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1、資訊有限公司額度、預算費用管理制度編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: Xx 資訊xx有限公司費用管理制度第一條 目的。為加強公司費用管理、控制不合理費用開支，提高經濟效益，特制定本制度。第二條 管理方法。公司費用管理通過預算管理、額度管理和行政管理三種方法。除公司特別規(guī)定的項目外，嚴禁先列支，后報銷。所有報銷的原始憑證不得涂改，如有涂改，在報銷時扣除該費用金額。n 管理方法：采用預算管理和額度管理相結合的費用項目有：業(yè)務單位的交際費、運輸費、所有部門的手機費、辦公費。n 管理方法：采用預算管理和行政管理相結合的費用項目2、有：總部職能部門的交際費、所有部門的差旅費、廣告費、其他相對變動費用。n 管理方法：除此之外的相對固定費用采用預算管理。n 對“廣告費”項目公司單獨制定管理制度。1. 預算管理1.1 定義預算管理是指:各職能部門、業(yè)務單位事先向財務部提出下期本部門所有費用的計劃（金額1,000元的大額財產購置、修理、裝璜，需另單獨預算申請），財務部統(tǒng)一報預算委員會或會同相關部門討論、審核，經總經理批準后，確定單位下期費用預算金額。實際費用報銷時，財務部門根據費用預算，準予報銷或另行處理。1.2 具體實施1.2.1 目前公司對所有費用按月預算，之后，將逐步向季度預算、年度預算目標邁進。1.2.2 每月25日前，3、各職能部門、各業(yè)務單位向財務部提交下月的費用預算表，審批核準后的預算在月底前發(fā)回各單位。1.2.3 各職能部門、各業(yè)務單位未能在規(guī)定時間內提交費用預算表，則該部門的費用報支順延一個月。1.2.4 總部由財務部建立統(tǒng)一格式的費用報銷手冊，對報支的費用逐筆登記，并在內部局域網絡上共享，供各部門查詢本部門費用使用情況。1.2.5 總部之外由業(yè)務單位會計自行建立費用報銷手冊，每周一向總部費用會計傳送費用報銷手冊。1.3 超預算部分審批權限1.3.1部門本期費用合計數超預算500元，或單項費用超預算10，由各部門、各業(yè)務單位經理審批。1.3.2部門本期費用合計數超預算2,000元，或單項費用超預算30%4、，總部由胡繼遵審批，南區(qū)由歸海審批，北區(qū)由鐘薇審批。1.3.3部門本期費用合計數超預算2,000元，或單項費用超預算30%，由總經理審批。2. 額度管理2.1 定義額度管理是指：費用在一定的額度范圍內控制使用，額度確定的依據是銷售額、工作職務、員工人數等。2.2 具體實施2.2.1 根據銷售額確定額度的費用項目是交際費、運輸費。交際費超額度本期內不予報銷，運輸費超額度需向總部相關部門提出書面報告，經批準后方可報銷。2.2.2 根據工作職務確定額度的費用項目是手機費。手機費超額度部分不予報銷。2.2.3 根據員工人數確定額度的費用項目是辦公費。辦公費超額度部分本期內不予報銷。3. 行政管理3.15、 定義行政管理是指：費用報銷人在費用產生前，采用口頭或書面的形式向行政領導提出本次費用計劃，經行政領導同意后，產生的費用方能按費用報銷流程到財務部門報銷費用。3.2 具體實施3.2.1 單項費用金額200元必須采用書面申請。無批準的書面申請，在報銷時財務部門作退回處理。3.2.2 行政領導級次：職員部門經理總經辦總經理。3.3 行政管理審批權限3.3.1 單項費用500元，由各部門、各業(yè)務單位經理審批。3.3.2 單項費用2,000元，總部由胡繼遵審批，南區(qū)由歸海審批，北區(qū)由鐘薇審批。3.3.3 單項費用2,000元，由總經理審批。4. 其他變動費用其他變動費用項目是：交通費、車管費、會務費、6、裝修費、傭金、除手機費外的其他通訊費。5. 相對固定費用除上述變動性費用項目外的所有費用均列入相對固定費用，采用預算管理方法。第三條 費用內容及管理分類。管理方法費用項目費用內容預算管理額度管理業(yè)務單位的交際費招待客人的餐費、禮品、娛樂活動、旅游景點門票等手機費因工作需要而實際已支付的手機費辦公費-其他辦公用品日常辦公支出，如購買紙筆、印制名片等運輸費公司承擔的發(fā)貨費、取貨費、送貨費、維修運費等預算管理行政管理職能部門的交際費招待客人的餐費、禮品、娛樂活動、旅游景點門票等差旅費出差的在途車費、住宿費宿、市內交通費、出差生活補貼交通費市內出差、辦事所花費車費車管費車輛花費費用，如：汽油、養(yǎng)路費分7、攤、過橋路費等會務費參加各種會議而單獨列明的費用（費用由總部負擔的除外）裝修費辦公場地、倉庫等的裝修費用傭金支付的代理費用其他通訊費除移動通訊費之外的其他通訊費廣告費支付媒體廣告；宣傳用資料、小禮品、展示攤位費等預算管理除上述變動性費用項目外的所有費用項目均列入相對固定費用第四條 費用報銷單填列規(guī)范。1. 費用報銷單必須用藍、黑水筆書寫，用膠水粘貼附件，不得使訂書針、大頭釘、回形針串別。不符合規(guī)定的，財務部門作退回處理。2. 報銷的原始發(fā)票要求是正規(guī)發(fā)票，確實無法取得，可以采用付款憑單代替，但需寫明原因，且金額不得超過100元。發(fā)票級次：增值稅發(fā)票-普通發(fā)票-正式收據。3. 對其他部門委托辦理8、的事項，費用需由委托部門承擔的，報銷單應由經辦部門填寫，并經委托部門經理簽字確認,無委托部門經理簽字的,費用記入經辦部門賬。4. 報銷單據4.1 使用說明單據名稱使用說明差旅費報銷單差旅費報銷（車、船、飛機票、住宿費等）。支出證明單非差旅費的日常費用的報銷。出差過程中的交際費和手機費補貼也分別單獨填寫支出證明單。原始憑證粘貼單對小票較多，按類別分層次粘貼，附在前2種報銷單后面。借支（暫付）單個人差旅費暫借款。請款單各類貨款和代墊款項的支付，其他金額較大的日常費用支付。4.2 請款單使用注意事項4.2.1 各項貨款的請款必須附加采購合同、入庫單、費用明細清單作為審核依據。4.2.2 辦公場地、倉9、庫等租賃合同必須報財務部備案，作為租賃費支出依據。4.2.3 請款單的審批權限，等同于“二、費用管理方法”中的權限。總部下達的直接支付給供應商的付款通知書除外。4.2.4 請款單的大額日常費用（1,000元）支付，以支票形式為主。第五條 費用報銷的步驟和流程。1. 總部所有報銷的費用均須由總經辦主任胡繼遵審批簽字，其中：業(yè)務部、拓展部、各辦事處的差旅費、交際費還須營管部經理張浩洲審批簽字。2. 步驟2.1 判斷所發(fā)生的費用：有無預算？無預算或超預算，走“超預算部分審批權限”。2.2 判斷所發(fā)生的費用：屬哪種管理方法？2.2.1 如屬“管理方法”判斷是否超額度，若超額度不予報銷。2.2.1 如屬10、“管理方法”判斷是否經過“行政管理”，單項費用金額200元是否有批準的書面申請？3. 流程詳見費用報銷流程附件第六條 借支規(guī)定。1. 公司不開放除差旅費外的其他各種個人借款。2. 個人差旅費借款，需憑批準后的出差申請單進行申請。2.1 個人差旅費借款的審批權限，按“二、管理方法-行政管理”中的“行政領導審批權限”執(zhí)行。2.2 職員差旅費借款，最高限額為1,500元。2.3 部門主管差旅費借款，最高限額為2,500元。第七條 差旅費。差旅費采用預算管理和行政管理兩管理種方法。所謂差旅費的行政管理是指是否填寫出差申請單，并經相應行政級別批準（公司統(tǒng)一組織的出差除外）；產生的費用是否按行政級別審批。11、1. 外埠出差1.1 外埠出差的差旅費是指因公需要，到外埠出差發(fā)生的費用，包括在途交通費、出差生活補貼、住宿費、市內交通費。1.2 出差期間的交際費不列入差旅費報銷單，另行單獨填寫支出證明單，與差旅費同時報銷。若出差期間的交際費，不與差旅費同時報銷，在另行報銷時，財務部門作退回處理。1.3 對不享受手機費月報銷額度100元/月的人員，出差期間的手機費補貼，也另行單獨填寫支出證明單，與差旅費同時報銷。1.4 外埠出差，必須先填出差申請單，根據需要，憑批準后的出差申請單和借支（暫付）單借支差旅費。1.5 出差回公司后，在2個工作日內，持出差申請單，到財務部門辦理報銷手續(xù)，無特殊原因未在2天內報銷差12、旅費的，其差旅費節(jié)約部分不再補貼給出差人，返回公司時間以回程車、船票時間為準。1.6 在途交通費1.6.1 乘火車10小時內可以到達的，原則上不得乘坐飛機和軟臥；乘火車5小時內可到達的，以硬座為準，不得乘坐硬臥。未經批準，超標部分個人自理。1.6.2 在途交通費按路途時間、職務級別的乘坐標準，給予報銷。乘坐火車、長途汽車，符合乘坐臥鋪條件而不買臥鋪的，給予票價的40%補助。1.6.3 在途交通費還包括： 飛機場至賓館的往返出租車費。 機場建設費、保險費。1.7 出差生活補貼出差生活補貼按地區(qū)標準、出差天數給予補助。1.7.1 出差天數以中午12:00為界限，以車、船票的時間為標準。1.7.2 13、出發(fā)時間12:00的，出差天數為1天，反之為半天。1.7.3 到達時間12:00的，出差天數為1天，反之為半天。1.7.4 部門主管以上級別人員到公司業(yè)務單位所在地出差，期間接受業(yè)務單位接待的，則生活補貼不予發(fā)放。1.7.5 參加各種會議、培訓，期間的生活補貼、市內交通費不予發(fā)放。1.7.6 出差期間如有餐費支出，則該天的出差生活補貼減半發(fā)放，判斷的標準是餐費發(fā)票號是否相連，如發(fā)票號是兩組號碼，則算兩天，依次類推。1.8 住宿費住宿費按地區(qū)標準、職務級別給予報銷。節(jié)約或超過標準的部分，公司個人均四六分擔，（即公司40%，個人60%）。1.8.1 出差同行人員中職務級別不一致，其他同行人員可享受14、最高級別人員的住宿標準。但超過最高級別住宿標準的部分仍須四六分擔。1.8.2 出差人員如為單數，或同行人員中有異性，住宿費可以按標準乘以2的范圍內報銷，超出部分四六分擔，如住宿包間未超過住宿標準，則出差人員仍可享受節(jié)約歸己部分。1.8.3 住宿費按實際住宿天數平均計算，以車船票的時間為準。1.9 市內交通費市內交通費（含出租車費）按地區(qū)包干使用，不再憑據報銷。市內交通費包括除飛機票、火車票、輪船票、長途汽車票及有關機場費、保險費以外的所有交通費用，未能認定為長途汽車票的一律視同市內交通費。1.9.1 出差人員因病在外地住院，期間的市內交通費不再發(fā)放，生活補貼視同出差。1.9.2 長期駐外人員（15、指在同一城市、連續(xù)出差15天），期間的市內交通費不實行包干制，按實報銷。1.9.3 公司人員自備車外埠出差，期間的市內交通費不再發(fā)放。1.10 出差人員趁出差之便，事先經主管經理批準就近返家省親辦事的，其繞道車船費扣除直線單程車船費，多開支的部分由個人自理。不報銷繞道和在家期間的出差生活補貼、住宿費和市內交通費。1.11 出差人員因游覽或非工作需要的參觀而開支的一切費用均個人自理。2. 本市出差（列入“交通費”費用項目）2.1 本市出差（或辦事）僅有市內交通費，無在途交通費、出差生活補貼、住宿費項目。在會計費用科目中列入“交通費”，報銷人填寫支出證明單。2.2 市內交通費按實報銷，原則上以公交16、車、地鐵為主，無特殊情況不得乘坐出租車；若有特殊情況的，事先向主管經理提出申請，批準后方可乘坐。2.3 因工作需要而加班或外出辦事的，時間在8:00前或22:00后，可乘坐出租車。2.4乘坐出租車的，在報銷車費時，須在出租車票空白處，寫明乘坐原因起訖地點，不寫明兩項內容的，在報銷時財務部門作退回處理。2.5 公司自備車本市出差的，無市內交通費。2.6 本市出差享有公司各地標準的“員工餐費”補貼。3. 工作外派3.1 根據公司需要派往外地業(yè)務單位工作的人員，其往來的在途交通費按外埠出差標準執(zhí)行。3.2 對外地業(yè)務單位能夠提供伙食或住宿的，一律由業(yè)務單位統(tǒng)一安排，據實際情況由總部與業(yè)務單位結算，出17、差人員不再享受期間的出差生活補貼及住宿費的節(jié)約歸己部分，住宿費若超標四六分擔。3.3工作外派期間的市內交通費不實行包干制，按實報銷。4. 出差費用標準（單位：元/天、人）參見下表：職務級別項目總經理副總經理總經理助理大區(qū)經理總監(jiān)部門經理副經理部門助理部門主管業(yè)務經理職員在途交通飛機按 實 報 銷按實報銷控制報銷火車、汽車軟臥硬臥輪船二等艙位三等艙位四等艙位出差生活補貼京滬穗深60 省會、單列市45 其他城市30 住宿費標準京滬穗深實 報200180150120省會、單列市180150120100其他城市15012010080市內交通費京滬穗深按實 報銷504030省會、單列市403025其他城18、市2520說明 省會城市還包括天津、重慶兩個直轄市，自治區(qū)政府所在城市。 單列市主要是指經濟發(fā)達城市，包括：大連、青島、寧波、廈門、珠海、蘇州。第八條 交際費。1. 定義交際費是指招待客人而產生的的支出，包括餐費、禮品、娛樂活動、旅游景點門票等。總部職能部門的交際費采用預算管理和行政管理相結合的方法；業(yè)務單位的交際費實行預算管理和額度管理相結合的方法。所謂交際費的行政管理是指費用報銷人在費用產生前，采用口頭或書面的形式向行政領導提出本次費用計劃，單次費用金額200元必須采用書面申請，申請內容包括事由參加人數發(fā)生次數預計金額。所謂交際費的額度管理是指交際費的總額不得超過銷售額的1，超額度部分本期19、內不予報銷。2. 額度2.1 整個公司的交際費控制在銷售凈額的2額度內使用。2.2 業(yè)務單位最大額度是銷售凈額的1。2.3 總部職能部門的交際費控制在銷售凈額的0.8額度內使用。3. 交際費必須單獨填列支出證明單，并在摘要欄內簡要列明事由參加人數發(fā)生次數，不寫明三項內容的，在報銷時財務部門作退回處理。出差期間的交際費須與差旅費同時報銷。4. 如有高一級別主管人員參加，須有最高一級主管作為報銷人。5. 招待費一次性支出在500元以上的，原則上刷卡支付，進行報支時應附刷卡帳單。第九條 手機費。1. 定義公司對手機費采用預算管理和額度管理相結合的的方法，額度管理是指根據所擔當的職務級別和工作的需要，20、確定該崗位的手機費報銷額度。手機費須先自行繳費，后憑有效發(fā)票在額度范圍內按實報銷，超額度部分個人承擔。若確因業(yè)務所需通訊費超過當期額度，本人可申請對超額部分進行核實報支，但應附通話清單，并分別列出業(yè)務通話與私人通話的實際金額。2. 特別規(guī)定2.1根據手機使用的實際情況，總部的營業(yè)管理部、市場部、拓展部、產品部、業(yè)務部、物流部和分公司、辦事處，這些部門中從事銷售業(yè)務人員的收機費帳單以九五折計算；總部的總經辦、企劃部、財務部、售后服務部、技術部、人力資源部，這些部門人員的收機費帳單以九折計算。2.2享受月報銷額度100元/月的手機，要求入網，對入網的帳單金額不再打折；而對未入網的充值定額收據再打八21、折。2.3計算舉例2.3.1業(yè)務部張經理12月出差3天，12月份的入網手機費帳單600元；報銷的帳單金額=600*95%=570，手機費出差補貼額度3*40=120元，可報銷額度為400+120=520， 額度520實際支出570，1月份實際報銷520元。2.3.2 財務部李主管12月出差3天，充值定額收據200元。報銷的帳單金額=200*90%*80%=144，手機費出差補貼額度3*20=60元，可報銷額度為100+60=160，額度160實際支出144，則實際報銷144元。3. 總部各部門的額度職務部門總經理助理大區(qū)經理總監(jiān)部門經理副經理部門助理部門主管業(yè)務經理額度元/月出差補貼額度元/天22、額度元/月出差補貼額度元/天額度元/月出差補貼額度元/天總經辦600403003010020營業(yè)管理部600406004020020市場部600406004020020拓展部500404004020020產品部500404004020020業(yè)務部500304003020020物流部500304003010020企劃部300303003010020財務部300303003010020技術部200302003010020售后服務部200302003010020人力資源部200302003010020補充說明 總經理、副總經理的手機費按實報銷。 業(yè)務人員標準為100元/月，但需按本月完成銷售點數比例23、報銷。 非業(yè)務職員需要報銷手機費需部門主管提出申請，經總經理辦公室審核批準備案方可報銷。 以上未注明的崗位人員出差，亦可享受出差期間移動通訊費用補貼，標準額度為：業(yè)務人員20元/天，技術人員15元/天，其他非業(yè)務人員、非技術人員10元/天。4. 分公司、辦事處的額度職務部門經理業(yè)務經理業(yè)務員額度元/月出差補貼元/天額度元/月出差補貼元/天額度元/月出差補貼元/天分公司400402002010020辦事處（無辦公間）400302002010020辦事處（有辦公間）300301002010020補充說明 業(yè)務人員標準為100元/月，但需按本月完成銷售點數比例報銷。 非業(yè)務職員需要報銷手機費需部門主24、管提出申請，經總經理辦公室審核批準備案方可報銷。 以上未注明的崗位人員出差，亦可享受出差期間移動通訊費用補貼，標準額度為：業(yè)務人員20元/天，技術人員15元/天，其他非業(yè)務人員、非技術人員10元/天。第十條 辦公費。1. 定義辦公費是指因日常工作的需要而購買的辦公用品及其他辦公性質的消耗，如購買紙筆、印制名片、郵寄費、快遞費、因工作需要公司統(tǒng)一訂購的報紙及書刊、辦公室清潔衛(wèi)生所需的用品等。2. 辦公用品分類2.1 辦公用品按會計核算項目分為專用辦公品、快遞費、其他辦公品具體如下：2.1.1 專用辦公品：打印機、傳真機專用的硒鼓、墨盒、色帶等耗材和銷售業(yè)務專用的單據。2.1.2 快遞費：是指郵局25、的郵寄費、市內快遞費。2.1.3 其他辦公品：包括 消耗品：購增值稅票，帳本、鉛筆、膠水、膠帶、大頭針、圖釘、曲別針、橡皮筋、筆記本、復寫紙、便條紙、橡皮、夾子、印泥、圓珠筆、訂書釘、復印紙、信紙、信封、訂報刊等。 管制消耗品：簽字筆、修正液、電池、筆記本等。 管制品：剪刀、美工刀、訂書機、鋼筆、計算器、各類書籍資料等。2.2 其他辦公用品按使用可分為個人領用與部門領用2種。個人領用：由個人使用保管的物品，如鉛筆、膠水、橡皮等。部門領用：是指打孔機等管制品，由部門指定人員領用、保管、集體使用3. 其他辦公用品的日常管理3.1 消耗品的使用根據實際工作需要和以往使用記錄進行數量控制，并根據不同的26、部門和人員的工作性質作相應調整。3.2 管制消費品根據工作需要嚴格發(fā)放、限定總數，自第二次領用起以舊換新。3.3 管制品主要供部門領用。3.4 領用辦公用品須作領用登記，辦公室管理員建立辦公用品領用臺帳和領用卡以控制辦公品消耗。3.5 辦公用品系為公共活動提供，嚴禁帶出公司私用。3.6 新進人員到職時由各部門向行政部門提出文具申請單領文具，并列入領用卡。人員離職時，應將剩余文具交還行政部門。3.7總部辦公用品（除財務部門專業(yè)用品外）由行政部門統(tǒng)一負責購買、保管和發(fā)放，各部門不得任意購買。特殊活動支付的費用可提出申請計劃，報請批準后購買。4. 額度扣除專用辦公品、快遞費，各部門的辦公費最高額度為27、每人每月30元，各部門的人數以總經辦的批準人數為準。第十一條 運輸費。公司對運輸費采用預算管理和額度管理相結合的的方法，如運輸費超額度需向總部物流部、財務部、總經辦提出書面報告，說明原因及改進的方法。1. 額度1.1 總部物流部的運輸費額度為銷售額的1.5%。1.2 業(yè)務部、拓展部、南京分公司、成都分公司的運輸費為銷售額的0.4%。1.3 其他業(yè)務單位的運輸費為銷售額的0.2%。2. 支付的規(guī)定2.1 根據“預算管理”和“額度管理”的規(guī)定，進行審批、支付。2.2 運輸費支付應填寫請款單并附貨運合同（有跨期間的合同，第一次作要求）正規(guī)的運輸發(fā)票（帶抵扣聯(lián)）貨運清單（要求每筆清單必須有托運經辦人簽28、字，同時注明托運內容和相關部門）相應權限的審批。對四項附件不全的請款，財務部門作退回處理。2.3 對1,000元的運輸費以支票形式支付。3. 注意事項3.1 業(yè)務單位在比較貨運公司的信譽及價格后，集中貨運公司，定點路線，統(tǒng)籌安排發(fā)貨，快件應與貨運一起發(fā)運，力求降低運輸費，盡量減少無效運輸。3.2 不論何種情況，都必須與貨運公司簽有貨運合同或協(xié)議，作為報銷運輸費的附件之一。第十二條 員工餐費和加班餐費。1. 員工加班應根據員工考勤休假管理規(guī)定執(zhí)行，總部的部門助理、部門主管、業(yè)務經理及以上職務人員和業(yè)務單位的業(yè)務員、業(yè)務經理及以上職務人員，不計加班工資不發(fā)放加班餐費，其他人員若加班可享受加班餐費，29、加班餐費不予單獨報支，于月終根據考勤記錄同員工正常工作餐費一起核發(fā)。2. 公司按地區(qū)級差和實際出勤天數，不分職務級別，制定員工餐費和加班餐費的標準。地區(qū)員工餐費加班餐費（中、晚餐）京滬穗深8 元/天15 元/餐其他城市6 元/天12 元/餐 3. 對員工餐費各業(yè)務單位可以采用發(fā)放現(xiàn)金或統(tǒng)一訂餐的形式，在標準內解決。4. 若外埠出差、工作外派已包含出差生活補貼，則期間不發(fā)工作餐費。第十三條 附則。1. 本制度由公司財務部、總經理辦公室修正制定，經總經理核準簽發(fā)，自2004年1月1日起實施執(zhí)行，原相關費用制度作廢，未盡事宜以財務部發(fā)文為準。2. 本制度由財務部、總經理辦公室負責解釋、監(jiān)察。附件：費用報銷流程表及相關財務核銷單據