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1、貿易股份公司文件收發(fā)管理制度與程序編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: XX貿易股份有限公司文件收發(fā)管理制度與程序生效日期：XX年3月1日起 草：行 政 部修改/版次：0/1文件編號：批 準：一、 本公司發(fā)文，統(tǒng)一編號為XX+區(qū)域地名首字+公司經(jīng)營類別即安貝適。二、 文件類型用英文字母編號 各種鬼行政制定、操作程序，統(tǒng)一編號為A。 通告通知，統(tǒng)一編號為E。 會議紀要，統(tǒng)一編號為C。 備忘錄，統(tǒng)一編號為D。 對外發(fā)文，不設英文字母編號。注：文件順序號以文件類型分別編號，質量管理制度及財務管理制度順序號專門由質管部和財務部編2、排。三、 部門代字編號 行政類：行 ，例如，安貝適E行字2010001號。 人力資源類：人 ，例如，安貝適E人字2010002號。 財務類：財 ，例如，安貝適E財字2010003號。 業(yè)務類（包括采購、銷售、商業(yè)、市場、藥店、綜合、投標）：業(yè) ，例如，安貝適E業(yè)字2010004號。 儲運類：儲 ，例如，安貝適E儲字2010005號。 質管類：質 ，例如，安貝適E質字2010006號。 信息類：信 ，例如，安貝適E信字2010007號。 對外發(fā)文：司 ，例如，安貝適司字2010008號。四、 文件的編號方式五、 公司文件編號方式為：公司類型+文件類型+部門代字+字+年號+順序號， 例如，安貝適A3、行字2010001號。六、 文件的編號方式1、 頁面設置：A4紙、上邊距2cm、下邊距2.5cm、左邊距3cm、右邊距2.5cm，統(tǒng)一于左側裝訂。2、 正文設置：標題字體采用仿宋-GE2312，小三號字，上下左右居中，加粗；內容采用字體，小四號字，1.5倍行間距，每行字數(shù)為40字，磅數(shù)11磅；每頁設置45行，磅數(shù)15.6磅。正文中涉及表格、圖片跨頁的，須另起一頁排版。3、 規(guī)章制度、操作程序文件的版頭格式：XX貿易股份有限公司文件管理制度與程序生效日期：起 草：修改/版次：文件編號：批 準：4、 通知版頭格式為：XX貿易股份有限公司文件編號： XXX通知 文。 XX貿易股份有限公司 XXXX年4、XX月XX日主題詞：XX XX 通知 主送：報送：5、 會議紀要版頭格式為：XX貿易股份有限公司關于XXXX事項的會議紀要文件編號：C會議時間：會議地點：參會人員：會議記錄： 6、 備忘錄格式為：XX貿易股份有限公司關于XXXX事項的備忘錄文件編號：D致：自：日期：抄送：主題： （正文） 此致落款 XXXX年XX月XX日7、 對外發(fā)文格式為：XX貿易股份有限公司文件編號： 標 題 文。XX貿易股份有限公司 XXXX年XX月XX日主題詞：XX XX 通知 主送：報送：七、 文件的收發(fā)規(guī)定 公司文件的發(fā)文由相關部門起草，未涉及跨部門事項的文件，按歸口管理，由部門經(jīng)理及分管領導審核后，呈交總經(jīng)理審閱5、批準之后生效；涉及跨部門事項的文件，發(fā)文部門起草后，應先征求相關部門意見，并經(jīng)相關分管領導審核后，呈交總經(jīng)理審閱批準后生效。 行政部門設立專門人員對公司文號及發(fā)文格式進行管理。批準生效之后的文件原件及電子文檔備份由行政部存檔，并由行政部統(tǒng)一編制文號，修訂格式后將電子文檔或書面文檔發(fā)相關部門，并保存發(fā)文記錄。關鍵文件的發(fā)文，須打印并交部門負責人書面簽收。相關發(fā)文須抄送股份公司行政部備案。八、 文件的修改 公司文件若需修改，由相關部門提出書面意見，經(jīng)相關領導審閱批準后，由行政部按規(guī)范進行修改。 在“修改/版次”一欄中填寫修改次數(shù)/修改版次，現(xiàn)階段的公司發(fā)文統(tǒng)一為第一版，修改次數(shù)為零。 修改之后的文6、件經(jīng)行政部統(tǒng)一以電子文檔或書面發(fā)往相關部門。關鍵文件的修訂版，須打印并交部門負責人書面簽收，無保留價值的原書面文件需送還行政部，由行政部統(tǒng)一銷毀。九、 文件的傳達、培訓與推行1、 發(fā)文部門應會同行政部門確保文件傳送到位。涉及公司新制度、新操作流程、新會議決議等內容的文件，相關部門收到相關發(fā)文后，必須對本部門人員進行培訓。2、 培訓的形式可以多樣化，各部門可以自行安排時間和形式。培訓結束會，部門經(jīng)理須讓參訓員工簽名確認已參加培訓，并將參訓員工的簽名確認記錄送交行政部保存。3、 下發(fā)的文件事項如需要跨部門協(xié)作，由發(fā)文部門經(jīng)理與其它部門進行協(xié)商，制定培訓計劃送交行政部。4、 文件編制部門及行政部門可對相關文件的推行和執(zhí)行進行抽查，若發(fā)現(xiàn)未按文件要求執(zhí)行等情況，應上報有關領導進行處理，文件推行不力而產(chǎn)生的后果由執(zhí)行部門負責。