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1、大型物流公司文件管理及借閱保密制度編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: 第1節 總則第1條 目的為了加強對公司文件的管理，特制定本制度。第2條 本制度適用于公司文件管理及保密制度。第2節 公司文件分類第3條 決定用于公司對重要事項或重大行動做出安排，獎懲有關單位及員 ，變更或撤消下級單位、各部門不適當的決定事項。第4條 決議用于經會議討論通過并要求貫徹執行的事項。第5條 意見部門或子公司用于對重要問題提出見解和處理辦法的事項。第6條 通告用于公布應當遵守或周知的事項。第7條 通知用于公布規章制度，轉發上級機關公文，批轉下2、級單位、部門的公文，要求下級單位、部門辦理和需要周知或共同執行的事項。第8條 通報用于表彰先進，批評錯誤，傳達重要情況。第9條 報告用于向公司領導或上級機構匯報工作、反映情況、提出建議。第10條 請示用于向公司領導或上級機構請求批示、批準。第11條 函用于相互商洽工作（一般在同級部門/子公司間）咨詢、答復問題或告知需對方注意的問題事項。第12條 規定用于對特定范圍內的工作和事務制定具有約束力的行為規范。第13條 會議紀要/記錄用于記載、傳達會議情況和議定事項（注意會議紀錄與會議紀要的區別）。第3節 公司文件管理及流程第14條 公司內部外部的所有文件均由行政部統一管理、登記并分類歸檔。第15條 3、公司內部發文 （1）以公司名義的發文，統一由行政部專人負責發送、簽收；將發送文件內容、報送日期、部門、接件人等事項登記清楚，并及時向文件簽發人報告報送結果；部門的發文由各部門負責發送、簽收，并按上述程序進行登記；絕密或機密文件由專人按核定的范圍報送；（2）以公司名義的重要發文，如制度、規章等由行政部負責起草、審核，填寫文件簽發審批單（見附件29）由執行總經理簽發；一般發文，如通知等填寫文件簽發審批單由執行總經理簽發；各部門的發文由各部門負責起草、審核，部門負責人簽發，并報送行政部備案；屬于絕密或機密的文件，核稿人應注明“絕密或機密”字樣，并確定報送范圍；絕密或機密文件按保密規定，由專人打印、報4、送；（3）簽發文件和原稿，由行政部分類歸檔，保存備查傳閱文件由行政部專人負責收回，對領導指示的文件，行政部應及時組織傳達和落實。第16條 內部文件編號 （1）按四組序號執行，即：MYHDXX-XX-XX-XXX； （2）第一組序號“MYHDXX”：“MYHD”代表XX西部現代物流城開發有限公司，其后的“XX”為年份代號； （3）第二組序號“XX”：代表發文部門拼音前二個字母（例：行政部為“XZ”；財務部為“CW”）； （4）第三組序號“XX”代表文件類型，分類如下：決定、決議、規定、制度類：01通知、通告、通報類：02報告、請示類：03會議記錄類：04公司部門聯系函類：05其他：06（5）第四5、組序號“XXX”：為文件的編排序號，為自然流水號，按發生的時間先后設定，由“001”開始。第17條 公司外來文件 （1）由行政部專人負責接收并登記外來文件簽收記錄表（見附件30）后，立即交由執行總經理進行處理；由執行總經理根據來文級別、內容提出初步意見，并于接件當日即按文件的要求送達有關部門，不得積壓遲誤；屬急件的，應在接件后即時送達； （2）私人文件不準開啟，直接送至收信人或通知收信人至行政部收取； （3）分送至各部門的文件若有差錯，各部門負責文件簽收人必須立即退回給行政部。第18條 公司所有對外文件、公函等資料均需在行政部登記并取得文件編號后才能對外發出，同時必須將蓋章后的文件復印件交行政6、部指定人員存檔。第19條 對外文件編號 （1）按四組序號執行，即：MYHDXX-DW-XX-XXX； （2）第一組序號“MYHDXX”：“MYHD”代表XX西部現代物流城開發有限公司，其后的“XX”為年份代號； （3）第二組序號“DW”：代表對外發文； （4）第三組序號“XX”：代表發文部門拼音前二個字母（例：行政部為“XZ”；財務部為“CW”）； （5）第四組序號“XXX”：為文件的編排序號，為自然流水號，按發生的時間先后設定，由“001”開始。第4節 公司文件的保密及借閱管理第20條 公司文件按秘密程度分為“絕密文件”、 “機密文件”、“普通文件”三類。第21條 “絕密文件”文件 （1）主7、要指極為重要，收文人不得向無關人員泄漏文件的內容；政府下發與項目公司有關的重要文件、合同、會議紀要等； （2）由公司執行總經理閱覽、批示處理意見后，公司行政部派專人負責管理、歸檔，“絕密文件”需經公司總經理簽批后方可借閱、復印。第22條 “機密文件”文件 （1）主要指不宜向公司以外人員透露內容的文件；如：工程資料、合同、調研報告、公司的重要發文等； （2）由公司執行總經理閱覽、批示處理意見后，全部在公司行政部歸檔，并由行政部專人管理；“機密文件”需填寫文件/合同/檔案借閱申請單（見附件31），經公司執行總經理簽批后方可借閱；只針對相關業務部門的“機密文件”，只需經業務部門的負責人簽字后借閱，借8、閱“機密文件”只能現場閱讀，不能借出，如要借出、復印，必須填寫文件/合同/檔案借閱申請單，并由公司執行總經理簽批后方可； （3）凡印、蓋有機密的文件、資料等，經手人員均不得復印，不得隨意傳與他人閱讀或丟失，否則，由此而給公司造成的損失，公司保留追究一切責任的權利；（4）機密級別以上的文件/合同/檔案由專人存放保管。第23條 “普通文件”文件（1）主要指非機密文件；如果附有其他調查問卷之類的重要東西，則視內容判斷；（2）只針對一個部門的“普通文件”，需由部門負責人閱覽、批示處理意見或根據文件的內容指定相關負責人對文件進行具體處理、實行,并在填寫通知/文件處理意見反饋表（見附件32）后交由部門指定9、人員進行登記、歸檔；（3）與多個部門有關聯的“普通文件”，有主要關聯部門負責人收到文件時，根據文件內容必須及時與相關部門溝通并予以處理；處理后的意見需填寫通知/文件處理意見反饋表后交由行政部進行歸檔，部門留存復印件；（4）部門之間如需借閱、復印其他部門的文件、資料，借閱部門需征得被借閱部門負責人同意，被借閱部門的文件管理人員應做好記錄，并負責及時收回所借的文件、資料；各部門應指派專人做好文件、資料的保管、登記、存檔工作。第24條 公司所有員工不得將公司一切重要資料，包括但又不限于財務資料、成本資料、客戶資料、人事記錄、業務計劃、市場推廣計劃、業務往來、技術、商務秘密、工程設計、模式及構架等向外泄露，否則，因此而給公司造成的損失，公司保留追究一切責任的權利。第25條 試用期間的員工不得擔任文件管理員，不準借閱、復印、拷貝任何資料文件。