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1、石化公司公文管理制度及文件格式要求編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: 石化有限責任公司 公文管理規定一、目的為了規范石化公文管理，特制定本規定。二、范圍包括行文格式、公文處理、職責、管理內容與要求等。三、職責（一）綜合管理部負責全公司內所有公文的管理，管理標準的起草、執行、監督以及違規處罰，公司級公文的擬定、報批、收發、傳送。（二）機構人事任免文件由人力資源部負責擬定、報批，綜合管理部審核并統一發布。（三）各部門負責部門級文件的擬定、報批、發放，并對發放的文件規范性負全責。部門級文件需在OA中公告的，交由綜合管理部審核2、通過后方可發布。四、公文管理內容與要求（一）公文格式1、公文用紙幅面及版面尺寸公司、部門所打印材料如無特別要求一律使用word格式，制定表格一律使用Excele格式。一般公文用紙采用A4型紙雙面打印，公文用紙上下頁邊距為：30mm1mm，左右頁邊距28mm1mm，標題與正文之間空留一行，行距為15磅。2、公文中圖文的顏色未作特殊說明公文中圖文的顏色均為黑色。3、排版規格與印制裝訂要求標題一般用華文中宋2號字體，所有的副標題一律為楷體3號字體，前面一律用“ ”索引。正文用3號仿宋體字，一般每面排22行，每行排28個字，全部正文行距為固定值28磅即可。4、裝訂要求公文應左側裝訂，不掉頁。公文的封面3、與書芯不脫落，后背平整、不空。裝訂的訂位為兩釘訂眼距書芯上下各1/4處，允許誤差4mm。平訂釘鋸與書脊間的距離為10mm左右；無壞釘、漏釘、重釘，釘腳平伏牢固。5、結構層次序數第一層為“一、”，第一層的標題用黑體，后面無需添加任何標點符號；第二層為“（一）”，第二層級標題楷體（如第二層級所在自然段無法提煉出主題，則無須加粗），后面無需添加標點符號；第三層為“1、”第四層為“（1）”，字體均為仿宋。6、成文時間用漢字將年、月、日標全，年份不能簡寫，“零”寫為“”。成文時間上面不署發文部門名稱時，需加蓋相應的印章；如無必要加蓋印章時，則署發文部門名稱。發文時間的橫向距離是右空4字，縱向與正文的距離4、要依據印章大小而定，其標準是：印章加蓋在成文時間上，印章的上弧距正文不到一行的空白，這樣要求是為了防止變造公文。7、加蓋印章加蓋印章有兩種方式：一種是將印章的下弧壓在成文時間上，適用于下弧沒有文字的公章；另外一種是適用于印章下弧有文字的印章，如部門用章或財務專用章，這種要求印章的中心線壓在成文時間上。印章用朱紅色印泥。當公文排版所剩空白處不能容下印章位置時，應采取調整行距、字距的措施加以解決，使印章與正文同處一面，不允許采取標識“此頁無正文”的方法解決。具體地說，當公文正文之后的空白只有一兩行時，可以加寬行距，至少將1行文字移到下一頁；如果正文之后的空白僅僅差一兩行便可容下印章位置時，可以縮小5、行距或字距，擠出能容下印章的位置。8、附注及其他附注一般是對公文的發放范圍，使用時需要注意的事項加以說明。如“此件發至主任級”、“此件不得復印”等。公文附注不是對公文的內容作出解釋或注釋，對公文的解釋或注釋一般在公文正文中采取句內括號的方式解決。公文如有附注，用3號仿宋體字，居左空2字加圓括號標識在成文時間下一行。“主題詞”用3號黑體字，居左頂格標識，后標全角冒號；詞目用3號宋體，詞目之間空1字。9、附件公文如有附件，應該在正文下一行加以標示。附件說明位于正文的左下方，正文的下一行居左空兩個字的位置，在公文成文日期之上。附件務必要注明所附文件材料名稱以及件數。如果附件為1件，則表示為“附件1件6、：XXX”；如為2個附件，則表示為“附件2件：1、XXX2、XXX”，“附件2件：1、XXX”與“2、XXX”分別占一行位置，“1、XXX”與“2、XXX”左端相互對齊；如為多個附件，則以此類推。附件另起一頁，在材料第一頁單獨占用第一行注明“附件”兩字，用黑體3號字體；如有多個附件，還要用阿拉伯數字在相應材料上列明“附件1”、“附件2”附件應該與正文一起裝訂。10、抄送公文如有抄送，在主題詞下一行，左空1字用3號仿宋體字標識“抄送”，后標全角冒號。回行時與冒號后的抄送部門對齊，在最后一個抄送部門后標句號。如抄報部門移至主題詞之下，標識方法同抄送部門。（二）公文編號1、紅頭文件編號（1）屬于公司7、紅頭文件，其編號按“石字xx號”的編號”執行。（2）凡以石化有限責任公司對外（石化以外單位）發紅頭文件的，一律由綜合管理部統一歸口。2、非紅頭文件的編號（1）非紅頭文件編號要素的組成非紅頭文件編號要素由公司簡稱、所在部室簡稱、年代號、順序號組成（2）公司非紅頭文件結構圖X X X （X） X 順序號(一年一流水，從001999編號) 四位數公元年代號 所在單位簡稱 公司代號（3）非紅頭文件公文編碼1）非紅頭文件公文編碼采用石+所在部室簡稱（X）+年份+順序號的方式來表示。2）屬公司發文的，其非紅頭文件編號可按年度發文時間先后順序，由各部門累計計算。3）各類通知、通報、紀要、申請報告、審批單及付8、款申請單等均使用此編碼。4）非紅頭文件公文編碼示例如：綜合管理部年第10份非紅頭文件：石（行）010。（三）行文要求1、需確有必要，一事一議，準確規范，同時注重效用。2、對外聯系中，上行文由綜合管理部根據職責行文，其他部門不得對外行文。3、上下級部門、部門與部門之間需正確使用公文文種，文種使用錯誤，上級單位有權責令糾正或撤銷。4、紅頭文件格式要求。上行文紅頭文件格式按本制度附件1規定的格式執行，下行文紅頭文件的按本制度附件2規定的格式執行。（四）公文的起草注意事項1、情況確實，觀點明確，表述準確，結構嚴謹，條理清楚，字詞規范，標點正確，篇幅力求簡短。2、起草公文的理由包括起因、以及中間交涉過程9、，必要時附上相關資料與文件。3、公文的文種應當根據行文的目的、發文單位的職權和與主送單位的行文關系確定。4、擬制緊急公文，應當體現緊急的原因，并根據實際需要確定緊急程度。5、人名、地名、數字、引文準確。引用公文應當先引標題，后引發文字號。引用外文應當注明中文含義。日期應當寫明具體的年、月、日。6、文內使用非規范化簡稱，應當先用全稱并注明簡稱。使用國際組織外文名稱或其縮寫形式,應當在第一次出現時注明準確的中文譯名。7、公文中的數字，除成文日期、部分結構層次序數和在詞、詞組、慣用語、縮略語、具有修辭色彩語句中作為詞素的數字必須使用漢字外，應當使用阿拉伯數字。（五）請示審批1、請示審批是公司經營的一10、項重要程序，凡公司經營重要事項，都必須經請示，獲得總經理審查、裁決和公文批復之后，方能實行。2、須請示審批事項如下：1) 職務及重要人事安排；2) 各種制度性規定的變更；3) 重要契約的締結、解除與變更；4) 訴訟行為；5) 與政府機構有關的各種重要的請求回執、申請等等；6) 土地、建筑物等所有權的購買與轉讓；7) 大額饋贈、謝禮、以及宣傳廣告費用的開支；8) 分支機構的增減與升降；8) 預算與決算事宜；10) 借款與貸款，以及借貸銀行的開設與變更；11) 重要或高額物品的采購，不急用或不需要物品的轉讓或廉價出售；12) 定期或不定期刊物發刊、修改與廢除，以及費用開支的修訂；13) 有關經營的11、重要計劃與企劃；14) 其他上述未涉及的重要事項。3、請示審批者為公司總經理，以及以此為標準確定的主管。4、對請示審批的提案文件必須進行仔細斟酌，以便能順利實施。5、請示審批的事項，必須以提案文件的方式，經主管呈交總部。如果事情緊急，允許直接以非文件形式請示，但事后必須盡快撰寫請示提案文件上報。6、請示提案文件的內容包括標題、正文、理由、說明和附錄。提案文件應一式多份，分送有關部門如業務部、總經理和財務部等等。7、請示提案文件必須編號，注明起草者或請示者，所屬分支機構及部門，并簽名蓋章。8、請示審批內容一旦被上級認可并做出決定，則以請示提案書（副本）替代批復返回，并請示部門予以執行。9、請示提12、案原則上由各級辦公室保管。（六）公文歸檔1、公文辦理完畢后，應當將公文原件交檔案室整理（立卷）、歸檔，電子版文件需及時交檔案室存檔。2、個人不得保存應當歸檔的公文。3、歸檔范圍內的公文根據其相互聯系、特征和保存價值等整理（立卷），要保證歸檔公文齊全、完整，能正確反映本單位的主要工作情況，便于保管和利用。4、聯合辦理的公文，原件由主辦單位整理（立卷）、歸檔，其他單位保存復制或其他形式的公文副本。五、附則（一）本辦法自頒布之日起執行；（二）本辦法由綜合管理部負責制定、解釋并實施。附件4件：1、公司紅頭文件請示 2、公司紅頭文件通知 3、公司非紅頭文件（一） 4、公司非紅頭文件（二） 附錄1：公司紅13、頭文件（上行文：請示）小標宋 石化有限責任公司文件石字10號阿拉伯數字居中3號仿宋加黑 宋體二號空2行頂格關于的請示空1行：3號仿宋（每行排28字，每頁排22行）。 。全角冒號不加標點符號號附件：1.空2字2.黑體3號空4字（石化有限責任公司）二一二年月日日期大寫居左空2字空2行3號仿宋（聯系人：，電話：）空1字逗號隔開3號小標宋全角冒號3號黑體主題詞：句號抄送：，。空一字石化有限責任公司 年月日印發 3號仿宋校對： （共印 份）空1字 附件2公司紅頭文件小標宋（下行文：通知）石化有限責任公司文件石字10號居中阿拉伯數字3號仿宋加黑 宋體二號空2行關于的通知頂格空1行3號仿宋（每頁排22行，每14、行28字）：空2字全角冒號。 不加標點符號空一行附件：1.3號黑體2. 空4字 （石化有限責任公司）二一二年月日 日期大寫3號小標宋全角冒號逗號隔開空1字3號黑體空一字句號主題詞：抄送：，。 石化有限責任綜合管理部 年月日印發空1字校對： （共印 份）注：主題詞及以下部分應視文件的需要排版，應排在公司印鑒和日期下面，一般空行即可；主題詞及以下部分在排版格式上上行文與下行文基本相同。117mm空一格附件3公司非紅頭文件（一）（常規通知格式）標題字體宋體二號字，居中通 知石（行）010石：公司簡稱（行）：行政部；：年份；010：發文順序號頂格關于XXXXX的通知 空1行X X X X X X X：15、X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X。X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X XX X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X。X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X。 正文字體仿宋三號特此通知！空4字 石化有限責任公司 綜合管理部日期大寫 二一二年十月十日117mm空16、一格附件4公司非紅頭文件（二）主標題較長時換行要在詞組的完整處，主標題為二號方正宋體居中（情況反映/工作匯報格式）標題字體宋體二號字，居中XXXX情況反映/工作匯報主送單位和主標題之間距空一行或姓名或職務三號楷體頂格（二0一二年十月十日）（空一行）主送單位/主送領導： 正文為三號仿宋，首行兩格。一、 一級標題為三號黑體空兩格（換行后邊無句號）（一）二級標題為三號楷體加黑空兩格。正文段落過長時，要分清層次，可設立三級標記，舉例如下：一是三級標題字體為仿宋加黑。正文。二是層次清晰。正文。三是通常劃分為三個以上的層析。正文。（二）二級標題楷體加黑空兩格。小標題還可以采用序列編碼標示: 1.字體為三號仿宋加黑空兩格。 （1）第四級以下均為三號仿宋，與正文同。 A、第五級標示空兩格。 a、如有第六級表示空兩格。如需落款空兩行偏右側日期大寫