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1、房產企業地產口各部門工作文件控制程序編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: 工作文件控制程序1.目的保證工作文件及時起草、修訂、頒發，失效工作文件不被誤用。2.適用范圍本程序適用于公司地產口各部門工作文件的管理。3.引用文件無。4.定義4.1工作文件是指為了高質量地完成各項工作或作業所編寫的如何完成該項工作或作業的細則, 主要包括: (1)操作手冊； (2) 工作計劃； (3) 工作指令、作業指導書； (4) 內部工作備忘錄。 為便于工作計劃的控制，以下所稱“工作文件”不包括工作計劃，而將計劃作為一類特殊的工作文件單獨描述2、其控制程序。5.職責5.1 ISO9000工作組負責人負責編定工作文件的文件號及版本號，制定工作文件的發放范圍；保管一套最新版本工作文件的復印件。5.2各部門負責人負責審核及簽發工作文件。5.3各部門工作人員負責起草工作文件、提出工作文件修改建議書。5.4ISO9000工作組質管人員負責保管、復印、分發工作文件并收回和銷毀失效工作文件。5.5部門兼職資料員負責工作文件的接收和保存。5.6總師室負責人負責確定計劃（僅指質量計劃、控制性進度計劃及總體計劃，下同）的發放范圍。5.7工程計劃調度室計劃主辦負責保存一套最新版的公司所有計劃原件，并填寫計劃清單。5.8 ISO9000工作組質管人員負責計劃3、的分發、回收及銷毀。6.資格和培訓執行本程序無需特別的資格和培訓。7.程序7.1工作文件的起草、評審和簽發7.1.1 公司各部門工作人員根據工作需要撰寫工作文件草稿，交部門負責人審核。7.1.2 ISO9000工作組負責人對審核后的工作文件編定文件號及版本號，交部門負責人審批簽發。7.1.3 文件號及版本號樣式為：GFI-XX-XX；GFI-XX-XX-FXXX；其中：GFI 工作文件； -XX-XX -對應部門代號部門工作文件序號-XX-XX-FXXX -對應部門代號部門工作文件序號附件號版本號。部門代號規定如下：現場辦公室 BG 工程部設計類 GH總師室 ZS 銷售部 JYISO9000工4、作組 ISO 建材供應部 CG工程部施工類 GC 預決算室 YS項目開發部 KF 文化傳播公司 GG工程計劃調度室 JH7.2 工作文件分發與失效工作文件的回收7.2.1 簽發后的工作文件由ISO9000工作組負責人確定文件發放范圍，填寫工作文件分發、回收清單（見GFP5-2-F2）后交ISO9000工作組質管人員復印、分發。7.2.2 ISO9000工作組質管人員將每本工作文件封面（見GFP5-2-F4）加蓋“金地集團股份有限公司文件控制專用章”后，按工作文件分發、回收清單，先回收失效工作文件，后發放新文件。ISO9000工作組質管人員和接收人在工作文件分發、回收清單相應欄簽字，接收人一般為5、部門兼職資料員。管理層、ISO9000工作組以外的文件接收人接收到工作文件后將其交本部門相關員工傳閱，員工在文件傳閱單(GFP5-1-F5)上簽字。文件傳閱單由兼職資料員保管。7.2.5 工作文件正文不得擅自復印、外傳。7.3 工作文件的保存與失效工作文件的銷毀 ISO9000工作組負責人保存一套最新版的公司所有工作文件的復印件。， ISO9000工作組質管人員保存一套最新版的公司所有工作文件的原件并建立工作文件清單（見GFP5-2-F3），隨時登記更新其清單內容，清單應記錄公司所有工作文件的文件號、版本情況、實施時間及起草人、評審人、簽發人等情況。7.3.3 ISO9000工作組質管人員將失6、效工作文件封面加蓋“失效”印章后存檔，收回的工作文件保存1個月后，ISO9000工作組質管人員填寫文件銷毀清單（見GFP5-1-F7）并銷毀。7.4 工作文件的修改7.4.1 在用的工作文件需修改時,由各部門具體使用工作文件的員工提出工作文件修改建議書（見GFP5-2-F1）交部門負責人審核。7.4.2 部門負責人確認需修改的，由其或其指定人員起草工作文件修改稿， 并由原審批人審核簽發。7.4.3 ISO9000工作組負責人在工作文件封面上填寫修訂情況及生效日期，并在工作文件修改建議書上填寫生效日期，然后交ISO9000工作組質管人員按7.2分發并保管原件。工作文件滿5次修訂的，由ISO9007、0工作組負責人更換版本號。7.5計劃的分發與失效計劃的回收7.5.1簽發后的質量計劃、控制性進度計劃及總體計劃由總師室負責人確定發放范圍，填寫計劃發放及回收記錄（見GFP5-2-F6）后，交ISO9000工作組質管人員分發。7.5.2 ISO9000組質管人員將每本計劃封面（見GFP5-2-F5）加蓋“金地（集團）股份有限公司受控文件”章后，按計劃發放及回收記錄，先收回失效計劃，再發放新計劃。7.5.3質量計劃、控制性進度計劃、總體計劃不得擅自復印、外傳。7.6計劃的保存與失效計劃的銷毀7.6.1工程計劃調度室計劃主辦保存一套最新版的公司所有計劃原件，并填寫計劃清單（見GFP5-2-F7）。78、.6.2 ISO9000組質管人員將失效計劃封面加蓋“失效”印章，永久保留已失效的計劃原件，其余失效計劃于回收一個月后集中銷毀并填寫文件銷毀清單。8.記錄8.1所有工作文件原件、失效的計劃原件、工作文件分發、回收清單、工作文件清單、文件銷毀清單由ISO9000工作組質管人員永久保存。8.2發給部門的工作文件由部門兼職資料員保管。8.3工作文件修改建議書由ISO9000工作組負責人保存一年后銷毀。8.4文件傳閱單由部門兼職資料員保存一年。8.5計劃清單由總師室資料員永久保存。9.附件9.1 GFP5-2-F1工作文件修改建議書9.2 GFP5-2-F2工作文件分發、回收清單9.3 GFP5-2-9、F3工作文件清單9.4 GFP5-2-F4工作文件封面 9.5 GFP5-2-F5計劃封面 9.6 GFP5-2-F6計劃發放及回收記錄 9.7 GFP5-2-F7計劃清單GFP5-2-F1.1工作文件修改建議書文件號文 件 名版 本原內容修改建議修改建議人： 日期：評 審 意 見部門負責人： 日期：簽 發 人簽發日期生效日期GFP5-2-F4.1工作文件封面 地產口質量體系工作文件文件編號版 本 號生效日期工作文件名稱 (蓋控制專用章處)修改狀態修 訂 情 況生 效 日 期IIIIIIIVV起 草職 務日 期審 核職 務日 期簽 發職 務日 期GFP5-2-F3.2工作文件清單序號文件號文 10、件 名 稱版本狀況實施時間發放范圍起草部門起草人評審人簽發人記錄人備注GFP5-2-F2.1工作文件分發、回收清單序號文 件編 號文 件 名 稱分發部門/個人分發數量簽 收人簽收時間回收時間回收數量回 收人備注ISO9000工作組組長（制單）： 日期：GFP5-2-F5.1計 劃 封 面（計 劃 名 稱）序號版 本 號編 制校 對簽 發簽發日期(生效日期)備 注GFP5-2-F6.1計劃發放及回收記錄發放責任人：回收責任人：編號：ZS-JH計劃名稱版本號總師室負責人分發部門個人分發數量簽 收 人簽收時間回收數量回 收 人回收時間GFP5-2-F7.1計 劃 清 單序 號計 劃 名 稱版本狀況簽 發 人生效時間失效時間記 錄 人備 注