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1、控股集團公司費用報銷管理制度及流程表 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: xx控股集團有限公司費用報銷管理制度1 目的為了規范各部門費用報銷（含借款，下同）管理流程,有效控制費用開支,加強財務管理，根據企業財務準則規定，結合本公司實際情況及管理要求，特制定本制度。2費用報銷單據要求2.1費用憑證主要種類2.1.1公司外購貨物或勞務所取得的發票，如：增值稅專用發票、普通購貨（勞務）發票、定額發票、稅務部門的窗口專用發票等。2.1.2國家行政事業單位開具的營利事業資金往來統一票據，如行政性收費票據、事業性收費票據等。2.12、.3公司與其他單位和個人的經濟往來中，開具的收據，如食堂采買、房租費、物管費及其他小額零星費用收據。2.2單據合法性合規性要求2.2.1報銷費用時，填寫公司統一印制的報銷單或差旅費報銷單。內容填寫要清楚完整，一律用藍、黑色鋼筆或中性筆填寫，報銷金額與所附發票金額要一致或小于發票金額（大小寫金額相符），金額一經填寫不得擅自涂改，并準確填寫附件的張數、報銷日期。2.2.2付款單位填寫規范：一定要寫全稱“xx控股集團有限公司”，任何字樣短缺都會影響報銷。2.2.3手寫付款單位規范：發票上有“除付款單位名稱外手寫無效”字樣的，可以手寫單位名稱；發票上有“手寫無效”字樣，發票上單位名稱必須為機打的（個別3、發票上既沒有“手寫無效”字樣也沒有“除付款單位名稱外手寫無效”字樣的可以手寫單位名稱）；2.2.4未填寫付款單位時：手寫發票原則上發票完全由出票方填寫，如果出票方未填寫而需要自己填寫時，要按照正規程序填寫，即，用復寫紙復印填寫，發票正反面都要有復寫紙痕跡。（自動復寫發票除外）；2.2.5發票項目填寫規范：發票項目必須填寫完整，即，名稱、數量、單位、單價、金額（大、小寫）、開票人姓名、開票的日期都必須準確完整。如發票未寫明細項目，需要同時提供發票清單。發票及清單需加蓋清晰的出票方 “發票專用章”或“財務專用章”（公章無效）。發票大小寫金額要一致。大寫金額前用圓圈畫X或是全部用大寫零（不能用人民幣4、符號等其他符號）封口，小寫金額前用人民幣符號（￥）封口；定額發票在填寫單位名稱、日期以及金額時一律用中性筆或鋼筆填寫。有涂改痕跡的發票不得報銷；2.2.6所有購貨發票必須將所購每種貨物的數量和單價填列清楚，所購貨物較多時應在發票后附列購貨清單，詳細填列每種貨物的名稱、數量、單價和金額。財務人員在審核時要按每種貨物的數量與入庫單或驗收單上的數量進行較對，對不符合的應拒絕報銷。2.2.7附件張數規范：凡是在報銷單后面粘貼的原始單據（如：發票、發票清單、出、入庫單等）都要作為附件張數來計算（粘貼單除外）。2.3各類費用管理控制標準2.3.1業務招待費（1）在外宴客及招待費用應當有統一的發票或定額發票5、。（2）審核應酬應當與公司業務有關，私人應酬或與業務無關的招待費用應不予報銷。（3）招待費發票上加蓋的發票章必須在發票聯完整體現。（4）發生的業務招待費所開具的發票必須與實際招待事項相對應，嚴禁拼湊或拆分。招待活動結束后5個工作日內填寫報銷單附發票。（5）不同地點不同事項的業務招待費發票應當分別粘貼填列報銷。（6）嚴禁任何部門或個人在發生其他費用項目后因無法提供合法發票而以招待費發票代替的事項發生。（7）嚴格按照上述要求審核業務招待費相關發票及單據，存在不符合事項的不予報銷。2.3.2房屋租金、水電費、物管費（1）租金、水電、物管應取得付款單位為本公司的發票及收據，每次支付房租應附租房協議或者6、合同于后。（2）租金、水電、物管費用支付期限不應重復。（3）租金、水電、物管費用支付方式與合同書的約定應當相符。（4）押金的給付與合同是否相符，合同期滿退租時，在支付租金時要注意押金是否收回。（5）逾期繳納違約金是否與合同規定相符。2.3.3郵遞費（1）應當取得郵遞費發票，并附郵寄證明或發票附件（如郵政的收據明細）。（2）按次報銷的郵遞費單據應當寫明郵寄的物品內容，目的地，收件人，便于查詢核對，累計報銷的郵遞費單據應當后附郵資清單。（6）郵寄私人物品費用一律不得報銷。2.3.4電話費、寬帶費（1）應當取得電話或寬帶營運商發票（2）發票應當以本公司為抬頭，由稅務機關監制并加蓋電信部門發票專用章。7、（3）寬帶費還應當與寬帶協議所載明的價格一致。2.3.5 市內交通費（1）市內辦事發生的交通費應當取得出租車票、公交車票、地鐵票等（2）乘坐出租車應當事先取得分管領導的同意，事后應由批準的領導在發票后簽字證明。（2）票據是當是由本市地方稅務部門的監制的。（4）出租車票的起止時間應當合理，公交車票的連號張數及票面金額應當合理，地鐵票線路應當合理。（5）公交車充值應當取得充值發票，并隨附充值小票方可報銷。2.3.6書報雜志費（！）報銷書報雜志費應當取得訂閱單、營業事業收據，書報費收據或有效發票。（2）經辦人訂閱連續性期刊雜志，購買書籍均應事先取得部門負責人的同意。（3）重要的書籍應當在報銷時同時辦8、理移交保管手續。2.3.7汽車費用（1）汽車費用是指油費，修理費，維護保養費、年檢費，過橋路費，停車費、洗車費等費用。（2）汽車加油應當使用加油卡；因特殊情況使用現金加油應當事先請示公司負責汽車管理的人員同意，并做好相應記錄，由其簽字證明方可報銷。（3）汽車的修理、維護保養應當在指定地點進行，報銷時應當有明細的修理、維護保養清單。（4）本市發生的過路過橋費、停車費應當由同車人簽字證明方可報銷。外地發生的過路過橋路、停車費應當在司機差旅費中，憑出差審批單，同車人簽字證明方可報銷。2.3.8差旅費（1）差旅費報銷應當填寫差旅費報銷單，取得交通費、住宿費等發票（2）差旅費報銷單應隨附出差審批單（3）9、報銷單填列的報銷日期，天數與發票一致（4）報銷單上交通費（飛機、火車、輪船、長途汽車）起止地點與發票所列應當一致。（5）交通費、住宿費的報銷標準應當符合公司差旅費報銷制度的規定（6）除出差補助外，所列報銷項目都須有相應發票支持。2.3.9保險費2.3.9.1員工社會保險（1）公司負責辦理員工社保的人員應當按時做好人員的增、減申報，費用申報；（2）社保經辦人員應當憑社保繳費通知單，員工社保繳申報明細，社保費收據辦理社保報銷；（3）員工社保申報明細應當是經過審批的，并且其中員工繳納部分應當與對應月份工資表當中數據是一致的；（4）員工社保申報應當是連續的。2.3.9.2財產保險（1）公司辦公室人員應10、當事先在不同的保險公司、不同的保險條款及保險費率之間進行優選。（2）辦理財產保險費的報銷應當取得保險公司保險單，保險費收據；（3）保險期限必須是連續的，不遺漏，不重復。2.3.10稅金（1）稅金包括流轉稅主稅及附加稅、所得稅、其他費用（2）應當取得國地稅部門繳款單（3）稅金繳納所屬期應當正確，應當在法定期限內申報劃轉完畢（4）稅率、課稅對象、計稅標準、起征點、減免額及稅種等項目應當正確 2.3.11辦公設備、辦公用品采購（1）辦公設備、辦公用品應當由公司各部門提出采購需求，由辦公室統一采購；（2）辦公室統一采購的辦公設備、辦公用品應當盡量采用定期結賬的方式進行結算；（3）報銷時應當取得發票，應11、當有清單，發票及清單上所列物品應當有使用部門的確認（4）使用部門原則上不得自行采購設備或用品2.3.12會議費、培訓費（1）報銷會議費、培訓費時必須要有會議及培訓通知，同時提供合規的會議費、培訓費發票。不能提供會議費發票的，按取得發票的性質入差旅費或其他費用項目。（2）會議費、培訓費應當由會議主辦部門或會議對口部門報銷（3）本部門聘請外單位或個人培訓發生的費用，超過2000元的需要簽訂合同或協議。如果是部門租用場地發生的會務費用，需要部門提供會議說明（便簽形式）。2.3.13職工伙食費（1）職工伙食費應當只承擔公司職工食堂發生的用于員工的伙食費支出（2）職工伙食費應當有每日采購明細，及每日就餐12、人數明細（3）所有采購明細都應當有兩人或兩人以上的經手人簽字確認2.3.14維修費、安裝費（1）維修費報銷范圍與分類：用于公司房屋、辦公設施、辦公設備等固定資產的日常維護、維修范圍的費用開支(涉及能源水、電、汽、管道、生產設備等方面的維修除外)，維修由辦公室具體負責。（2）安裝維修應遵從維修部門提出申請，預計金額在500元（含）以下的，由申請部門負責人簽字同意，辦公室談價安排安裝維修，并盡量提供發票。預計金額在500元以上的，經申請部門負責審核后，報總經理或其授權人同意，辦公室談價安排安裝維修，并簽訂協議，提供發票。（3）報銷安裝維修費需要提供發票，安裝維修申請單，合同或協議方可報銷。2.3.13、15工資發放（1）員工月工資應當由人力資源部工資員負責根據公司人員名單，員工出勤等情況編制；（2）工資表中的人員名單應當沒有遺漏或重復，各項數據應當正確無誤；（3）工資表應當是在每月六號前完成適當審批流程的； 2.3.16咨詢、審計、評估等費用（1）公司的咨詢、審計、評估業務由公司財務部發起；（2）財務部根據具體業務需要，選擇合適的作業單位，由財務總監最終確定合同價格；（3）雙方簽訂業務約定書（4）報銷時應當提供發票、業務約定書、報告正文復印件等資料 2.3.17銀行貸款利息、銀行承兌匯票貼現利息、銀行手續費等（1）取得銀行貸款利息單，確認利率、計息方式是與貸款協議一致的（2）在銀行貼現，銀行14、承兌匯票貼現利息單應當與貼現協議一致，如在非銀行機構和個人貼現，自當取得利息支出證明，并且有兩人以上簽字確認（3）銀行手續費應當取得銀行收款單據，并且標明費用性質2.3.18其他雜項費用 發生不屬于上列各項的費用，參照上述能明確描述費用性質及體現控制作用的標準來把握。3、費用報銷審批規定 3.1費用報銷審批流程表 支出類別支出項目申請人部門審核財務審核支付審批一、常規行政費用房租、水電費、物管費經辦人辦公室負責人總會計師總經理助理郵遞費辦公電話費、寬帶費市內交通費報刊雜志費辦公用品采購、設備維修（含IT維修維護費）職工伙食費其他雜項費用二、人力資源費用員工薪酬費用人力資源專員人力資源部經理總會15、計師總經理助理招聘費培訓費其他三、車輛費用燃油費經辦人辦公室負責人總會計師總經理助理過路、過橋費維修保養車輛保險其他四、融資費用咨詢、審計、評估等專項費用經辦人融資部經理總會計師財務總監貸款利息/貼現利息/銀行手續費經辦人融資部經理總會計師財務總監五、各種稅款營業稅、所得稅、印花稅、契稅等經辦人財務部經理總會計師財務總監六、非常規的行政費用招待費經辦人部門經理總會計師總經理助理公關費差旅費會議費其他 七、借款公司財務中心員工借款借款人部門經理總會計師財務總監公司非財務中心員工借款總經理助理其他主體借款財務總監總經理 3.2關于審批流程及權限的說明 3.2.1各種支出項目應當遵從上述對應審批流程16、； 3.2.2計劃內常規性各項人事行政費用支出由集團負責人力資源與行政工作的總經理助理審批，集團財務部直接辦理。3.2.3非常規性的人事行政費用支出是指通過電話、郵件、OA平臺等方式通過資金計劃流程批復、或計劃外經事先請示總經理批復的招待費、公關費、差旅費、會議費等費用招待費單筆1萬元以下由總經理助理審批，財務部直接辦理；單筆1萬元（含）以上的，還應經過總經理審批簽字，財務部方可支付；公關費單筆5000元以下由總經理助理審批，財務部直接辦理；單筆5000元（含）以上還須總經理審批簽字，財務部方可辦理。大型會議的召開由會議召開部門報分管領導審批，由辦公室統一組織實施，預算費用在5000元以下的由17、總經理助理直接審批，財務部直接辦理；預算費用在5000元（含）以上的，還需總經理審批同意，財務部方可辦理。 3.2.4 計劃內的工資、社保、公積金、福利費、各項補助、補貼等工資薪酬支出，由集團負責人事、行政的總經理助理審核并簽署意見后，集團財務部直接辦理，事后向集團財務總監、總經理報備。 培訓費用5000元以下的由總經理助理審批，財務部直接辦理；培訓費用5000元（含）以上的還需總經理審批簽字后，財務部方可辦理。 3.2.5車輛費用的審批權限，見集團車輛管理規定的有關規定。 3.2.6 各項稅款由集團總會計師審核簽署意見后，集團財務總監審批，財務部直接辦理，事后向集團總經理報備。 3.2.7 18、銀行貸款利息、貼現利息、各項審計費、公證費、咨詢費等由集團財務總監審批后，財務部直接辦理，事后向集團總經理報備。 3.2.8集團本部發生的員工借款，2萬元以下由總經理助理審批，財務部直接辦理。 財務控制中心發生的員工借款，2萬元以下可由集團財務總監審批，財務部直接辦理。 2萬元（含）以上還須報集團財務總監審核簽署意見后，上報集團總經理同意，財務部方可辦理。 公司發生的非員工借款，指公司間借款、項目部借款及其他個人借款，無論金額大小，由集團財務總監審核簽署意見，報集團總經理同意后，財務部方可辦理。 3.2.9公司總經理助理、財務總監發生的具有自行審批權的費用由總經理審批； 3.3流程各崗位人員職責3.3.1經辦人員職責：負責填制與初審報銷單（包含出入庫單與發票的核對、與合同相關條款的審核等）負責整個報銷及相關單據傳遞到財務部； 3.3.2部門經理職責：負責核對費用開支真實性及數量準確性的確認； 3.3.3總會計師：負責按照公司相關制度審核其開支項目的合法合規性3.3.4總經理（或授權人）職責：負責開支項目業務對應限額內的最終審批 3.4費用報銷時間每周三、周五為費用報銷時間，除借款等特殊業務外，平時不再辦理報銷業務。