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1、集團公司辦公文件收文和發文管理制度編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: 一、目的為規范公司各類辦公文件的管理，提高工作效率，根據國家相關規定，結合公司實際情況，特制定本管理制度。二、適用范圍本制度適用于公司各類辦公文件的處理。三、常用公文文種1、公文包括決議、決定、命令、公報、公告、通告、意見、通知、通報、報告、請示、批復、議案、函、紀要共計15個種類。2、我公司用的公文種類有：通知、通報、報告、請示、函、紀要、決定等。l 通知：適用于發布和傳達公司內部事項；l 通報：適用于表彰先進、批評錯誤、傳達重要精神和告知重要事項2、；l 報告：適用于向上級單位匯報工作，反映情況，答復詢問；l 請示：適用于向上級單位請求指示和批準；l 函：適用于不相隸屬單位之間的商洽工作，詢問和答復問題，請求批準和答復審批事項；l 紀要：適用于記錄、傳達會議情況和議定事項；l 決定：適用于對重要事項或者重大行動做出安排，獎懲有關單位及人員等。3、公文保密等級分為：絕密、機密、秘密、一般文件。 四、版面要求1、紙張尺寸：公文用紙一般采用國際標準A4 型紙（210mm297mm），特殊形式的公文用紙，可根據實際需要確定。2、 版面（附件1公文樣本）l 頁邊距：上：2.8厘米，下2.8厘米，左2.8厘米，右2.5厘米。如使用公司紅頭稿紙（附件23、），則可去掉公文樣本中的“版頭”，并將頁邊距的上尺寸調為4.5厘米。l 字體和字號：如無特殊說明，公文格式各要素一般用3號仿宋體字，特殊情況可以進行適當調整。l 文字的顏色：如無特殊說明，公文中文字的顏色均為黑色。l 裝訂：公文應左側裝訂，不掉頁。五、公文內容要素劃分及格式要求公文內容要素分為版頭、主體、版記三部分。版頭指公文首頁紅色分隔線以上的部分；主體指公文首頁紅色分隔線（不含）以下、公文末頁首條分隔線（不含）以上的部分；版記則是指公文末頁首條分隔線以下、末條分隔線以上的部分記。1、版頭：字體為華文仿宋，字號小初，加粗，文字顏色為紅色；分隔線為2.5磅粗的直線。文字和分隔線均居中。2、主體4、：從版頭下空一行開始編排，文字顏色為黑色，從左到右橫寫、橫排。正文行距為單倍行距，特殊情況可以進行適當調整。l 標題：一般用2號宋體字，加粗，編排于紅色分隔線下空一行的位置，分一行或多行居中排布；回行時，要做到詞意完整，排列對稱，長短適宜，間距恰當，標題排列應當使用梯形或菱形。l 發文字號：一般用3號仿宋字，編排在標題下方，居中排布。年份、發文順序號用阿拉伯數字標注；年份應標全稱，用六角括號“ ”括入；發文順序號不加“第”字，不編虛位（即1不編為01），在阿拉伯數字后加“號”字。l 正文：一般用3號仿宋字，編排于發文字號下空一行的位置，每個自然段左空二字，回行頂格。數字、年份不能回行。l 附件5、說明：如有附件，在正文下空一行，左空二字編排“附件”二字，后標全角冒號和附件名稱。如有多個附件，使用阿拉伯數字標注附件順序號（如“附件：1. XXXXX”）；附件名稱后不加標點符號。附件名稱較長需回行時，應當與上一行附件名稱的首字對齊。l 發文單位署名、成文日期和印章：一般距離正文（或附件說明）一行，發文單位一般向右對齊編排，成文日期居于發文單位之下，以發文單位為準，居中編排。成文日期中的數字應用阿拉伯數字將年、月、日標全，年份應標全稱，月、日不編虛位（即1不編為01）。印章用紅色，要端正、居中下壓單位全稱和成文日期，印章用紅色，不得出現空白印章。當公文排版后所剩空白處不能容下署名、印章或成文6、日期時，可以采取調整行距、字距的措施解決。l 附注：如有附注，居左空二字加圓括號編排在成文日期下一行。l 附件：附件應另面編排，并在版記之前，與公文正文一起裝訂。“附件”二字及附件順序號用3號黑體字頂格編排在版心左上角第一行。附件標題用2號宋體，加粗，居中編排。附件順序號和附件標題應當與附件說明的表述一致。附件格式要求同正文。3、版記l 版記中的分隔線：版記中的分隔線與正文邊距等寬，分隔線用0.75磅直線。首條分隔線位于版記中的第一個要素之上，末條分隔線與公文最后一頁的下邊緣重合。l 主送、抄送部門：一般用4號仿宋字，在印發日期之上、左空一字編排?！爸魉汀薄俺汀倍趾蠹尤敲疤柡蛨笏筒块T全稱7、，回行時與冒號后的首字對齊，最后一個報送部門名稱后標句號。既有主送部門又有抄送部門時，主送部門應置于抄送部門之上一行，之間不加分隔線。l 印發單位和印發日期： 印發單位和印發日期一般用4號仿宋字，編排在末條分隔線之上，印發機關左空一字，印發日期右空一字，用阿拉伯數字將年、月、日標全，年份應標全稱，月、日不編虛位（即1不編為01），后加“印發”二字。版記中如有其他要素，應將其與印發單位和印發日期用一條細分隔線隔開。l 頁碼：一般用4號宋體阿拉伯數字，居中編排。公文的附件與正文一起裝訂時，頁碼應當連續編排。六、公文處理公文處理包括收文和發文。1、收文處理收文處理程序包括：登記、填寫文件呈閱表（附件8、3）、按照收文流程（附件4）進行分送、承辦、催辦、答復、存檔等。l 登記。公司所有公文均應做好記錄。公司內部公文，原則上對口受理；其他外部收文，如無明確目標部門，則統一由行政部負責處理。行政部收文后，應逐件清點，核對無誤后，填寫文件呈閱表，做好編號。l 分送。根據公文內容、要求和工作需要，確定公文的分送范圍，將公文與文件呈閱表一并交由公司領導批示。l 承辦。按照公司領導的最終批示，將公文及時送達承辦部門辦理；需要兩個以上部門辦理的，應當明確主辦部門。緊急公文還需明確辦理時限。承辦部門對交辦的公文應及時辦理，有辦理時限要求的應在規定時限內辦理完畢。l 催辦和答復。收文部門要及時了解公文辦理進展情9、況，督促承辦部門按期處理完畢，緊急公文可由專人負責催辦。對公文的辦理結果，收文部門應及時答復來文單位。l 存檔。收文流轉結束后，由行政部歸檔，以確保文檔的完整。l 任何部門和個人收到公文，應及時送行政部按規定程序辦理。2、發文處理發文處理程序包括：擬稿、填寫公文稿紙（附件5）、按照發文流程（附件6）分別由承辦部門負責人審核、分管領導會簽、總經理批示、行政部人員編寫文號、用印、分發、存檔等。l 擬稿，按照職能分工原則，由主要承辦部門負責，涉及到兩個或兩個以上部門的，由主辦部門和協辦部門商議草擬。l 分送：擬稿人草擬好公文，并填寫公文稿紙，首先交由部門負責人審核簽字；之后交由分管領導會簽；最后報總10、經理批示。l 修改：如公文在審核、會簽過程中，需要做重大修改，應注明具體修改意見，并交由承辦部門重新進行公文的流轉審核程序。l 公司所有公文統一由行政部進行編號、用印、分發和存檔，有領導指示的，還應附批復件。七、會簽權限1.以部門名義行文的公文，由各部門負責人簽發；2.以公司名義行文的公文，由分管副總經理簽發；3.涉及全局性的重要公文，需由總經理批示簽發。八、保密規定1.未經領導簽發的公文不得分發；2.已簽發的保密文件應由專職人員統一收發、歸檔和銷毀，內容不得泄漏和外傳。3.已歸檔的公文，如需查閱，應按照公司檔案管理規定進行借閱。九、附則1.本制度細則由行政部負責解釋。2.本制度自下發之日起開11、始執行。十、附件1. 公文樣本2. 紅頭稿紙3. 文件呈閱表4. 收文流程5. 公文稿紙6. 發文流程附件1：公文樣本XXXXXXXX有限公司XXXXXXXXXX的通知XXXXXXXX號XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX，通知如下：1. XXXXXXX2. XXXXXXX附件：XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX有限公司XXXX年XX月XX日主送：XXXXXXXX，XXXXXXXXX。抄送：XXXXXXXX，XXXXXXXXX。XXXXXXXXXXXXXXXXX公司 XXXX年XX月XX日印發附12、件2：紅頭稿紙(略)附件3：XXXXXXXXX公司公文稿紙總 經 理 批 示分管領導 會簽承辦部門負責人審核 標題主題詞文號20 號密級急緩擬稿部門擬稿人擬稿日期主送部門抄送部門附件填寫要求：1. 主題詞：可以代表公文主題內容的詞語。2. 文號：統一由行政部進行編號填寫。3. 密級：根據需要填寫絕密、機密、秘密、一般文件。4. 急緩：根據需要填寫急件、一般文件。5. 主送部門：公文的主要受理單位，即需按照公文內容答復事項、辦理工作的單位。6. 抄送部門：除主送部門外需要執行或知曉公文的其他部門或主送部門的相關領導或管理部門。附件4：XXXXXXXXXX公司發文流程需要修改的，按照要求修改之后重新提交。承辦部門擬稿并填寫 公文稿紙承辦部門負責人 審核簽名交分管領導會簽交總經理批示行政部人員編寫文號、用印、分發、存檔附件5、XXXXXXXX公司文件呈閱表編號：文件 名稱來文號來文 單位密級收文 日期拆閱 登記人擬辦 意見公司 領導 批示承辦 部門 意見 部門負責人簽字：附件6：XXXXXXXXXXXXXX公司收文流程收到的公文統一編號，填寫 文件呈閱表分送部門負責人及公司領導審核、批示按照批示 送交承辦部門按期處理收文部門催辦并將結果答復來文單位行政部人員收回來文并歸檔