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1、企業(yè)會計(jì)電算化檔案日常帳務(wù)管理制度及流程編 制： 審 核： 批 準(zhǔn)： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準(zhǔn)： 版 本 號: 會 計(jì) 電 算 化 工 作 程 序 圖 審 核調(diào)整存檔審 核憑證帳務(wù)處理憑證打 印憑證記帳憑證憑證審 核原始憑證注 1、圖中為直接上機(jī)填制記帳憑證，則為審核人員上機(jī)審核記 帳憑證，為打印已在電腦中記帳的已審核記帳憑證，并及時 粘貼原始憑證，經(jīng)核對無誤后，整理存檔； 2、會計(jì)人員主要分工為制單、審核和檔案管理人員； 3、各工作人員根據(jù)各種規(guī)章制度要求，并本著會計(jì)工作職業(yè)道德 要求認(rèn)真執(zhí)行相關(guān)工作。 8 帳 務(wù) 流 程 圖 月 初A錄入憑證修改憑證2、B審核憑證存在問題？ C記 帳D對 帳存在問題？A、 制單人員B、 審核人員C、 制單人員D、 審核、制單人員E、 制單人員F、 審核、制單人員G、 會計(jì)主管H、 制單、檔案管理人員E會計(jì)報(bào)表F帳表核對存在問題？G結(jié) 帳H檔案管理 8 會計(jì)報(bào)表系統(tǒng)業(yè)務(wù)流程圖 填制憑證審核憑證記 帳自動取數(shù)其他明細(xì)表資產(chǎn)負(fù)債表利潤及利潤分配表管理費(fèi)用明細(xì)表營業(yè)成本明細(xì)表分析填列現(xiàn)金流量表財(cái)務(wù)分析指標(biāo)財(cái)務(wù)報(bào)告 8 會計(jì)電算化管理制度 一、電算化崗位責(zé)任 根據(jù)財(cái)稅部門有關(guān)電算化管理規(guī)章制度及公司的管理核算特點(diǎn)，為穩(wěn)妥高效地開展會計(jì)電算化工作，公司財(cái)務(wù)部設(shè)置以下工作崗位： 財(cái)務(wù)經(jīng)理 對公司電算化發(fā)展方向、規(guī)模及重大硬3、件、軟件的使用及應(yīng)用項(xiàng)目進(jìn)行決策，領(lǐng)導(dǎo)各財(cái)務(wù)人員高質(zhì)量、高效率、穩(wěn)定地開展會計(jì)電算化工作。 會計(jì)主管 1、積極配合財(cái)務(wù)經(jīng)理的工作，制訂公司電算化發(fā)展規(guī)劃及管理制度等，為財(cái)務(wù)經(jīng)理提供相關(guān)決策依據(jù)；2、根據(jù)公司特點(diǎn)合理設(shè)置電算化工作崗位，正確分配系統(tǒng)各級操作人員的使用權(quán)限，組織協(xié)調(diào)好各財(cái)務(wù)人員開展各項(xiàng)具體的會計(jì)電算化工作；3、經(jīng)常檢查各項(xiàng)電算化工作的執(zhí)行情況和結(jié)果，嚴(yán)格執(zhí)行責(zé)任制對各崗位人員責(zé)任的約束條款。 系統(tǒng)管理 1、參與制訂公司會計(jì)電算化發(fā)展規(guī)劃及管理制度；2、執(zhí)行對操作人員的管理和對計(jì)算機(jī)檔案管理的職責(zé)；3、對系統(tǒng)軟硬件的日常運(yùn)行進(jìn)行維護(hù)，及時排除系統(tǒng)運(yùn)行中出現(xiàn)的各種故障，確保系統(tǒng)正常穩(wěn)定4、地運(yùn)行。 8 會計(jì)電算化管理制度 檔案管理 1、及時備份系統(tǒng)中各種帳表數(shù)據(jù)，并分類編號存檔，數(shù)據(jù)備份至少 做一次硬盤備份和兩次軟盤備份；2、對打印輸出的憑證、帳簿、報(bào)表等應(yīng)及時裝訂存檔；3、對系統(tǒng)軟硬件相關(guān)的光盤、磁盤、使用手冊等資料進(jìn)行分類編號， 妥善保管。 成本、計(jì)劃管理 1、 配合財(cái)務(wù)經(jīng)理及會計(jì)主管、系統(tǒng)管理人員工作，保證電算化日常工作正常進(jìn)行；2、 制訂財(cái)務(wù)計(jì)劃，管理控制成本，對公司經(jīng)濟(jì)活動進(jìn)行準(zhǔn)確而及時的財(cái)務(wù)分析，為財(cái)務(wù)經(jīng)理決策提供依據(jù)；3、 為會計(jì)主管提供崗位責(zé)任制的考核依據(jù)。 系統(tǒng)操作1、 根據(jù)會計(jì)主管、系統(tǒng)管理人員對本崗位工作的具體安排、要求開展工作；2、 及時準(zhǔn)確地輸入、打印5、輸出各種記帳憑證、帳簿、會計(jì)報(bào)表；3、 及時準(zhǔn)確為領(lǐng)導(dǎo)查詢所需的各種財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)；4、 正確使用權(quán)限內(nèi)系統(tǒng)中的各種功能。 8 會計(jì)電算化管理制度 審 核1、 審核原始憑證的合法性、有效性以及是否手續(xù)齊全；2、 審核系統(tǒng)操作人員輸入的記帳憑證，確保系統(tǒng)記帳憑證的制作質(zhì)量；3、 審核系統(tǒng)內(nèi)總帳與明細(xì)帳、輔助帳及記帳憑證等是否試算平衡；4、 審核會計(jì)報(bào)表是否與相關(guān)總帳金額一致平衡。 資金管理1、 負(fù)責(zé)銀行、現(xiàn)金出納崗、收入、往來崗的日常管理；2、 負(fù)責(zé)流動資金的日常核算管理；3、 負(fù)責(zé)每日制印收入日報(bào)表及現(xiàn)金日報(bào)表；4、 負(fù)責(zé)對門票、發(fā)票、收據(jù)等重要票據(jù)的日常管理。 8 會計(jì)電算化管理制度 二、會計(jì)帳表6、的初始化1、 每個獨(dú)立核算的會計(jì)單位只能在系統(tǒng)內(nèi)設(shè)立一套帳。新套帳必須經(jīng)財(cái)務(wù)部經(jīng)理、主管會計(jì)同意后方能在電算化系統(tǒng)（以下簡稱“系統(tǒng)“）內(nèi)設(shè)立。2、 設(shè)置會計(jì)科目時，必須按照現(xiàn)行財(cái)務(wù)制度規(guī)定并結(jié)合公司實(shí)際情況來設(shè)置各級會計(jì)科目的名稱及編碼；同時應(yīng)本著利于簡化核算、便于各種會計(jì)報(bào)表從電腦帳中自動取數(shù)的原則，合理適當(dāng)?shù)貙Σ糠挚颇吭O(shè)置輔助核算功能。3、 會計(jì)科目一經(jīng)設(shè)定并已正式運(yùn)用于系統(tǒng)中制單和記帳等功能，不得隨意修改，以避免造成系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫的紊亂；因核算需要而需新增的會計(jì)科目則可在系統(tǒng)中增設(shè)。4、 轉(zhuǎn)換會計(jì)年度時，應(yīng)于新會計(jì)年度開始后的20日內(nèi)完成年初轉(zhuǎn)帳的工作，對結(jié)轉(zhuǎn)后的年初余額試算平衡、對帳無誤后7、，新會計(jì)年度電腦帳方可使用。對于已成功結(jié)轉(zhuǎn)的年初余額，不得隨意修改，以避免造成系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫的紊亂。5、 套帳初始化工作完成后，應(yīng)根據(jù)現(xiàn)行財(cái)務(wù)制度規(guī)定并結(jié)合公司實(shí)際情況，及時在電子報(bào)表系統(tǒng)中編制利潤及利潤分配表、資產(chǎn)負(fù)債表、財(cái)務(wù)狀況變動表、管理費(fèi)用明細(xì)表等基本會計(jì)報(bào)表以及公司內(nèi)部管理需要而要求編報(bào)的各種明細(xì)表等，并設(shè)定各種報(bào)表從系統(tǒng)取數(shù)的公式單元和批處理命令等。各種報(bào)表格式及公式單元、批處理命令等一經(jīng)設(shè)定，不得隨意修改。 8 會計(jì)電算化管理制度 三、日常帳務(wù)處理1、 經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)原始憑證經(jīng)審核后應(yīng)于兩日內(nèi)編制記帳憑證，并輸入系統(tǒng)，填制憑證時，應(yīng)規(guī)范簡要填寫摘要。2、 當(dāng)日所有原始憑證都輸入系統(tǒng)后，審核8、人員應(yīng)及時審核記帳憑證，發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時修改，確保當(dāng)日輸入的憑證都正確無誤。3、 記帳憑證經(jīng)審核、修訂無誤后，即應(yīng)打印輸出，并將打印出的已審核憑證和與其相對應(yīng)的原始憑證裝訂，以備存檔。4、 記帳憑證經(jīng)審核、打印輸出后，制單人員應(yīng)及時在系統(tǒng)中記帳，記帳憑證未打印出之前，不得記帳。5、 當(dāng)日憑證都輸入、審核、記帳后，應(yīng)及時查詢打印當(dāng)日現(xiàn)金收支情況日報(bào)表，以便于及時掌握現(xiàn)金收支狀況。6、 月末所有原始都已輸入系統(tǒng)并已記帳后，應(yīng)及時運(yùn)用系統(tǒng)匯總功能，對所有已記帳憑證進(jìn)行匯總，并打印輸出匯總表；同時運(yùn)用對帳、試算平衡等功能，核對各科目總帳、明細(xì)帳與輔助核算帳等，帳帳核對無誤后，即可開始編制當(dāng)期會計(jì)報(bào)表。79、 各種基本會計(jì)報(bào)表應(yīng)于該會計(jì)期后五日內(nèi)編制完成并報(bào)出。會計(jì)報(bào)表報(bào)出之前應(yīng)認(rèn)真與系統(tǒng)有關(guān)帳簿、憑證進(jìn)行核對，如帳表不符，應(yīng)及時查找原因，并進(jìn)行相應(yīng)調(diào)整，直至帳表一致。其他輔助報(bào)表則應(yīng)于核對無誤后在該會計(jì)期后十日內(nèi)編報(bào)完畢。8、 經(jīng)過層層核對，確認(rèn)帳證一致、帳帳一致、帳表一致后，且確認(rèn)當(dāng)期發(fā)生的所有經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)已全部反映在系統(tǒng)帳中，則可由財(cái)務(wù)主管對當(dāng)期會計(jì)帳結(jié)帳。結(jié)帳后，則不可也不能修改當(dāng)期會計(jì)數(shù)據(jù)。 8 會計(jì)電算化管理制度 四、系統(tǒng)各級操作員權(quán)限分工序 號使用功能權(quán)限權(quán)限運(yùn)用人員備 注1財(cái)務(wù)分工1表中“權(quán)限使用人員”數(shù)碼的代表意義如下： 1會計(jì)主管 2系統(tǒng)管理人員 3系統(tǒng)操作人員 4資金管理人員 10、5審核人員 6成本管理人員 7檔案管理人員上列崗位中，一名工作人員最多可擔(dān)任三個，但制單、制表和審核崗位不可由一人兼任；出納和資金管理不可由一人兼任。2建帳、科目初始設(shè)置1、2、33期初余額管理1、2、34制單、匯總、記帳1、35憑證審核1、56對帳、試算平衡1、3、57結(jié)帳、恢復(fù)記帳前狀態(tài)1、28自動轉(zhuǎn)帳定義、生成1、39查詢、打印1、3、5、610數(shù)據(jù)備份、恢復(fù)1、2、711刪除以前年度數(shù)據(jù)1、212重建帳、帳套參數(shù)調(diào)整1、213上機(jī)日志1、214銀行現(xiàn)金管理1、415計(jì)劃管理1、616項(xiàng)目管理1、3、517部門管理1、3、518匯率管理1、3、519單位往來1、3、520個人往來1、3、11、521報(bào)表初始化1、2、322編制報(bào)表1、323報(bào)表審核1、524報(bào)表修改1、5 8 會計(jì)電算化管理制度 五、會計(jì)電算化檔案管理 會計(jì)電算化檔案定義主要指存儲在硬盤、軟磁盤或其他存儲介質(zhì)上的會計(jì)數(shù)據(jù)和程序等， 并包括打印輸出的各種憑證、帳簿、報(bào)表等核算數(shù)據(jù)及系統(tǒng)開發(fā)運(yùn)行中的全套文檔資料。 檔案管理任務(wù)1、 收集和整理應(yīng)存檔的會計(jì)資料；2、 保管和利用好會計(jì)檔案；3、 遵守會計(jì)檔案的保存期限。 檔案管理內(nèi)容 一、會計(jì)憑證的收集、整理和存檔1、 收集齊全應(yīng)存檔的會計(jì)憑證，按憑證順序號和本號檢查有無短缺，原始憑證是否齊全，清理出不屬于會計(jì)檔案范圍和無須存檔的一些資料，補(bǔ)充可能被遺留的一些必不可少的核12、算資料；2、 與負(fù)責(zé)憑證打印、裝訂、暫時保管的操作人員辦理好檔案入存手續(xù)；3、 應(yīng)每月裝訂一次憑證，為便于翻閱憑證，避免憑證散失，裝訂憑證時應(yīng)按適當(dāng)厚度統(tǒng)一裝訂；4、 認(rèn)真填列會計(jì)憑證封面，封面各記事欄都應(yīng)填列完整清晰，以便于查閱。 8 會計(jì)電算化管理制度 二、會計(jì)帳簿的收集、整理和存檔1、 各業(yè)務(wù)日或各月的會計(jì)帳簿可由業(yè)務(wù)經(jīng)辦人在當(dāng)期打印輸出并保管，日常系統(tǒng)數(shù)據(jù)由系統(tǒng)管理人員和業(yè)務(wù)經(jīng)辦人負(fù)責(zé)維護(hù)；2、 會計(jì)年度終了，必須將全年的所有帳簿，包括總帳、明細(xì)帳、輔助帳等都統(tǒng)一打印輸出，并整理裝訂；3、 檔案管理人員在與業(yè)務(wù)經(jīng)辦人辦理帳簿交接手續(xù)時，應(yīng)認(rèn)真檢查帳簿是否有殘缺、遺漏，確定無誤后，應(yīng)對所13、有帳簿進(jìn)行歸類、編號，妥善保存；4、 會計(jì)帳簿封面應(yīng)書寫規(guī)范，應(yīng)填項(xiàng)目都應(yīng)填列齊全清晰。 三、會計(jì)報(bào)表的收集、整理和存檔1、 各會計(jì)期的會計(jì)報(bào)表可由各業(yè)務(wù)經(jīng)辦打印輸出，并負(fù)責(zé)保管；2、 會計(jì)年度終了，各業(yè)務(wù)經(jīng)辦人將全年會計(jì)報(bào)表整理裝訂后交檔案管理人員；3、 檔案管理人員對會計(jì)報(bào)表檢查無誤后，應(yīng)對會計(jì)報(bào)表分類編號歸檔；4、 會計(jì)報(bào)表封面應(yīng)書寫規(guī)范，應(yīng)填項(xiàng)目都應(yīng)填列齊全清晰。 四、軟硬盤數(shù)據(jù)的收集、整理和存檔1、 每月結(jié)帳前，各會計(jì)主管都應(yīng)對會計(jì)數(shù)據(jù)做一次硬盤備份和軟盤備份；結(jié)帳后，再重新做一次硬盤備份和兩次軟盤備份，以確保數(shù)據(jù)的安全； 8 會計(jì)電算化管理制度 2、 備份軟盤應(yīng)由檔案管理人員統(tǒng)一集14、中管理；3、 備份軟盤應(yīng)貼上保護(hù)標(biāo)簽并用印章或封條簽封；4、 備份軟盤應(yīng)裝在包裝盒內(nèi)，存放在安全、潔凈、防熱、防潮、防磁的場所；雙備份的軟盤應(yīng)存放于不同的地點(diǎn)。 檔案的保管和利用1、 只有由系統(tǒng)“打印”功能打印出的會計(jì)憑證、帳簿、報(bào)表等核算資料，經(jīng)財(cái)務(wù)經(jīng)理、會計(jì)主管、系統(tǒng)管理人員和業(yè)務(wù)經(jīng)辦人簽字認(rèn)可后，才能作為正式的書面檔案資料保存。帶有“查詢”字樣的會計(jì)核算資料不能作為正式的書面檔案資料保存；2、 會計(jì)電算化檔案發(fā)生缺損時，應(yīng)重新打印補(bǔ)充，操作人員在打印出的資料上注明此種情況并簽字，經(jīng)會計(jì)主管和系統(tǒng)管理人員簽字認(rèn)可后歸檔；3、 查閱已存檔的會計(jì)核算資料應(yīng)填寫檔案查閱登記表，查閱時不得在會計(jì)檔15、案上做任何記錄、勾刪和修改，更不能抽取單據(jù)；4、 對于存儲在硬盤上的會計(jì)數(shù)據(jù)及其備份數(shù)據(jù)，不得做任何刪除、修改操作。 檔案保存期限1、 對打印出的會計(jì)檔案，其保存期限按會計(jì)檔案管理辦法的規(guī)定執(zhí)行；2、 軟盤形式的會計(jì)檔案保管期限必須在五年以上。儲存在硬盤中的會計(jì)數(shù)據(jù)，可在兩年后根據(jù)需要進(jìn)行存毀。 8 會計(jì)電算化管理制度 六、上機(jī)操作登記 計(jì)算機(jī)操作人員必須每日登記當(dāng)天上機(jī)操作情況，填列內(nèi)容主要為操作時間、操作人姓名、操作內(nèi)容、機(jī)器運(yùn)行情況等； 如在操作過程中機(jī)器或系統(tǒng)出現(xiàn)故障或異常情況，應(yīng)及時向系統(tǒng)管理人員報(bào)告，同時將運(yùn)行情況作詳細(xì)記錄； 未進(jìn)行登記者，不得作任何軟硬件的維護(hù)操作； 系統(tǒng)管理人16、員在維護(hù)過程中發(fā)現(xiàn)的異常情況及對其處理方法、處理結(jié)果都應(yīng)有所記載；對于重大運(yùn)行故障，出按規(guī)定登記外，還應(yīng)另行填寫故障報(bào)告單，向有關(guān)管理人員報(bào)告； 系統(tǒng)管理人員應(yīng)每天運(yùn)用系統(tǒng)中“上機(jī)日志”功能，查詢當(dāng)日各操作人員上機(jī)操作情況，并與當(dāng)日上機(jī)記錄核對； 操作記錄應(yīng)每月裝訂成冊，日常由檔案管理人員妥善保管，年度終了再整理歸檔。 8 會計(jì)電算化管理制度 七、硬件設(shè)備維護(hù) 硬件維護(hù)范圍 打印機(jī) 1工作站 1網(wǎng)線打印機(jī) 2工作站 2服務(wù)器打印機(jī) 3工作站 3工作站 4 注：上圖為我公司電算化專用設(shè)備主要配置情況。 8 會計(jì)電算化管理制度 硬件維護(hù)與管理1、 會計(jì)電算化專用硬件設(shè)備由財(cái)務(wù)部統(tǒng)一管理和使用，其他17、部門一 般情況下不得使用電算用計(jì)算機(jī)；確需使用時必須經(jīng)財(cái)務(wù)部經(jīng)理 批準(zhǔn)，并確認(rèn)不會影響會計(jì)電算的正常工作，切操作使用時必須 進(jìn)行操作登記；2、 為使電算化設(shè)備有一個良好的運(yùn)行環(huán)境，財(cái)務(wù)部門應(yīng)確保良好的衛(wèi)生環(huán)境；3、 任何人員不得使用電算化專用設(shè)備玩游戲、進(jìn)行個人文字處理和對外服務(wù)；4、 為保證系統(tǒng)不受計(jì)算機(jī)病毒干擾，使用軟盤前，必須先對其進(jìn)行病毒檢測，檢測合格后方能使用；5、 系統(tǒng)維護(hù)人員應(yīng)經(jīng)常檢測硬件設(shè)備，一般應(yīng)每周全面檢查一次，并作好相關(guān)的檢查記錄；6、 加強(qiáng)設(shè)備的安全和保護(hù)工作，上機(jī)操作時嚴(yán)禁吸煙，并杜絕一切火源；7、 注意用電安全，在工作中遇到突然停電的情況，應(yīng)及時關(guān)閉所有設(shè)備電源；下18、班時，應(yīng)及時關(guān)閉所有設(shè)備電源；8、 應(yīng)按照正確的開機(jī)順序啟動設(shè)備，即：不間斷電源 打印機(jī) 顯示器 主機(jī)。 8 會計(jì)電算化管理制度 八、軟件維護(hù) 軟件維護(hù)范圍主要為用友軟件公司研制的集成帳務(wù)7.01（NT版）、UFO電子表7.02（NT版）和固定資產(chǎn)（單用戶版），上列軟件均已通過國家財(cái)政部評審。 軟件維護(hù)與管理1、 由于公司使用的是用友公司的商品化軟件，因此程序修正和軟件參數(shù)的調(diào)整一般都由用友公司來實(shí)施，會計(jì)數(shù)據(jù)的更正與恢復(fù)則一般由系統(tǒng)維護(hù)人員負(fù)責(zé)，其他人員一律不得進(jìn)行維護(hù)操作；2、 操作人員在操作過程中如發(fā)現(xiàn)軟件的原設(shè)計(jì)功能未能正常運(yùn)行或現(xiàn)有軟件功能無法滿足公司電算化實(shí)際需要，應(yīng)及時將信息反饋19、至系統(tǒng)管理人員，由系統(tǒng)管理人員向用友公司提出程序修正和軟件參數(shù)調(diào)整要求；3、 財(cái)務(wù)部門在收到用友公司修正程序或調(diào)整參數(shù)后的軟件時，應(yīng)由系統(tǒng)管理人員進(jìn)行安裝和運(yùn)行，經(jīng)測試正常后方能正式使用；4、 因憑證錄入錯誤導(dǎo)致的會計(jì)帳簿的錯誤只能通過修改憑證的方法來修正數(shù)據(jù)，不得通過數(shù)據(jù)庫維護(hù)操作來進(jìn)行修改；5、 出現(xiàn)下列情況，系統(tǒng)管理人員可通過數(shù)據(jù)庫維護(hù)來修正數(shù)據(jù)： A、 未錄入年初余額或年初余額不平但已記帳；B、 記帳時中斷；C、 錯誤操作引起的數(shù)據(jù)錯誤。 8 會計(jì)電算化管理制度 6、 一般情況下，不允許進(jìn)行數(shù)據(jù)恢復(fù)操作，只有當(dāng)硬盤數(shù)據(jù)已遭到嚴(yán)重破壞，并無法修正或更換硬件設(shè)備時，才能實(shí)施數(shù)據(jù)恢復(fù)操作；7、 財(cái)務(wù)部在取得軟件以及升級軟件并在硬盤上安裝后，一般情況下不得隨意重新安裝；8、 檔案管理人員應(yīng)妥善保管各種財(cái)務(wù)軟件及相關(guān)資料；9、 財(cái)務(wù)部應(yīng)加強(qiáng)對會計(jì)軟件及會計(jì)數(shù)據(jù)的安全保護(hù)工作，在系統(tǒng)登錄程序及開機(jī)程序中必須加入密碼，重要的文件夾和文件應(yīng)加入口令保護(hù)，所設(shè)密碼和口令應(yīng)視情況適時適當(dāng)變更；各操作人員應(yīng)對自己的密碼嚴(yán)格保密，不得泄露。 :