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1、科技公司借款、費用報銷與對外付款審批制度編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: 目錄第一章 總 則3第二章 內部借款4第三章 費用報銷6第四章 對外付款10第五章 審批流程15第六章 付款方式16第七章 各類費用表單及票據填寫規范17第八章 附則18第一章 總 則第一條 為了保障公司經營活動高效、有序的開展，規范費用報銷、對外付款等各項業務開支的財務審核與審批，根據國務院頒發的現金管理暫行條例及中國人民銀行制定的現金管理暫行條例實施細則、支票使用管理暫行規定，并結合公司的實際情況，特制定本制度。第二條 本制度所指的各項業務2、開支指公司經營管理活動中，日常發生的費用開支、成本開支、投資性開支、關聯公司之間的往來開支等所有以貨幣資金支付的業務。其中：費用，包括直接形成費用和開支及先形成資產，然后以攤銷、折舊等形式形成費用的各類資本性支出。第三條 公司簽訂的涉及款項收付的合同、協議、文件處理卡或其他內部審批文件，應交一份原件給財務部存檔（如果合同原件只有一份，按照有關規定原件不合適存放在財務部的，要提交一份復印件并注明原件存放位置及本復印件與原件相符，加蓋公章），財務部嚴格按合同及相關文件的約定進行審核，并辦理款項支付。第四條 公司各項業務開支、總額控制的前提下，實行授權審批。公司財務部必須嚴格按照審批權限，辦理款項支3、付。第五條 本規定適用于科技發展有限公司所有本部（以下簡稱“公司本部”）及下屬單位（包括獨立核算的全資法人企業，控股以及控制公司，以下簡稱“下屬公司”）。本制度所稱“公司”包含“公司本部”與“下屬公司”。第二章 內部借款第六條 適用范圍內部借款，是指員工因業務需要向公司借支現金或支票，包括臨時借款和備用金借款。第七條 單據要求內部借款需填寫借款審批單，在借款審批單附相應借款事項的審批單據。如因出差借款需在借款審批單后附出差申請審批單；因招待需借款則后附業務招待審批單。第八條 對各類借款的具體規定(一)臨時借款及核銷1、滿足下列條件的經濟業務可辦理臨時借款手續：（1）經濟業務尚未發生，必須預支款4、項，否則既定的經濟業務不能進行。（2）具有能證明業務有效性的文件，如合同、協議、會議通知、出差申請審批表、車輛維修申請表、采購申請單、專業培訓申請表等。（3）發票等合法有效的原始憑證尚未取得(已取得發票等合法有效憑證的直接進入費用報銷程序)。2、借款時間，應在出差回公司或業務完成后的5個工作日內到財務部辦理報銷或還款手續。3、原則上實行“一事一借，一借一清，前款不清，后款不借”。4、公司出納要根據借款審批單編制員工借款臺賬，并與總賬會計定期(每月月底)核對，核對完成后編制員工借款明細清單及時通知各部門負責人及借款員工，對于逾期沒有歸還的，財務部下發催款通知單給借款人，在下發催款通知單5個工作日5、借款人仍沒有歸還借款的，財務部將從借款人的工資中逐月扣還，扣還后發放的工資余額不低于公司所在地最低工資標準。（即當月實發工資-扣還借款公司所在地最低工資標準）(二)備用金借款及核銷1、公司原則上不實行備用金制度，若員工確因業務需要頻繁使用現金，經公司批準可根據實際需要申請一定金額的備用金，借款金額原則上不能高于借款人的稅后月薪。2、備用金可在一個年度內可循環使用，使用后應及時憑發票等合法有效的憑證報銷，報銷的金額補充原定額。若異地公司處前期階段，并在財務團隊未到位時，項目負責人可以申請最高額度5萬元的備用金，同時行政部負責人可以申請最高額度2萬元的備用金，用于項目前期管理。財務團隊到位時,以上6、兩項備用金應在1個月內還清。3、借款人須在公歷年度結束前還清借款。若在新的公歷年度有需要時，需重新辦理借款申請手續。4、若員工工作性質或崗位發生變化，不再需要使用備用金或者需要調增備用金額度的，需在工作性質或崗位發生變化后5個工作日內辦理還款手續，未在規定時間內還款的，從借款人當月工資中扣除，直到扣完為止。需要調增備用金額度的，按新借備用金的審批流程辦理。5、若員工離職，需在辦理離職手續前還清所有借款。若未還款，公司有權從該員工應發工資中扣回，不足部分應由該員工補足后方可辦理相關離職手續。第九條 借款歸還其他事項1、當借款人以現金方式向公司出納歸還借款時，由出納向還款人開具相應金額的收據。2、7、若借款人以相關經審批的單據沖抵借款時，報銷單據上需填明沖借款，差額部分執行“多退少補”原則辦理支付。由借款人在報銷領款人處簽字確認，同時出納依據沖抵借款金額加上現金還款金額之和向借款人開具收據，收據上應注明明細情況。3、若以上還款或借款以網銀或轉賬形式支付的，以銀行單據作收付款憑證，不需開具收據。4、借款人以現金歸還或報銷沖抵借款后，出納應即日調整員工借款臺賬。第三章 費用報銷第十條 適用范圍公司經濟業務辦理完畢并已取得合法報銷憑據的各項費用支出。第十一條 對費用報銷的基本要求（一）對報銷人的要求：費用報銷必須由經辦人自己報銷，嚴禁代報、代簽名。（二）對報銷單位的要求：費用報銷嚴格按照受益單位8、填寫報銷公司名稱。（三）對報銷時間的要求：為保證財務核算的正確性、及時性，費用的報銷時限原則上在費用發生之日起5個工作日內到財務部報銷。但通訊費、快遞費、市內交通費、停車及過路過橋費等頻繁發生的小金額費用需于每月25日前，由各部門統一收集，集中進行報銷。（四）對報銷發票的要求：所有發票均需加蓋收款單位的發票專用章或財務專用章，沒有蓋章的或印章不清的一律視為無效發票,不得予以報銷。系統內公司若為增值稅一般納稅人，則員工在辦理報銷增值稅范疇業務時,需提供增值稅發票。（五）其他：費用報銷嚴禁分拆，屬于同一項目、同一時間或同一性質的費用按照單筆費用報銷。一次申請業務，原則上一次性報銷完畢。若存在不同部9、門涉及同一項目,同一時間或同一性質的費用支出,則應由費用主辦部門分類歸結所有費用,一次性辦理報銷；若存在與供應商月度結算費用，須填列月結費用明細表。第十二條 對使用單據的要求：屬于出差的，應填寫差旅費報銷單，非出差性質市內交通須填寫費用報銷單并以交通費報銷登記表作為附件。所有的原始單據均需按照要求，規整粘貼在票據粘貼單上作為封底。第十三條 對各類費用報銷的具體規定 (一)業務招待費的報銷1、業務招待費是指公司用于維護公共關系發生的費用，包括宴請、饋贈禮品等發生的費用。嚴禁用業務招待費公款私請，也不得用于宴請本公司員工。本部內各公司、部門之間嚴禁用公款相互贈送禮物。對外招待標準應保持節約原則。210、除公司總裁、股東、總經理、副總經理外，業務招待費的使用實行事前審批制度。凡因工作需要使用業務招待費，經辦人須事先填寫業務招待審批單，按照審批流程申請同意后，方可宴請或購買禮品等。3、報銷業務招待費，除了附上發票及業務招待審批單之外，原則上需提供各類發票補充信息：如POS機刷卡單、消費電腦小票等，如確屬難以提供補充信息，需有其他所有參與人員的書面證明。公司參加業務招待的人員須是與業務相關的人員，且需所有參加人員在業務招待審批單上一并簽字。 4、招待費用報銷經手人遵循從高原則。即在參加人員中，應由最高級別人員作為報銷人。(二)差旅費的報銷1、差旅費的報銷標準按公司頒布的出差管理制度執行，報銷時應11、提供經批準的出差申請審批單原件。 (三)市內交通費的報銷1、市內交通費包括在市內的出租車費及公交車、地鐵車費。2、員工外出辦事，一般應乘坐地鐵、公交車。在一些緊急事務或辦理業務乘坐公共交通不方便時，可以乘坐出租車。一般包括下列情況可乘坐出租車：出納存、取大額現金時；攜帶公司貴重物品、重要文件、模型等時；陪同業務主管部門或業務往來單位的人員外出公務時；員工加班超過晚上九點；其他緊急事項，搭乘地鐵或公交不便的,但需提供經主管領導審批的書面材料。3、市內交通費報銷須填寫費用報銷單，并以交通費報銷登記表作為附件，在附件上注明時間、起止地點、辦事內容、經手人等。4、交通費一律憑發票報銷，報銷時發票需按時12、間順序粘貼。 (四)通訊費的報銷1、因工作需要，有關通訊費的補貼標準，按公司相關批文執行。2、通訊費需按月，由部門統一集中收集，進行報銷，并附明細清單和注明通訊費的所屬時間，不可跨月報銷。通訊費發票的客戶名稱必須與報銷人一致。3、如果員工調離本公司，15日之前離職的員工，報銷當月通訊費補貼的一半；15日之后離職的員工，可報銷當月全額通訊費補貼。(五)汽車保養維修費的報銷報銷時需提供發票、維修清單及經批準的車輛維修申請表，所有車輛維修原則上應在公司簽約的指定公司定點維修。(六)固定資產、低值易耗品及辦公用品的報銷報銷時需提供發票、入庫單、驗收單及采購申請報告。對于大額采購或需供應商保證對某些資源13、作長期或穩定供應的物品還需簽訂采購合同。(七)部門及公司活動費的報銷部門及公司組織活動，均需事前審批，需由擬活動部門事前書面報告并經公司領導簽字審批，活動結束后再按公司流程報銷。報銷金額不超過部門未使用活動經費。第四章 對外付款第十四條 適用范圍對外付款是指除上述費用報銷外，在經濟業務的發生過程中，由于購買商品或勞務等所應支付給公司外部法人單位或個人的款項。主要包括工程項目付款及非工程項目付款。第十五條 對外付款的基本要求（一）已簽訂有效的合同協議或審批完畢的申請文件（二）按合同規定已達到付款條件，并按合同中的要求提供付款資料；合同中要求確認的成果性文件一般應由主管領導及以上人員簽字確認。（三14、）提供合同、發票、收據、保函、送貨單、出入庫單、驗收單等有效單據的原件，付款申請需提供完整收款路徑（全稱、開戶行和銀行賬號）。（四）原則上沒有發票的情況下不得付款（有關政府部門的規費等需要先付款后開票的除外）。若業務經辦人事先無法取得發票或其他有效單據，經辦人必須在付款申請上注明“發票后補”字樣及提供發票時限。經辦人在取得發票及相關單據后，需另行填寫費用報銷單，并在備注欄內注明“已審批對外支付，沖賬”，在原借款欄填寫已付款金額，經審批后，給予沖賬。（五）收款單位全稱必須與合同訂立人、發票或收據上的開具單位名稱一致。(六)業務經辦與貨物驗收應由不同的人辦理，營銷用采購物資的保管人和申請人要求崗位15、分離。第十六條 對使用單據的要求有合同的對外付款需填寫合同付款審批單，無合同的對外付款需填寫付款單并認真按審批流程辦理。同一合同項下超過二次以上的付款需填寫付款審批記錄表一式一份，付款完畢后，付款審批記錄表由財務部存檔。（三）營銷類付款1、項目施工成果需由參與部門的主管領導簽字確認。2、廣告費付款：需提供能證明廣告成果的資料，如報紙、雜志、網絡截圖等。(四)其他對外付款1、支付地價、質檢、安檢等支付給政府部門的各項費用，需提供相關政府文件資料。2、支付房租、物業管理費、信息服務費、招聘費等行政類費用，需提供發票，并注明支付期間和服務內容。3、支付工資、獎金，由行政人事部和財務部共同編制工資表和16、資金發放表，并填寫付款單。4、往來款支付，根據經審批后調撥通知，及時填寫付款單辦理付款。5、在銀行托收的利息、管理費、水電費、電話費、房租、社保等費用，經辦部門需按月填寫付款單，并索取發票后辦理審批程序。6、稅款支付參照公司涉稅業務管理等相關制度執行。 第五章 審批流程第十七條 審批職責(一)業務審批人對費用、成本支出的真實性、合理性負責。(二)財務審批人對票據的合法性、合規性、費用金額是否超預算或額度及審批流程的完整性負責。第十八條 公司本部審批流程公司的審批流程分為業務體系審批流程和財務體系審批流程。其中業務體系審批流程由業務經辦人自行報送審批，財務體系審批流程由財務部統一收單、審核及傳遞17、審批。 公司本部的報銷流程：按照本部審批權限和審批流程辦理；下屬公司的報銷流程：按照下屬公司審批權限和流程辦理。第六章 付款方式第十九條 付款方式(一)現金現金的使用范圍為：1、員工的日常報銷支出；2、出差人員必須隨身攜帶的差旅費；3、1000元以下的零星支出；4、備用金；5、因業務需要支付現金的其他支出。(二)轉賬付款不屬于現金結算范圍的各項支出，均需通過銀行轉賬支付，付款方式包括：轉賬支票、電匯、匯票等。所有轉賬付款均由財務部直接轉入收款方賬號。收款方賬號信息必須與合同約定相一致，若合同沒有約定的，則必須與對方提供的書面收款信息相一致，或注明與本制度第十四條的約定相符。第七章 各類費用表單18、及票據填寫規范第二十條 對原始單據的要求（一）必須使用合法、真實的發票(由稅務機構監制)、行政事業單位(由財政部門監制)的收據等原始單據，所有原始單據均要求票面完整、清潔。（二）票據規范，金額大小寫一致，各項目填寫齊全，不得有涂改痕跡，顧客欄須填寫公司全稱。（三）票據必須版次有效，加蓋有發票專用章且印章清晰，同次取得的定額發票，同一面值的，原則上須連號。（四）所有涉及支出的請示，內部審批文件原件，均作為報銷的附件，交財務部存檔。如無法提供原件，由經辦部門提供復印件，并蓋上與原件相符的印章。第二十一條 對填寫及粘貼各類報銷單據的要求（一）欄目填寫齊全、無涂改。(二）字跡規整清晰、工整，簽名用黑色19、藍黑色鋼筆、簽字筆填寫，不得使用圓珠筆，字體一律用正楷或者行書體書寫。在規定欄目內填寫不得超出欄目范圍，并合理預留空白以便其他審批人簽署意見。(三）金額大小寫需一致，阿拉伯數字小寫金額如：0、1、2、3、4、5、6、7、8、9，大寫金額如零、壹、貳、叁、肆、伍、陸、柒、捌、玖、拾、佰、仟、萬、億等。大寫金額數字到元或者角為止的，在“元”或者“角”字之后應當寫“整”字或者“正”字；大寫金額數字有分的，分字后面不寫“整”或者“正”字。(四）附在報銷單據后的原始附件，必須貼粘整齊、發票緊隨報銷單據后面，其他單據、資料次后；同類票據需按時間順序粘貼；附件的粘貼、折疊不能超出票據粘貼單的邊界。第二十二條 經辦人在報銷各類費用時，要秉承實事求是及誠信原則，如果到財務審核環節出現所報金額大于財務核定的實際金額，財務將根據情況采取相應的處理措施：1、初次：退單重新填單報銷，并知會經辦人的直接上級審批人；2、第二次：知會經辦人的總經理或項目負責人，同時在公司內通報批評。第八章 附則第二十三條 本制度自公司正式發文之日起執行，若本制度與公司已發的相關制度規定不一致的，以本制度為準。第二十四條 本制度由天津市晟科思科技發展有限公司財務部負責解釋和修訂。