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1、實業公司費用預支與報銷流程管理制度編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: n 各項費用預支（借款）及報銷基本流程 n 費用單據要求1. 為強化公司的財務紀律，規避財務風險，原則上公司一切事項報銷的單據均必須取得合法的憑證，合法性的認定以國家財務、稅務等方面的規定為準；2. 特殊情況下無法開具發票的須開具收款收據，收款收據視為費用報銷的原始單據，必須由收款單位填寫，并加蓋公章方為有效；3. 嚴禁使用白條或其他不合法的憑證，一些特殊情況需要使用替代憑證的，必須經由上級主管批準且出具書面同意書后方可作為報銷單據；4. 車輛過路費2、加油費必須取得正規發票，并在背面注明車號、相關內容；5. 所有報銷單據一律不準涂改，涂改的單據無效。n 費用單據整理要求1. 報銷人在報銷前必須事先整理好各類單據，首先對單據的類別、時間、批次、項目等進行分類，然后按照一定的標準清晰準確的粘帖在報銷單據的后面，并在附件中寫明所附單據的張數；2. 單據數量比較煩雜的要寫出報銷明細清單附在后面；3. 單據分別不清晰，粘帖不規范的財務部門可要求對方改正，不改正的有權予以拒絕受理。n 單據填寫規范1. “報銷單”、“預支/借款單”一律采用碳黑或藍色墨水筆填寫；2. 報銷（預支/借款）內容、數量、單價、金額均應填寫清楚；3. 報銷（預支/借款）金額大、3、小寫必須填寫清楚。n 報銷或單據傳遞時效要求1. 費用單據原則上當月發生當月取得并當月報銷，業務人員有及時催收票據的義務，否則財務部有權拒絕報銷。n 差旅費報銷1. 差旅費報銷參照“差旅報銷管理規定”執行；2. 報銷差旅費時必須附上經批準的“出差計劃申請表”，并且填寫好“差旅報銷單”，方能報銷；n 員工預支/借款管理規定1. 員工借款執行“前款不清，后款不借”的原則；2. 員工借款時，必須填寫“預支/借款單”，報部門負責人審核后送總經理或相關人員審批，財務方可給予辦理預支/借款手續；3. 員工當月借款應于借款日起10天內全額返還，有特殊情況的，必需書面申請延緩還款并進行審批，否則，財務部將先行4、從員工的工資中扣除借款。4. 員工借款不得超過月工資的30%，若有需要可申請預支（不包括私人借款）。一、支付每一筆款項，不論金額大小均應由財務總監會同總經理簽字。 二、無論何種付款，出納都須憑審核后的支付證明單支付，支付證明單應分別由經手人、部門主管、財務總監及總經理簽字。 三、員工借款流程及有關規定1流程：填寫“借款單”交部門主管簽名交財務總監及總經理審批到出納處取款 2一次借支現金2000元（含2000元）以上須提前一天知會財務部。 3“借款單”上須詳細列明借款用途，若借差旅費須向財務部提交“出差申請單”。 4員工須在實際支出后二天內到財務部辦理報賬。報賬后結欠部分金額應在支出得到批準后當5、天補交。 5前次借款未清者，不得再借款。 6借款超過一個月未還的，從當月工資中扣除。第二部分銷售與貨款管理 一、公司的銷售業務采取收付實現制方式，賒銷應采取得總經理的書面同意，并由直接責任人追回賒銷款。超過規定時間末追回賒銷款的，對直接責任人處以未追回賒銷款的 2%的罰金。（與部門規定發生出入時，以部門規定為準） 二、部門根據經營目標和市場預測，編制銷售計劃。 三、銷售部門負責制訂價格目錄或定價辦法及退貨、折扣、折讓等問題的處理規定，由財務部門進行審核監督。 第三部分購貨與付款管理 一、購貨由行政部統一辦理，其他部門未經授權不得兼辦。購貨與付款業務一般請按以下程序辦理：訂貨付款 到貨驗收。 二6、行政部須與供貨商簽訂購銷合同，合同要條款清楚、責任明確、內容全面，做到按合同承付貨款有據，拒付有理。 三、購貨付款手續由產品部門按規定到財務部門辦理。原則上財務部只能在采購訂貨單、驗收單、發票無誤的情況下付款。對于先付款后收發票的情況，應先由經辦人辦理借款手續，待發票到后至財務部辦理核銷手續。第四部分固定資產的管理 一、實行行政部門、使用部門和財務部綜合核算管理的分工負責制。 1財產行政部門-負責固定資產登記管理、購置、處置和報廢。 2財產使用部門-負責固定資產的合理使用，并對財產的安全性負責。 3財產核算部門-為公司財務部，負責固定資產的核算，不定期對資產進行盤點。第五部分各項費用支出標準7、及報銷程序A.各項費用支出標準一、辦公費 辦公用品由行政部統一購買、發放。各部門于每月 25日前將本部門需領用的辦公品清單交行政部。二、差旅費 出差申請程序1部門主管級（含部門主管）以下人員出差必須填寫“出差申請單”，“出差申請單”須取得直接管理層的批準。 2員工出差歸來應及時到行政部銷假，財務部以此作為出差補助的核算標準。 差旅費標準1.出差費用標準：（報銷時采取標準限額內憑票據實報實銷的制度） (2)交通費用標準 a. 公司職員出差乘坐車、船、飛機的等標準則按實際情況需求而定。b.市內交通費在陪同客戶、攜帶貨物或急趕時間可以乘坐的士。 (3)伙食費用標準惠州本市： 15元 其他城市： 暫未8、定 三、業務招待費用 1嚴格控制業務招待費用，部門主管以下職員不容許發生業務招待費。業務招待費支出前，須填制“業務招待費申請單”，經主管，總經理簽字后交財務部（廣告部、編輯部、公關部依其部門制度辦事）。招待所發生的費用應嚴格控制在限額內，無特殊情況超額者，超額部分由個人負擔。 2未附“業務招待費申請單”的業務招待費一律不予報銷（如遇特殊情況必須電話申請）。 B報銷程序及其他規定一、報銷程序填寫“差旅費報銷單”或“費用報銷單” 交部門主管簽名 交行政部審核 交財務總監及總經理審批 到出納處領款。二、領取報銷款時間每周一、二、三、四、五三、關于報銷單據1.員工報銷須取得合法、有效憑證（發票），發票9、上必須加蓋銷貨單位的“財務專用章”、“發票專用章”；所購物品必須在發票上有明確的數量、單價，如發票上未能列明所有數量單價的，必須附上銷貨單位的正式明細單；發票上必須有事項發生的明確日期；任何修改過的發票都不予報銷。 2.報銷人須在發票后簽名，并注明用途。所有憑證必須呈魚鱗狀地整齊粘貼于“報銷單據粘貼單”上。對不合格的報銷單，行政部有權退回要求其重填。 3.“差旅費報銷單”僅用于報銷出差所用食宿費、交通費及出差補助(不包括業務招待費)，其他費用報銷請用“費用報銷單”。n 費用預支（借款）單填寫示范 預 支（借 款）單 借款 預支預支（借款）部門預支（借款）人預支（借款）事由預支（借款）日期還款日期預支（借款）金額 佰 拾 萬 仟 佰 拾 元 角 分千百十萬千百十元角分董事長審批總經辦財務部行政部部門主管預支（借款）人n 一般報銷單據填寫示范報 銷 單 據 粘 貼 單日期： 年 月 日部門報銷人報銷事由批準人：合計金額（大寫）： 佰 拾 萬 仟 佰 拾 元 角 分合計金額（小寫）： 元附單： 張其中汽車票火車票飛機票旅住宿票其他補貼