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1、鐵路運(yùn)輸公司總部各項(xiàng)專(zhuān)題會(huì)議管理制度編 制： 審 核： 批 準(zhǔn)： 版 本 號(hào): ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準(zhǔn)： 版 本 號(hào): 第一章 總則第一條 為了確保公司總部各項(xiàng)會(huì)議的順利進(jìn)行，做到組織嚴(yán)密有序，服務(wù)熱情周到，安全，保密，特制定本管理制度。第二條 本制度適用于xx實(shí)業(yè)股份有限公司各項(xiàng)專(zhuān)題會(huì)議。第三條 會(huì)務(wù)管理的原則：1. 組織嚴(yán)密有序。會(huì)議的各項(xiàng)活動(dòng)有條不紊，各相關(guān)部門(mén)配合默契，有領(lǐng)導(dǎo)、有組織。2. 服務(wù)熱情周到。會(huì)務(wù)工作是服務(wù)工作，應(yīng)無(wú)微不至。3. 安全。確保與會(huì)人員的人身、財(cái)產(chǎn)安全。4. 保密。要保守會(huì)議機(jī)密。第二章 職責(zé)分工第四條 公司辦公室負(fù)責(zé)公司各種會(huì)議的組2、織、協(xié)調(diào)工作，大型會(huì)議可根據(jù)需要臨時(shí)抽調(diào)各部室相關(guān)人員組成會(huì)務(wù)組。第五條 提議召開(kāi)會(huì)議的部門(mén)，經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)審批后，及時(shí)將會(huì)議內(nèi)容及相關(guān)會(huì)務(wù)需要報(bào)公司辦公室，以保證有充足時(shí)間準(zhǔn)備。第六條 各部門(mén)參與協(xié)辦，并根據(jù)會(huì)議內(nèi)容需要提供相關(guān)材料和有關(guān)事宜。提議召開(kāi)會(huì)議的部門(mén)及相關(guān)負(fù)責(zé)人提前3天將有關(guān)會(huì)議材料報(bào)辦公室。形成的會(huì)議決議，有涉及到職能部門(mén)主管業(yè)務(wù)領(lǐng)域的內(nèi)容，會(huì)后由該部門(mén)負(fù)責(zé)落實(shí)、督辦，并及時(shí)上報(bào)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)或辦公室。第三章 會(huì)前準(zhǔn)備工作第七條 會(huì)議材料準(zhǔn)備，會(huì)議材料一般包括：1. 會(huì)議工作報(bào)告；2. 開(kāi)幕詞，閉幕詞或總結(jié)報(bào)告；3. 會(huì)議主持詞；4. 會(huì)議決定，決議草案。第八條 制定會(huì)務(wù)工作方案，會(huì)務(wù)工3、作方案主要內(nèi)容：1. 確定會(huì)議主題；2. 確定參會(huì)人員；3. 擬定會(huì)議議程；4. 提出會(huì)議經(jīng)費(fèi)預(yù)算；5. 視會(huì)議的內(nèi)容，擬定宣傳報(bào)道方案。第九條 安排食宿住房安排要以與會(huì)人員名單為依據(jù)。第十條 會(huì)議編組召開(kāi)大型會(huì)議，為便于分組討論和進(jìn)行小組活動(dòng)，必須實(shí)行與會(huì)人員編組，指定各組召集人和聯(lián)絡(luò)員。第十一條 布置會(huì)場(chǎng)會(huì)場(chǎng)布置包括：會(huì)標(biāo)的書(shū)寫(xiě)，主席臺(tái)的設(shè)置，與會(huì)人員座席的安排，錄音、擴(kuò)音、播音，攝像等設(shè)備的配置以及必要的陳設(shè)，點(diǎn)綴等等。第十二條 擬發(fā)會(huì)議通知會(huì)議內(nèi)容、時(shí)間、地點(diǎn)和與會(huì)人員一經(jīng)確定，就要及時(shí)擬發(fā)簡(jiǎn)明扼要的會(huì)議通知。第十三條 會(huì)前總體檢查會(huì)前檢查，一般采取兩種形成，一種是由領(lǐng)導(dǎo)人聽(tīng)取承辦部門(mén)4、或大會(huì)籌備處負(fù)責(zé)人的匯報(bào)，另一種是到現(xiàn)場(chǎng)實(shí)地檢查。第四章 會(huì)間服務(wù)工作第十四條 會(huì)間服務(wù)工作，是直接地、面對(duì)面地為與會(huì)人員服務(wù)的工作，是保證會(huì)議順利進(jìn)行的重要條件。第十五條 組織報(bào)到和簽到。大型會(huì)議的報(bào)到，一般提前一天在住地設(shè)立報(bào)到處，安排專(zhuān)人接待與會(huì)人員。第十六條 分發(fā)文件、證件。會(huì)議文件資料，凡能提前分發(fā)的盡可能事先裝入文件袋在簽到時(shí)一并發(fā)給每個(gè)與會(huì)人員。第十七條 會(huì)議記錄。會(huì)議規(guī)模不論大小，都要有記錄。并且根據(jù)會(huì)議需要進(jìn)行同期錄音、錄像和攝相工作。 第五章 會(huì)后處理工作第十八條 會(huì)議結(jié)束后，收尾工作要做好，必須善始善終。1. 安排與會(huì)人員返程；2. 整理會(huì)議記錄及相關(guān)影音資料；3. 做好材料歸檔、交接工作；4. 做好經(jīng)費(fèi)報(bào)銷(xiāo)工作；5. 做好會(huì)議形成的決議和會(huì)議精神的傳達(dá)、落實(shí)、督辦以及信息的反饋等工作。第六章 附則第十九條 本制度由辦公室負(fù)責(zé)修改和解釋。第二十條 本制度自發(fā)布之日起實(shí)施。