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1、工程公司會議室及股東大會管理制度編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: 第一條 為更好地召開公司各類會議，提高會議質量，充分發揮會議的民主決策、信息交流、組織領導和推動工作的作用，特制定本規定。第二條 公司級會議的類型和召開時間公司級會議分為股東大會、董事會、高層聯席會、總裁辦公會、黨委會、員工（會員）代表大會、工作會等會議。高層聯席會于每月的第一個周六下午召開；總裁辦公會于每周六下午召開；其他類型會議的召開時間，以通知為準。第三條 與會人員及會議記錄股東大會由全體股東、董事、監事參加，董事會秘書處作會議記錄；董事會由全體2、董事參加，監事、總裁列席會議，董事會秘書處作會議記錄；高層聯席會由公司黨政領導參加，董事會秘書、企管辦主任、辦公室主任列席會議，辦公室主任作會議紀錄；總裁辦公會由總裁班子成員、總裁助理、企管辦主任、辦公室主任參加（若不能參加會議，應委托他人參加），董事長、黨委書記、董事會秘書及有關人員列席會議，辦公室主任作會議記錄；黨委會由黨委委員參加，辦公室主任作會議記錄；員工（會員）代表大會由員工（會員）代表參加，機關科室負責人以上管理人員、各二級單位負責人及特邀人員列席會議，大會秘書組作會議記錄；工作會由機關科室負責人以上管理人員、各二級單位負責人參加，辦公室作會議記錄；其他各類會議的與會人員和記錄員由3、會議主持人確定。各類會議要根據會議記錄形成會議紀要，發給與會人員，并存檔備案。第四條 主持人股東大會、董事會、高層聯席會由董事長主持；工作例會由總裁主持；總裁辦公會由總裁主持，若總裁因特殊情況不能主持會議，由副總裁主持，總裁、副總裁因特殊情況都不能主持會議時，由總裁班子其他成員主持；黨委會由黨委書記主持；員工（會員）代表大會由工會主席主持；其他各類會議由主辦單位（部門）負責人主持。第五條 會議的組織和服務工作（一）股東大會、董事會在董事長指導下，由董事會秘書處負責會議的組織工作，辦公室負責會議的服務工作。（二）員工（會員）代表大會和上級部門到公司召開的各類大型會議，應成立會議工作小組，由會議工4、作小組按照分工負責會議的組織和服務工作。（三）公司各部室在機關召開的專業會議，由各部門負責會議的組織工作，辦公室負責會議的服務工作。（四）公司各部室在工地召開現場會、培訓等專業會議，由會議組織部門在項目部會議室安排會議，并負責會議的組織、服務工作。（五）其他各類公司級會議，在會議主持人的指導下，由辦公室負責會議的組織和服務工作。會議的組織工作包括：準備會議文件，擬訂會議議程、日程和程序，制定會議須知，提名與會人員，發布會議通知、接受報到等工作。會議的服務工作包括：布置會場，安排食宿，會場服務，與會來賓的迎送等工作。第六條 會議食宿標準（一）上級部門到公司召開的大型會議，由會議籌備小組組長確定食5、宿標準。（二）在公司機關召開的各類公司級會議，與會人員家不在市區的，由辦公室安排工作餐，每人餐費不超過以下標準：早餐8元，中、晚餐各15元。（三）在外地舉行各類公司級會議，由辦公室擬訂食宿標準，編制食宿費預算，報總裁審批。辦公室負責食宿安排，食宿費須控制在批準的預算內。（四）在公司機關召開的各部門級會議，與會人員家不在市區的，由辦公室安排工作餐，每人餐費不超過以下標準：早餐5元，中、晚餐各10元。（五）公司各部室在工地召開現場會、培訓等專業會議，由會議組織部門在項目部食堂安排與會人員就餐，每人餐費不超過以下標準：早餐5元，中、晚餐各10元；項目部食堂無法安排時，可就近安排就餐，每人餐費不超過以6、下標準：早餐8元，中、晚餐各15元。（六）除每年的股東會及職代會由會務組編制會餐費預算，報總裁審批方可安排會餐外，公司舉辦的其他會議、培訓，不準會餐。除老干部座談會、春節團拜會提供水果外，其它會議只提供茶水。如有上級部門檢查、外審等特殊會議，經總裁批準后可提供水果。（七）住宿由會議組織部門安排，住宿費標準執行差旅費管理規定。凡違反規定，超出標準部分，其費用由會議組織部門的分管領導承擔。第七條 會議室的管理（一）公司機關會議室由辦公室負責管理，包括會議室的清潔衛生、設施保護、物品保管等工作。如因管理不善造成設施損壞、物品丟失等事件，追究辦公室有關人員的責任。（二）與會人員應注意保持會議室的清潔衛7、生，愛護會議室的設施和各類物品。如發生設施損壞、物品丟失等事件，追究會議主辦單位、部門及與會人員責任。（三）會議室為莊重嚴肅的特定公共場所，嚴禁在會議室內喧嘩、吵鬧、嬉戲。第八條 會議紀律（一）按時參加會議1.與會人員應提前入座，有事不能出席或不能按時出席的，應提前向會議主持人請假。對遲到者，每次罰款500元；對曠會者，每次罰款500元，并取消其與會資格。如有事需提前退席的，應向會議主持人請假，未經準假早退者，每次罰款500元。2.會前點名或簽到。與會人數超過15人的會議，實行會前點名或簽到制度。對未能報到或簽到的，由負責點名或簽到的工作人員查明遲到或曠會的原因，向會議主持人報告。對讓人代為報8、“到”、簽“到”或為別人代為報“到”、簽“到”等弄虛作假者，每次罰款500元。3.對可委托他人參加的會議，若本人未委托他人參加會議按曠會處理。4.因會議組織人員未盡通知職責，造成與會人員遲到或缺席的，對責任人處以罰款，每遲到一人罰款100元，每缺席一人罰款200元。（二）按簽名或會議規定的座次入座。（三）同時只準一人發言，不準私下交談、開“小會”；違者，每次罰款50元。（四）會議期間，手機一律處于振動或關機狀態，不準在會場接聽或撥打電話；違者，每次罰款50元。（五）服從會議主持人對發言所作的要求。（六）會場內不準吸煙；違者，每次罰款50元。第九條 會議保密事項。公司召開的董事會、高層聯席會、總9、裁辦公會、黨委會等重要會議屬保密會議，除會議明示或委托與會人員對外公布的信息外，會議內容在公司未對外公布前屬會議秘密，與會人員必須嚴格保守；如發生泄密，對泄密者罰款1000元以上，并通報批評。第十條 與會人員應按會議要求認真貫徹落實會議精神。第十一條 本規定由公司辦公室組織實施并負責解釋。會 議 規 定第一條 為更好地召開公司各類會議，提高會議質量，充分發揮會議的民主決策、信息交流、組織領導和推動工作的作用，特制定本規定。第二條 公司級會議的類型和召開時間公司級會議分為股東大會、董事會、高層聯席會、總裁辦公會、黨委會、員工（會員）代表大會、工作會等會議。高層聯席會于每月的第一個周六下午召開；總10、裁辦公會于每周六下午召開；其他類型會議的召開時間，以通知為準。第三條 與會人員及會議記錄股東大會由全體股東、董事、監事參加，董事會秘書處作會議記錄；董事會由全體董事參加，監事、總裁列席會議，董事會秘書處作會議記錄；高層聯席會由公司黨政領導參加，董事會秘書、企管辦主任、辦公室主任列席會議，辦公室主任作會議紀錄；總裁辦公會由總裁班子成員、總裁助理、企管辦主任、辦公室主任參加（若不能參加會議，應委托他人參加），董事長、黨委書記、董事會秘書及有關人員列席會議，辦公室主任作會議記錄；黨委會由黨委委員參加，辦公室主任作會議記錄；員工（會員）代表大會由員工（會員）代表參加，機關科室負責人以上管理人員、各二級11、單位負責人及特邀人員列席會議，大會秘書組作會議記錄；工作會由機關科室負責人以上管理人員、各二級單位負責人參加，辦公室作會議記錄；其他各類會議的與會人員和記錄員由會議主持人確定。各類會議要根據會議記錄形成會議紀要，發給與會人員，并存檔備案。第四條 主持人股東大會、董事會、高層聯席會由董事長主持；工作例會由總裁主持；總裁辦公會由總裁主持，若總裁因特殊情況不能主持會議，由副總裁主持，總裁、副總裁因特殊情況都不能主持會議時，由總裁班子其他成員主持；黨委會由黨委書記主持；員工（會員）代表大會由工會主席主持；其他各類會議由主辦單位（部門）負責人主持。第五條 會議的組織和服務工作（一）股東大會、董事會在董事12、長指導下，由董事會秘書處負責會議的組織工作，辦公室負責會議的服務工作。（二）員工（會員）代表大會和上級部門到公司召開的各類大型會議，應成立會議工作小組，由會議工作小組按照分工負責會議的組織和服務工作。（三）公司各部室在機關召開的專業會議，由各部門負責會議的組織工作，辦公室負責會議的服務工作。（四）公司各部室在工地召開現場會、培訓等專業會議，由會議組織部門在項目部會議室安排會議，并負責會議的組織、服務工作。（五）其他各類公司級會議，在會議主持人的指導下，由辦公室負責會議的組織和服務工作。會議的組織工作包括：準備會議文件，擬訂會議議程、日程和程序，制定會議須知，提名與會人員，發布會議通知、接受報到13、等工作。會議的服務工作包括：布置會場，安排食宿，會場服務，與會來賓的迎送等工作。第六條 會議食宿標準（一）上級部門到公司召開的大型會議，由會議籌備小組組長確定食宿標準。（二）在公司機關召開的各類公司級會議，與會人員家不在市區的，由辦公室安排工作餐，每人餐費不超過以下標準：早餐8元，中、晚餐各15元。（三）在外地舉行各類公司級會議，由辦公室擬訂食宿標準，編制食宿費預算，報總裁審批。辦公室負責食宿安排，食宿費須控制在批準的預算內。（四）在公司機關召開的各部門級會議，與會人員家不在市區的，由辦公室安排工作餐，每人餐費不超過以下標準：早餐5元，中、晚餐各10元。（五）公司各部室在工地召開現場會、培訓等14、專業會議，由會議組織部門在項目部食堂安排與會人員就餐，每人餐費不超過以下標準：早餐5元，中、晚餐各10元；項目部食堂無法安排時，可就近安排就餐，每人餐費不超過以下標準：早餐8元，中、晚餐各15元。（六）除每年的股東會及職代會由會務組編制會餐費預算，報總裁審批方可安排會餐外，公司舉辦的其他會議、培訓，不準會餐。除老干部座談會、春節團拜會提供水果外，其它會議只提供茶水。如有上級部門檢查、外審等特殊會議，經總裁批準后可提供水果。（七）住宿由會議組織部門安排，住宿費標準執行差旅費管理規定。凡違反規定，超出標準部分，其費用由會議組織部門的分管領導承擔。第七條 會議室的管理（一）公司機關會議室由辦公室負責15、管理，包括會議室的清潔衛生、設施保護、物品保管等工作。如因管理不善造成設施損壞、物品丟失等事件，追究辦公室有關人員的責任。（二）與會人員應注意保持會議室的清潔衛生，愛護會議室的設施和各類物品。如發生設施損壞、物品丟失等事件，追究會議主辦單位、部門及與會人員責任。（三）會議室為莊重嚴肅的特定公共場所，嚴禁在會議室內喧嘩、吵鬧、嬉戲。第八條 會議紀律（一）按時參加會議1.與會人員應提前入座，有事不能出席或不能按時出席的，應提前向會議主持人請假。對遲到者，每次罰款500元；對曠會者，每次罰款500元，并取消其與會資格。如有事需提前退席的，應向會議主持人請假，未經準假早退者，每次罰款500元。2.會前16、點名或簽到。與會人數超過15人的會議，實行會前點名或簽到制度。對未能報到或簽到的，由負責點名或簽到的工作人員查明遲到或曠會的原因，向會議主持人報告。對讓人代為報“到”、簽“到”或為別人代為報“到”、簽“到”等弄虛作假者，每次罰款500元。3.對可委托他人參加的會議，若本人未委托他人參加會議按曠會處理。4.因會議組織人員未盡通知職責，造成與會人員遲到或缺席的，對責任人處以罰款，每遲到一人罰款100元，每缺席一人罰款200元。（二）按簽名或會議規定的座次入座。（三）同時只準一人發言，不準私下交談、開“小會”；違者，每次罰款50元。（四）會議期間，手機一律處于振動或關機狀態，不準在會場接聽或撥打電話；違者，每次罰款50元。（五）服從會議主持人對發言所作的要求。（六）會場內不準吸煙；違者，每次罰款50元。第九條 會議保密事項。公司召開的董事會、高層聯席會、總裁辦公會、黨委會等重要會議屬保密會議，除會議明示或委托與會人員對外公布的信息外，會議內容在公司未對外公布前屬會議秘密，與會人員必須嚴格保守；如發生泄密，對泄密者罰款1000元以上，并通報批評。第十條 與會人員應按會議要求認真貫徹落實會議精神。第十一條 本規定由公司辦公室組織實施并負責解釋。