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1、油泵有限公司內部文件管理制度編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: 修訂頁編制/修訂原因說明：為適應公司新管理制度的全面建立，以及組織架構調整，統一公司內部文件，特修訂本管理辦法。章節號修訂內容編制/修訂人/時間為適應新的管理制度，規范公司內部文件管理，并根據XXXXXXXXXXXXXX油泵有限公司企業標準QG/LW-01-00XX-2008公文管理制度的相關規定，特對相關內容進行修訂。新增發文單位審計部、安全管理辦公室。公司組織架構調整，因此調整發文部門及權限。修訂/XXXXX/06/20內部文件管理制度1 目的及范圍為2、使公司各職能部門（以下簡稱“各部門”）及其下屬各車間內部文件制訂、審批、接收、發放及存檔工作進一步程序化、制度化、規范化、科學化，提高文件處理工作效率和文件質量，特修訂本管理規定。本標準適用于公司各部門及制造部下屬各車間。2 術語和定義 2.1 公文歸口管理部門2.1.1 負責接收和處理外來文件及各部門對公司領導的請示、報告，負責處理所有以各部門名義上報、下發的內部文件，并對制造部下屬各車間的文件處理工作負有檢查、指導和監督責任，對不按相關規定進行內部文件處理的各單位和相關責任人，將予以相應的處罰（見3.5.）。2.1.2 營運與人力資源部為公司內部文件一級歸口管理部門；各部門為內部文件的二級3、歸口管理部門并行使相應的職責；制造部下屬各車間、單位為內部文件的三級歸口管理部門并行使相應的職責。2.2 內部文件：指在企業運營過程中產生的，按照嚴格的生效程序和規范格式，具有傳遞信息和記錄作用的載體。2.3 內部文件管理：指圍繞著公司內部文件起草、發布、歸檔、查詢等管控過程所進行的一切工作。3 內部文件管理3.1 內部文件類別根據目前公司運行文件種類，結合公文按文種分類標準，現將文件類別分為以下幾種：3.1.1 請示、報告：下級部門向直接上級部門或領導請求指示、批準或匯報工作、提出建議和咨詢（附件1）； 如用于日常費用審批、事務說明等事項需向上級部門或領導請示或批示的，可采用呈報格式（附件24、）。3.1.2 通知、通報：通常為各部門、專業委員會或制造部對下屬各車間公布需要周知和共同執行的事項（通知）、傳達重要情況（通報）(附件3)。3.1.3 制度、規定/規范、決定：公司內部制定的相關管理制度；對操作標準、行為準則等進行指引或定義（規定/規范）；對內部的各種重要事項做出規定或對重大行動做出安排（決定）（附件4-7）。3.1.4 會議通知、會議紀要：（參見附件8、9）。3.2 文件發布審批流程和效力3.2.1 發文資格：公司各部門、專業委員會為具備發文資格的主體，各部門下屬各車間、單位無單獨發文資格，只能以直接上級主管部門的名義發文。3.2.2 發布范圍：公司各部門、各車間及各單位各5、部門內部文件包含但不限于：公司各部門范圍內的重要人事任免決定、重大事件的處理決定；各部門的各種重要事項（如戰略規劃、方針政策、管理制度、工作計劃、活動、慶典等）的通告或安排；向公司領導或政府部門匯報有關工作的請示、批準或報告等。各車間或各單位文件包含但不限于：上報下發本單位工作安排、通報、規劃、計劃、總結、會議紀要、管理制度等。3.2.3 審批流程3.2.3.1 各部門發文須填寫XXXXXXXXXXXXXX油泵有限公司文件處理單（附件10），并嚴格按照下面審批流程簽字同意后，各部門一級信息員方可發布。 各車間或各單位發文，如不需要單位外會簽，可由審批流程節點負責人在紙質公文最后一頁空白處簽字同6、意后，由各車間或各單位上級主管部門信息員發布（如制造部各車間內部的相關文件）；如需單位外會簽或會審，須填寫XXXXXXXXXXXXXX油泵有限公司文件處理單（附件10），經審批流程各節點負責人簽字同意后，各車間或各單位上級主管部門信息員方可發布。發文審批流程：編制 部門審核（部門負責人）部門外會簽（如有必要） 營運與人力資源部會審 分管總監或副總監審批批準（總經理） 下發（備案）。3.2.3.4各車間或各單位發文審批流程：編制 單位（車間）審核（負責人）上級主管部門審核（部門負責人） 其他職能部門會審（決定是否需要其他部門會簽、是否需要部門負責人審批） 會簽（如有必要） 該部門負責人審核（部門7、負責人） 分管總監或副總監審批（如有必要） 下發（備案）。3.2.3.5內部文件審批流程的級別取決于該文件內容的性質。3.2.4內部文件效力：內部文件的效力對該公文的接收對象具備約束力，對該文件的非接收對象不具備效力，但非接收對象必須對該文件在接收對象的執行、落實上給予支持。公司各部門的文件是公司最具權威性的行政文件，對下屬各車間和各單位具有普遍的效力。車間、單位文件只對本單位或職能范圍具有指令性。對沒有按照審批流程審批的公文，發布后可視為無效文件。3.3 內部文件格式3.3.1內部文件結構包含但不限于：發文單位、文頭標識、編號及公文落款署名、密級、簽發人、標題、主送單位、正文、結束語、附件、8、署名、日期、文尾等。特殊公文形式如：會議通知、會議紀要等。3.3.1 具體格式規定3.3.2.1內部文件一覽表內部文件一覽表文件類別發文機構文頭標識管理編號落款署名請示報告文件起草部門XXXXXXXXXXXXXX有限公司請示報告XXXXXXXXXXXXXX請字201*00*號文件起草部門通知總經辦（01）XXXXXXXXXXXXXX有限公司總經辦通知QSB-TZ01-*(順序號)-201*總經辦營運及人力資源部（02）XXXXXXXXXXXXXX有限公司營運及人力資源部通知QSB-TZ02-*-201*營運及人力資源部財務部（03）XXXXXXXXXXXXXX有限公司財務部通知QSB-TZ039、-*-201*財務部審計部（04）XXXXXXXXXXXXXX有限公司審計部通知（通報）QSB-TZ04-*-201*審計部工程部（05）XXXXXXXXXXXXXX有限公司工程部通知QSB-TZ05-*-201*工程部設備部（06）XXXXXXXXXXXXXX有限公司設備部通知QSB-TZ06-*-201*設備部質量部（07）XXXXXXXXXXXXXX有限公司質量部通知QSB-TZ07-*-201*質量部物流部（08）XXXXXXXXXXXXXX有限公司物流部通知QSB-TZ08-*-201*物流部供應鏈管理部（09）XXXXXXXXXXXXXX有限公司供應鏈管理部通知QSB-TZ09-*10、(順序號) -201*供應鏈管理部市場部（10）XXXXXXXXXXXXXX有限公司市場部通知QSB-TZ10-*-201*市場部技術服務部（11）XXXXXXXXXXXXXX有限公司技術服務部通知QSB-TZ11-*-201*技術服務部行政辦公室（12）XXXXXXXXXXXXXX有限公司行政辦公室通知（QSB-TZ12-*-201*行政辦公室安全生產管理辦公室（13）XXXXXXXXXXXXXX有限公司安全管理辦公室通知QSB-TZ13-*-201*安全生產管理辦公室制造部（14）XXXXXXXXXXXXXX有限公司制造部通知QSB-TZ14-*-201*制造部通報總經辦(01)XXXXX11、XXXXXXXXX有限公司總經理辦公室通報QSB-TB01-*(順序號)-201*總經辦營運及人力資源部（02）XXXXXXXXXXXXXX有限公司營運及人力資源部通報QSB-TB02-*-201*營運及人力資源部財務部（03）XXXXXXXXXXXXXX有限公司財務部通報QSB-TB03-*-201*財務部審計部（04）XXXXXXXXXXXXXX有限公司審計部通報QSB-TB04-*-201*審計部工程部（05）XXXXXXXXXXXXXX有限公司工程部通報QSB-TB05-*-201*工程部設備部（06）XXXXXXXXXXXXXX有限公司設備部通報QSB-TB06-*-201*設備部質12、量部（07）XXXXXXXXXXXXXX有限公司質量部通報QSB-TB07-*-201*質量部物流部（08）XXXXXXXXXXXXXX有限公司物流部通報QSB-TB08-*-201*物流部供應鏈管理部（09）XXXXXXXXXXXXXX有限公司供應鏈管理部通報QSB-TB09-*-201*供應鏈管理部市場部（10）XXXXXXXXXXXXXX有限公司市場部通報QSB-TB10-*-201*市場部技術服務部（11）XXXXXXXXXXXXXX有限公司技術服務部通報QSB-TB11-*-201*技術服務部行政辦公室（12）XXXXXXXXXXXXXX有限公司行政辦公室通報QSB-TB12-*-213、01*行政辦公室安全生產管理辦公室（13）XXXXXXXXXXXXXX有限公司安全管理辦公室通報QSB-TB13-*-201*安全生產管理辦公室制造部（14）XXXXXXXXXXXXXX有限公司制造部通報QSB-TB14-*-201*制造部制度、規定/規范、決定總經辦（01）XXXXXXXXXXXXXX有限公司企業標準QSB-GL01.*（順序號）-201*總經辦營運及人力資源部（02）XXXXXXXXXXXXXX有限公司企業標準 QSB-GL02.* -201*營運及人力資源部財務部（03）XXXXXXXXXXXXXX有限公司企業標準QSB-GL03.*-201*財務部審計部（04）XXXX14、XXXXXXXXXX有限公司企業標準QSB-GL04.*-201*審計部工程部（05）XXXXXXXXXXXXXX有限公司企業標準QSB-GL05.*-201*工程部設備部（06）XXXXXXXXXXXXXX有限公司企業標準QSB-GL06.*-201*設備部質量部（07）XXXXXXXXXXXXXX有限公司企業標準QSB-GL07.*-201*質量部物流部（08）XXXXXXXXXXXXXX有限公司企業標準QSB-GL08.*-201*物流部供應鏈管理部（09）XXXXXXXXXXXXXX有限公司企業標準QSB-GL09.*-201*供應鏈管理部市場部（10）XXXXXXXXXXXXXX有限15、公司企業標準QSB-GL10.*-201*市場部技術服務部（11）XXXXXXXXXXXXXX有限公司企業標準QSB-GL11.*-201*技術服務部行政辦公室（12）XXXXXXXXXXXXXX有限公司企業標準QSB-GL12.*-201*行政辦公室安全生產管理辦公室（13）XXXXXXXXXXXXXX有限公司企業標準QSB-GL13.*-201*安全生產管理辦公室制造部（14）XXXXXXXXXXXXXX有限公司企業標準QSB-GL14.*-201*制造部備注：1、制造部各車間單位發文格式根據文件內容性質按上表要求及附件(4-7)內容執行；2、凡報送各部門或呈公司高層的文件，各車間單位無權16、發文。內部文件密級及處理急度：密級按保密程度分為秘密、內部和普通三級（非保密文件可省略相應標識），級別為秘密及以上的，須在左上角注明。1)秘密文件，指一旦泄漏將對公司利益產生較大影響的文件，只發給各職能部門、業務部門主要負責人以上管理人員，必要時只發給公司高級管理人員。2）內部文件，指只在公司內部發放的文件，不得對外公開。3）普通文件，指可對外公開的文件。內部文件急度按辦文時間可分為特急、緊急和普通三類（特急或緊急須在公文左上角注明）；具體分類如下：1）特急文件，指必須在收文或發文后一個工作日內辦理完畢的文件。2）緊急文件，指必須在收文或發文后三個工作日內辦理完畢的文件。3）普通文件，指按正常17、文件處理流程處理的文件。標題、正文、結束語、日期、文尾：標題和正文：力求簡明扼要、準確、條例清楚，具體格式見附件。結束語和日期：根據文件文種選擇使用 “特此通知”、“特此通報”等；日期一律寫為“二*年*（五）月*（五）日”。文尾：對上級領導或單位領導用“呈”、對上級單位（組織）用“報”、對同級或不相隸屬的單位用“送”、對下屬單位用“發”。3.3.2 會議通知和會議紀要：會議通知和會議紀要相關格式要求見附件（8、9）；會議通知的編號前綴格式為：XXXXXXXXXXXXXX營會字（營運及人力資源部會議通知）或XXXXXXXXXXXXXX財會字（XXXXXXXXXXXXXX財務部會議通知）； 各職能18、部門各職能部門發文XXXXXXXXXXXXXX會字總經辦（01）XXXXXXXXXXXXXX總會字營運及人力資源部（02）XXXXXXXXXXXXXX營會字財務部（03）XXXXXXXXXXXXXX財會字審計部（04）XXXXXXXXXXXXXX審會字工程部（05）XXXXXXXXXXXXXX工會字設備部（06）XXXXXXXXXXXXXX設會字質量部（07）XXXXXXXXXXXXXX質會字物流部（08）XXXXXXXXXXXXXX物會字供應鏈管理部（09）XXXXXXXXXXXXXX供會字市場部（10）XXXXXXXXXXXXXX市會字技術服務部（11）XXXXXXXXXXXXXX技會字行19、政辦公室（12）XXXXXXXXXXXXXX行會字安全生產管理辦公室（13）XXXXXXXXXXXXXX安會字制造部（14）XXXXXXXXXXXXXX制會字會議紀要的編號前綴格式為：XXXXXXXXXXXXXX營會紀字（營運及人力資源部會議紀要）或XXXXXXXXXXXXXX財會紀字（XXXXXXXXXXXXXX財務部會議紀要）；各職能部門各職能部門發文XXXXXXXXXXXXXX會紀字總經辦（01）XXXXXXXXXXXXXX總會紀字營運及人力資源部（02）XXXXXXXXXXXXXX營會紀字財務部（03）XXXXXXXXXXXXXX財會紀字審計部（04）XXXXXXXXXXXXXX審會紀20、字工程部（05）XXXXXXXXXXXXXX工會紀字設備部（06）XXXXXXXXXXXXXX設會紀字質量部（07）XXXXXXXXXXXXXX品會紀字物流部（08）XXXXXXXXXXXXXX物會紀字供應鏈管理部（09）XXXXXXXXXXXXXX采會紀字市場部（10）XXXXXXXXXXXXXX市會紀字技術服務部（11）XXXXXXXXXXXXXX客會紀字行政辦公室（12）XXXXXXXXXXXXXX行會紀字安全生產管理辦公室（13）XXXXXXXXXXXXXX安會紀字制造部（14）XXXXXXXXXXXXXX制會紀字會議紀要的編號必須與會議通知編號保持一致，如：XXXXXXXXXXXXX21、X會字2009003號，則對應會議紀要編號為XXXXXXXXXXXXXX會紀字2009003號；會議紀要原則上在會后2日內下發，如遇特殊情況（如經營研討會、專題會等）于3日內下發即可；會議紀要須注明發文范圍，發放時按所屬級別由相關信息員下發，并嚴格按發文范圍下發。3.3.3 工作聯系函3.3.4.1 適用范圍：公司各部門之間、制造部下屬各車間單位之間，在開展工作遇到無法自行解決的問題，需要其它單位、部門協助解決，經過多次溝通無效時，均以“工作聯絡函”的形式，向相關單位、部門提出問題并要求反饋、落實。3.3.4.2 格式：工作聯系函相關格式要求見附件11；其編號前綴格式為：XXXXXXXXXXX22、XXX*函字（各部門工作聯系函）或XXXXXXXXXXXXXX制函字（制造部工作聯絡函）。3.3.4.3 工作聯絡函的編制及回復：工作聯絡函的編制及回復必須以單位的名義；部門負責人、管理職能負責人在工作聯絡函發出前進行審定，確保問題描述準確、有明確的時間及進度要求；聯絡函發出單位對于要求落實問題的難度要預先進行評估，難度分為四個等級：一般，預計一周內可以解決；較難，半個月內可以解決；難，一個月內可以解決，特難，由雙方協商解決時間，但原則上不超過三個月。被要求反饋部門必須在收到工作聯絡函3個工作日內或根據提出部門要求的時間予以回復，回復內容中必須有明確的階段性目標和時間進度，如暫時無法解決也必須23、反饋原因，部門負責人、管理職能負責人負責工作聯絡函回復內容的審定。3.3.4.4 工作聯絡函管理內容1）各職能部門的工作聯絡函，經審核后須由營運與人力資源部進行審查、編號、統一歸口發送備案。各單位不得越級發送。 2）各職能部門內部下屬各車間單位（如制造部各車間）“工作聯絡函”管理：各部門內部下屬各車間單位綜合管理部門或其他指定人員（暫定信息統計員）負責本單位工作聯絡函的編號、發送、跟進與存檔等日常管理工作，其它人員不得發送聯絡函。3）各部門下屬各車間單位之間的工作聯絡函，擬稿人將經相應人員審批的手簽版紙質文件連同電子版本交上級主管部門信息員存檔，由其編號后發責任單位聯絡函管理員，同時抄送營運與24、人力資源部電子備案。4）責任部門必須在3個工作日內或指定時間給予回復，回復函必須統一由信息員發出，并抄送營運與人力資源部備案。同時責任部門按回復的時間和方案落實解決問題，相關管理職能積極跟進、督促。5) 所有經過工作聯絡函溝通且解決無效的問題，各部門不得再以公文形式強制發送，應提交營運與人力資源部協調處理。6) 對于經過問題提出單位與問題解決單位協調后，仍出現意見分歧與不妥，或解決難度大、耗時長，或責任部門無法作出答復，也無法落實的重大問題，由發函部門將“工作聯絡函”、問題解決單位反饋意見和意見分歧報送營運與人力資源部，由其提交總經理辦公會上立項，經會上討論裁決予以解決。7) 跨職能部門的重大25、事項，則須報送至總經辦提交總經理辦公會議上立項，經會上討論裁決予以解決。3.3.4.5 考核辦法：對工作聯絡函不反饋、不及時反饋、反饋無效或不按反饋結果執行等違規現象應對責任單位進行考核，同時對責任人視情節嚴重程度給予100500元的處罰。3.4 內部文件管控流程3.4.1 行文原則遵循各部門相關職責權限，涉及外部文件由營運與人力資源部負責簽收或會簽發布、不得越級報送；3.4.2 擬稿、會簽、審核、打印校對、簽發、發放歸檔及查詢3.4.2.1 擬稿：符合黨和國家的方針政策、法律法規及公司有關規章制度；情況真實，觀點明確，文字精練，條例清楚，層次分明，用詞準確、規范，簡明扼要；文種、體式、密級、26、急度劃分、行文符合規定；文件實施日期要盡可能明確。3.4.2.2 會簽：所有規范性文件或涉及到其它部門職責范圍需要共同遵守協力完成的文件在送審前必須會簽。會簽原則上由擬稿單位組織進行。會簽時間一般不超過兩個工作日，會簽單位如有意見需注明，以供擬稿單位和簽發領導參考。3.4.2.3 審核：所有以公司各部門名義下發的文件必須經營運與人力資源部審核，車間單位下發的文件必須以上級主管部門名義，經所屬主管部門審核后下發（如機修間下發文須經制造部審核），一般審核時間不超過一個工作日；審核原則：必要性、規范性。3.4.2.4 打印校對：擬稿部門若要報送文件，須提供電子版本于營運及人力資源部審核，文件經校對無27、誤后可送領導簽發，發送前要先按發文編號方法對公文進行編號。3.4.2.5 簽發：以公司名義下發的文件必須由公司總經理或總經理授權簽發。文件一經簽發立即生效，其他不做要求。3.4.2.6 發放歸檔及查詢：各職能范圍內發文時，須由各部門信息管理員向文件接收單位的信息管理員發送，隨后由文件接收單位信息管理員進行傳遞、接收、處理和跟進。負責發布信息員應在發文的三個工作日內將公文電子版本上傳至OA：登陸/信息管理/選擇相應文件夾錄入。各部門、單位應根據各自的職責權限，及時將有關紙質資料整理立卷歸檔，保證公文齊全、完整，便于保管、查找和使用。涉及機密、絕密等公文可不遵循上述規定。3.5違規的責任界定及處罰28、標準3.5.1 責任界定內部文件編制人負責文件中信息的準確性和文字的校對 。 各發文主體部門的信息管理員負責文件編號的編制、格式的校對及發布。各發文主體部門的第一負責人對文件規范性的全面審核。3.5.2 處罰標準文件中出現信息不準確情況的，對文件編制人通報批評并給予20元50元的處罰，其直接領導（主任、部長以上級別）負連帶責任，給予50元-100元的處罰。文件中出現明顯文字錯誤的，對文件編制人通報批評并給予20元罰款，其直接領導（主任、部長以上級別）負連帶責任，給予50元的處罰。文件編號、格式存在錯誤或不規范情況的，對發文主體部門的信息管理員通報批評并給予20元的罰款，其直接領導（主任、部長以上級別）負連帶責任，給予50元的處罰。在文件發送過程中出現錯誤，其審核領導又無法監控的，對發文主體部門的信息管理員通報批評并給予20元得處罰，不產生連帶責任人。內部文件的“密級”和“急度”標識錯誤的，發文主體單位主要負責人通報批評并給予50元-100元處罰。3.2.4 附則（略）