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1、房地產經營公司總部費用管理制度編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: XX房地產股份有限公司總部費用管理制度1目的為進一步規范和完善公司的費用管理制度，加強費用控制，簡化審批程序，適應管理需要。2職責21費用經辦人：應在費用發生過程中自覺控制、壓縮費用，提供記載費用真實發生的合法、有效單據，按本規定履行審批程序并提供審批記錄，對單據的真實性、審批程序記錄的真實性負責；22各部門總經理：在部門工作安排中主動控制、壓縮費用，對本部門的各項費用的必要性、合理性負責，對本部門總體費用水平的合理性負責；23財務管理部費用會計：負責審2、核所有報銷憑證合法性、金額數字的準確性、費用標準是否符合公司的有關規定、審批程序是否齊全；24財務管理部出納會計：負責審查付款手續的完備，負責正確付款，對審批手續不全、對金額和收款人不明確的單據不予以付款；25財務部總經理：維護本規定的正常執行，審批付款，組織好費用報銷工作和信息通報工作；26財務總監：對重大開支發表意見，審批較大金額付款。27分管部門副總：審批分管部門的非例常性費用和重大開支，確認這些費用的必要性、合理性；28集團總經理：審定高額非例常性費用和資產購置開支，具有立項權與否決權。29總部財務管理部負責對此文的解釋。3 范圍本制度適用于總部。各一線公司可根據本單位實際情況，參照本3、制度的費用報銷標準，擬定本單位的費用報銷制度，并報總部財務管理部存查。4. 方法和過程控制4. 1 總則 總部費用本著以下原則進行管理： 從嚴控制原則。從工作需要出發，厲行節約，從嚴控制，在合理前提下爭取費用最低； 責任明確原則。總部各職能部門第一負責人是部門費用的決策者和責任人，對本部門發生費用的真實性、必要性和總體費用水平負責，部門第一負責人在年度述職報告時應將本部門年度費用水平作為重要事項予以說明； 受益者承擔費用原則。如果費用申請人同時是費用的受益者，但經辦人并非受益人，則此項費用歸屬于受益人名下。此項原則適用于總部職能部門之間。4. 2 總部費用管理方式 分項核算、總體考核。.1總部4、按年度考核每個部門的職能運行總費用。職能運行總費用包括：直接行政費用、職能分管費用兩部分。.2各部門的直接行政費用包括：工資及補貼、社會保險金、交際費、差旅費、市內交通費、通訊費、車輛費、折舊費、辦公費、培訓費、報刊資料費、會議費、其他。總部財務部在該等費用發生時，即直接歸屬在受益部門名下。.3總部每項費用均有一個職能部門負責統籌管理，當某項費用發生時，如不能直接確定到受益單位，則歸屬在該分管部門的職能分管費用內。 年度預算計劃 年初各職能部門編制本部門直接行政費用、職能分管費用支出計劃，經財務管理部審核，報集團總經理批準。部門職能總費用應控制在預算費用之內，如果突破年度預算，部門應報專題費用5、報告經總經理審批確定。部門預算總費用中的非例常項目，于預算報批時應附專項說明，于實際發生時仍應事前具專題報告，按程序報批。 費用控制方法： 限額控制：確定明確的單項費用報銷標準，如差旅費、通訊費、交通費等，單項費用的發生不得超出規定的標準； 程序控制：根據費用項目和費用發生額，確定相應的審批程序； 非例常控制：非例常費用應具專題報告，按審批程序審批完成后，方可實施。 臺帳制度：各部門費用報銷人員應對經常發生的大額費用支出建立臺帳制度，使其直觀反映付款進度和年度支出情況，如上市公司費等。 及時通報制度。 財務管理部每月將各部門職能運行費用支出明細情況進行通報。4. 3 費用報銷標準和程序 交際應6、酬費.1交際應酬費嚴格實行預算計劃額度控制，各部門突破預算指標后的支出應報集團總經理批準。交際費用包括對外接待費用、部門活動費用、部門加班餐費等（不含食堂就餐費）。.2 一次報銷5000元以下的由部門總經理審批； 一次報銷5000元以上的（含）由部門總經理簽字、報集團分管領導審批；一次報銷20,000元以上的，報集團總經理審批。公司重大接待活動主辦部門應專項申請費用額度，在額度內開支。 總監及部門負責人發生的交際費經部門第二負責人簽字，報集團分管副總審批；集團副總級以上人員的交際費用由集團總經理授權簽批；上述人員一次報銷超出20,000元的，均需報集團總經理審批。 .3 分別設置各部門、集團副7、總級以上人員的交際應酬費臺賬，各項交際應酬費報銷之前，須按真實原則逐筆記錄交際時間、地點和具體內容，報銷單據時一并送交財務部費用會計審核無誤后簽字。各部門交際費臺賬根據需要提交部門分管副總、總經理審閱。差旅費.1部門職員的差旅費由部門總經理批準，財務管理部審核無誤后據實報銷。但一次報銷20，000元以上的（含）差旅費用另須報集團分管領導審批。 總監及部門負責人發生的差旅費經部門第二負責人簽字，報集團分管副總審批；集團副總級以上人員的交際費用由集團總經理授權簽批。 .2國內報銷標準A往返交通費：公司職員公務出差可乘坐飛機、火車等交通工具，按標準憑票報銷，具體標準按本制度規定執行。B住宿費在下列規8、定的金額標準內或星級酒店標準內報銷，部門總經理以上人員住宿時可報銷洗衣費。職 別國內最高住宿標準國內最高乘機標準集團管理層成員五星級酒店按實報銷專業總監及部門總經理五星級酒店標準房商務艙部門副總經理、經理助理600元/晚/人或四星級酒店標準房經濟艙業務經理500元/晚/人或四星級酒店標準房經濟艙其他職員400元/晚/人或三星級酒店標準房經濟艙出差住宿費超出規定金額或標準的，應提供酒店星級證明并經部門總經理、財務管理部總經理簽字同意后方可報銷。兩人以上同行出差，可與職級最高者入住同一酒店，但限于標準間。入住酒店應選擇一線公司簽約酒店。員工報銷住宿費時，應提供入住酒店的住宿費清單。C對于自行安排住9、宿而不報銷住宿費者, 每晚補貼150元；由對方單位提供住宿或住在集團所屬公司招待所、父母及家庭所在地的，不發補貼。夜間乘坐火車沒有開支住宿費的，每晚補助200元。D出差補助費不分職級，按150元/天的標準補助；同一地超出10天時按100元標準補助；超出30天的按交流補助標準。集團及部門異地會議、各種培訓食宿費用全包的，不發補助。E廣東省內出差的，按100元/天補助。專職司機駕車往返香港每天補助人民幣150元。F出差交通費：可報銷市內至機場的士費或機場大巴費。出差地市內交通車費包干到出差補助費中，不再報銷，如特殊情況確需報銷出差地市內交通費的，請列專項說明，并經部門總經理簽批、財務管理部總經理審10、核后方可報銷。出差地至機場往返交通費按實報銷。實行機打票據的城市只認可機打票據。G因公行李費、票務費等實報實銷。事前經本部門領導批準, 出差期間就近返家探親的，個人承擔其繞道交通費，不發繞道及在家期間的出差補助費。H總部人員應邀請出差到分公司，由各公司承擔相關費用的，應將機票、房費發票直接交由承擔單位，總部不再劃轉出差費用。.3臨時赴港澳及出國考察A臨時赴港澳地區各項費用不分職級, 實行包干, 具體標準如下： 項目 標準 往返交通費 HKD100元 市內交通費 HKD50元/天 伙食費、公雜費 HKD180元/天 乘坐公司兩地車進出香港，不再報銷往返交通費。臨時赴港澳人員不支出住宿費者，每晚補11、貼HKD300元。 B因公出國事項：按集團因公出國有關規定執行，具體標準如下： 交通費用1因公商務出國交通費用按以下辦法執行：1.1 集團董事長據實報銷交通費用；1.2集團辦公會成員可乘坐飛機商務艙；1.3除以上人員外，其他人員均應乘坐飛機經濟艙。2 專業考察出國、獎勵及福利出國除集團董事長據實報銷交通費用以外，其他人員均應乘坐飛機經濟艙。3因公商務出國人員應當選擇經濟合理的飛行路線，并盡可能購買往返折扣機票。4因公商務出國人員在外期間，根據出訪任務需乘坐陸上、水上交通工具的，應本著節約的原則，事先在費用開支預算中體現，憑有效交通票據實報實銷。住宿費用及住房標準1 因公商務出國按以下辦法執行：12、1.1 集團董事長據實報銷住宿費用；1.2集團辦公會成員可住宿相當于國內五星級標準的酒店；1.3其他人員可住宿相當于國內四星級標準的酒店，住宿費用依據以下標準實報實銷：出訪歐洲、美國、加拿大、日本、新加坡、澳大利亞、新西蘭住宿費用不高于150美元/間/天；出訪其它國家住宿費用不高于90美元/間/天；1.4總部部門、區域本部、各一線地產公司副總經理及以上人員可入住單人間；其他人員均應入住標準雙人間。.專業考察出國、獎勵及福利出國住宿費用應本著節約的原則，由組團單位參照因公商務出國標準予以安排，并包含于總體組團費用，不再另行單項報銷。伙食費用1集團董事長、集團辦公會成員根據工作需要按實報銷。2因公13、商務出國按以下辦法執行： 2.1 出訪歐洲、美國、加拿大、日本、新加坡、澳大利亞、新西蘭伙食費用不得高于50美元/人/天；出訪其它國家不得高于30美元/人/天。3專業考察出國、獎勵及福利出國伙食費用應本著節約的原則，由組團單位參照因公商務出國標準予以安排，并包含于總體組團費用，不再另行單項報銷。出國補助1因公商務出國天數在10天以內的，補助50美元/人；出行天數超過10天的，從第11天起，補助5美元/人/天。2委托旅行社包團安排全部食宿、交通的出國，不予發放出國補助。其它事項1交通費、住宿費、伙食費、出國補助可于出國前由團組負責人或負責人指定專人從所在單位財務管理部門借款，并統一掌握，統一使用14、，回國后憑有效發票報銷，特殊情況可包干使用。出國人員回國報銷費用時，各種有效報銷憑證必須用中文注明開支內容、日期、數量、金額等, 并由經辦人簽字；費用報銷單須經團組負責人審核簽字，并按相關財務管理流程報批。4.3.3 交通補貼4.3.3.1 員工交通補助及報銷辦法按XX集團總部交通補貼制度（XXXX年版）執行。.2具體補貼標準如下：職務級別自購車未購車交通補貼標準（元/月）交通補貼標準（元/月）市內公務交通費用集團副總層70002800已含在補貼額度中集團總監層60002400已含在補貼額度中部門總經理45001800已含在補貼額度中部門副總經理35001400已含在補貼額度中部門總經理助理315、0001200已含在補貼額度中業務經理25001000已含在補貼額度中資深專業經理1500600另計高級專業經理1200600另計其他職員1000600另計.3職員每季度憑車輛或交通有關的、財務認可合法入賬的原始單據，如出租車票、公交車票（限未購車職員）、車輛保險費、車輛使用稅、年檢費、養路費、停車費、路橋費、維修費、汽油費、汽車用品費用等，按相應標準向財務管理部報銷交通費用。員工交通費票據含探親、旅游考察交通票據。4.3.3.4根據人事管理部規定享受公休假期的職員，公司一次性發放300元交通費補貼，不再報銷任何費用。.5職員調動、搬遷職員辦理由外地外單位調入本公司的調動手續，持調令并經本部門16、批準可報銷500元路費、行李托運費，不發補助。超出報銷標準的須經人力資源審批。.6外派人員的補助費：按異地調動薪酬福利管理辦法的規定辦理。4.3.3.7 雙向交流人員補助費異地雙向交流人員按50元天的標淮計發補助費；同地雙向交流、交流人員返回家庭所在地時間不發補助費，交通費用按上下班規定執行。補助費由派出單位計發。4.3.3.8高校畢業生實習補助費A外地來實習的學生路費報銷：1）學校到公司的路程乘火車超過10小時以上，可乘坐飛機，按實際票價半價給予報銷；2）學校到公司的路程乘火車在10小時以內，憑火車票報銷，若乘坐飛機的則憑機票折抵硬座火車票價給予報銷；3）來回路程均給予報銷；4）報到當天憑的17、士票或機場大巴票報銷50元定額市內交通費用；B以實際工作天數發放實習補助費和餐費，周末、節假日上班也計入實際工作天數。具體標準如下：1）本科學生50元/天；2）碩士研究生60元/天；3）博士研究生80元/天；C免費為外地實習生安排住宿，如公司不能安排的，發放20元/天的住宿補貼，本地就讀學生或本地生源不安排住宿；D. 因公司安排的工作而需要發生的交通、住宿等費用，在一般職員標準內的，由公司承擔； E. 承擔勞務工作的從勞務內容約定報酬，不執行以上實習規定。4.3.4 車輛及司機費用.1 油料費、停車費、修理費、過路過橋費等日常費用，由經手人填制“付款申請書”，經車隊長確認、物業管理部總經理審批18、, 報財務管理部審核后實報實銷。.2 司機違犯交通規則或工作失職而發生的修理費扣除應由保險公司賠償的部分后由司機本人承擔；因司機個人工作失職造成的違章停車、違章駕駛、未及時年審等罰款費用由司機個人承擔。.3 司機加班可領取加班補助，加班補助為6.00元/小時；所有司機按實際加班時間計算，不享受固定補助，領取加班補助應有車輛使用人簽字證明。.4司機出全勤并安全行駛的，每月發放安全行駛獎150元。.5 加班補助、安全行駛獎，由車隊匯總后按月制表，經物業管理部總經理批準，財務管理部審核后支付。.6 集團各部門和集團所屬公司使用公司車輛的，費用歸屬于用車單位，非集團內單位使用公司車輛，應即時進行款項結19、算，具體辦法參見關于進一步明確車輛使用費用的通知。 職員培訓費用.1職員脫產培訓和業余進修、出國考察所發生的有關費用按照人力資源部的有關規定執行，其中交納的培訓費用記錄在培訓項下，補助費、住宿費、交通費按職員所在部門核算在差旅費項目。.2職員到專門機構作短期培訓，需經本部門總經理簽署，超過5000元以上的培訓費用應經部門分管副總簽署，再報人力資源部審批同意；同次同一內容培訓費用在20，000元以上的培訓費用，應報集團總經理批準。.3培訓費用按“受益者承擔費用”的原則進行管理，費用歸屬在申請部門、申請公司項下。書報資料及周刊費用.1書報資料費按部門發生額進行核算。由于工作需要購置的專業用書，經本20、部門總經理批準后購買、憑發票到周刊圖書保管員處辦理驗收登記、借閱手續后，憑發票報銷。但一次購置在1000元以上的另報分管集團副總審批。.2 年度報刊雜志由周刊統一辦理訂閱，費用按部門核算。.3職員生日用書購置由總辦主任審批， 憑據經財務審核后報銷。.4周刊費用按“受益者承擔費用”的原則進行管理，總部各部門、集團各所屬公司應承擔供職員閱讀周刊、申請贈閱周刊的工本費用、郵寄費用；周刊匯編之白領費用也同等辦理；.5周刊印刷費用、稿費支出應建立臺帳制度，報銷時應附明細清單并隨帶臺帳。 通訊費用.1總部各項通訊費用歸口物業管理部管理。總監級以上通訊費用歸入物業部核算，其它的按職員所在部門進行核算。通訊費21、用報銷標準及報銷范圍見下表： 職 級報銷標準（月）范圍集團總監級（含）以上按實報銷手機、住宅電話、上網費 部門總經理600元手機、住宅電話、上網費部門副總經理、助理總經理500元手機、住宅電話、上網費部門業務經理300元手機、上網費資深專業經理、高級專業經理200元手機員工（內勤/外勤）100元 /200元手機.2通訊費用按季度或年度憑票可累計額度報銷。業務經理以上人員（含）憑托收發票報銷，超過額度部分由個人承擔，低于額度按實際發生額報銷，定額票及其他單據均無效。資深專業經理以下人員（含）憑有效通訊費票據在定額內報銷。4.3.7.3總部有關人員的通訊費用報銷標準變動，由所在部門總經理簽署意見后22、，報人力資源部審批確定。 會議費 應嚴格控制會議費支出。各部門需要召開各種類型的會議，應在會議召開之前將會議規模、地點、出席會議人數、會議內容、會議費用上報。一次性會議總費用（含吃飯、住宿、場地、交通等費用）在5萬元以上時應報集團總經理審批，5萬元以下的報分管老總審批。4.3.9 非例常費用 各部門對于在正常費用項目之外、非經常性發生、或雖經常發生但個性差異很大的非例常費用，如研究費用、公司宣傳推廣等活動費用、咨詢顧問費等。該項費用已經列入年度預算，均應在發生時走審批流程報批，單項費用總額10萬元以下，經部門總經理簽字、分管部門副總、財務總監批準，報財務部存查備案后執行；單項費用總額10萬元以23、上 ，應報部門分管副總、財務總監、財務分管副總、總經理批準后執行。 創新研發費用、工廠化費用另文規定。 加班餐費 經部門總經理批準需要加班的職員，加班餐費規定如下：.1周一至周五晚上加班的職員，可使用部門加班就餐卡，在公司食堂用餐；.2周日及其它假日加班的職員，按30元/餐的標準憑據經部門總經理審批后辦理報銷。加班餐費并入“交際應酬費”作為部門直接費用考核。 醫藥費4.3.11.1公司已為職員購買綜合醫療保險，可憑醫療卡到醫院就醫，不再報銷醫藥費用。 4.3.11.2 獨生子女醫療費用按公司有關規定執行。 其他福利補貼 員工其它方面的福利及補貼按XX職員員工手冊規定執行。3 行政后勤費用.1 24、行政后勤費用歸口物業管理部管理。5000元以下的小額維修、環境美化與保護，水電、通訊、以及文具、物料等低值易耗品的購買等，由物業管理部總經理審批后，經財務管理部審核后憑據報銷。5000元以上上述支出報物業總監審批。.2 維修、改造、環保性質的費用均需提交專題報告。 一萬元以下物業管理部總經理審批；一萬元以上的, 報分管副總批準后執行；超出10萬元（含）另上報集團總經理審批。 黨、團組織活動費 黨、團組織活動費用在黨、團員繳納的會費中列支，不夠支出時，報黨委書記及總經理批準后列支。 其他費用 其他費用如上市公司費、公司活動費等，分別由歸口部門管理。由公司負擔費用的每次活動，承辦部門均應事先列示預25、算，報部門分管副總和總經理審批。每次能明確服務對象的公司活動費用等應由受益對象承擔。44 資產及物料用品購置4.4.1各部門需購置固定資產（指單價在2000元以上的物品），應按物業管理部下發的文件執行。4.4.2各部門需購置一般辦公用品、辦公家具、其它用品等，單位價值在2000元以下時，由使用部門填寫“物料用品采購申請單”，報本部門總經理批準，送物業管理部審批、經辦；如同意購置，物業管理部經辦人填寫“付款申請單”， 隨“物料用品采購申請單”一同交由財務部審核后付款或憑據辦理報銷手續，費用歸屬在申請部門項下；4.4.3各部門需購置單位價值在2000元以上的電腦、相關設備等資產，應填妥“物料用品采26、購申請單”，報本部門總經理批準后，送信息中心審核、物業管理部審批。如需購置電腦設備的單位價值超過10,000元時，應具專題報告，經上述相關人員審批后，報集團分管老總審批；4.4.4購置其它設備在2000元以上至2萬元以下時，需報分管老總審批。車輛、辦公樓宇、房屋以及其它單價在2萬元以上固定資產需報總經理審批。4.4.5個人購置手提電腦作為辦公設備的，按總部電腦購置報銷辦法執行。 45 借款 各種形式的借款都應嚴格控制，實行支票結算的應辦理轉賬結算。 出差購買機票應盡可能購買返程票，并通過公司結算；支付住宿費時應盡量使用信用卡結賬。物業管理部應選取1-2家指定航空售票公司為公司供票，職員出差前上27、網填寫購票單（寫明出差地點、往返時間、航班號、聯系電話），經部門總經理審批后至前臺服務處，由服務處統一購票。服務處每天下班前將購票單送至財務出納處，定期辦理和航空公司結算。無特殊因素個人不應自行辦理購票。4.5.2備用金借支：借支金額在10，000元以內的，部門總經理批準后，經財務部總經理審批后辦理付款手續；10，000元以上至50，000以內的需報分管副總審批；如超出50，000元時，報集團總經理審批。學習及培訓借款先經人力資源部負責人簽批。4.5.3差旅費借款：填寫借款單，金額只包括未購返程交通費、伙食補助費等，辦理其它事項需要借支的應說明事由，審批程序和備用金借支相同。4.5.4上述差旅28、費和備用金借支單據在當月歸還結清的，原借據退還借款人；當月不能歸還或不能結清的，財務據此借條入賬，不再退還個人；如個人在入賬后歸還的，財務部開出收據，注明還款事項。4.5.5任務完成后應在一周內到財務部辦理報銷還款手續。對借款未還清者，不得再借支；對報銷后超過一個月不歸還的借款，通知人力資源部從該職員下月工資中扣還。 職員調動、離職需結清借款。46 外駐機構的費用報銷 總部在深圳以外地區辦公的職能部門其費用報銷在當地分支機構的財務部辦理，具體操作程序如下：4.6.1總部在深圳以外地區辦公的職能部門執行總部費用報銷標準，如有特殊地域因素，可專項報告要求作單項調整；4.6.2分支機構財務部負責接單29、，按總部費用報銷標準審核報銷金額并簽批，并于付款前填制“報銷憑證匯總審批表”傳真至總部財務管理部審核簽字確認；4.6.3 分支機構財務部按總部財務管理部審核簽字后的金額付款。4.6.4各區域管理機構費用報銷標準及報銷辦法按集團區域管理辦法執行。47 費用分攤及代墊付費用總部管理費用在總部收入不足或無收入情況下，實行向下屬全資公司分攤，分攤辦法遵照國家相關制度規定。總部為下屬公司代墊付費用時，不論金額大小，都必須取得戶名為下屬公司名稱的發票或者是能獨立向下屬公司提供的發票。總部在總簽約或總代理需下屬公司承擔的費用，收款單位必須開具各公司名稱的明細發票。47.3職能部門發生的費用需各公司承擔的，如培訓費用、周刊費用、使用車輛費、房租等公司內發生的費用由相關部門提供憑據，財務部辦理轉賬或通過資金中心收款。零星墊付的費用如辦證費、郵寄費、培訓及會議時的食堂就餐費等不再劃轉各公司。 費用報銷付款 為提高工作效率，減少現金流通量，通過發薪銀行支付報銷款。4 9 本規定自XXXX年10月1日執行，本規定與相關規定不符的，執行新規定標準。