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1、投資公司安會(huì)議管理制度附會(huì)議紀(jì)要表編 制： 審 核： 批 準(zhǔn)： 版 本 號(hào): ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準(zhǔn)： 版 本 號(hào): 1. 目的為及時(shí)研討處理集團(tuán)和各子公司經(jīng)營管理中存在的問題，明確工作方向和提高工作效率，協(xié)調(diào)集團(tuán)和子公司、子公司之間以及公司部門之間的工作，保證集團(tuán)公司和子公司的管理和經(jīng)營決策的貫徹到位，特制定本制度。2. 適用范圍適用于 投資有限公司及下屬各子公司的各類會(huì)議管理。3. 職責(zé)公司會(huì)議的準(zhǔn)備、組織、安排和控制。4. 特殊說明無5. 具體條款5.1 總則會(huì)議的召開本著精簡、高效、注重效果的原則進(jìn)行。5.2 公司會(huì)議的分類公司會(huì)議按性質(zhì)分類，歸納為四類：a2、. 集團(tuán)公司級會(huì)議：是指集團(tuán)高管決策層會(huì)議，高管層召集或主持的和子公司高管層之間的會(huì)議，集團(tuán)總部管理人員會(huì)議，以及集團(tuán)全體員工會(huì)議等。主要包括：每月的集團(tuán)總裁辦公會(huì)、年度工作總結(jié)計(jì)劃會(huì)議、重大經(jīng)營活動(dòng)決策會(huì)議（不定期）、每周的集團(tuán)總部管理會(huì)議、以及集團(tuán)年度大會(huì)等。b. 公司級會(huì)議：是指子公司高管決策層會(huì)議，高管層召集或主持的會(huì)議和全公司管理人員會(huì)議等。主要包括：每周的總經(jīng)理辦公會(huì)、每月的經(jīng)營活動(dòng)總結(jié)分析會(huì)議、年度工作總結(jié)計(jì)劃會(huì)議、以及和集團(tuán)總部或其他子公司的業(yè)務(wù)協(xié)調(diào)會(huì)議（不定期）等。c. 專題會(huì)議：是指公司層級的對公司管理、業(yè)務(wù)等產(chǎn)生決策性指導(dǎo)的綜合會(huì)議，由主管部門負(fù)責(zé)組織。主要包括：具體業(yè)務(wù)3、總結(jié)分析會(huì)、管理技術(shù)研討會(huì)、投資項(xiàng)目評審會(huì)等。d. 部門工作會(huì)議：主要包括各職能部門單獨(dú)召開的工作會(huì)議。此類會(huì)議由各部門的負(fù)責(zé)人定期或不定期召集并主持，必要時(shí)，可邀請公司高管層領(lǐng)導(dǎo)參加或列席。主要包括：每周的部門經(jīng)理會(huì)議、部門日常工作會(huì)議、部門年度總結(jié)和計(jì)劃會(huì)議、以及部門協(xié)調(diào)會(huì)議（不定期）等。e. 公司業(yè)務(wù)會(huì)(如聯(lián)營洽談會(huì)，客戶座談會(huì)等)一律由人事行政部受理安排，有關(guān)業(yè)務(wù)對口部門配合。f. 其他會(huì)議。以上未包括的與公司相關(guān)的其他臨時(shí)性會(huì)議，一律由人事行政部統(tǒng)一安排。5.3 例會(huì)管理公司例會(huì)主要有: 集團(tuán)、公司和部門的各類年度會(huì)議、月度會(huì)議和每周例會(huì)。5.3.1 集團(tuán)全體員工大會(huì)由集團(tuán)全體員工參4、加（暫定）的關(guān)于集團(tuán)整體經(jīng)營狀況總結(jié)和對下年度集團(tuán)目標(biāo)宣導(dǎo)的年度會(huì)議。一般定于農(nóng)歷新年前召開（具體時(shí)間另定）。主要內(nèi)容包括：本年度經(jīng)營狀況總結(jié)；下年度計(jì)劃安排；集團(tuán)戰(zhàn)略策略的宣講；重要集團(tuán)決策的發(fā)布等等。5.3.2 年度工作總結(jié)和計(jì)劃會(huì)議主要有集團(tuán)年度工作總結(jié)和計(jì)劃會(huì)議，（子）公司年度工作和計(jì)劃會(huì)議和部門年度工作和計(jì)劃會(huì)議。主要是對全年的工作進(jìn)行年度的回顧和總結(jié)性分析，以及對下年度的工作計(jì)劃的制定和具體工作的安排等。時(shí)間一般定于每年12月召開。主要內(nèi)容包括：a 各子公司（部門）年度業(yè)務(wù)經(jīng)營狀況的匯報(bào)、分析和總結(jié)。b 各子公司（部門）經(jīng)營管理狀況的匯報(bào)。c 各子公司（部門）下年度工作計(jì)劃和預(yù)算的5、討論和商定。d 各子公司（部門）間下年度相關(guān)工作的協(xié)調(diào)的安排。e 集團(tuán)（公司）重大事項(xiàng)的商討、決策。f 集團(tuán)（公司）下年度重點(diǎn)工作的具體安排和推進(jìn)控制計(jì)劃。年度公司總結(jié)和計(jì)劃會(huì)議需有序進(jìn)行。子公司的會(huì)議內(nèi)容必須在集團(tuán)會(huì)議決策內(nèi)容的指導(dǎo)下，而部門的會(huì)議內(nèi)容也需在公司會(huì)議決策內(nèi)容的指導(dǎo)之下。5.3.3 月度工作會(huì)議主要有每月集團(tuán)總裁辦公會(huì)和子公司每月的經(jīng)營活動(dòng)分析會(huì)議。集團(tuán)總裁辦公會(huì)主要是對上月的各子公司的經(jīng)營狀況進(jìn)行分析和總結(jié)，并對下月的重大經(jīng)營事項(xiàng)進(jìn)行討論決策和做出布置安排。參加人員包括集團(tuán)總部和各子公司的高管層人員。一般于每月的最后一個(gè)工作日召開。主要內(nèi)容包括：a. 當(dāng)月各子公司經(jīng)營狀況的匯6、報(bào)、分析和總結(jié)。b. 下月各公司重點(diǎn)工作的具體布置和安排。c. 集團(tuán)公司重大業(yè)務(wù)、管理事項(xiàng)的討論和決策。d. 各子公司間業(yè)務(wù)關(guān)系和資源的協(xié)調(diào)和優(yōu)化配置。子公司每月的經(jīng)營活動(dòng)分析會(huì)議主要是由公司總經(jīng)理主持的關(guān)于具體業(yè)務(wù)開展情況的分析和下月業(yè)務(wù)工作計(jì)劃安排的會(huì)議。參加人員包括公司的各部門經(jīng)理等高管層人員。一般于每月的最后一周召開（具體時(shí)間由總經(jīng)理決定）。主要內(nèi)容包括：a. 當(dāng)月業(yè)務(wù)經(jīng)營狀況匯報(bào)、分析和總結(jié)。b. 下月業(yè)務(wù)開展情況預(yù)期。c. 下月重點(diǎn)工作的具體安排。d. 重大業(yè)務(wù)經(jīng)營決策的發(fā)布。e. 部門間關(guān)系的協(xié)調(diào)和統(tǒng)合。5.3.4 每周例會(huì)主要有每周的集團(tuán)總部管理會(huì)議、每周的公司總經(jīng)理辦公會(huì)議和7、每周部門經(jīng)理會(huì)議。每周的集團(tuán)總部管理會(huì)議主要是由集團(tuán)總裁主持的關(guān)于集團(tuán)總部一周工作布置的會(huì)議。由集團(tuán)總部各職能部門經(jīng)理參加。一般于每周的周一上午召開。主要內(nèi)容包括：a. 上周工作回顧。對重點(diǎn)工作進(jìn)展情況進(jìn)行分析報(bào)告。b. 本周工作計(jì)劃和進(jìn)度控制匯報(bào)。c. 重點(diǎn)工作的推進(jìn)布置安排。d. 集團(tuán)總部對子公司間，以及集團(tuán)部門間的相關(guān)事宜的協(xié)調(diào)。e. 集團(tuán)重大決策的發(fā)布。公司總經(jīng)理辦公會(huì)定于每周一上午召開，由公司總經(jīng)理主持，出席人員主要有各部門經(jīng)理和項(xiàng)目主要負(fù)責(zé)人，其它人可根據(jù)會(huì)議需要列席。主要內(nèi)容包括：a.各部門業(yè)務(wù)匯報(bào)。分析上周的工作狀況，對工作重點(diǎn)和工作進(jìn)展進(jìn)行分析，并遞交相關(guān)的書面報(bào)告。b.各部8、門對本周工作的主要計(jì)劃和進(jìn)度控制的匯報(bào)。c.對跨部門的事宜進(jìn)行相關(guān)的協(xié)調(diào)。d.總經(jīng)理就相關(guān)業(yè)務(wù)情況進(jìn)行通報(bào)和工作的具體布置。e.研討公司的重要決策和管理制度、政策等，并作出決議。每周部門經(jīng)理會(huì)議每周至少召開一次，具體時(shí)間自定，由部門負(fù)責(zé)人主持。會(huì)議的主要內(nèi)容包括：a.部門業(yè)務(wù)總結(jié)。分析上周的工作狀況，對工作的具體內(nèi)容和重要問題進(jìn)行分析。b.部門員工對本周的工作的主要安排和計(jì)劃的匯報(bào)。c.對本部門重大問題的商討解決，提出具體方案。d.部門經(jīng)理就本部門工作進(jìn)行通報(bào)和進(jìn)一步工作的具體布置。5.4 其它會(huì)議5.4.1 臨時(shí)性會(huì)議：主要是非例會(huì)性質(zhì)的，為解決與公司具體運(yùn)營相關(guān)的突發(fā)或重大事件而召開的會(huì)議9、。會(huì)議由相關(guān)的高管層領(lǐng)導(dǎo)或部門負(fù)責(zé)人召集。會(huì)前應(yīng)通知相關(guān)與會(huì)人員，會(huì)議過程中應(yīng)做好會(huì)議記錄，會(huì)議后應(yīng)將相應(yīng)的會(huì)議記錄或決策性文件發(fā)送到相關(guān)人員。主要包括：集團(tuán)高管決策會(huì)議、集團(tuán)和子公司高管層間的工作會(huì)議、重大經(jīng)營活動(dòng)決策會(huì)議、子公司的業(yè)務(wù)協(xié)調(diào)會(huì)議、業(yè)務(wù)總結(jié)分析會(huì)、管理技術(shù)研討會(huì)、投資項(xiàng)目評審會(huì)等等。5.4.2 公司人員參加公司外各類會(huì)議。參加會(huì)議人員事前必須向上級主管申報(bào)，經(jīng)批準(zhǔn)后才可參加。參加會(huì)議后應(yīng)向主管匯報(bào)會(huì)議精神。會(huì)議匯報(bào)一般須用文字形式，重要會(huì)議須輔以詳細(xì)口頭匯報(bào)。5.5 會(huì)議的安排5.5.1 為避免會(huì)議過多或重復(fù)，公司正常性的會(huì)議一律納入例會(huì)制，原則上要按例行規(guī)定的時(shí)間、地點(diǎn)、內(nèi)容10、組織召開。5.5.2 各部門會(huì)期必須服從公司統(tǒng)一安排，各部門小會(huì)不應(yīng)安排在公司例會(huì)同期召開 (與會(huì)人員不發(fā)生時(shí)間上的沖突除外)，應(yīng)堅(jiān)持小會(huì)服從大會(huì)，局部服從整體的原則。5.5.3 定期召開的集團(tuán)（公司）級會(huì)議和專題會(huì)議不再下發(fā)通知，非定期會(huì)議由相關(guān)負(fù)責(zé)人通知人事行政部下發(fā)通知。部門工作會(huì)議由召集部門負(fù)責(zé)下發(fā)通知。5.5.4 會(huì)議通知包括：會(huì)議的名稱、議題、時(shí)間、地點(diǎn)、參加人、須帶資料以及通知方法和途徑。5.5.5 會(huì)議召開時(shí)間和地點(diǎn)如有變動(dòng)，負(fù)責(zé)通知部門應(yīng)提前通知與會(huì)人員。5.6 會(huì)議的準(zhǔn)備5.6.1 所有會(huì)議主持人和召集單位與會(huì)人員都應(yīng)分別作好有關(guān)準(zhǔn)備工作(包括擬好會(huì)議議程、提案、主持人、11、記錄人、匯報(bào)總結(jié)提綱、發(fā)言要點(diǎn)、工作計(jì)劃草案、決議決定草案，落實(shí)會(huì)場，備好相關(guān)會(huì)議用品，通知與會(huì)人等)，并對會(huì)議進(jìn)程做好預(yù)測和對策安排。會(huì)議準(zhǔn)備清單參考附錄A。5.6.2 會(huì)議召集者就議題準(zhǔn)備充分的資料、信息，擬就議程及時(shí)間分配，確定好主持人及會(huì)議記錄人。5.6.3 與會(huì)人員接到通知后，如需發(fā)言，就議題認(rèn)真準(zhǔn)備好言簡意賅的發(fā)言稿。5.6.4 會(huì)場安排由人事行政部統(tǒng)一安排，使用公司會(huì)議室則由人事行政部統(tǒng)一管理。5.6.5 會(huì)議的前期準(zhǔn)備工作由相關(guān)的行政人員負(fù)責(zé)，包括會(huì)議場所的布置、所需儀器設(shè)備的準(zhǔn)備和調(diào)試、會(huì)前資料的發(fā)放等等。5.7 會(huì)議議程5.7.1 會(huì)議議程由主持人于會(huì)議開始時(shí)向與會(huì)人員宣布12、，與會(huì)人員應(yīng)嚴(yán)格遵守。5.7.2 會(huì)議主持人應(yīng)緊緊圍繞議題按照議程主持會(huì)議，確保會(huì)議總時(shí)間不變。5.7.3 會(huì)議主持人要及時(shí)做出結(jié)論，及時(shí)制止干擾會(huì)議的任何情況，適時(shí)宣布散會(huì)。5.7.4 與會(huì)人員均應(yīng)保持良好的會(huì)風(fēng)，注意言談舉止，發(fā)言力求簡短、切題。5.8 會(huì)議紀(jì)要5.8.1 會(huì)議的記錄工作由會(huì)議召集人指定專人負(fù)責(zé)。會(huì)議記錄員要在會(huì)議進(jìn)行期間認(rèn)真記錄，對結(jié)論性發(fā)言做重點(diǎn)記錄。5.8.2 會(huì)議記錄員要在會(huì)議結(jié)束后24小時(shí)內(nèi)整理好原始記錄，形成會(huì)議紀(jì)要，交由主持人簽發(fā)。5.8.3 會(huì)議紀(jì)要由記錄人按主持人的要求送達(dá)相關(guān)人員。并按公司檔案管理的相應(yīng)要求編號(hào)歸檔。5.8.4 會(huì)議紀(jì)要的寫作格式參照附錄13、B。5.9 會(huì)議考勤5.9.1 會(huì)議考勤工作由記錄員負(fù)責(zé)，與會(huì)人員不得無故遲到、早退或缺席。如有特殊情況不能按時(shí)到會(huì)，應(yīng)提前以書面形式請假，緊急情況可以事先口頭請假，事后必須補(bǔ)辦請假手續(xù)。5.9.2 與會(huì)人員不得中途退席，特殊情況經(jīng)主持人同意方可離席。5.10 保密事項(xiàng)5.10.1 會(huì)議召集者對會(huì)議內(nèi)容的秘密事項(xiàng)的保密工作負(fù)總責(zé)。重要會(huì)議應(yīng)事先通知做好保密防范措施。5.10.2 與會(huì)人員及記錄員對會(huì)議內(nèi)容的秘密事項(xiàng)負(fù)有保密的義務(wù)。5.10.3 涉及到秘密事項(xiàng)的會(huì)議紀(jì)要，記錄員應(yīng)在指定場所整理，并且嚴(yán)格按照主持人簽發(fā)的抄送人員發(fā)送。5.11 附則5.11.1 本制度自下達(dá)之日起實(shí)行。5.11.214、 本制度的解釋權(quán)、修訂權(quán)歸管理部。6. 附錄附A: 會(huì)議準(zhǔn)備清單附B: 會(huì)議紀(jì)要參考格式附A：會(huì)議準(zhǔn)備清單會(huì)議準(zhǔn)備清單資料準(zhǔn)備人會(huì)議議題準(zhǔn)備人審核人會(huì)前溝通人會(huì)議目標(biāo)是否完成或不定會(huì)議議題檢查有關(guān)議題的通報(bào)、立項(xiàng)報(bào)告、可行性評估報(bào)告等是否完成或不定會(huì)議議程確定議題的先后次序，通知相關(guān)人員做好發(fā)言準(zhǔn)備是否完成或不定會(huì)議決議草案準(zhǔn)備好會(huì)議上要通過的決議是否完成或不定可能的反對意見收集各種意見，做好對策是否完成或不定可能的反對人員對反對人員先做好溝通是否完成或不定溝通辦法突然的激烈反對，要預(yù)置溝通辦法是否完成或不定可能的反對證據(jù)事先分析其合理性是否完成或不定說服方法和證據(jù)預(yù)先準(zhǔn)備是否完成或不定會(huì)議參15、加和列席人員是否完成或不定可能形成的任務(wù)預(yù)先準(zhǔn)備任務(wù)單是否完成或不定任務(wù)執(zhí)行的安排計(jì)劃預(yù)先準(zhǔn)備工作計(jì)劃是否完成或不定其他預(yù)備資料清單是否完成或不定備注附B：會(huì)議紀(jì)要參考格式會(huì)議紀(jì)要編號(hào)： 會(huì)議名稱會(huì)議時(shí)間會(huì)議地點(diǎn)參會(huì)人員缺席人員及理由會(huì)議主持人會(huì)議記錄人會(huì)議議題（會(huì)議各議題相關(guān)發(fā)言人準(zhǔn)備情況；觀點(diǎn)摘要）會(huì)議議程（會(huì)議進(jìn)程描述；議題的先后次序；支持和反對的主要論據(jù)和觀點(diǎn)；通報(bào)經(jīng)營情況的要點(diǎn)等等）形成決議（支持決議的意見綜述；反對意見綜述；可能的風(fēng)險(xiǎn)和防范機(jī)制；退出機(jī)制和放棄任務(wù)的條件等等）未達(dá)成決議（未達(dá)成決議的原因；反對意見綜述；如何才可以達(dá)成決議等等）形成的任務(wù)（任務(wù)描述；目標(biāo)；驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)；考核標(biāo)準(zhǔn)；預(yù)算；執(zhí)行人；督辦人；考核人；時(shí)間表；工作步驟；控制點(diǎn)等等）紀(jì)要起草人紀(jì)要審核人下發(fā)名單備注