科技公司文件歸檔管理制度責任制復制借閱22頁.doc
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上傳人:職z****i
編號:1103562
2024-09-07
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1、科技公司文件歸檔管理制度(責任制、復制、借閱)編 制: 審 核: 批 準: 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制: 審 核: 批 準: 版 本 號: 檔案工作崗位責任制一、 分管檔案工作的局領導職責1、 組織全局性的宣傳、貫徹、執行中華人民共和國檔案法和上級關于檔案工作的各項方針政策的活動。2、 加強對局檔案工作的領導,將檔案工作納入局的整體發展計劃,列入局議事日程,督促分管部門按上級和局檔案部門要求做好應做的工作。3、 關心檔案工作和檔案室的建設與發展,從人力、物力、財力上給予支持,及時解決工作中的重大問題和困難,改善工作條件,使檔案工作與局各項工作協調發展。二、 局檔案員職責1、貫2、徹實施檔案法等檔案工作的法律、法規,建立健全檔案管理制度。2、對各有關處室形成的各種材料的收集、整理、立卷和歸檔進行監督和指導。3、負責收集出國考察人員應當歸檔的有關材料和照片,收集領導同志外出開會的發言材料和帶回的帶有密級的材料。4、負責管理全局各種門類和載體的檔案,維護檔案的完整、準確與安全,并為本單位各項工作的需要提供服務。5、按時向上級主管部門報送檔案工作統計材料。6、按規定向檔案館移交應進館的檔案。三、 分管檔案工作的各處(室)領導職責1、 配備具有較好政治業務素質的專(兼)職檔案人員,并保持相對穩定。2、 將檔案工作納入本單位的議事日程(每半年研究一次檔案工作),幫助專(兼)職檔案3、人員解決工作中的實際困難。3、 組織本單位人員學習檔案法規,執行局檔案工作的規章制度。4、 疏通渠道,嚴格制度,督促有關人員注意平時各類文件材料的形成積累,積極配合專(兼)職檔案人員的歸檔工作 。5、 協同檔案室監督、檢查本單位文件材料預立卷、整理組卷、歸檔驗收及檔案鑒定工作。6、 負責檢查本單位專(兼)職檔案人員履行檔案崗位職責情況。四、 各處、室專(兼)職檔案人員職責1、 堅持平時整理。根據本單位不同種類文件材料的形成特征,制定案卷類目,合理分類存放,便于利用和歸檔。2、 負責本單位文件材料的形成、積累、保管和整理歸檔工作,保證歸檔文件材料完整、準確、系統。3、 歸檔案卷做到組卷合理,頁號4、編寫準確,案卷目錄清楚,案卷標題簡明扼要。4、 保管好本部門應歸檔的案卷,注意文件材料的安全和保密。5、 主動接收局檔案員的業務指導和督促檢查,按規定時間向檔案室移交。6、 積極參加業務學習,不斷提高檔案工作水平。7、 按檔案室要求對檔案進行分類、整理、編目,并編制檢索工具。8、 按歸檔時間向檔案室提供檔案目錄和統計年報表。文件、材料收集歸檔制度 一、收集歸檔范圍 本機關在各項工作中形成的具有保存價值的,或者上級和下級送來的與本機關關系很密切的文件材料(包括公文、電報簿冊、書信、會議、電話記錄、圖紙、登記表、報表、名冊、獎品、照片、錄音帶、錄像帶等,下同)都屬收集歸檔范圍,應按規定的范圍、時間5、和要求交本部門資料員或綜合檔案室歸檔。 (一)本級文件 1、各種代表會議、工作會議、專業會議、各級干部會議的會議記錄、會議紀要。 2、工作計劃、規定、方案、安排、總結、小結、匯報、簡報、通報、通知。 3、各種綜合的或專題的調查、檢查、考察等報告。 4、向上級請示,與其他單位的來往文書,對下級的指示、批復、通知。 5、各項決定、決議、規定、標準、規范、條例、辦法、制度、守則、要求。 6、各級領導的報告、講話、發言稿或提綱、記錄。 7、反映生產、基建、科研設備、工藝情況底圖、藍圖及文字材料。 8、各種報表、名冊、登記表、簿冊、數據、憑證。 9、反映本機關、本地區重要活動的照片、錄音帶、錄像帶。 16、0、電報、重要電話記錄、機關工作日記。 11、年鑒、大事記、基礎數字匯編、基本情況綜合。 12、本機關制發的獎狀、獎證、獎章、獎旗、獎品。 13、有關房產、財產、物資、檔案、債權、捐贈等的憑證,發放各種證明、證件存根。 14、已故人員資料。 15、重要的人民來信及處理材料。 16、本機關編輯、出版的書刊、資料樣板。 17、本機關(包括上報和下批)干部任免、呈批表、調配培訓、專業技術職務評定、聘任、黨、團干部名冊、年終統計、報表、干部的錄用、轉正、定級、調資、離休、撫恤等審批表及干部獎懲等文件材料。 (二)上級文件材料 1、上級(包括各部門及派駐本機關的調查組、檢查組、工作組,下同)有關本機關、7、本地區工作或問題的決定、決議、指示、批復及調查、檢查、經驗材料。 2、各級領導同志、國際友人、人民代表、政協委員視察本機關、本地區時的指示、講話、題詞、照片、錄音、錄像。 3、上級發給本機關的獎狀、獎冊、獎章、獎旗、獎品。 4、上級報刊刊載有關本機關、本地區情況的文章。 (三)同級文件材料 1、有關單位與本機關聯合召開會議,共同進行工作,協作查處案件或問題共同署名的文件材料。 2、有關單位與本機關簽訂的合同、合約、協議。 3、有關單位與本機關涉及比較重要的工作或問題的來往文書。 4、有關單位發來的重要的、需要執行的方針、政策性文件。 (四)下級文件材料 1、年季度工作總結、重要的專題工作總結。8、 2、重要的調查報告、檢查報告、典型材料,比較重要的工作經驗、重要的請示、法規性的備案文件。 3、重要的名冊、登記表。 4、大事記、基本情況匯編、基礎數字匯編。 二、歸檔份數 文書檔案一式兩份,其中正文和簽發稿各一份作存檔用,一份作文件匯編用。 三、歸檔時間和方法 (一)凡經過打字室打印的文件,打印好后由打字員收集,交文書檔案員歸檔。 (二)凡各部門發出的文件,由各部門辦公室的有關人員收集,交由綜合檔案室歸檔。 (三)一項工作已完成時(包括一項已完成或一個會議已結束,一個問題已解決,一件案件已處理等),由各部門辦公室的有關人員,將進行該項工作形成的全部文件材料,系統整理后送交綜合檔案室歸檔。 9、(四)外出開會、考察、學習、參觀形成或帶回應歸檔的文件材料,在該項活動結束時交由文書檔案員歸檔。 (五)年度工作總結、各種年報、黨員、干部名冊,應于翌年一月底前交文書檔案歸檔。 (六)每年的二月底前進行一次全面、徹底的歸檔,各部門要把上一年應歸檔而未歸檔的全部文件材料移交綜合檔案室歸檔。 四、歸檔要求 (一)應歸檔的文件、材料應由各辦線資料員收集全齊。 (二)正文與底稿(簽發稿)主件或附件、請示與批復、來文與復文一起歸檔。 (三)歸檔文件材料注意:檢查應蓋公章是否蓋了,文件沒有標題應加上標題,內容、摘要、文件沒有標明日期的要標上日期。 (四)歸檔的文件材料應是原稿原件,不得用復制件。 (五)歸10、檔的照片、錄音帶、錄像帶要一一寫上文字說明。 (六)凡是歸檔的文件材料必須經過初步整理,把同一具體問題的文件材料集中在一起,按文件的先后形成排列好。 檔案鑒定制度、檔案鑒定工作,是甄別和判定檔案的價值,并據以確定檔案“存毀”的工作。、檔案鑒定工作,是一項科學性很強的工作,必須堅持全面觀點、堅持歷史觀點、堅持發展觀點。、檔案鑒定,必須按照黨和國家制定的鑒定工作原則和鑒定標準進行。、檔案鑒定工作,必須有組織、有領導地進行,一般應有領導、專業人員和有關單位代表參加的鑒定小組負責進行。、凡是經過認真的鑒定,判定為保存或銷毀的檔案,必須按照規定的程序,辦好鑒定手續。、檔案鑒定工作,是一項決定檔案命運的工11、作,檔案工作人員必須嚴肅、慎重地對待鑒定工作,嚴格遵守檔案鑒定工作制度。檔案借閱管理制度 為了加強本單位檔案管理,搞好各門類檔案的提供利用工作,特制定以下制度:1、本單位各部門借閱檔案,必須按照單位制定的各門類檔案借閱管理標準辦理借閱手續。 2、外單位來人查閱本單位檔案,需持單位介紹信并經單位有關部門領導簽字批準,方可查閱,不得抄錄或借出。3、機密、秘密、絕密檔案借閱一律按照檔案安全保密標準中的要求辦理。4、查閱各門類檔案應在閱覽室內進行,不劃道、涂改、折卷、裁剪、拍照、撕毀等。特殊情況需借出的,需經部門負責人 批準,但借出時間不得超過一周,不得轉借他人。需繼續使用者要辦續借手續,確保檔案的完12、整與安全。5、珍貴的實物檔案、重要的照片、底片、縮微膠片等檔案一律不借出。6、凡私自抄錄、攝、描繪、折散、刪刮、撕毀檔案等行為者嚴格按照國家檔案法、保密法予以追究法律現行責任。檔案保密管理制度 一、檔案是國家的寶貴財富,企業各門類檔案本身具有機要性質,因此,檔案部門和工作人員,必須遵守保密制度,履行保密手續,嚴格遵守保密十條原則,確保檔案的安全。二、凡是利用檔案,必須經檔案人員提供,任何人不得直接動用。 三、借閱檔案必須嚴格按照檔案借閱制度辦理手續,限期使用,按期返還,返還檔案要認真檢查核對,發現問題及時追查。 四、利用絕密、機密檔案以及引進技術資料、科研成果、發明創造、專利、新產品、新工藝等13、技術文件材料,須嚴格履行審批手續,未經批準的,嚴禁提供利用。 五、外單位查閱檔案,需持介紹信經公司領導和主管部門批準。復制檔案和外供圖紙和技術文件,統一由公司檔案信息中心嚴格按照審批手續提供,任何單位和個人一律無權外供。對于擅自向外轉借、提供圖紙資料和技術文件等檔案材料者,必須追查責任,對于嚴重損害國家和我公司利益者,要依法追查刑事責任。六、停產或已生產完畢的產品圖紙和技術文件材料以及其他經鑒定審批擬銷毀的檔案資料,統一按公司下文件由公司檔案信息中心組織回收,統一銷毀,其他任何單位和個人一律無權處理或自行銷毀。 七、發現有關泄密事件,應立即報告,及時追查。 八、不允許傳抄、自行翻印機密文件和帶14、密級的檔案材料。 九、不允許將機密文件帶回家中和到領導辦公室隨意翻閱文件。嚴禁攜帶機密文件、檔案資料游覽、參觀、探親、訪友,出入公共場所。 十、單位領導和保密小組要定期檢查保密工作,總結經驗,堵塞漏洞嚴防失密、泄密發生。檔案復制制度1、本單位工因工作需要復制一般文件材料時要經檔案室審批;本單位工復制本職工作范圍以外的檔案,需經有關業務部門負責人同意;復制機密檔案材料(局會議記錄等)須經局檔案員和分管檔案工作的局領導審批后方可復制。 2、外單位一般不予復制,確因工作需要應持單位介紹信,經檔案員同意方可復制。3、 復制后要及時進行登記。檔案統計制度、檔案統計工作是以檔案工作中大量的現象為對象,以表15、格、數字的形式揭示檔案和檔案工作中諸現象的現狀、發展過程及其一般規律性的工作。、統計作用。檔案統計工作,為制定檔案工作的方針、政策,編制檔案事業發展規劃,開展檔案科學研究,進行定性分析與定量分析,提供科學的依據。、統計內容。對檔案的收進、移出、整理、鑒定、保管數量和狀況,以及檔案的構成、利用、機構和人員等情況的基本統計和其他專門統計。、統計任務。對檔案和檔案工作的發展情況進行統計調查、統計分析、提供資料,實行統計監督。、統計對象。對檔案實體及其管理狀況的統計和檔案事業的組織與管理現狀的統計。、統計方法。檔案統計工作,必須把零星的個別的原始資料,進行綜合整理,使之成為能反映整體現象的資料,再進行16、分析和研究,總結出典型性的經驗教訓,以提高檔案的科學管理水平。、按期統計。平時必須積極收集資料,做好單項的統計;半年必須做好各項工作的初步統計;年終必須進行全面的系統的統計。、專人統計。配備統計人員,熟悉統計業務;掌握統計資料,數字統計連貫;準確統計數字,按時統計上報。 檔案庫房管理制度、檔案保管工作,是采用一定的技術設備、措施和方法,對檔案實行科學保管和保護,防治檔案損毀,延長檔案壽命,維護檔案安全。、按專業類項進行保管,做到檔案存放條理化、排列系統化、保管科學化,以利于檔案的保護管理。、堅持以防為主、防治結合方針,切實做好檔案“十防”(即防盜、防水、防火、防潮、防塵、防鼠、防蟲、防高溫、防17、強光、防泄密)工作,確保檔案完整安全。、加強庫房基礎設施建設,逐步購置先進設備,改善庫房管理條件;引用先進科學技術,實行科學管理。、庫房要保持溫度在攝氏,相對濕度在之內;保持清潔干凈,做到無塵、無蟲、無鼠、無有害氣體污染。、庫房管理人員要做到天天打掃衛生,每天上下班各檢查一次溫濕度,每月清理二次檔案柜衛生,發現有字跡褪變和紙張破損的案卷,及時進行搶救。、接交進館的檔案,要認真清點,履行簽字接交手續;檔案外借,要認真清點,履行批準手續,并保證按期歸還;非工作人員不得進庫房,以防意外;在庫房里不準吸煙。檔案銷毀制度、檔案的銷毀,是指對沒有保存價值的不歸檔文件和保管期限已滿無須繼續保存的檔案進行銷毀18、處理。、檔案銷毀,必須按照國家規定檔案銷毀的標準,嚴格進行鑒定。、經過鑒定確需銷毀的檔案,必須寫出銷毀檔案內容分析報告,列出檔案銷毀清冊。、檔案銷毀,必須嚴格執行審批制度,履行批準手續。、批準銷毀的檔案,應及時送造紙廠化為紙漿或焚毀,且要有兩人鑒銷;銷毀完畢,鑒銷人要在銷毀清冊上寫明某曰已銷毀并簽名蓋章。、檔案的銷毀,必須在相應的案卷目錄、檔案總登記簿和案卷目錄登記簿上注明“已銷毀”。 企業檔案管理制度 第一章 總則 第一條為了加強公司系統的檔案管理,實現檔案管理的規范化、制度化、更好地為 公司各項工作服務,根據中華人民共和國檔案法和(總公司辦公制度有關規定,結合公司實際情況,特制定本辦法。第19、二條凡總公司各部門、專業公司(下稱各單位)在工作活動中形成的,具有查考利用價值的文件材料,必須按規定定期向總公司機要檔案室移交,集中管理,任何單位和個人不得據為已有。 第三條各單位的領導應重視本單位文件資料的管理和文書立卷工作,配備專職或兼職人員負責此項工作。第四條 公司系統的文書立卷工作和檔案管理工作由總公司辦公室負責監督和指導。第二章 歸檔范圍 第五條凡是反映公司工作活動、具有查考利用價值的文件材料(公文、電報、傳真、圖表、書信、報刊、錄音、錄像、盤片J員片等)均屬歸檔范圍。第六條上級機關文件材料應歸檔的有。 (一)上級機關頒發的需要公司貫徹執行的文件材料; (二)黨和國家領導人及上級機關20、有關領導視察、檢查公司工作時的重要指示、講話。題詞、照片和有特殊保存價值的錄音、錄像等聲像材料及登載相關內容的報刊。 (三)代上級機關草擬并被采用為文件的定稿和印本。 (四)其他文件材料。 第七條公司文件材料應歸檔的有。 (一)公司頒發的(包括轉發及其他單位聯合頒發的)各種正式文件的簽發稿、印本、重要文件的修改稿。 (二)公司的請求與上級機關的批復文件,各部門、各專業公司、各子公司及其他各所屬企業的請求與本公司的批復文件; (三)公司及各部門的工作計劃、總結、報告; (四)公司召開的各種會議的全套文件以及會議形成的聲像材料; (五)公司領導公務活動形成的重要文件、電報、電話記錄,從外單位帶回的21、與公司有關的文件材料; (六)公司領導或各部門有關負責人代表公司對電視臺、廣播電臺及報刊記者的新聞發布稿和聲像材料、撰寫專題文章及在外單位重要講話的稿本; (七)反映公司經營和管理的專業文件材料,如實業投資項目、房地產開發、貿易、證券、信貸、租賃、世行貸款、轉貸等業務中產生的各種文件、資料、合同、樣票等; (八)公司或公司匯總的統計報表和統計分析資料(包括計算機盤片等); (九)公司及各部門、各專業公司成立、啟用印章及其組織機構、人員編制等文件材料; (十)公司及各部門、各專業公司制定的規章制度等; (十一)公司的歷史沿革(包括公司簡介)、大事記、年鑒,反映公司重要活動、事件的剪報、聲像材料,22、榮譽獎勵證書,有紀念意義和憑證性的實物及展覽照片、錄音、錄像等文件材料; (十二)公司編印的公司要聞、簡報等刊物的定稿和印本,編輯出版物的定稿、樣本; (十三)公司及各部門、各專業公司干部任免、調配、培訓、專業技術職務評定、職工的錄用、轉正、定級、調資退職、退休、醫療、扶恤、死亡、獎懲等工作形成的文件材料; (十四)公司干部、工人、黨員、團員名冊、報表; (十五)公司干部、工人轉移工資、行政、黨、團關系的介紹信存根; (十六)公司外事活動中形成的請示、報告、計劃、考察總結、重要簡報、會議紀要、會談記錄、聲像材料、有參考價值的材料、互贈禮品清單、工作來往文件等; (十六)公司解決法律糾紛問題形成23、的文件材料; (十八)公司或部門、專業公司與有關單位簽訂的各種合同、協議書等文件材料; (十九)公司固定資產登記,財產,物資、檔案等移交憑證; (二十)公司購置大型設備和基建工作中形成的憑證、協議合同、圖紙文件材料。第八條同級機關和非隸屬機關文件材料應歸檔的有: (一)同級機關和非隸屬機關頒發的非本公司經營范圍但需要執行的法規性文件; (二)有關業務機關檢查本公司工作形成的重要文件; (三)同級機關和非隸屬機關與本公司聯系、協商工作的來往文件。第三章 立卷歸檔要求第九條公司各單位應在每年3月底以前將上年度辦理完畢、需歸檔的文件材料整理、立卷,向總公司辦公室移交。 第十條各單位必須嚴格遵守歸檔制24、度,不得無故延期或不交應歸檔的文件材料,如有些材料還需使用,也應先按立卷歸檔后再辦理借閱手續。第十一條各單位向總公司辦公室移交檔案時,要嚴格履行移交手續。 第十二條歸檔案卷的總要求是:遵循文件材料的形成規律和特點,保持文件之間的有機聯系,區別不同價值,便于保管和利用。具體應做到下述幾點: (一)歸檔的文件材料種類、份數以及每份文件的頁數均應齊全完整。歸檔的項目檔案應包括如下文件:項目建議書、可行性研究報告、立項批復、項目評估報告、批準項目文件、協議、合同、營業執照(復印件)、章程、項目人員任兔文件,有關項目業務的各種意向書、紀要、備忘錄、電話記錄、請示、報告、批復及其它有關項目業務的音像制品、25、計算機盤片等。 (二)在歸檔的文件材料中,應將每份文件的正件與附件、印件與定稿、請示與批復、轉發文件與原件、多種文字形成的同一文件立在一起,不得分開;文電應全在一立卷。 (三)卷內文件材料應區別不同情況進行排列,密不可分的文件材料應依序排列在一起,即批復在前,請示在后;正件在前,附件在后;印件在前,定稿在后; (四)卷內文件材料應按排列順序依次編寫頁號或件號。裝訂的案卷,應統一在有文字的每頁材料正面的右上角、背面的左上角填寫頁號;不裝訂的案卷,應在卷內每份文件材料的右上方編號,圖表和聲像材料等也應在圖表上或聲像材料的背面編號。 (五)永久、長期和短期案卷必須按規定的格式逐件填寫卷內文件目錄,對26、文件材料的題名不要隨意更改和簡化;沒有題名應擬寫題名,有的雖有題名無實質內容的也應重新擬寫:沒有責任者、年、月、日的文件材料要考證清楚,填入有關項內;卷內文件目錄放在卷目。 (六)聲像材料應用文字標出攝像或錄音的對象、時間、地點、中心內容和責任者。 (七)本公司各部門及各專業公司立卷所需的案卷封皮、卷內文件目錄表由總公司辦公室統一發給。第四章 檔案保管期限第十三條文書檔案的保管期限定為永久、長期和短期三種。長期為十六至五十年左右,短期為十五年以下,三年以上。第十四條確定公司檔案保管期限的原則 (一)凡是反映公司主要職能活動和基本歷史面貌的,對本公司有長遠利用價值的檔案,列為永久保管。 (二)凡27、是反映公司一般活動,在較長期時間內對公司工作有查考利用價值的文件材料,列為長期保管。 (三)凡是在較短時間內對公司有參考價值的文件材料,列為短期保管。第五章 檔案的鑒定與銷毀第十五條公司辦公室秘書處對所保存的檔案定期進行鑒定,對于保存期限已滿的檔案材料,按規定進行銷毀。第十六條檔案鑒定工作由辦公室主持,有關部門參加,組成檔案鑒定小組,對被鑒定的檔案進行逐件審查,提出存毀意見。第十七條檔案材料鑒定小組審定,并經公司有關領導批準后,方可銷毀。第十八條銷毀檔案材料,要由二人以上并在指定地點進行監銷,監銷人要在銷毀清冊上簽字。第六章 檔案的借閱第十九條公司各部門因工作需要,借閱本部門的業務檔案需經本部28、門領導批準,然后到公司辦公室秘書處機要室填寫檔案借閱單,方可借閱。第二十條公司各部門借閱非本部門的業務檔案須經檔案所屬部門同意或公司領導批準。第二十一條借閱檔案必須嚴格履行登記手續,歸還的檔案要進行檢查、清點,并在登記薄上注銷。第二十二條借閱檔案的同志,不得泄密、涂改、折散、轉借復印和攜帶檔案外出,如有特殊情況需要轉借或攜帶檔案外出時,須經辦公室主任批準。第二十三條借閱的檔案用完后,應及時歸還,借用時間一般不得超過十天。第二十四條借閱人對檔案要妥善保管,不得遺失,如有遺失,按本制度第七章第三十一條進行處罰。 第二十五條凡借閱的檔案、文件一律不得私自復印,如工作需要,應按公司有關保密規定辦理。第29、七章 罰則 第二十六條公司各單位凡違反制度第三章第九條,無故延期或不交應歸檔的文件材料的,一經發現,限期上交,經催交仍拖延不交的,除責令其文件負責人和單位領導寫出書面檢查外,各罰款100元500元,并予以通報批評。第二十七條公司各單位凡違反制度第六章第十四條,泄露秘密,按公司保密工作條例)進行處理。對涂改、拆散或未經辦公室領導批準轉借、復印或攜帶檔案外出的;視具體情況,對其單位領導和當事人各罰款500元1000元,并予以通報批評。第二十八條公司各單位凡違反本制度第六章第二十五條,不按借閱期限歸還的,限期歸還并責令其當事人寫出書面檢查。 第二十九條公司各單位凡違反本制度第六章第二十六條,遺失檔案的,應立即報告。因遺失檔案,泄露秘密的,按公司保密工作條例進行處理。第八章 附則第三十條本辦法由總公司辦公室負責解釋。第三十一條各子公司應根據本辦法,結合本單位的實際情況,制定具體實施細則。第三十二公司以往的相關規定與本辦法不一致的,以本辦法為準。