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1、服裝公司規章制度文件管理辦法編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: 1、目的：對規章制度和相關資料的審批、發放、標識、回收及保管、查詢進行控制，以保證規章制度文件的適用性、有效性，同時使公司各單位均能合理及時地獲得相關的文件與資料。 2、范圍：公司各中心所用規章制度文件與資料（暫不包括部門內部制定僅限內部使用的制度及內聯單/簽呈）。3、權責：3.1文件制訂、修改與審批程序：文 件制 訂審 查核 準規章制度相關部門部門經理/中心負責人（副）總經理表 單相關部門部門經理/中心負責人（副）總經理4、內容：4.1 文件與資料的制訂2、作業： 視作業流程和管理的需要，由需求單位作為制度的制訂單位。 制訂單位以標準文件格式撰寫文件與資料。 由需求部門申請或人力資源中心統一組織修訂作業，以確保文件的有效性。4.2 文件與資料的審查、核準： 所有規章制度文件由需求部門制訂，部門經理/中心負責人聯合人力資源中心審查，呈（副）總經理核準。表單審查于制訂時需隨同送審的該份制度文件一并審查。4.3 文件與資料的修改作業： 根據需要，文件需修改或增訂時，可由原制定單位或人力資源中心提出修改申請，經“3.1核準人”進行審批。.文件修訂時，未修訂內容頁面可不予更換，文件封面版本不以單頁變化而變化。頁面每修訂一次,則當頁版次增加一次.當單頁文件修3、訂數達三次以上時，則整份文件版本增加1次，版次從“0”開始。 文件所附的表單如有更換版本，當月由人力資源中心做出“月份表單變更一覽表”，發給各相關單位知悉，并將更新版本表單按文件發放程序進行發放.4.4 文件與資料之廢止作業： 文件與資料廢止申請、審查、核準作業同文件修改作業。 文件廢止后，人力資源中心將原文件的編號列管，不可重復再用。4.5 文件與資料的編碼系統： 文件與資料編碼單位：人力資源中心 中心、部門編號及文件與資料編碼原則：.1 各中心、部門編號: 企管辦 GN營銷中心 SA生產中心 SC計劃部 PC 生產部 PM 采購部 CG品 管 PG 跟 單 GD 原材料 CC裁 剪 CJ 4、車 縫 CF 后 整 HZ 人力資源中心 HR人力資源部 HR 行政部 AD 電腦 IT 研發中心 DE財會中心 FI注：部門號無下屬單位，則單位碼為00。.2文件編號原則： 流水號01-99 制定單位 版本/次原則：版本/次：由二碼構成，各代碼原則如下： / 次版本號主版本號其次：1主版本號：A-Z，次版本號：1-3。2次版本號：原則上其中任一頁修訂超過三次換新版本。文件與資料每修改一次，次版本號在原有數碼基礎上升1。3主版本號：當次版本號數碼超過3時，主版本號將原字母改為下一個字母。如原字母為A，則下一字母為B。4文件與資料新制訂時，版本號為A/0。 .1 文件封面作為附件管理。 頁數：用5、分數的方法表示：例：2/10表示總計10頁中第2頁。（職務說明書以流水號表示頁數） 文件撰寫格式：.1規章制度：1.目的、2.范圍、3.權責單位、4. 內容5.使用表單 文件撰寫布局：1. 1.1 .14.6 文件與資料分發、回收作業： 所有頒布發行文件，均需右上角加蓋文件發行章(附樣)后發行，收文單位于“文件收發記錄表”上簽收。 修改及廢止時，應由人力資源中心依分發記錄發放新文件，即刻回收舊版文件并執行4.7，回收時應注意數量及內容之完整性。4.7 廢止文件與資料的銷毀： 自各單位回收之舊版文件與資料，由人力資源中心統一處理，處理方式有：銷毀； 正面用筆打“”，反面它用。 人力資源中心需要保6、留原件文件，需在文件上注明“舊版”以視區分，并列帳管理。 人力資源中心需要銷毀保留舊版原件文件，需企管辦副總批準即可。4.8 文件與資料保存： 經頒布發行的規章制度、表單等，原件由人力資源中心列帳保管。 分發到各單位文件由該單位文件簽收人員或兼職文管人員保管。如因文件管理人員離職，需將完好無缺的文件移交下一位本職工作負責人或人力資源中心。如因人為造成文件丟失的，將按公司相關制度追究當事人責任。4.9 文件與資料檔案管理： 文件管制：.1 人力資源兼職管理，文件如有修改，人力資源部當月底發行一次“文件最新版次一覽表”，供各單位核對其使用文件與資料是否為最新有效版本。.2 使用單位每次收到文件時，7、需填寫“文件收發記錄表”。.3 人力資源中心不定期對各部門文件保存情況予以檢查，發現不符合本規定所規定的作業內容立即給予指正、銷毀等，并記錄于稽查檔案。 使用單位：.1 使用單位不得以任何借口自行影印正式文件與資料，如需增發或發現 文件與資料有缺頁，字跡模糊破損等情況時，應填寫“文件申請單”，經審查、核準后，向人力資源中心申請補發后，同時交回舊文件與資料(缺失除外)。.2 制度使用單位所使用文件與資料必須置于作業場所適當位置。4.10 其它作業方法：各部門如需在外批量印刷表單時,需先到人力資源中心進行確認表單的正確性后方可進行外發批量印刷。5、使用表單：5.1 文件申請單5.2 文件收發記錄表6、附件：6.1 文件與資料管制流程6.2 文件封面6.3文件內容頁附件一：規章制度管制流程 權 責 單 位制度的制訂/修改/廢止/補發作業審查NGHR中心、相關單位核準編號/存檔發 行分發新版本存檔/管理回收舊版本銷毀舊版本YESNGYES中心負責人稽查組、（副）總經理（副）總經理HR中心HR中心HR中心HR中心