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1、糧油食品公司會議、合同及車輛行政表單管理制度附表編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: 目 錄 1. 湖南XX股份有限公司呈批件42. 湖南XX股份有限公司內部函件53. 傳真格式64. 會 議 紀 要75. 工作總結總結標題86. 制度化文件格式模板97. 湖南XX股份有限公司用印審批單108. 合同審批表119. 文件資料傳閱單1210. 請 購 單1311. 印章交接情況登記表1412. 車輛費用月度統計表1613. 各部門用車情況匯總表1714. XX車輛加油登記表1815. 客 餐 登 記 表1916. 湖南XX2、股份有限公司對外發文稿紙2017. 查閱文件登記表2118. 卷內文件目錄2219. 收郵件登記表2320. 發郵件登記表2421. 呈批件登記表2522. 發傳真登記表2623. 固定資產移交清單2724. 合同清冊目錄2825. 汽車保養、維修申請單2926. 招待費用申請表3027. 開具介紹信申請單3128. 名片請印單3229. 文件資料移交清單3330. XX會議室使用登記表3431. 借書登記卡3532. 索 書 條3533. 湖南XX股份有限公司用車申請單3634. 文件更改申請單3735. 文件更改通知單3836. 文件銷毀清單3937. 查閱文件申請單4038. 查閱文件登3、記表4239. 受控文件清單4340. 外來文件最新有效版本清單4441. 基礎設施管理臺帳4542. 基礎設施報廢申請表4643. 基礎設施大修（驗收）申請表4744. 基礎設施封存、停用、啟用申請表4845. 基礎設施年度維護、保養、維修計劃4946. 基礎設施維護、保養、維修記錄5047. 辦公樓安全檢查巡視情況登記表5148. 固定資產購置審批表5249. 預算外固定資產費用申請表5350. 固定資產報廢清理審批表5451. 固定資產清理結果報告單5552. 固定資產調撥單5653. 固定資產借用單5654. 閑置固定資產申報明細表5755. 質量記錄清單5856. 改進措施報告5954、7. 管理評審報告6058. 管理評審計劃6159. 會議簽到表6260. 內部質量管理體系審核報告6361. 第 次內審不合格項分布統計表6462. 不合格報告6563. 內審檢查表和審核記錄6664. 糾正/預防措施實施報告6765. 基礎設施調撥單6866. 年度工作目標6967. 工作目標執行情況表7068. XX工作目標追蹤單71編號：XZ-001湖南xx股份有限公司呈批件呈送編號發自部門日期主題內容：部門負責人核簽： 經辦人簽名：日 期： 日 期：審核意見：批復意見：編號：XZ-002湖南xx股份有限公司內部函件送交： 抄呈： 發自部門主題內容：部門負責人核簽： 經辦人簽名：日 期5、： 日 期：編號：XZ-003=Mr/ Miss： From： To： P age： Fax No： D ate： 標題正文編號：XZ-004會 議 紀 要標 題關于會議紀要會議地點會議時間會議主持與會人員編 制審 核紀 要：編號：XZ-005工作總結總結標題正文編制： 審核：日期： 日期：編號：XZ006文件名稱文件編號版次/更改次/制訂日期編制審核分管領導審核批準受控狀態頒布日期發放范圍： 分發號制度化文件格式模板1 總則2 適用范圍3 職責4 操作程序4.14.24.2.14.2.24.2.35 相關支持性文件5.15.1.15.1.2a.b.c.5.25.2.15.2.26 相關記錄表6、格6.16.27 其它編號：XZ-007湖南xx股份有限公司用印審批單日期： 年 月 日需蓋公司印章的內容份數部 門經辦人部門經理批準綜合企管部經理批準總經理室批準湖南xx股份有限公司申請用印審批單日期： 年 月 日需蓋公司印章的內容份數部 門經辦人部門經理批準綜合企管部經理批準總經理室批準湖南xx股份有限公司申請用印審批單日期： 年 月 日需蓋公司印章的內容份數部 門經辦人部門經理批準綜合企管部經理批準總經理室批準編號：XZ-008合同審批表日期： 年 月 日合同名稱標的合同期限 年 月 日至 年 月 日簽約事由簽約對方名稱簽約對方法定代表人簽約對方資信情況責任部門責任部門第一責任人審核：審7、計部審核：合同經辦人：公司法律顧問審核：分管領導審核：總經理審核：董事會審核：股東大會審核：備注：編號：XZ-009文件資料傳閱單題 名文號發文單位發文日期收文日期綜合企管部擬辦意見：總經理室批閱意見：傳閱者簽名：處理結果：編號:XZ-010請 購 單 編號：營運單位： 請購部門： 請購日期： 年 月 日貨號名稱規格單位數量用途單價金額請購原因：申請者： 部門負責人審核：綜合企管部審核：經辦人： 綜合企管部負責人審核：單位分管領導審核：職能分管領導審批：備注：單位分管理領導負責各部門專用物品或臨時所需物品請購計劃的審核。請 購 單 編號：XZ-010營運單位： 請購部門： 請購日期： 年 月 8、日貨號名稱規格單位數量用途單價金額請購原因：申請者： 部門負責人審核：綜合企管部審核：經辦人： 綜合企管部負責人審核：單位分管領導審核：職能分管領導審批：備注：單位分管理領導負責各部門專用物品或臨時所需物品請購計劃的審核。編號:XZ-011印章交接情況登記表日 期移交部門接收部門交接原因印章名稱印 章 模 板移交人接交人監交人印章交接情況登記表編號:XZ-011日 期移交部門接收部門交接原因印章名稱印 章 模 板移交人接交人監交人編號:XZ-012司機出車情況登記表車牌號：年初里程數：月初里程數：本年累計里程數：日期/時間用車部門用車人出發地目的地公里數（KM）用車時間（小時）過路/過橋費（元9、）單程300KM以上補助誤餐費（元）住宿費（元）加油情況備注數量（升）金額（元） 月 日 時 分 月 日 時 分 月 日 時 分 月 日 時 分 月 日 時 分 月 日 時 分 月 日 時 分 月 日 時 分 月 日 時 分 月 日 時 分 月 日 時 分 月 日 時 分 月 日 時 分司機：車管人員：編號:XZ-013車輛費用月度統計表月份： 月主要統計指標 車牌號小計車輛基本數據 里程(km)月初數月末數本月行使累計行使耗油(L)本月數累計數百公里油耗本月數平均數行車補助本月補助累計補助油費本月數累計數路橋費本月數累計數維修保養費總費用本月數累計數維修保養項目1.2.3.4.小計本月數累計10、數保險費年票費用年審費用年檢費用養路費合計本月數累計數制表： 審核：日期： 日期：編號:XZ-014 各部門用車情況匯總表用車部門： 年 月車牌號使用時間（T）單位費用標準（元）數量金額（元）司機住宿費用（元）出差補助（元）過路/過橋費（元）其它小計（元）合 計制表： 用車部門核實： 各部門用車情況匯總表 編號：XZ-014用車部門： 日期： 年 月車牌號使用時間（T）單位費用標準（元）數量金額（元）司機住宿費用（元）出差補助（元）過路/過橋費（元）其它小計（元）合 計制表： 用車部門核實：編號：XZ-015xx車輛加油登記表 車牌號： 年 月序號日期加油當時公里數（KM）油型單價（元）數量（11、升）金額（元）司機簽名備注12345678小計本月出差途中加油情況小計本月油費合計（元）：司機： 車管人員核實：日期： 日 期：編號：XZ-015xx洗車登記表車牌號： 年 月序號日期司機簽名備注序號日期司機簽名備注19210311412513614715816小計本月出差途中洗車情況小計司機： 車管人員核實：日期： 日 期：編號：XZ-016客 餐 登 記 表年 月日 期姓 名事 由餐 數金 額簽 名備注制表： 審核：編號：XZ-017湖南xx股份有限公司對外發文稿紙簽發：核簽：核稿：主辦單位和擬稿人：擬文日期： 年 月 日事由：主送單位：抄送單位：附件：文件編號：湘xx200 第 號打印份12、數： 打印： 校對： 機密程序： 絕密 機密 秘密附正文：編號：XZ-018查閱文件登記表日期部門查閱內容查閱形式批準人查閱人歸還情況備注編號：XZ019卷內文件目錄序號文件編號責任者題 名日期頁號備注編號：XZ-020收郵件登記表日期： 年 月日期部門類別編 號收件人名址數量收者簽名備注編號：XZ-021發郵件登記表日期： 年 月日期部門類別編 號收件人名址數量發件人簽名備注編號：XZ-022呈批件登記表序號日 期編 號主 題呈送部門審 批 結 果經理室擬辦意見處 理 結 果備 注編號：XZ-023發傳真登記表日 期部 門發送對方號碼發送份數經辦人簽字編號：XZ-024固定資產移交清單部門：13、日期：類別名稱型號數量資產編號備注移交人：接交人：監交人：編號：XZ-025合同清冊目錄單位：日期：簽訂日期類 別甲 方乙 方合 同 名 稱合同編號金額有效期限備 注制表：審核：編號：XZ-026汽車保養、維修申請單 日期 ：部 門車號保 養里程數維 修損壞零部件需更換的零部件具體原因派車人建議綜合企管部經理簽署意見上級主管意見上上級主管意見汽車保養、維修申請單 日期：部 門車號保 養里程數維 修損壞零部件需更換的零部件具體原因派車人建議綜合企管部經理簽署意見上級主管意見上上級主管意見編號：XZ-027湖南xx股份有限公司招待費用申請表部門： 日期： 至一餐飲費用：序號日期招待單位參加人數主要14、成員名單金額二禮物費用禮品品種贈送名單金額三住宿交通費用酒店住宿：交通費用：四其他合計費用預估總額：申請人： 核準：湖南xx股份有限公司招待費用申請表部門： 日期： 至一餐飲費用：序號日期招待單位參加人數主要成員名單金額二禮物費用禮品品種贈送名單金額三住宿交通費用酒店住宿：交通費用：四其他合計費用預估總額：申請人： 核準：編號：XZ-028湖南xx股份有限公司開具介紹信申請單聯系單位事由：時間： 年 月 日申請部門申請人部門經理簽字綜合企管部經理簽字備注湖南xx股份有限公司開具介紹信申請單聯系單位事由：時間： 年 月 日申請部門申請人部門經理簽字綜合企管部經理簽字備注湖南xx股份有限公司開具介15、紹信申請單聯系單位事由：時間： 年 月 日申請部門申請人部門經理簽字綜合企管部經理簽字備注編號：XZ-029名片請印單 日期： 年 月 日名片正面（中文）名片反面（英文）部門DEPT地址ADD電話TEL傳真FAS郵編P.C姓名NAME職務手機PTE-mailE-mail填表人印刷盒數部門經理審核綜合企管部經理復核經辦人承辦結果編號：XZ-029名片請印單 日期： 年 月 日名片正面（中文）名片反面（英文）部門DEPT地址ADD電話TEL傳真FAS郵編P.C姓名NAME職務手機PTE-mailE-mail填表人印刷盒數部門經理審核綜合企管部經理復核經辦人承辦結果編號：XZ-030文件資料移交清單16、部門（分子公司）： 日期： 年 月 日序號文件編號文件名稱類別版本號頁數備注移交人： 接交人： 監交人：日 期： 日 期： 日 期：編號：XZ-031xx會議室使用登記表日期時間使用部門事 由使用人簽 字會后會議室整理備注 編號：XZ-032 借書登記卡書名編號借書還書備 注日期簽名日期簽名編號：XZ-033索 書 條編號書名類別借書者備注 湖南xx股份有限公司用車申請單 編號：XZ-034用 車部 門用車人人 數出 車時 間年 月 日 時 分預計返回時間年 月 日 時 分出 車區 間起： 止：出 車事 由用車部門經理簽字派車人簽 字綜合企管部經理簽字單位分管理領導簽字司 機車牌號實際用車時間17、過路/過橋費往返里程KM出 差補 助司 機住宿費用車人核 實注：法定節假日、公體日、出車當天不能返回公司的公務用車及不在派車范圍內的員工公務用車，需經綜合企管部經理審核，呈單位分管領導批準后，車管人員方可派車。用車申請單存根 （以申請單為準）用車部門：用 車 人：人 數：出車時間：返回時間：出車事由：司 機：車 牌 號： 湖南xx股份有限公司用車申請單 編號：XZ-034用車申請單存根 用 車部 門用車人人 數出 車時 間年 月 日 時 分預計返回時間年 月 日 時 分出 車區 間起： 止：出 車事 由用車部門經理簽字派車人簽 字綜合企管部經理簽字單位分管理領導簽字司 機車牌號實際用車時間過路18、/過橋費往返里程KM出 差補 助司 機住宿費用車人核 實注：法定節假日、公體日、出車當天不能返回公司的公務用車及不在派車范圍內的員工公務用車，需經綜合企管部經理審核，呈單位分管領導批準后，車管人員方可派車。（以申請單為準）用車部門：用 車 人：人 數：出車時間：返回時間：出車事由：司 機：車 牌 號： 湖南xx股份有限公司用車申請單 編號：XZ-034用車申請單存根 用 車部 門用車人人 數出 車時 間年 月 日 時 分預計返回時間年 月 日 時 分出 車區 間起： 止：出 車事 由用車部門經理簽字派車人簽 字綜合企管部經理簽字單位分管理領導簽字司 機車牌號實際用車時間過路/過橋費往返里程KM19、出 差補 助司 機住宿費用車人核 實注：法定節假日、公體日、出車當天不能返回公司的公務用車及不在派車范圍內的員工公務用車，需經綜合企管部經理審核，呈單位分管領導批準后，車管人員方可派車。（以申請單為準）用車部門：用 車 人：人 數：出車時間：返回時間：出車事由：司 機：車 牌 號： 編號：XZ035文件更改申請單部門（分子公司）：日期： 文件名稱文件編號版本更改原因：更改內容：申請人：日 期：所在部門意見：簽 名：日 期：審核部門意見：簽 名：日 期：編號：XZ036文件更改通知單TO：FROM：文件名稱： 文件編號： 版本/更改次： 更改內容： 日期： 年 月 日編號：XZ036文件更改通知20、單TO：FROM：文件名稱： 文件編號： 版本/更改次： 更改內容： 日期： 年 月 日編號：XZ037文件銷毀清單部門（分子公司）：日期： 年 月 日序號文件編號文件名稱銷毀原因份數備注制表：審核：編號：XZ038查閱文件申請單日期申請人單 位備注查閱內容查閱形式：借原件外出；現場查原件；復印，份數部門經理簽 字綜合企管部經理簽字總經理室簽 字查閱文件申請單日期申請人單 位備注查閱內容查閱形式：借原件外出；現場查原件；復印，份數部門經理簽 字綜合企管部經理簽字總經理室簽 字查閱文件申請單日期申請人單 位備注查閱內容查閱形式：借原件外出；現場查原件；復印，份數部門經理簽 字綜合企管部經理簽字總21、經理室簽 字編號：XZ039查閱文件登記表日期部門查閱內容查閱形式批準人查閱人備注編號：XZ040受控文件清單部門（分子公司）：日期： 年 月 日序號文件編號文件名稱類別版本號頁數備注制表： 審核：編號：XZ041外來文件最新有效版本清單部門（分子公司）： 日期： 年 月 日序號文件編號文件名稱類別頒布日期來源頁數備注制表：審核：編號：XZ042基礎設施管理臺帳部門（分子公司）：類別名 稱規格型號購買日期購買價格數量編號所屬地使用者責任人備注制表：審核：編號：XZ043基礎設施報廢申請表部門（分子公司）：制表日期： 年 月 日基礎設施名稱編號單位型號購買日期購入價格元已使用年限累計折舊 額申請22、報廢原因申請人： 年 月 日部門（分子公司）負責人意見簽 字： 年 月 日相關職能部門意見 簽 字： 年 月 日職能分管領導批示意見 簽 字： 年 月 日總經理批示 簽 字： 年 月 日備注編號：XZ044基礎設施大修（驗收）申請表部門（分子公司）：制表日期：年月日基礎設施名稱編號單位型號購買日期購入價格元已使用年限累計折舊 額維修情況申請大修及原因 申請人： 年 月 日部門（分子公司）負責人意見 簽 字： 年 月 日相關職能部門意見 簽 字： 年 月 日職能分管領導批示意見 簽 字： 年 月 日總經理批示 簽 字： 年 月 日驗收結論 驗收人： 年 月 日編號：XZ045基礎設施封存、停用、23、啟用申請表部門（分子公司）：表日期： 年 月 日基礎設施名稱編 號型 號單 位封存停用原因： 申請人： 年 月 日部門（分子公司）負責人意見： 簽 字：年 月 日重新啟用原因： 申請人： 年 月 日部門（分子公司）負責人意見： 簽 字：年 月 日編號：XZ046基礎設施年度維護、保養、維修計劃部門（分、子公司） 時段： 年 月至 年 月 序號日期所屬部門設施名稱編號規格型號數量使用/保管人維護、保養、維修保養項目、內容維護、保養、維修保養人員備注總經理： 分管領導： 部門負責人： 制表：編號：XZ047基礎設施維護、保養、維修記錄部門（分、子公司） 下屬部門（線、場、車間） 序號日期設施名稱編24、號規格型號數量使用/保管人維護、保養、維修保養項目、內容維護、保養維修保養人員維修保養結果備注編號：XZ048辦公樓安全檢查巡視情況登記表日期時間十九樓門窗關閉情況十九樓電源、電器、電腦等設備關閉情況二十樓門窗關閉情況二十樓電源、電器、電腦等設備關閉情況其他（含員工加班情況）檢查人編號：XZ049固定資產購置審批表申報單位申報日期編號申報項目名稱申報項目具體內容固定資產類別是否預算內項目購置目的項目效益分析回報率產量增加幅度成本降低幅度預算金額申報金額其中：設備費用土建費用安裝費用申報單位負責人技術部門審核財務部門審核綜合企管部門審核單位分管領導審核：企管總監審核：董事長審批：注：固定資產更新25、更新改造審批適用此表。編號：XZ050預算外固定資產費用申請表申請單位申請日期申請項目名稱申請項目具體內容固定資產類別購置目的未納入預算原因申請單位負責人簽字單位分管領導審核：企管總監審核：董事長審批：編號：XZ051固定資產報廢清理審批表申報單位申報日期固定資產名稱固定資產編號固定資產類別預計使用年限已使用年限賬面原值已計提折舊賬面凈值已計提減值準備上一次維修情況時間費用報廢原因預計凈殘值預計可收回變價收入預計發生清理費用預計清理凈損益申報單位處置意見申報單位負責人簽字綜合企管部意見財務部意見單位分管領導審核：企管總監審核：董事長審批：編號：XZ052固定資產清理結果報告單固定資產使用單位固26、定資產名稱固定資產編號固定資產類別清理日期清理方式固定資產賬面價值清理費用變價收入清理凈損益使用單位負責人簽字固定資產管理部門簽字財務部簽字清理經辦人簽字注：1、固定資產清理過程中回收的可利用材料和配件，應辦理入庫手續，入庫單隨清理結果報告單交財務入賬。2、固定資產清理結果應報綜合企管部備案。編號：XZ052固定資產清理結果報告單固定資產使用單位固定資產名稱固定資產編號固定資產類別清理日期清理方式固定資產賬面價值清理費用變價收入清理凈損益使用單位負責人簽字固定資產管理部門簽字財務部簽字清理經辦人簽字注：1、固定資產清理過程中回收的可利用材料和配件，應辦理入庫手續，入庫單隨清理結果報告單交財務入27、賬。2、固定資產清理結果應報綜合企管部備案。編號：XZ053固定資產調撥單固定資產名稱固定資產編號固定資產類別調撥日期調出單位名稱調入單位名稱賬面原值已計提折舊賬面凈值固定資產管理部門意見單位分管領導審批編號：XZ054固定資產借用單借用單位經手人借用單位負責人借出日期預計歸還日期用途固定資產名稱固定資產編號固定資產類別賬面價值借用單位分管領導審批固定資產管理部門意見企業管理總監審批編號：XZ055閑置固定資產申報明細表申報單位申報日期固定資產名稱固定資產類型固定資產編號賬面原值已計提折舊賬面凈值資產狀況閑置原因制表： 單位負責人：編號：XZ055閑置固定資產申報明細表申報單位申報日期固定資產28、名稱固定資產類型固定資產編號賬面原值已計提折舊賬面凈值資產狀況閑置原因制表： 單位負責人：編號：XZ056質量記錄清單部門：日期：年月日序號記錄名稱編號編制部門編制日期保存期限備注編制：審核：編號：XZ057改進措施報告責任部門責任人序號需改進事項計劃完成時間改進措施完成時間具體實施情況備注改進事項陳述： 責任人簽名： 日 期：改進措施實施效果驗證：驗證人簽名： 日 期： 編號：XZ058管理評審報告評審目的：評審日期/時間： 主持人：參加人員：缺席人員： 應到 人實到 人評審內容綜述：改進決定：序號改進事項責任部門責任人完成時間備注編制： 審核：批準：編號：XZ059管理評審計劃 編制日期：29、 年 月 日評審目的：評審依據：計劃評審時間：評審內容及評審重點：序號日期評審內容主持人備注參加評審的部門/人員：評審所需資料的準備要求：序號需提交資料截止日期責任部門備注擬定：審核：批準： 編號：XZ060會議簽到表會議名稱開會日期會議地點會 議主持人會議記錄人員到會人數缺席人數缺席人員參會人員簽名序號姓名單位名稱簽名序號姓名單位名稱簽名編號：XZ061內部質量管理體系審核報告審核目的：審核范圍：審核依據： 審核日期：受審核部門：審核組長： 審核員:審核過程綜述：不合格項統計和分析（包括：數量、嚴重程度、特定部門有缺點、特定要素執行情況、存在的主要問題等）：對質量管理體系的評價（包括：文件化30、體系與標準的符合程度、實施效果、發現和改進體系的運行機制及措施等）：結論：糾正措施要求及審核報告分發對象：審核組長： 審核： 批準：編號：XZ062第 次內審不合格項分布統計表 日期：年月日部門過程總經理室綜合企管部技術開發部貿易部營銷中心人力資源部博羅分公司永安分公司湘鄉分公司韶山分公司生物科技分公司 湘潭分公司珠海分公司深圳分公司小計4.15.15.25.35.66.16.26.36.47.17.27.37.47.68.18.38.4總計編號：XZ063不合格報告日期：年月日受審核部門時間不符合項事實陳述：不符合條款：不符合類型： 嚴重不符合 一般不符合審核員： 審核組長：原因分析： 責任31、部門負責人： 日期：糾正措施：責任部門負責人： 日期： 審核員： 日期：糾正措施完成情況： 責任部門負責人： 日期：糾正措施實施效果驗證：驗證人： 日期：編號：XZ064內審檢查表和審核記錄受審核部門日期審核員受審核部門負責人涉及的過程檢查內容和方法審核紀錄編號：XZ065糾正/預防措施實施報告編號：日期：年月日報告類型： 糾正措施報告 預防措施報告存在/潛在不合格情況：簽名/日期原因分析：簽名/日期：糾正/預防措施：責任部門： 責任人： 完成時間：擬定： 批準： （單位分管領導、職能分管領導、管代）實施情況：實施人：效果驗證：驗證人：編號：XZ066基礎設施調撥單部門（分子公司）：制表日期：32、年月日基礎設施名稱編 號型 號單 位購買價格現使用部門現使用人需使用部門需使用人調撥原因： 簽 字： 年 月 日職能部門意見： 簽 字： 年 月 日總經理室意見： 簽字：年月日號：XZ067xx 部（分子公司） 年度工作目標 部門/分子公司： 日期： 年 月 日序號目標項目標內容目標值保障措施完成期限責任人經營目標管理目標編制： 審批：注：季度、月度、崗位目標可參照此表編制。編號：XZ068xx 部門（分子公司）工作目標執行情況表部門/分子公司： 目標執行期限： 年 月到 年 月序號目標項目標內容目標值時間要求責任人實際完成情況實際與目標值的差異改進措施編制： 審批：編號：XZ069xx工作目標追蹤單目標部門：目標責任人：目標項目標施行進度目標達成率原因分析改進措施和辦法處理情形簽發人： 簽發部門：編號：XZ-069xx工作目標追蹤單目標部門：目標責任人：目標項目標施行進度目標達成率原因分析改進措施和辦法處理情形簽發人： 簽發部門：