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1、集團有限公司文件與數據管制程序管理制度編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: 有限公司文件編號DA01 版本 / 版次1.0文件與數據管制程序頁次 / 總頁數 1 /12 1.目的：使質量系統所使用之文件能正確之使用。各相關單位能適時獲得適當且有效之最新文件。2.范圍：本公司質量系統之有關文件皆屬之。3.定義：本公司文件系統架構區分如下：3-1品質手冊：述敘公司方針與政策文件。3-2作業程序書：與ISO9001系列要項有關之所需程序文件等。3-3操作說明書：支持文件、作業標準書、規范、手冊等3-4表格記錄、矯正記錄、報告、2、圖表.等。品質手冊 -第一階文件作業程序書 -第二階文件作業標準書 -第三階文件表格、記錄 -第四階文件4.權責：4.1文件之制定、修訂及廢止之核準：品質手冊-總經理作業程序書-總經理操作說明書-總經理表格、記錄-(依附程序書支持文件處理)。4.2文件之審查：由制定部門主管負責審查。 4.3文件分發、收回、銷毀及管制：管理單位。有限公司文件編號DA01 版本 / 版次1.0文件與數據管制程序頁次 / 總頁數 2 /12 5.內容：5.1文件管制作業程序(附件一)。5.2文件編號：公司質量系統文件編號如下： 流水號 (01-99)章節 (04-08)文件類別部門別部門別：T-科技信息部 B-市場3、營銷部 M-生產部 A-行政部 F-財務部 文件類別：Q-品質手冊 P-作業程序書W-作業標準書 R-表格、記錄各單位對文件編號應列表管制，文件編號不得重復。5.2.3為避免版本修改次數頻繁，影響文件之真實內容，凡文件無重大變更，可以版次修訂，并記錄于文件首頁之文件修訂變更表(附件二)內，如為重大之變更，則須以版本修訂之。屬于作業標準書類之三階文件制定、修訂作業，可依實際需要，不受5.2.1限制，分發亦不受5.4限制。5.3文件制定、修訂、廢止作業5.3.1文件制訂作業：視組織任務及業務需要，由各部門指定專門人以各類文件標準格式(附件三、四)，依業務實際需求制定草案后，填妥文件制訂、修訂、廢止4、申請單(附件五)，由制定單位主管審查通過后，呈管理代表或總經理核準后，依規定實施分發。5.3.2文件修訂之作業：文件若有不符合現狀，需修改、增訂或刪除時，得由制定單位填寫文件制訂、修訂、廢止申請單，提出修訂原因，研議修改，修改完成后之文件審查、核準作業，同5-3.1規定辦理。有限公司文件編號EA01 版本 / 版次1.0文件與數據管制程序頁次 / 總頁數 3 /12 文件之廢止作業：文件廢止之申請、審查、核準作業同5-3.2規定辦理，奉核準廢止之文件，原件之編號不得重復使用。5.3.4屬于作業標準書類之三階文件之制定、修訂、廢止，得依實際作業需要而訂。5.4文件分發、回收作業：5.4.1經核準5、發行之文件，得由管理單位，以文件一覽表(附件六)列帳管理，并依制定單位所擬之文件發行數量，影印適當份數，加蓋文件發行章(附件八)后發行，并請收文單位于文件分發回收記錄表(附件七)上簽收。5.4.2文件修訂及廢止時，應由管理單位，依分發記錄回收舊版之文件，回收時應注意數量及內容之完整性，并記錄于文件發回收記錄表。文件修訂及廢止時，舊版失效文件應于新文件發行時，即刻收回，但為了法律規定或提供信息之參考，文件可不回收，但于文件上須標示注明參考用(附件八)字樣。對外文件之提供，得經由副總經理或總經理核可后，以參考用文件提供之。5.5文件保存、銷毀作業5.5.1文件保管：a)經核準發行之質量手冊、作業程6、序書、原稿文件，均由管理單位列帳保管。b)對外文件及三階支持文件得由各主辦單位，指派專人自行保管。5.5.2文件保存：a)廢止文件回收時，管理單位須注明回收情形，各單位不得保有廢止文件及不適用之文件，但管理單位須對歷次版本變更之原稿予以保存，唯須與現行文件分開保存。b)各類質量數據及記錄之保存期限，如文件中未載有特殊規訂，一般至少保存一年，如有特殊者則另訂之。文件銷毀作業：a)自各單位回收之廢止文件，由管理單位于收到后加蓋作廢章作廢并銷毀(管理單位須保留文件原稿)。 b)逾保存期限之數據、記錄，由保管單位加蓋作廢章并銷毀。5.6文件檔案管理現場使用之文件須置于作業場所。非現場使用之文件須由各使7、用單位，指派專人自行集中管理。有限公司文件編號EA01 版本 / 版次1.0文件與數據管制程序頁次 / 總頁數 4 /12 5.7暫行文件之發行發行之時機：a)客戶暫定之要求。b)因急需而暫時更動標準。c)因應新程序之試作。發行程序：依一般文件發行程序處理，但于文件上須標示”暫時發行”(附件八)字樣及有效期限，逾期則自動失效，不予回收。6.相關文件：6.1外來文件管制程序。（AP0402）6.2質量記錄管制程序。（AP0403）7.附件與質量記錄：7.1文件管制作業流程。7.2文件首頁標準格式(AR0401)。7.3質量手冊標準格式。7.4作業程序書標準格式。7.5文件制定、修訂、廢止申請單(8、AR0402)7.6文件一覽表(AR0403)7.7文件分發回收簽收記錄表(AR0404)7.8各種文件管制章樣。有限公司文件編號EA01 版本 / 版次1.0文件與數據管制程序頁次 / 總頁數 5/12 附件一文件管制作業流程圖文件制定/修訂/廢止審查核準 NO 文管中心 修訂及廢止文件 登 錄制 作回收舊資料分 發銷 毀記錄、管制有限公司文件編號EA01 版本 / 版次1.0文件與數據管制程序頁次 / 總頁數 6 /12 附件二文件首頁標準格式文件名稱文件編號：版 本： 制 訂：審 查： 核 準：文 件 修 訂 變 更 履 歷 欄版 次修訂理由、內容摘要(或修訂編號）修訂頁次修訂日期文件發9、行受文單位：計 份發行管制章單位份編號：AR0401有限公司文件編號QA01 版本 / 版次1.0文件與數據管制程序頁次 / 總頁數 7 /12 附件三質量手冊標準格式一、目的：二、范圍(適用范圍)：三、定義：(可省略)四、職責：五、程序內容：六、相關文件(參考數據)：有限公司文件編號QA01 版本 / 版次1.0文件與數據管制程序頁次 / 總頁數 8 /12 附件四作業程序書標準格式一、目的：二、適用范圍：三、定義：(可省略)四、職責：五、程序內容：六、相關文件(參考數據)：七、窗體：有限公司文件編號QA01 版本 / 版次1.0文件與數據管制程序頁次 / 總頁數 9 /12 附件五文件制訂10、修訂、廢止申請單日期： 年 月 日文件編號：撰 寫 人審查核準制訂修訂廢止部門文件名稱：職稱姓名修訂前版本版次修訂后版本版次原因說明：編號：AR0402有限公司文件編號QA01 版本 / 版次1.0文件與數據管制程序頁次 / 總頁數 10 /12 附件六文件一覽表頁次：章節文 件制修訂記錄(年/月/日)備 注文件名稱編號編號:AR0403 有限公司文件編號QA01 版本 / 版次1.0文件與數據管制程序頁次 / 總頁數 11 /12附件七文件分發、回收記錄部門：編號文件名稱簽 認備 注分 發回 收1234567891011121314151617181920編號：AR0404 審核： 制表： 。有限公司文件編號QA01 版本 / 版次1.0文件與數據管制程序頁次 / 總頁數 12/12附件八各種文件管制章樣一、文件發行章 二、文件作廢章 三、外來文件管制章