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1、風力發電公司費用報銷及員工借款管理制度編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: 費用報銷及員工借款管理制度一、總則（一）為加強公司財務管理，進一步降低非生產性支出，控制費用，規范費用報銷和員工借款，結合本公司實際情況，制定本制度。（二）本制度適用于總部各部門及事業部、辦事處的全體員工。（三）本制度所指的費用，指公司為管理和組織經營活動所發生的各項非生產性支出。根據費用發生的頻次，公司將費用分為常規費用及非常規費用。常規費用包括辦公費、差旅費、通訊費、汽車費及市內交通費、房租及物業費、招待費，運費，其他費用為非常規費用。本制度2、所指的員工借款，指員工因工作需要辦理必要的借支，如預支差旅費、業務備用金等。（四）公司嚴格按照預算控制費用支出，所有費用均需上一級主管審批，各級審核人員必須加強審核。費用開支應符合“厲行節約、有利工作”的原則；費用發生應真實，并且取得合法、有效的憑據；費用報銷應及時；符合公司管理審批權限和程序，超出公司審批權限的費用支出，須經公司的上級主管領導審批。（五）對于2個月以上的經營性個人借款，財務部有權將欠款從其工資中扣除。備用金、周轉金、保證金等周轉類個人借款不在此列。（六）當月發票需當月報銷，因特殊情況不能在當月報銷的，可在發生當月的次月報銷，但最長不得超過兩個月。延遲報銷，財務部可退回不予報銷3、。（七）每周二、周四將費用報銷單交公司財務部報銷，其他時間不予辦理報銷業務。緊急支付的費用或借款，可申請特批。（八）對于非常規費用，在費用發生前必須經過主管領導及公司有核決權限的領導的審批。2000元以上的非常規費用，須進行合同評審并簽訂合同。二、費用預算管理規定（一）每年初，各事業部、辦事處、職能部門（以下稱各單位）制定費用預算，經分管副總審核后報財務經理、總經理核準。（二）各單位須在預算范圍內合理開支，財務部嚴格按照預算進行審核，財務部按月份及累計的費用金額審批。對超過預算及預算外開支，須提前書面報告給分管副總、財務經理、總經理審批。（三）每月10日前財務部將上月各單位費用情況抄送各單位。4、三、報銷流程及各報銷環節的職責（一）報銷流程1、員工報銷流程報銷人填寫費用報銷單或差旅費報銷單 上級主管審批 費用會計審核 財務經理審批 總經理（或其授權人）審批 出納報銷。2、總經理報銷流程報銷人填寫費用報銷單或差旅費報銷單 費用會計審核 財務經理審批 板塊分管領導審核 出納報銷。（二）報銷人的責任：1、費用的發生要遵守國家法律法規和公司規范流程，并遵循“必要、合理、節約”原則，進行有效的預算和成本控制。2、保證費用的真實性，如實申報費用，嚴禁私費公報。 3、及時獲取合法、合規、完整的票據。4、費用發生后正確填寫費用報銷單據，及時報銷費用。5、對于主管及財務人員的詢問及問題反饋，及時予以回答5、和處理。6、報銷人委托文員或其他員工代辦報銷手續的，不能免除報銷人的責任。（三）部門負責人的責任1、事前須對業務事項進行合理有效的控制，確認業務事項的必要性、合理性，對成本費用進行嚴格控制。2、審核費用的真實性，并對所發生費用的經濟效用負責。3、負責并審核報銷單據填寫的規范性和準確性，對費用受益的部門、產品項目、客戶群、金額等負責。4、審核費用報銷流程的規范性，附件的完整性。5、接受單據后及時予以審核。6、 對財務人員反饋的員工報銷問題予以關注。（四）財務部門的職責1、審核部門各級審核人簽名的有效性。2、審核單據填寫的完整性，規范性。3、審核費用報銷是否符合規范的流程。 4、審核金額的準確性，6、所附票據的合法性、合規性、邏輯性、準確性。5、接受單據后及時予以處理。6、 對因前端環節造成的單據中的問題，及時進行反饋。（五）其他審核、審批人員的職責1、對費用開支的總體合理性、必要性、真實性進行審核。2、對前面的審核環節進行監督。3、接受單據后及時予以審核、審批。4、對財務人員反饋的員工報銷問題予以關注并處理。（六）原始票據要求1、必須是真實、合法、有效、完整的票據。復印件、虛假發票、白條一律不能報銷。發票須是蓋有“XX稅務局發票監制章”和開票單位發票專用章的正式發票，收據須是蓋有“XX財政局行政事業性收費收據專用章” 和開票單位發票專用章的規范收據。2、發票付款單位必須填寫公司全稱：（如7、有變動，財務部會另行修正）。3、報銷發票必須填寫齊全，餐費發票須詳細注明此項費用的用途、陪同人員人數、姓名；出租車票必須注明起點與目的地及相關事宜。4、報銷單上要寫明報銷日期、原始附件張數（大寫）、費用項目、類別及金額（大小寫）、報銷人的簽名及相關領導的審核簽字等。5、報銷單后的原始單據要粘貼整齊、有序，符合憑證裝訂的要求，并按照財務要求填寫費用單據匯總單。四、費用分類、報銷流程及分攤方式（一）租賃費由綜合服務部負責辦理房屋租賃，各地分支機構負責人協助辦理。各分支機構負責人提出租賃申請，經辦事處經理分管副總綜合服務部經理綜合服務部副總經理總經理審批后經合同評審簽訂相應租賃合同。將出租方提供的房8、屋產權證明、營業執照或身份證復印件、租賃合同由綜合服務部存檔，并將租賃合同復印件交財務部備案。辦事處房租、物業費、水電費、固定電話費、網絡等費用計入各辦事處費用。租賃合同需續約的，須提前一個月向公司辦理相關申請手續。（二）辦公用品費在各部門辦公用品預算內填寫辦公用品申購單，經部門負責人、綜合服務部經理、分管副總、總經理或其授權人在申購單上簽審，綜合服務部經理審核有無在各部門辦公用品預算內。報銷時將審批后的辦公用品申購單粘貼在報銷單后，由部門負責人、綜合服務部經理、分管副總、財務經理、總經理或其授權人簽批。在上海總部的辦公用品由綜合服務部統一購買，行政助理在報銷時需列清各部門承擔的辦公用品金額，9、報銷時需經綜合服務部經理、分管副總、財務經理、總經理或其授權人審批。供應商送貨時，由行政助理對型號、規格、數量進行驗收，送貨單、驗收單由驗收人簽字確認，并保留以結算時使用。（三）通訊費公司為已轉正的員工給予通訊費補貼，各級別員工通訊費標準如下：序號員工級別標準上限（元/人/月）1總經理/常務副總經理5002副總經理/總經理助理3003部門經理/經理助理/主管2004員工1001、項目經理、項目工程師、產品經理、預算造價工程師等按 “部門經理/主管”級別標準報銷。2、每月憑實名制發票或定額發票附實名制賬單報銷，計入各部門費用。3、如因病假、事假、產假、各類計劃生育假、入/離職、曠工等原因造成當月10、出勤未滿10天的，不享受當月通訊費補貼。（四）市內交通費公司為已轉正的員工給予交通費補貼，各級別員工交通費標準如下：員工級別標準（元/人/月）銷售人員非銷售人員N/A員工200員工部門副經理/經理助理/主管350部門副經理/經理助理/主管部門經理400部門經理/辦事處經理總監/總辦主任500副總經理/總經理助理700常務副總經理1000總經理24001、項目經理、項目工程師、產品經理、預算造價工程師等按“非銷售人員”的“部門副經理/經理助理/主管”級別標準報銷。2、按部門每月填寫一張費用報銷單，當月交通費次月15日報銷，計入各部門費用。3、駐外辦事處（不含供應鏈部）人員不需按辦事處報銷，應各自11、在費用發生當月的次月報銷，計入各辦事處費用。4、如因病假、事假、產假、各類計劃生育假、入/離職、曠工等原因造成當月出勤未滿10天的，不享受當月交通費補貼。5、 公司配車的人員不享受交通費補貼。6、經批準同意享受私車公用補貼的人員不重復享受交通費補貼。7、職能部門人員、客服人員公出實報實銷，選擇交通工具應從簡，特殊情況需乘坐出租車需經部門經理批準。8、因提供產品售后服務需要報銷交通費的人員，應填寫產品售后服務反饋表。（五）差旅費1、出差人員在出差前需填寫出差申請單，由部門經理、分管副總經理審批，交人力資源部門備案。報銷時將審批后的出差申請單復印件和出差報告附在報銷單上，由部門經理、分管副總經理審12、批。乘坐飛機、軟臥、自駕車等均需事先經總經理在出差申請單上審批同意。2、為體現國內消費水平的地區差異，現確定北京、上海、深圳、廣州為一級消費城市，除省會城市之外國內其他城市為普通城市。出差期間各項費用報銷及補貼標準如下：差旅費報銷標準員工級別住宿費市內交通費伙食補貼普通城市省會城市一級城市單人雙人單人雙人單人雙人普通員工（每人）15010020015025020020元/天40元/人天經理（每人）20015025020030025040元/天50元/人天總助/副總（每人）25020030025035030060元/天60元/人天總經理實報實銷，厲行節約3、開具住宿發票時，需讓開票單位填上住宿天13、數，住宿起止日期、住宿單價，定額住宿發票在發票后注明，如不寫清不得報銷。交通費寫上明細（日期、起止地點、事由）。機場到市中心的機場大巴費可以據實報銷。酒店消費需附明細清單。出差人員報銷時由上級主管、財務經理、總經理審批。4、參加CSST總部培訓期間不得報銷伙食補貼。（六）招待費以及禮品費1、申請人員根據需要在預算范圍內辦理業務招待或禮品饋贈。發生業務招待及禮品贈送前需填寫業務招待及禮品申請表，經部門經理、辦事處經理、事業部經理、分管副總及總經理審批后在財務部備案，未提前備案的費用將不予報銷。費用報銷時將招待明細寫在相應的發票后，經部門經理、辦事處經理、事業部經理、分管副總、財務經理、總經理審批14、。招待費及禮品費計入各部門費用。2、單次消費金額800元及以上的，必須附有商家的消費明細清單或POS刷卡單。當次消費提供的手撕發票，面額一樣的發票必須連號，當次消費的發票必須是同一個商家的發票。2、公司為全體員工（包括試用期員工）給予餐費補貼，標準為：10元/天，200元封頂。根據人事部門的統計表憑餐飲類發票報銷，每月按部門填寫一張費用報銷單，當月餐費次月15日報銷，餐費補貼計入各部門費用。（七）市場推廣費綜合服務部根據公司年度規劃及預算安排簽訂市場推廣合同，組織合同評審，由部門經理、分管副總、財務經理、總經理審簽，再與廣告商簽訂合同，并將合同復印件交至財務部存檔。綜合服務部經理每季度編制市場15、推廣費投放計劃表，報分管副總審批，交至財務部。費用報銷時，需分管副總、財務經理、總經理審批。廣告宣傳費、展會費報銷之前必須填寫簽呈，并且經過總經理/總裁審批。（八）物流費用1、供應鏈部發生的常規物流費，需經合同評審后與物流公司簽訂運輸合同，確定價格。報銷時，需在報銷單后附上物流公司提供的、由本公司物流人員簽字確認的原始運輸單以及由供應鏈部經理、分管副總簽批的運輸清單。2、其他部門發生的運費報銷時按審批流程審批，運輸單附在報銷單后，運輸單上必須清楚顯示物品名稱及對方公司名稱。原則上不允許到付快遞，如遇特殊情況的到付快遞請在運輸單后注明原因。3、特殊情況下如需要采取租車等形式送貨的，需要事先申請，16、由部門負責人、分管副總經理、總經理審批。4、辦事處寄總部文件每月二次集中郵遞,應盡量隨貨郵寄。五、員工借款管理（一）部門或辦事處日常備用金、公司活動、員工出差可申請借款，其他事項不予借款。差旅費借款：由經辦人根據出差申請單上批準的借款金額，填寫借款單，履行審批后予以借款。各級別員工借款最高額度如下：員工級別最高額度（元）普通員工3000部門經理/副經理/主管5000副總經理/總經理助理10000總經理/常務副總經理20000（二）辦事處經理、部門經理（含）以上級別員工出差，不予借款。（三）員工借款，須憑出差申請單辦理，經部門經理、會計、財務經理、總經理審批后辦理，試用期員工不允許借款，如有特殊情況要按公司流程提前報批。（四）員工借款必須根據工作實際需要借支，不得將公款挪私用，同時，堅持“前賬不清，后債不借”的原則。（五）每月終了10個工作日內，會計將有欠款的員工個人借款清單發送欠款人核對、催收，并將個人欠款明細情況報財務經理、總經理。六、附則 本制度由財務部負責解釋、修訂。