部律師）出差的，按公司標準執行；如需要外聘律師、法院人員配合一同出差的須另行申請，報銷差旅費時必須提供案件處理的結果說明；10、以上所有員工差旅費報銷時填制的“差旅費報銷單”后應附有足夠的、真實有效的發票。附件三：業務應酬費申請表申請時間： 年 月 日申請部門經辦人申請原因被接待對象接待人數就餐地點25、費用預算計劃餐費早餐中餐晚餐合計招待費用住宿費禮品費其他合計審批： 財務審核： 總經理（或總監）： 部門經理：填表說明：1、申請人員必須詳細填寫此表，填寫項目不全，或預算金額明顯不合理的，財務部門有權拒絕報銷。2、報銷金額在審批限額以內的，財務審核后可直接報銷；超過限額的，必須經總經理（或總監）審批后方可報銷。附件四出差審批表部門： 申請日期： 年 月 日出差人姓名出差時間出差路線費用預算實際發生金額地點天數項目申報金額審核金額月 日至月 日長途交通飛機火車汽車輪船出差事由住宿費應酬費交通補助伙食補助申請乘坐交通工具批準乘坐交通工具其 他合 計所在部門意見簽名：財務部門意見簽名：主管單位負責人26、意見簽名：說明：1、 1、 本審批表是部長/經理級（含）以下人員出差前必須填寫的表格用作出差審批、出差借款的依據。出差人應按照差旅費報銷標準認真填寫，且金額不得隨意涂改。2、 2、 本表經批準后，已審批的金額視作限額。出差結束后，出差人憑本表辦理費用報銷手續。附件五：專項費用開支預算申報（請）表申請部門： 部門編號：專項名稱開支屬性預算內超預算預算外預算金額開支事由和預算明細 所屬單位 財務意見財務總監意 見副總裁或總裁意見附件六： 報銷單據規范指引一、各種單據的使用 差旅費報銷單：主要用于因公事出差發生費用的報銷； 借款申請單：主要用于個人臨時性并且金額比較小的借款； 付款申請單：購買辦公用品或其他接受勞務的應付未付款，或其他根據協議需預付各款項的付款。 支出申報單：主要用于掛賬、沖賬等不需支付款項的費用報銷。 粘貼單：主要用于經辦人粘貼各項費用的單據，以便審核和裝訂。 業務應酬費申請表：主要用于承擔難度較大的業務和重要接待活動中支付餐費、禮品費、禮金等。 出差申請表：合肥市以外的出差均需填制該申請表。二、報銷單據的粘貼要求所有發票必須用膠水粘貼，不得用訂書訂或別針。各種單據粘貼應當平整、牢固，單據的粘貼應保證財務人員方便復核報銷金額和核實票據的真偽。對于不符上述要求的報銷憑證，財務人員有權拒絕辦理。